5 Softwarelösungen, die Gründern die Arbeit erleichtern

aktualisiert am 11. März 2019 8 Minuten zu lesen
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Gründer müssen sich zum Beginn ihrer Selbständigkeit um viele Aufgaben gleichzeitig kümmern. Hier verzetteln sich nicht wenige Jungunternehmer. Passende Software kann den Alltag und den Start ins eigene Business enorm erleichtern.

 

Zeitfresser Organisation und Administration

Bürokratische und administrative Arbeiten lassen sich teilweise delegieren, doch ganz ohne sie geht es nicht. Gründer stehen in unserer digitalen Welt mittlerweile nicht mehr allein da. Es gibt wunderbare Softwarelösungen, die Unternehmensgründern von Anfang an beiseite stehen – und die auch erfahrenen Geschäftsleuten das Leben erleichtern. Dieser Artikel stellt fünf dieser Softwarehilfen vor und erklärt, warum sie so nützlich sind.

 

1. Rechnungssoftware

Grundsätzlich ist das Schreiben von Rechnungen für Gründer eine positive Beschäftigung. Denn wenngleich die Erstellung einen Arbeitsaufwand darstellt, so bedeutet sie auch, dass es Kunden gibt, die die Dienstleistungen oder Produkte des Unternehmens kaufen. Wichtig ist aber für jeden Gründer, korrekte Rechnungen auszustellen. Geschieht dies nämlich nicht, so gibt es nicht nur mit der Buchhaltung der Kunden Probleme, sondern auch mit dem Finanzamt. Zugleich wirken fehlerhafte Rechnungen unprofessionell. Eine Rechnungssoftware hilft bei dieser Problematik:

  • Korrekte Rechnung – das Programm bietet schlichtweg korrekte Vorlagen. Rechnungsnummern sind fortlaufend, der Aufbau ist finanzbehördenkompatibel und die gesamte Gestaltung wirkt professionell.
  • Adressaten – jeder Kunde kann in das Programm eingebettet werden. Je nach Software ist es sogar möglich, sie mit der eigentlichen Unternehmenssoftware zu koppeln, sodass es nur weniger Klicks bedarf, um Daten einzelner Kunden zu übernehmen.
  • Posten – Rechnungsprogramme bieten die Möglichkeit, eigene Posten zu definieren. Dies ist besonders für Unternehmen praktisch, deren Rechnungen immer ähnliche oder dieselben Posten aufweisen. Den einzelnen Bezeichnungen können nun Stundensätze, Gebühren oder ähnliche Werte zugeordnet werden. In der Folge muss nur noch ein Posten ausgewählt, mit Zeitstunden oder Mitarbeitern kombiniert und in die Rechnung übernommen zu werden.
  • Nachverfolgung – die Rechnungssoftware bietet zudem die komplette Mahnbuchhaltung an. Das bedeutet, dass die Zahlungsfristen überwacht werden, Mahnungen erstellt und entsprechende weitere Schritte eingeleitet werden.
  • Verknüpfungen – je nach Software können das Unternehmenskonto und die Buchhaltungssoftware verknüpft werden. Die erste Variante ist praktisch, da eingehende Zahlungen sogleich mit den offenen Rechnungen verglichen werden können. Die Einbindung der Buchhaltungssoftware erleichtert das Buchen der Posten.

Wer erst einmal kein Geld für eine spezielle Rechnungssoftware ausgeben möchte, kann auch auf kostenfreie Rechnungsvorlagen zurückgreifen, die beispielsweise hier angeboten werden. Diese enthalten im Allgemeinen alle wichtigen Angaben, sodass Selbständige finanzamtskonforme Rechnungen erstellen können.

 

2. Buchhaltungssoftware

Ein Großteil der Buchhaltung muss heute bereits digital erfolgen, sodass eine Buchhaltungssoftware nur noch die logische Konsequenz ist. Zudem erleichtert sie sämtliche Buchhaltungsaufgaben:

