Laufende Kosten von Start-ups senken

aktualisiert am 20. Mai 2019 21 Minuten zu lesen
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Wenn Ihr Start-up etwas meist nicht hat, dann sind es üppige liquide Mittel. Und selbst die geringen vorhandenen Reserven versickern häufig durch unnötige Lecks im Finanzmanagement. Höchte Zeit, dies zu verhindern: Hier erfahren Sie, wie Sie laufende und andere Kosten senken können.

Start-up – das ließe sich in vielen Fällen übersetzen mit „großartige Ideen, viel Energie, noch mehr Potenzial, wenig Geld“. Wenn sich ein Unternehmen, ein Team, ein Produkt und eine Idee erst noch in einem je nach Ausrichtung hart umkämpften Markt etablieren müssen, sind Finanzmittel selten etwas, das im Überfluss vorhanden ist. Laut einer Studie von CB Insights scheitern 29% aller Start-ups an Geldproblemen. Häufig werden diese mitverursacht von laufenden Kosten. Mit diesen Tipps erfahren Sie, wie Sie diese im Einzelnen verringern können.

Woran Start-ups scheitern

Quelle: CB Insights – Grafik-Hintergrund: pixabay.com  © geralt

 

1. Kostenpunkt: Büroräume

In jeder Branche und in jedem Businessbereich gilt die goldene Regel „Follow the Money“ – folge dem Geld. Man muss dorthin gehen, wo die potenziellen Kunden sind. An diesem Punkt kommen Ihre Büroräume ins Spiel. Klar ist, dass es eine ganze Reihe nützlicher Vorteile gibt, das Headquarter Ihres Unternehmens in einer Lage anzusiedeln, die Makler als „infrastrukturell sehr gut erschlossen“ bewerben würden.

Doch im Speziellen auf frisch gegründete Unternehmen bezogen, sieht es so aus, dass eine wirklich optimale (= repräsentative) Lage in den allermeisten Fällen zu teuer ist. Zudem kann das Prestige sich auch zu einem Bumerang entwickeln: Was soll ein Kunde denken, der mit Ihrem frisch gegründeten Unternehmen Geschäfte treiben will, dass bereits jetzt residiert, als wären Sie an der Börse?

Tatsächlich sollte die Repräsentativität Ihrer Räumlichkeiten in den ersten Start-up-Jahren genau deshalb eine wirklich nachgeordnete Rolle spielen. Lage, Größe, Look sollten sich nur an einer Maxime orientieren: „Erlaubt optimales Arbeiten bei geringstmöglichen Kosten“. Das kann dementsprechend auch ein Home-Office sein – wenn Sie die rechtlichen Klippen umschiffen. Der notwendige persönliche Kontakt mit Kunden (siehe auch Punkt acht) kann auf anderem Weg erfolgen – etwa bei Ihnen oder auf „neutralem Boden“.

Und falls sich Ihr gesamtes Geschäftsmodell sowieso im Internet abspielt, ist die Lage der Räumlichkeiten meist auch völlig egal, dann funktioniert auch ein altes, günstiges Ladengeschäft am Stadtrand, sofern dort eine gute Internetverbindung existiert.

 

2. Kostenpunkt: Marketing

Im Marketing kann unüberlegt sehr viel Geld ausgegeben werden, sei es für AdWords-Kampagnen oder ineffektive Maßnahmen von teuren Marketing-Agenturen. Hier sollten Sie sehr viele Ressourcen in die Ausarbeitung einer guten Marketing-Strategie investieren, so dass unter Berücksichtigung der finanziellen Möglichkeiten am Ende die zielführendsten Marketingkanäle genutzt und die entsprechenden Maßnahmen getroffen werden.

In den ersten Gründungsmonaten kann ausprobiert werden, was grundsätzlich kostenlos möglich ist. Dies ist von Branche zu Branche sehr unterschiedlich, eine Konkurrenzanalyse kann hier sehr zielführend sein und bei der Strategiefindung helfen.

 

3. Kostenpunkt: Herstellung und Produktionsstandort

Sollte Ihr Start-up schon etwas fortgeschritten sein, tritt womöglich die Frage auf, wo der nächste Produktionsstandort anzusiedeln ist. Es kann hier extreme Vorteile haben, einen großen zentralen Standort zu haben, von dem aus Ihre Produkte versendet werden, beispielsweise von einem Billigproduktionsland in Fernost. Doch auch mehrere Standorte sind für Produktionsanlagen denkbar und logistisch attraktiv: Dafür ist beispielsweise die Luxemburger O-METALL Gruppe ein schönes Praxisbeispiel. Sie betreibt ihre Produktionsanlagen in mehreren europäischen Ländern, um deren Produkte – Formblechteile – effizienter und mit kürzeren Wegen an den Kunden zu bringen.

