E-Rechnungs-Verordnung: Was sie für Startups bedeutet

aktualisiert am 18. Februar 2019 8 Minuten zu lesen
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Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist in vollem Gange. Für Startups, die als Auftraggeber oder Auftragnehmer mit dieser öffentlichen Verwaltung Berührungspunkte haben, gibt es deshalb seit der E-Rechnungs-Verordnung einige wichtige Grundregeln zu beachten.

 

E-Rechnungs-Verordnung tritt in Kraft bis November 2020

Die Digitalisierung betrifft viele verschiedene Unternehmensbereiche und prägt zahlreiche Geschäftsmodelle deutscher Startups. Die öffentliche Verwaltung hinkt beim Thema Digitalisierung in den letzten Jahren aber hinterher. Sie ist oftmals auf externe Spezialisten angewiesen, die ihr bei der schrittweisen Digitalisierung hilft. Hierbei unterstützen Unternehmen wie die PDV GmbH, die auch Unternehmensgründern mit ihrer Erfahrung und bewährten Lösungen weiterhelfen, als Profis den öffentlichen Dienst. Veränderungen sind aufgrund der komplexen Bürokratie nur schleppend, denn bislang fehlte es an einheitlichen Regelungen zu deren Umsetzung. Aus diesem Grund hat die Bundesregierung am 4. April 2017 die E-Rechnungs-Verordnung verabschiedet, welche schrittweise zwischen dem 27. November 2018 und dem 27. November 2020 in Kraft tritt. Für Startups, die direkt oder indirekt mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, ist es deshalb unerlässlich, diese Verordnung einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

 

Grundlagen der E-Rechnungs-Verordnung im Überblick

E-Rechnungspflicht in Deutschland

Der vollständige Titel der Verordnung lautet „Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“. Sie orientiert sich an den aktuellen Vorgaben der EU, aber enthält nach aktuellem Stand weitere Richtlinien, die über die der Union hinausgehen.  Zum Beispiel müssen fortan alle alle Rechnungen vom Rechnungssteller elektronisch an die öffentliche Verwaltung übermittelt werden. Von dieser Regel gibt es allerdings zwei Ausnahmen:

  1. Rechnungen aus sicherheits- und verteidigungsspezifischen Aufträgen beziehungsweise bestimmten Angelegenheiten, die unter die Zuständigkeit des Auswärtigen Amtes fallen
  2. Rechnungen aus Direktaufträgen mit einem Nettobetrag bis maximal 1.000 Euro.

Weiterhin bestimmt die E-Rechnungs-Verordnung, dass die Annahme sowie Weiterverarbeitung der Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung ebenfalls elektronisch erfolgen muss.

 

Umstellungszeitpunkt: je früher, desto besser

Obwohl viele Startups vermutlich von der zweiten Ausnahme profitieren können, lohnt es sich dennoch, die Digitalisierung im Unternehmen von Beginn an umzusetzen und an Vorgaben der E-Rechnungs-Verordnung anzupassen. So benötigt das junge Unternehmen keine internen Umstrukturierungen, sobald die Rechnungsbeträge in der Zukunft über der Grenze von 1.000 Euro zuzüglich Umsatzsteuer liegen.

 

Startup-Buchhaltung: von Beginn an digitalisiert einrichten

Flexibel zu bleiben ist für Startups im Zuge der Digialisierung sehr wichtig, denn absehbarer Zeit ist eine Ausweitung der Richtlinien zu erwarten. Wer noch nicht auf die E-Rechnung umgestellt hat, sollte dies außerdem zeitnah tun. Vorteile entstehen nicht nur bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern, sondern auch bei der internen Buchhaltung. Selbst bei kleinen und Kleinstunternehmen lohnt sich mittlerweile ein digitalisiertes Rechnungswesen, sei es der Umwelt zuliebe, um Zeit und Geld für spätere Umstrukturierungen zu sparen oder einfach, um das Startup auf dem aktuellsten Stand der Technologie aufzubauen. Zeitgleich besitzen digitalisierte Unternehmen einen höheren Marktwert und sind somit attraktiver für Investoren.