  • Buchungen – Buchhaltungssoftwares sind sehr einfach konzipiert, sodass Buchungen auch ohne großes Vorwissen korrekt erfolgen. Für Einsteiger gibt es zusätzliche Hilfestellungen.
  • Lohnbuchhaltung – hier rechnet das Programm, sofern die Daten korrekt eingegeben wurden, die Gehälter aus und zeigt genau an, welche Gelder wohin abgeführt werden müssen. Zugleich werden saubere Lohnabrechnungen erstellt.
  • Belege/Quittungen – bietet die Software eine Scanfunktion oder eine Cloud-Anbindung, ist es möglich, Belege und Quittungen auch von unterwegs direkt einzuscannen und korrekt abzulegen.
  • Einbindung – besonders die Einbindung der Rechnungssoftware ist sinnvoll, denn so können Rechnungen nun auch gleich auf die entsprechenden Konten gebucht werden.
  • Steuern – zuletzt unterstützt Unternehmer ein gutes Buchhaltungsprogramm bei allen steuerlichen Belangen. Das liegt überwiegend an der bereits erledigten Vorarbeit, wenn alle Unterlagen korrekt eingepflegt wurden. Integriert die Software ein Steuerprogramm oder ist sie mit einer Schnittstelle zu den Finanzbehörden verbunden, können auch Voranmeldungen direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus erledigt werden.

Die Software ist nur so gut, wie der Anwender sorgfältig ist. Die Buchhaltung sollte täglich erledigt werden, denn so ist der allgemeine Aufwand recht gering und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Außerdem unterlaufen bei der regelmäßigen Erledigung weniger Fehler.

 

3. Online-Terminplaner

Vielleicht kennt es so mancher Gründer noch von früher. Termine aus dem Sekretariatskalender müssen mühsam per Hand in die jeweiligen Kalender der Vorgesetzten übertragen werden, während täglich kontrolliert werden muss, ob nicht ein Vorgesetzter Termine vergibt, die im Sekretariat nicht bekannt sind. Geschieht dies nicht, entsteht häufig ein terminliches Chaos. Auch Gründer können dieser Problematik ausgesetzt sein, wenn sie gewöhnliche Kalender immer wieder abgleichen müssen – oder sich nicht sicher sind, ob sie alle Termine übernommen haben. Abhilfe schaffen Online-Terminplaner:

  • Mehrere Geräte – wird eine Software gewählt, die auf PCs, Smartphones und Tablets läuft, können die Kalender mehrerer Geräte miteinander verbunden werden. Wer auf dem Smartphone einen Termin eingibt, wird ihn kurz darauf auch auf dem PC wiederfinden. Diese Variante gibt es auch als reine Online-Lösung, beispielsweise mit dem Google Kalender.
  • Echtzeit – neue Termine erscheinen sofort auf allen Geräten. Auch das Sekretariat weiß nun Bescheid.

 

4.  Projektsoftware

Online-Lösungen wie Trello, aber auch Softwares unterstützen bei der Projektdurchführung. Die Programme bieten folgende Vorteile:

  • Übersichtlich – alle für das Projekt relevanten Daten können in diesem Programm abgespeichert werden. Sie sind stets von allen Geräten aus verfügbar.
  • Teamfähig – die Softwares erlauben die Bearbeitung eines Projekts im Team, selbst wenn die einzelnen Mitarbeiter nicht vor Ort sind.
  • Online – bei Softwares, die neben der Desktop-Version auch für das Smartphone verfügbar sind, ist in der Regel eine Cloud-Anbindung integriert. So kann auch von unterwegs am Projekt gearbeitet werden.

 

5.  Dokumentensoftware

Abseits von Projektsoftwares empfiehlt es sich, mit entsprechenden Lösungen für das Bearbeiten von Dokumenten zu arbeiten. So können Dokumente, Dateien, aber auch Notizen schnell und computerübergreifend gespeichert werden:

  • Clouds – die simpelsten Lösungen sind Dropbox oder OneDrive. Beide Clouds bieten ausreichend Speicherplatz für Dokumente und Daten und lassen sich für mehrere Personen freigeben.
  • Programmevirtuelle Notizbücher wie OneNote, Wunderlist und ähnliche bieten das schnelle Abspeichern von Notizen und Aufgaben, die dann auch von anderen Geräten aus abrufbar sind.

 

Fazit – auf Verknüpfungen achten

Jedem Gründer sollte bewusst sein, dass es sinnvoll ist, Rechnungs- und Buchhaltungssoftware miteinander zu verbinden. Es ist außerdem sinnvoll, bei Kalender-, Projekt- oder Dokumentensoftwares auf eine Verknüpfungsoption zu achten. So werden auch hier Daten und Einträge miteinander synchronisiert und erscheinen in den jeweils anderen Softwares. Häufig erfolgt die Synchronisation über ein schlichtes Google-, Apple- oder Microsoft-Konto. Sehr praktisch: Viele der Softwarelösungen arbeiten auch mit digitalen Assistenten, sodass sprachliche Notizen, Erinnerungen oder Termineinträge, die außerhalb der App auf dem Smartphone gespeichert werden, sogleich übernommen werden können.

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