Für Ihr Start-up bedeutet das natürlich einen hohen logistischen Aufwand, doch es kann sich durchaus lohnen, an vielen heimatnahen Standtorten verteilt zu produzieren.

 

4. Kostenpunkt: IT

Allein für die Grundausstattung der IT für ein Start-up kommen spielend leicht fünfstellige Summen zusammen, selbst für ein kleines Start-up, das nur eine Handvoll Arbeitsplätze benötigt. Doch können Sie auch bei diesen absolut notwendigen Basics noch die Sparschere ansetzen.

Alles sollte damit beginnen, dass Sie gründlich recherchieren, welche Leistungen für Ihr Unternehmen überhaupt notwendig sind – denn wenn nicht gerade Bildbearbeitung vonnöten ist, genügt es, auf einfache (= günstige) IT in Form handelsüblicher Rechner zu setzen; da braucht es schlicht kein Profi-Equipment mit Profi-Leistung, auch wenn zahllose Ratgeber das immer wieder behaupten.

Dazu gehört es auch, zu prüfen, inwieweit Sie überhaupt selbst Festplatten besitzen müssen. Gerade Gründer können durch Cloud Computing viel sparen. Zudem gibt es Firmen, die für die gesamte Hardware Leasingverträge anbieten – oft inklusive Support. Eine solche Lösung endet meist mit signifikant geringeren IT-Kosten.

Dasselbe gilt für die Software: Vieles, was ein Unternehmen heute benötigt, kann auch durch Open-Source-Quellen ohne Lizenz- oder Abo‑Gebühren bezogen werden, beispielsweise:

  • Open Office
  • Mozilla Thunderbird
  • die Bildbearbeitungs-Software GIMP
  • das Betriebssystem Ubuntu

Diese Software ist auch im gewerblichen Betrieb kostenlos nutzbar und reduziert nebenbei die Abhängigkeit von Großunternehmen wie Microsoft.

Übrigens: Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, aus Konkursmasse Equipment anzukaufen. Sowohl der Zoll wie verschiedene Privatfirmen offerieren diese Option, um so zu einem Bruchteil der Kosten an hochwertige(re) IT zu gelangen. Auch die Kleinanzeigen Ihrer örtlichen IHK sind dafür eine gute Anlaufstelle.

 

5. Kostenpunkt: Personalkosten

Es gibt Start-ups, in denen kann der Gründer als Einmann-Unternehmer tatsächlich alles allein bewältigen. Doch je größer die Ansprüche und je breiter die Aufgabenfelder, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich dadurch verrennen. Qualifizierte Mitarbeiter entlasten ungemein, verbessern die Produktivität und sind für das Funktionieren eines Start-ups häufig lebensnotwendig.

Um die Kosten möglichst niedrig zu halten, ist es ratsam, „gutes Personal“ einzustellen, das heißt qualifizierte, flexible und leistungsstarke Performer. Ein Start-up kann es sich schlichtweg nicht leisten, Underperformer durchzufüttern. Darüber hinaus können studentische Hilfskräfte, Minijobber und Praktikanten rekrutiert werden, die bei guter Performance als Vollzeitmitarbeiter übernommen werden können.

Besonders effizient sind dabei Mitarbeiter, die sich für ein breites Aufgabenspektrum einsetzen lassen – vor allem, wenn zu Beginn nur wenig Geld für Personal vorhanden ist und lediglich ein kleines Team beschäftigt werden kann. In der kritischen Anfangsphase kann es zudem sinnvoll sein, für anspruchsvolle Spezialaufgaben gezielt externe Profis zu engagieren. Für eine begrenzte Zeit und das Vorantreiben ganz bestimmter Projektphasen ist es meist günstiger, hochqualifizierte Freelancer dafür zu bezahlen, statt dauerhaft Personal zu beschäftigen, das möglicherweise nicht die notwendigen Fähigkeiten mitbringt oder aufgrund seiner Spezialisierung keine anderen Tätigkeiten übernehmen kann.

Gerade in Phasen schnellen Wachstums besteht die Gefahr, dass eine strukturierte Personalpolitik auf der Strecke bleibt. Dann werden schnell neue Leute gebraucht und beim Recruiting wird zu kurzfristig gedacht. Deshalb kann es hilfreich sein, sich rechtzeitig Gedanken um eine sinnvolle Unternehmensstruktur zu machen und daraus Maßnahmen für die Personalplanung abzuleiten. So sorgen Sie mit klar definierten Jobbeschreibungen dafür, genau die richtigen Kandidaten für die bestimmten Aufgabenfelder zu finden. Zusätzlich festgehaltene Details zum Anforderungsprofil wie etwa bestimmte Softskills, die zu den Unternehmenswerten passen, ergänzen das Ganze und machen die Suche nach geeigneten Bewerbern leichter.

