Inside CEO Coaching: Überwinde Deine Produktivitätsbarrieren

78 E-Mails, 142 Tasks im Projektmanagement-Tool und WhatsApp flutet Dich zu mit Nachrichten. Das ist die Realität der meisten Unternehmer:innen. Trotz Selbstoptimierungsbibliothek und tollem OKR-Tool kapitulieren wir meist vor diesem übermächtigen Berg voller Arbeit. Dabei findet sich die Lösung recht schnell, wenn wir einmal unter die Motorhaube unserer Produktivität schauen: bei den Systemen, also den fundamentalen Routinen, auf die wir regelmäßig zurückgreifen.

Julius Bachmann ist einer der führenden Executive Coaches für Unternehmer in Europa. Auf Basis seiner Erfahrung als Investor, CFO und Gründer arbeitete er mit bisher über 150 Klienten ganzheitlich an deren persönlichem Wachstum und geschäftlichen Herausforderungen. Sein Ziel ist es, Unternehmertum menschlicher zu gestalten. Bachmann lebt und arbeitet in Berlin.

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Überwinde Deine Produktivitätsbarrieren

Der Begriff Leverage – also Hebelwirkung – ist eine Fata Morgana am Horizont der heutigen Produktivitätskultur. Er ist schwer fassbar. Alle reden davon, dass man seine Zeit effektiver nutzen sollte, aber niemand weiß wirklich, wie man ihn konsequent anwendet. Wir automatisieren, wir delegieren, wir standardisieren … und trotzdem sind wir überwältigt von unserer Arbeit.

Lassen wir also den Begriff Leverage für den Moment beiseite. In diesem Beitrag geht es darum, wie du mit Systemdenken deine Produktivität in den Griff bekommst und um den einen Fehler, den ich immer wieder – bei meinen Kunden und mir selbst – beobachte.

Zunächst einmal: Was verstehe ich hier unter „System“? Im Zusammenhang mit Produktivität kannst du dir ein System als einen Arbeitsablauf oder eine Routine vorstellen, die du nutzt, um dir deine Aufmerksamkeit für wiederkehrende Aufgaben aufzusparen. Unsere Aufmerksamkeit ist nämlich ein kostbares Gut, das nicht mit Routineaufgaben verschwendet werden sollte.

Systeme schützen deine Aufmerksamkeit

Stell dir deine Produktivität als ein Netzwerk aus interagierenden Systemen und Zielen vor. Die Systeme kümmern sich um wiederkehrende Aufgaben und Routinen. Sie sind die Grundlage für deine Produktivität. Du wirst nicht in der Lage sein, auf deine Ziele hinzuarbeiten, wenn deine Systeme nicht stabil sind.

Der Grund dafür ist, dass du – wie wir alle – nur eine begrenzte Menge an Aufmerksamkeit hast. Die Aufgabe eines Systems ist es, deine Aufmerksamkeit von wiederkehrenden Aufgaben und Problemen zu befreien, damit du dich auf deine Ziele konzentrieren und entspannen kannst. Ein stabiles System gibt dir die Gewissheit, dass du deine Aufmerksamkeit auf andere Dinge richten kannst.

Die Aufgabe eines Systems ist es, deine Aufmerksamkeit von wiederkehrenden Aufgaben und Problemen zu befreien, damit du dich auf deine Ziele konzentrieren und entspannen kannst.

Ein Beispiel für ein System ist die Art, wie ich mit eingehenden Nachrichten umgehe: Ich habe zwei Posteingänge, einen für E-Mails in Gmail und einen für alle meine Nachrichtendienste in texts.com. Mit meiner Executive Assistant habe ich klare Regeln vereinbart, wie eingehende Nachrichten bearbeitet werden und ich nehme mir täglich 45 Minuten Zeit, offene Fragen zu beantworten.

Früher habe ich den ganzen Tag über geantwortet. Ich wechselte zwischen meinen Posteingängen hin und her. Das führte dazu, dass ich stundenlang an meinem Telefon und Computer saß. Das Umschalten zwischen den Kanälen raubte mir die Konzentration. Es fühlte sich wie Arbeit an, aber in Wirklichkeit war es Zeitverschwendung.

“You do not rise to the level of your goals. You fall to the level of your systems.”

