Wie erstelle ich eine Rechnungsvorlage?

Wie Sie Ihre erste Rechnung schreiben

Jeder von uns kommt mit Rechnungen in Berührung, meistens wenn wir etwas einkaufen. Neuland betreten Sie, wenn Sie als Selbständiger oder Dienstleister eine Rechnung selbst schreiben müssen. Damit Ihre Rechnung vom Finanzamt auch als solche anerkannt wird, müssen Sie beim Schreiben einer Rechnung einige Formalien und Grundregeln beachten. Im Folgenden geben wir Ihnen eine detaillierte Zusammenfassung was Sie beim Rechnungen schreiben beachten müssen und wie Sie eine Rechnungsvorlage erstellen.

Eine Rechnung kann als Urkunde angesehen werden, mit der ein Unternehmer gegenüber dem Leistungsempfänger seine Leistung abrechnet. Der Unternehmer sind natürlich Sie selbst und der Leistungsempfänger, der die Rechnung erhält, ist Ihr Kunde. Eine Rechnung ist sowohl Preisauflistung Ihrer Leistungen an Ihren Kunden und Zahlungsaufforderung zugleich. Zudem müssen die in den Preisen enthaltenen Umsatzsteuerbeträge separat aufgelistet werden. Wird Ihre Rechnung beglichen, so wird das Geschäft im Regelfall mit einer Quittung bestätigt.

Was Sie wissen sollten, bevor Sie Ihre Rechnungsvorlage erstellen

• Rechnungen dürfen nur Unternehmer an Ihre Kunden ausstellen. Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig mit dem Ziel ausübt, Einnahmen zu erhalten.
• Die Rechnung kann digital an den Rechnungsempfänger versendet werden (z. B. via Mail).
• Nach Erbringung der Leistung haben Sie höchstens sechs Monate Zeit, eine Rechnung an Unternehmen zu stellen. Bei Privatkunden existieren keine Grenzen.
• Die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung beträgt zehn Jahre.
• Rechnungen erfordern keine Unterschrift.
• Sollen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, muss auch hierfür eine Rechnung als Nachweis maschinell erstellt werden.
• Gehören Sie zu den Kleinunternehmern dürfen Sie in Ihrer Rechnungsvorlage keine Umsatzsteuern auflisten.
• Eine Rechnung unter 150 Euro gilt als Kleinbetragsrechnung und benötigt keine Auflistung von Pflichtangaben.

Pflichtangaben für Ihre Rechnungsvorlage

Wahrscheinlich haben Sie sich schon gefragt, was es mit den Pflichtangaben auf sich hat. Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen folgende Pflichtangaben in einer Rechnung enthalten sein:

• Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (in diesem Fall Sie) und des Leistungsempfängers (also Ihrem Kunden)
• Ihre Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern ausgestellte USt-IdNr. (besonders wenn die Rechnung ins europäische Ausland geht)
• Das Ausstellungsdatum Ihrer Rechnung
• Eine Rechnungsnummer dient zur Identifizierung Ihrer Rechnung und darf nur einmal vergeben werden.
  • Wichtig:  Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zugelassen, eine oder mehrere Zahlen und Buchstaben zu verwenden. Obendrein ist die Kombination von Ziffern und Buchstaben zulässig.
• Die Leistungen Ihrerseits müssen auf der Rechnung aufgelistet werden, d. h. alle Gegenstände oder Dienstleistungen müssen klar erkennbar sein.
• Schlussendlich muss auch der Rechnungsbetrag aufgeschlüsselt nach Nettopreis, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag (keine Angabe von Steuern bei Kleinunternehmern) aufgeführt werden.
  • Wichtig: Kleinunternehmer müssen in einem kurzen Abschnitt den Grund für das Fehlen des Umsatzsteuerbetrags angeben. Hierfür reicht ein kurzer Satz. wie „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“.
• Ob Rabatte oder Skonto: jede im Voraus festgelegte Verminderung Ihres Rechnungsbetrages muss detailliert aufgelistet werden.
  • Wichtig:  Es kann unter Umständen sein, dass Skonti an Bedingungen geknüpft sind und noch nicht klar ist, ob Ihr Kunde diese wahrnimmt. Auch in dem Fall müssen Sie dies in Ihrer Rechnung vermerken, beispielsweise so: 3 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach Rechnungserhalt.