Mehr Tipps zur Bewerbersuche

Um die richtigen Bewerber zu finden stehen so viele Optionen zur Verfügen, dass man schnell den Überblick verlieren kann. Von der Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit über zahlreichen Portale im Netz über branchenbezogene Jobbörsen bis hin zu Social Media-Plattformen wie Xing oder LinkedIn ist das Spektrum größer denn je. Mit welcher Plattform Sie Ihre Ziele am besten erreichen, hängt sehr stark mit den gesuchten Qualifikationen und Abschlüssen der Bewerber zusammen. Je nach Branche werden oftmals ausschließlich bestimmte Plattformen für Bewerbungsgesuche genutzt und das Suchverhalten der Bewerber beschränkt sich dann fast ausschließlich auf diese wenigen Portale. Deshalb ist vorab eine Recherche empfohlen, welche Portale bei welcher Stellenausschreibung am zielführendsten sind. Im Zweifelsfall fragen Sie in einschlägigen Foren der jeweiligen Zielgruppe (beispielsweise Juristen, Buchhalter, Redakteure etc.) nach. Nicht selten kommt es vor, dass das Bewerberangebot zwar vorhanden ist, nur eben nicht in den gängigen Bewerberbörsen.

 

6. Kostenpunkt: Versorgerkosten

Internet, Strom, Wasser, Heizung: Viele Gründer geben aus Bequemlichkeit sehr viel Geld für diese laufenden Kosten aus. Hier steckt enormes Sparpotential. Machen Sie daher unbedingt einen Tarifvergleich. Für Gewerbestrom wie auch für Heizungsenergie gibt es unzählige Anbieter und diese können sie alle ähnlich flexibel wechseln wie im Privaten. Im Bereich Internet/Telefonie offerieren einige Anbieter sogar spezielle Gründer-Tarife.

Beim Wechsel des Telefonanbieters ist unbedingt darauf zu achten, dass Sie Ihre Nummer behalten können. Ansonsten gilt es, alle Ihre Seiten auf den neuesten Stand zu bringen und Vertragspartner, Kunden und Lieferanten darüber zu informieren.

Beachten Sie bei einem Tarifwechsel zu einem günstigeren Anbieter unbedingt, dass keine Übergangsphase entsteht, in der im Unternehmen kein Strom oder kein Internet verfügbar ist.  Sorgen Sie außerdem dafür, dass es einen Notfallplan gibt, falls dieses unerwünschte Szenario dennoch eintritt. Denkbar ist beispielsweise ein Notstromaggregat oder die Nutzung eines benachbarten WLANs.

Start-up Finanzierungsquellen

Quelle: Startup-Monitor 2017

 

7. Kostenpunkt: Energie

Wenn Sie zuhause einen Raum verlassen, schalten Sie das Licht aus – und wer über smarte Heizungsthermostate verfügt, fährt bei gleicher Gelegenheit auch die Wärmeerzeugung auf ein niedrigeres Level. Auch beim Kauf von neuen Elektrogeräten wird auf deren Energieverbrauch geachtet und selbst das letzte, nicht dauerhaft genutzte Helferlein wird vom Strom getrennt, wenn es nicht benötigt wird.

In Start-ups ist häufig das Gegenteil der Fall: Das Licht brennt in allen Räumen Tag und Nacht, Drucker und Co. sind immer betriebsbereit, im Besprechungszimmer glüht der wandmontierte XL-Fernseher den lieben langen Tag, um einmal pro Woche genutzt zu werden. Kurz: Das Unternehmen wird energetisch so betrieben, als wären Strom und Heizung kostenlos.

Tipps, um diesen Angewohnheiten entgegenzuwirken:

  • Schalten Sie nur die Geräte ein, die aktuell benötigt werden.
  • Verwenden Sie Beleuchtungsmittel basierend auf LEDs oder Energiesparlampen.
  • Lassen Sie keine Türen offen stehen.
  • Stellen sie für das Handwaschbecken im Bad nur kaltes Wasser zur Verfügung (bei häufigen Kundenbesuchen ist dies abzuwägen).
  • Heizung und Klimaanlage sollten zum Feierabend und Wochenende heruntergeregelt werden.
  • Es braucht weder im Winter tropische Temperaturen, noch im Sommer Kühlschrank-Feeling (gesetzliche Temperatur-Vorgaben für sitzende Tätigkeiten: 20°C, im Stehen: 19°C)

Haben Sie für Ihr Start-up ein Regelwerk zum Energiesparen entwickelt, sollten Sie dies in die Unternehmenskultur aufnehmen, so dass auch Ihre Mitarbeiter diese Regeln umsetzen.