James Clear

Der Autor und Speaker James Clear bringt es am besten auf den Punkt: Er sagt mit anderen Worten, dass keines deiner hochgesteckten Ziele aufgehen wird, wenn du ihnen nicht die nötige Aufmerksamkeit widmen kannst. Und um das zu erreichen, musst du Systeme einrichten, die diese Aufmerksamkeit schützen.

Viele meiner Coaching-Kunden kommen zu mir, weil sie in ihrer Rolle weiterkommen wollen. Meistens rühren ihre Probleme nicht daher, dass sie keine Ziele haben. Ihre Probleme rühren vielmehr von einem Mangel an Systemen her. Sie können sich nicht auf ihre Ziele konzentrieren und kommen deshalb nicht voran.

Deine Systeme sind nicht nachhaltig

Hier ist das Problem: Die meisten von uns bauen auf einem schlechten Fundament. Wir haben all diese Systeme am Laufen, die von Tag zu Tag versagen, die für ein viel geringeres Arbeitspensum oder für einen ganz anderen Zweck gebaut wurden.

Wir belügen uns selbst.

Ich habe selbst  auch mit all diesen Systemen zu kämpfen! So sah meine Überforderungsspirale letztes Jahr in meinem Posteingang noch aus:

1. Ich ignoriere aus Bequemlichkeit, wie viel Zeit ich den ganzen Tag über mit der Bearbeitung von E-Mails verbringe.
2. Das bedeutet, dass ich viel zu viele Anrufe und Meetings vereinbare.
3. Ich versuche wirklich, den Berg an Arbeit zu bewältigen. Ich arbeite hart und lange und beantworte E-Mails unter Druck.
4. Ich fühle mich verausgabt und ausgelaugt.
5. Ich beginne zu erkennen, dass ich mit einer so hohen Arbeitsbelastung nicht zurecht komme.
   Frustriert über mich selbst gebe ich nach und lasse den Berg an Arbeit weiter und weiter wachsen. Mehr und mehr E-Mails und Nachrichten stapeln sich.
6. Am Sonntagabend kämpfe ich mich – sehr zum Missfallen meiner Frau – durch Hunderte von E-Mails in meinem Posteingang, um endlich alles abarbeiten zu können. Zurück zu #1.

Kommt dir das bekannt vor?

Wir belügen uns selbst. Du tust es, ich tue es, und die meisten meiner Kunden tun es auch. Aber wenn wir wieder unseren Systemdenkerhut aufsetzen, sehen wir, dass es einen Ausweg aus diesem Schlamassel gibt. Und der besteht darin, nachhaltige Systeme aufzubauen. Nachhaltige Systeme beruhen auf realistischen Annahmen darüber, wie viel Aufmerksamkeit ein Arbeitsablauf braucht. Nachhaltige Systeme geben dir ein Gefühl der Kontrolle. Nachhaltige Systeme sind eine Quelle des Vertrauens und der Zuversicht.

Identifikation meiner Systeme

Halte an dieser Stelle inne, nimm dir ein Blatt Papier und liste einige der Systeme, also  Arbeitsabläufe und Routinen,auf, die du bereits in deinem Leben eingeführt hast. Um es dir einfacher zu machen, wähle zunächst nur einen bestimmten Bereich deines Lebens aus, z. B. die Art und Weise, wie du mit Nachrichten umgehst oder wie du dein Team leitest.

Lass uns nun die nicht nachhaltigen Systeme identifizieren. Sieh dir die Systeme an, die du gerade aufgelistet hast, und beantworte die folgenden Fragen:

• Welche sind die wichtigsten? Welche tragen die größte Last?
• Welche Systeme geben dir keine Sicherheit? An welche denkst du noch, wenn du ins Bett gehst?

Jetzt, wo wir wissen, welche Systeme uns Kopfschmerzen bereiten, sollten wir sie nachhaltig gestalten.

Die Elemente eines nachhaltigen Systems

Damit ein System nachhaltig ist, muss es stabil sein. Das bedeutet, dass du den gesamten Arbeitsablauf durchdenken und die Frage beantworten musst: Wie viel Aufmerksamkeit und Ressourcen wirst du (oder dein Team) benötigen, um diesen Arbeitsablauf zu erledigen?

