Einfache Wege, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu verbessern

aktualisiert am 12. Januar 2021 8 Minuten zu lesen
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Ob Ihre Mitarbeiter gut und damit produktiv arbeiten, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Neben guter Bezahlung und einem interessanten Aufgabengebiet gibt es weitere Faktoren, die Sie als Arbeitgeber direkt beeinflussen können, um die Produktivität und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter zu erhöhen. Viele davon sind nicht einmal teuer, haben aber einen langfristigen Effekt. Grund genug, sich mit dem Thema Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter etwas genauer zu beschäftigen.

Vor allem die Arbeitsbedingungen haben einen großen Einfluss auf die Produktivität Ihrer Beschäftigten. Zu den wichtigsten Grundlagen für zufriedene, produktive Mitarbeiter gehört die technische Ausstattung.

 

Gute technische Ausstattung, um Frust zu vermeiden

Sind die technischen Geräte, mit denen Mitarbeiter arbeiten, veraltet und langsam, verschwendet dies deren wertvolle Zeit und frustriert. Wenn der Drucker jeden zweiten Tag ausfällt und ein Angestellter seine Arbeitszeit jedes Mal darauf verwenden muss, diesen wieder zum Laufen zu bringen, ist das anstrengend für alle Beteiligten. Auch der Rechner sollte einigermaßen schnell sein und sich nicht ständig aufhängen. Für die Mehrzahl deutscher Angestellter ist eine zeitgemäße technische Ausstattung ein wichtiger Punkt bei der Bewertung der Loyalität zum Unternehmen. Im Umkehrschluss heißt dies: Veraltete Rechner, Bildschirme und Telefonanlagen erhöhen die Unzufriedenheit und damit auch die Fluktuationsrate im Unternehmen. Um Mitarbeiter also nicht nur zu halten, sondern sie auch zu motivieren und ihre Produktivität zu steigern, sollte die technische Ausstattung hochwertig sein und immer wieder modernisiert werden.

 

Platz fördert Kreativität und Produktivität

Menschen sind produktiver und kreativer in ihrer Arbeit, wenn der Arbeitsplatz genügend Platz bietet. Beengte Verhältnisse führen zu Stress und Unwohlsein. Zudem ist es schwerer, das Arbeitsumfeld sauber und geordnet zu halten, wenn es nicht für sämtliche Arbeitsmaterialien ausreichend Platz gibt. Die Folge: Chaos, in dem ständig nach Unterlagen oder Arbeitsutensilien gesucht werden muss. Wenn wichtige Dokumente anderswo untergebracht werden müssen, kommt es außerdem immer wieder zu Unterbrechungen der Arbeit. Um diese Zeitverschwendung zu verhindern, sollte der Schreibtisch ausreichend Platz aufweisen und die Laufwege zu Arbeitsmaterialien möglichst kurz gehalten werden, um permanente Unterbrechungen zu verhindern.

 

Für Ordnung und Sauberkeit sorgen

Wichtige Grundlagen für produktives Arbeiten sind Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz. Auch wenn gelegentlich zu lesen ist, dass Chaos die Kreativität fördert, lenkt es doch die meisten Menschen ab und unterbricht Arbeitsprozesse. Der Fokus bei den meisten Mitarbeitern liegt ohnehin nicht auf kreativen Tätigkeiten, sondern auf Prozessen, die Logik, Übersicht und Konzentration erfordern. Chaotische Büros und konzentriertes Arbeiten vertragen sich jedoch nicht sonderlich gut. Zudem wird Arbeitszeit durch die unnötige Suche nach Arbeitsutensilien oder Unterlagen verschwendet. Dies kann durch Ordnung vermieden werden. Natürlich ist für die Ordnung auf dem Schreibtisch jeder Mitarbeiter selbst verantwortlich, allerdings sollten Gemeinschaftsräume sowie alle Flächen außerhalb der Schreibtische immer professionell ordentlich und sauber gehalten werden.

Um Konzentration und Produktivität zu verbessern, ist neben Ordnung auch Sauberkeit wichtig. Denn Menschen fühlen sich in einer sauberen Umgebung nachweislich wohler, sind produktiver und konzentrierter. Hinzu kommt, dass durch eine regelmäßige Reinigung der Arbeitsräume der Krankenstand reduziert werden kann. Immerhin werden Krankheitserreger schnell weitergegeben; an Türklinken, Kaffeekannen oder Mikrowellen sind besonders viele Keime zu finden. Um ein gegenseitiges Anstecken zu verhindern, müssen diese Keime und Bakterien zuverlässig entfernt werden. Am besten lässt man dies von einer professionellen Reinigungsfirma wie zum Beispiel Tiger Facility Services erledigen. Denn so erfolgt die Reinigung der Büroräume nicht nur effektiv und ordentlich, sondern Ihre Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeit auch nicht mit demotivierender Putzerei verwenden.