In diesem Artikel finden Sie noch ausführlichere Informationen zum Skonto und wie man ihn berechnet.

Schrittweise Ihre Rechnungsvorlage erstellen

Beachten Sie die Pflichtangaben für Ihre Rechnung, ist es gar nicht so schwierig Ihre eigene Rechnungsvorlage zu erstellen, um sie auf alle Ihre Rechnungen anzuwenden.

Als ersten Schritt genügt es vollkommen, ein Microsoft Word-Dokument oder alternativ OpenOffice-Dokument zu verwenden.

Eine Rechnung besteht grundsätzlich aus den drei Bereichen Kopfzeile, Hauptteil und Fußzeile:

1. Kopfzeile der Rechnungsvorlage: In die Kopfzeile der Rechnungsvorlage gehören alle Pflichtangaben rund um Rechnungssteller und der Rechnungsempfänger, das Firmenlogo, das Rechnungsdatum, das Liefer- bzw. Leistungsdatum sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. In einigen wenigen Fällen benötigen Sie keine Steuernummer auf der Rechnung. Falls Ihr Kunde über eine Kundennummer verfügt, gehört diese auch in die Kopfzeile.
2. Hauptteil der Rechnungsvorlage: In den Hauptteil der Rechnungsvorlage gehören die Rechnungsnummer, die Menge bzw. Art der erbrachten Leistungen, der Netto-Rechnungsbetrag, die anfallende Umsatzsteuer sowie der Brutto-Rechnungsbetrag. Es steht Ihnen an dieser Stelle frei, ob Sie Angaben zur Fälligkeit Ihrer Rechnung machen. Kleinunternehmer oder Steuerbefreite müssen keine Angaben zur Umsatzsteuer machen.
3. Fußzeile der Rechnungsvorlage: In die Fußzeile der Rechnungsvorlage gehören die wichtigsten Kontaktinformationen von Ihnen, wie die Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse und Website sowie die Bankdaten des eigenen Unternehmens, damit Ihre Rechnung ordnungsgemäß abgewickelt werden kann.

Folgen Sie diesem Schema, können Sie blitzschnell Rechnungen an Ihre Kunden mit Hilfe der Rechnungsvorlage versenden und so Ihre Geschäfte schneller abschließen. Eine Muster-Rechnung als Vorlage finden Sie zum Download in diesem Artikel.

Wie Sie Fehler in Ihrer Rechnung vermeiden

Natürlich kann es mal vorkommen, dass sich kleine Fehler in Ihre Rechnung einschleichen. Diese können leider dazu führen, dass Ihr Kunde Widerspruch gegen die Zahlung einlegt und Ihre Rechnung ungültig wird. Natürlich haben Sie die Möglichkeit, solche Flüchtigkeitsfehler in Ihrer Rechnung zu korrigieren, jedoch kommt ein Mehraufwand auf Sie zu und es kann einige Zeit länger dauern, bis Sie zu Ihrem Geld kommen.

Tipps für eine korrekte Rechnungslegung

1. Achten Sie auf die Rechnungsnummer. Häufig wird vergessen, die Rechnungsnummer bei der Vorlage an die neue Rechnung anzupassen.
2. Der Rechnungsbetrag wird falsch errechnet. Achten Sie darauf, dass der Umsatzsteuerbetrag an variierende Rechnungsbeträge angepasst werden muss und nicht einfach übernommen werden kann.
3. Vergewissern Sie sich, dass alle Daten in Ihrer Rechnung aktualisiert werden. Schnell kann es beispielsweise passieren, dass das alte Datum in die neue Rechnung mit übernommen wird.
4. Richtige Bezeichnung: Besondere Rechnungsarten (z. B. eine Korrektur- oder Abschlagsrechnung) müssen auch so betitelt werden.

Wenn Sie eine Rechnungsvorlage erstellt haben und diese für aktuelle Rechnungen benutzen, sollten Sie bei der Anpassung der neuen Rechnung sehr genau vorgehen.

Da es immer auch vorkommen kann, dass Kunden Ihre Rechnungen nicht oder zu spät begleichen, sollten Sie sich auch jetzt schon Gedanken zu Ihrem Mahnwesen machen. Wenn Sie eine Rechnungsvorlage erstelle, bietet es sich an, zugleich auch ein Muster für ein Mahnschreiben aufzusetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Mahnschreiben unbedingt beinhalten muss und  eine Vorlage für eine Mahnung als PDF.