Zweitens: Ein nachhaltiges System muss in sich geschlossen sein. Wenn der Arbeitsablauf außer Kontrolle gerät oder zu Überforderung führt, möchtest du benachrichtigt werden. Idealerweise solltest du bereits einen Notfallplan ausarbeiten für den Fall, dass dieses System ausfällt.

Zu abstrakt? Ich verrate dir drei Wege, wie ich meine Kundenkommunikation nachhaltig gestaltet habe. Ich möchte dich ermutigen, diese Methoden auch auf deine wichtigsten Systeme anzuwenden:

1. Stelle das gesamte System und seine Ressourcen dar. Präsentiere es jemandem. Papier ist unverzeihlich und jemand anderen zu belügen ist schwieriger, als sich selbst zu belügen. Liste jeden einzelnen Schritt auf und was dieser Schritt erfordert. Wie viel Zeit? Wie viel Geld? Wer ist noch beteiligt? Dann gib an, wie häufig du dieses System anwendest. Ist es ein täglicher Posteingang? Eine wöchentliche Bereinigung? Ein monatliches 1×1? Ich coache Dienstag, Mittwoch und Donnerstag. Dabei notiere ich alle meine Follow-up Tasks mit meinen Kunden in einem Asana-Board. Jeden Freitag habe ich einen Blocker im Kalender, an dem ich diese Tasks durchgehe.
2. Widme diesem System einen eigenen Platz und halte ihn sauber. Das bedeutet, dass es keine Ablenkungen durch andere „Aufgaben“ gibt, damit du ungestört arbeiten kannst. Ein „sauberer“ Ort hilft dir zu merken, wenn dein System überfordert ist. Ich weiß, dass ich die Art und Weise, wie ich mit meinen Posteingängen umgehe, überdenken muss. Um diesen Schritt auf die Kundenarbeit anzuwenden: Meine gesamte Kundenarbeit findet in Asana statt. Die Tasks und deren Zeitbedarf werden in meinem Kalender gespiegelt.
3. Lege deine Standard-Misserfolgsaktion fest. Es ist das Ende des Tages, du hast noch 70 E-Mails zu bearbeiten und bist müde. Wenn du ein stabiles System aufbauen willst, solltest du eine Standardaktion einrichten, um die Spirale der Überforderung zu unterbrechen, die ich oben skizziert habe. Diese Vorgabe könnte lauten: Meine Kunden-Session am Freitag dauert meist etwa 1,5 Stunden. Wenn absehbar wird, dass ich mehr Zeit brauchen werde, erweitert meine Executive Assistant diesen Slot. Einfache Regel, die das System sichert.

Zum Schluss noch ein Wort zu Leverage

Kommen wir noch einmal auf Leverage zurück. Leverage bedeutet, dass du die Verarbeitungsleistung deines Systems erhöhst, ohne mehr Aufmerksamkeit aufwenden zu müssen. Es gibt nur drei Strategien: Arbeit an jemand anderen delegieren, Aufgaben mit Hilfe von Technologie automatisieren und schließlich Aufgaben ignorieren.

Bevor du viel Zeit damit verbringst, darüber nachzudenken, wie du dich und deine Arbeit aushebeln kannst, solltest du deine aktuellen Arbeitsabläufe – deine Systeme – besser verstehen. Ich bin immer noch erstaunt, wie sehr sich die meisten Menschen darüber täuschen, wie sie ihre Aufmerksamkeit nutzen.

Dies ist deine Chance, mit dir selbst ins Reine zu kommen. Nutze sie.

Quellen:

• Fishner, K. (n.d.). Focus on Your First 10 Systems, Not Just Your First 10 Hires — This Chief of Staff Shares His Playbook. First Round Review. Retrieved March 9, 2023, from https://review.firstround.com/focus-on-your-first-10-systems-not-just-your-first-10-hires-this-chief-of-staff-shares-his-playbook
• Clear, J. (2018). Atomic Habits. Tiny Changes, Remarkable Results. Avery.
• Jorgenson, E. (n.d.). Building a Mountain of Levers. Eric Jorgenson. Retrieved March 9, 2023, from https://www.ejorgenson.com/leverage
• Grove, A. S. (2020). High Output Management: Von der Fähigkeit, Unternehmen erfolgreich zu führen (1st ed.). Franz Vahlen.