 

Rechnungsinhalte der E-Rechnungs-Verordnung im Detail

Die E-Rechnungs-Verordnung enthält eine Vielzahl an Regelungen für die öffentliche Verwaltung, die zum Teil auch ihre Auftragnehmer betreffen. Dazu gehört die digitalisierte Datenübermittlung sowie Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen. Zeitgleich muss der Schutz personenbezogener Daten gemäß DSGVO jederzeit gewährleistet sein. Auch die erforderlichen Rechnungsinhalte sind festgelegt. Letztere müssen von Startups beachtet werden, die zukünftig mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten möchten. Demnach müssen folgende Inhalte auf der Rechnung vermerkt sein:

  • Lieferantennummer
  • Bestellnummer
  • Bankverbindung
  • Zahlungsbedingungen
  • Leitweg-Identifikationsnummer
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Weiterhin gelten natürlich die umsatzsteuerlichen Regelungen zu den erforderlichen Angaben auf einer rechtsgültigen Rechnung.

Umsatzsteuerrechtliche Rechnungsbestadteile

Rechnungsübermittlung an die öffentliche Verwaltung

Als Datenformat hat sich für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber die sogenannte „XRechnung“ durchgesetzt. Es handelt sich bei der XRechnung um ein reines maschinenlesbares Datenformat. Diese Vereinheitlichung ermöglicht die Einreichung von E-Rechnungen über ein zentrales Verwaltungsportal mit standardisiertem Prozessen. Hier können nach einer einmaligen Registrierung die Rechnungen mittels Webformular übermittelt werden. Alternativ stehen den Rechnungsstellern folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Nutzung einer Webserviceschnittstelle
  • Bereitstellung eines Dateidownloads der XRechnung
  • Übermittlung via E-Mail
  • Outsourcing an einen E-Invoicing-Dienstleister

 

Webtools rund um die XRechnung

Mittlerweile gibt es bereits Software oder Dienstleister auf dem Markt, die Startups bei der Umstellung auf die XRechnung helfen. Eine Investition ist aber nicht immer notwendig dank moderner Webtools.

Open-Source Prüftool

Unter Umständen reicht es bereits aus, entsprechende Vorlagen für die XML-Dateien zu nutzen und diese mit einem speziellen Prüftool von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) auf ihre Konformität hin zu testen. Das Tool wird als offene Referenzimplementierung zur Verfügung gestellt und prüft die XRechnung beziehungsweise die XML-Dateien anhand verschiedener Validierungsregeln. Im Ergebnis erhält der Anwender einen Konformitätsbericht mit einer Empfehlung.

Rechnungsgenerator

Weiterhin wurde ein Generator für XRechnungen im Sinne eines Webtools entwickelt. Dieses kann Testdaten für eine XRechnung generieren und ist kostenfrei abrufbar. Es entspricht der Rechnung V 1.1 und erlaubt die Auswahl zwischen den Syntaxen UN/CEFACT beziehungsweise UBL. Auch die Einbindung von Anlagen ist möglich.

Die Vorteile dieser Webtools liegen auf der Hand: Sie helfen dabei, eine XRechnung zu erzeugen, zu validieren und vor der Übermittlung auf ihre Konformität zu prüfen und all das kostenfrei.

 

Fazit zur E-Rechnungs-Verordnung

Startups, die Berührungspunkte mit der öffentlichen Verwaltung Berührungspunkte, sollten sich dringend mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen. Besonders die ie Buchhaltung sollte, wenn noch nicht geschehen, zu 100 Prozent digitalisiert werden. Ist diese Umstellung erfolgt, bewegen sich die durch die E-Rechnungs-Verordnung erforderlichen Veränderungen auf einem Minimum. XRechnungen können in diesem Rahmen mit kostenfreien Tools generiert und anschließend über verschiedene Wege übermittelt werden.

Kein großes Investment nötig

Das E-Rechnungsgesetz ermöglicht es also, dass die Umstellung für die betroffenen Unternehmen mit so wenig Aufwand wie möglich verbunden ist. Es gibt somit keinen Grund für Startups, angesichts der neuen Regelungen in Panik zu verfallen. Im Regelfall sind keine nennenswerten finanziellen oder zeitlichen Investitionen notwendig, um die Verordnung umzusetzen.

Strategische Digitalisierung

Die ersten Richtlinien der E-Rechnungs-Verordnung sind aber ein willkommener Anlass, über den eigenen Stand der Digitalisierung nachzudenken und eine Strategie für die Zukunft zu entwickeln. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, hierbei Flexibilität zu bewahren. Denn der technologische Fortschritt sowie die Digitalisierung werden in absehbarer Zeit erneute Änderungen mit sich bringen – und das nicht nur in der öffentlichen Verwaltung.

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