 

Wohlbefinden fördern

Wie bereits erwähnt, ist Wohlbefinden für die Produktivität sehr wichtig. Damit sich Mitarbeiter wohlfühlen, sind verschiedene Maßnahmen hilfreich, wie beispielsweise für Sauberkeit und Ordnung zu sorgen. Aber auch eine gute Stimmung im Team trägt zu einer Wohlfühl-Atmosphäre bei . Immerhin verbringen Angestellte viel Zeit im Büro, da möchte man sich auch mit den Kollegen gut verstehen. Dies kann selbstverständlich nicht erzwungen, aber unterstützt werden. So können Chefs bereits bei der Einstellung von Mitarbeitern darauf achten, ob die Person ins Team passen könnte. Persönliche Gespräche während der Arbeitszeit sollten nicht unterbunden, sondern gefördert werden, solange sie eine bestimmte Dauer nicht übersteigen. Auch Team-Events und Firmenfeiern können den Zusammenhalt unter der Belegschaft stärken. Weiterhin können Lob, konstruktive Kritik und Wertschätzung dabei helfen, dass sich  Mitarbeiter woher fühlen.

Auch der richtige Arbeitsplatz trägt zum Wohlbefinden bei. Dazu gehören neben Ordnung und ausreichendem Platz auch gute Lichtverhältnisse. Auf Ergonomie solle ebenfalls geachtet werden. Die Beleuchtung sollte augenschonend sein und, wenn möglich, gut für die Stimmung. Gerade im Winter ist es wichtig, dass so viel Tageslicht wie möglich ins Büro kommt oder alternativ gute Glühlampen mit möglichst natürlichem Licht vorhanden sind. Helle Möbel, Zimmerpflanzen und (persönliche) Deko-Gegenstände vervollständigen das Wohlgefühl.

 

Standardprozesse entwickeln

Arbeitnehmer werden häufig frustriert, wenn Arbeitsprozesse nicht gut funktionieren. Ewiges Warten auf eine wichtige Antwort einer anderen Abteilung, unklare Zuständigkeiten oder Termine sind ebenso wenig produktivitätsfördernd wie unklare Ziele, Aufgaben und Planzahlen. Dasselbe gilt für ein Übermaß an Kontrolle oder permanente Nachfragen. Daher kann es sinnvoll sein, gewisse Prozesse einzuführen, um Arbeitsroutinen zu gewährleisten: Regelmäßige Meetings, um alle involvierten Personen auf einen Wissensstand zu bringen, offene Fragen zu klären und Feedback zu teilen sind an vielen Arbeitsplätzen nützliche Prozesse. Feste “Öffnungszeiten” einzelner Abteilungen für eventuelle Rückfragen und fixe Antwortzeiten für E-Mails können die Produktivität stärken und die Arbeitsprozesse vereinfachen. Allerdings sollten Sie auch darauf achten, nicht permanent Meetings zu veranstalten, die Ihr Personal von der eigentlichen Arbeit abhalten.

 

Was kann jeder Mitarbeiter selbst tun?

Natürlich hat jeder Arbeitnehmer seine Produktivität selbst in der Hand. Trotzdem können Sie auch hier unterstützend auftreten. So ist es für eine hohe Produktivität wichtig, Pausen zu machen. Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, ihre Pausen nicht am Arbeitsplatz zu verbringen — auch durch Bereitstellung geeigneter Pausenräume. Auch die Ordnung und Sauberkeit auf dem Schreibtisch kann vorgelebt werden. Stellen Sie Ablagemöglichkeiten und Reinigungsmittel bereit und weisen Sie darauf hin, dass Ordnung wichtig ist.

Eine hohe Produktivität am Arbeitsplatz entsteht aus einer Mischung von Wohlbefinden, interessanten Aufgaben und guten Arbeitsvoraussetzungen. Vieles davon kann der Arbeitgeber positiv beeinflussen. Lassen Sie sich die positiven Auswirkungen auf die Arbeitsatmosphäre nicht entgehen und helfen Sie Ihren Mitarbeitern aktiv dabei, sich wohl zu fühlen und produktiv arbeiten zu können.

Einen Überblick zu einer gesunden Büroumgebung mit Leitfaden und Tipps finden Sie hier.

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