 

8. Kostenpunkt: Lagerhaltung

Gerade im E-Commerce, aber auch in anderen Bereichen, ist Lagerhaltung mit hohen Kosten verbunden. Wenn eine Just-in-Time- Produktion, bei der alles präzise gesteuert erst dann angeliefert wird, wenn es benötigt wird, nicht umsetzbar ist, können diese Kosten nicht wirklich vermieden werden.

Zunächst, indem Sie schon vor der Gründung eruieren, wie und in welchem Aufwand Sie lagern müssen.

Beispiel: Wer mit Bekleidung handelt, muss diese so lagern, dass sie in akzeptablem Zustand (sprich, nicht völlig zerknittert) beim Kunden eintrifft. Goldstandard wäre natürlich eine hängende Lagerung auf Bügeln. Allerdings würde das nicht nur die entsprechende Technik voraussetzen, sondern hätte auch einen weitaus höheren Platzbedarf. Die Grundannahme kann in der Anfangsphase „gut genug“ lauten anstatt „so gut wie nur möglich“.

Um beim Beispiel zu bleiben wäre vielleicht eine gefaltete Lagerung noch ausreichend und sofern nach Größen sortiert wird auch nicht minder übersichtlich, was die Abläufe beim Kommissionieren also nicht unnötig verzögern würde.

Außerdem müssen Büro und Lager keine räumlich-geographische Einheit bilden. Sofern Sie nicht selbst alles in Personalunion erledigen, kann das Lager auch an einem wesentlich günstigeren Standort sein.

Zudem sollten Sie sich die Frage stellen, inwieweit es überhaupt notwendig ist, selbst die teuren Lagereinrichtungen vorzuhalten. Das Prinzip Fulfillment, bei dem man die Lagerhaltung komplett outsourct, ist mittlerweile auch im Start-up-Bereich angekommen und kann unterm Strich die kostengünstigere Lösung sein, ohne dass der Service darunter leiden muss. Im Gegenteil: Dadurch, dass Sie diesen enorm wichtigen Part der Kundenzufriedenheit an Profis auslagern, kann Ihr Start-up stark davon profitieren, weil Anfänger-Fehler hinsichtlich der Lagerhaltung gleich von der ersten Lieferung an vermieden werden.

 

9. Kostenpunkt: Buchhaltungskosten

Wird die Buchhaltung intern erledigt, sollten Sie genau ausrechnen, wie viel der Prozess tatsächlich kostet. In kleineren Unternehmen ist das häufig sehr schwierig zu bemessen. Wird die Buchführung vom Unternehmer selbst erledigt, kommt bei der Kostenberechnung häufig zu kurz, dass dabei dessen Ressourcen unverhältnismäßig stark beansprucht werden. Sowohl der Faktor Zeit, in der andere für den Unternehmenserfolg relevantere Tätigkeiten zu kurz kommen, als auch der Faktor Kosten spielen hier eine große Rolle. Beispielsweise werden unternehmerische Tätigkeiten wie Akquise oder die Erfüllung angenommener Aufträge von Kunden vernachlässigt, was den Unternehmenserfolg der kommenden Monate stark gefährden kann. Ein weiterer Minuspunkt dieser Vorgehensweise ist die Kompetenz des Unternehmers hinsichtlich Buchhaltungs-know-how. Ist dieser kein gelernter Buchhalter ist das Risiko, das Fehler passieren sehr groß.

Wird intern eine Buchhaltungskraft damit beauftragt ist eine klare Benennung der Kosten einfacher, wobei wiederkehrende Schulungen mit einzukalkulieren sind. Hinzu kommen Buchhaltungssoftware sowie kosten für Nutzungslizenzen und Bildungsmaterial. Schwierig ist die Kostenkalkulation außerdem, wenn ein Mitarbeiter mehrere Tätigkeiten ausübt und die Buchhaltung nur einen Teil davon darstellt. Aufgrund der hohen Anforderungen an eine Buchhaltungskraft sind deren Gehälter übrigens dementsprechend hoch. Für ein junges Unternehmen kann eine Neueinstellung daher schnell zur finanziellen Herausforderung werden.

Können Sie die genauen Kosten berechnen, empfiehlt es sich, diese mit Outsourcing-Angeboten zu vergleichen, die häufig wesentlich günstiger sind. Hier bezahlt man einen fixen Betrag an einen Dienstleister und hat dann genaue Beträge und Sicherheit für die Kostenkalkulation.

 

10. Kostenpunkt: Papier im Büro

Inzwischen geht der Trend immer mehr zu einem papierlosen Büro, auch aus Umweltschutzgründen. Laut WWF druckt jeder Büromitarbeiter im Schnitt täglich rund 30 Seiten aus. In Zeiten digitaler Archivierung sind nur die wenigsten Drucke wirklich notwendig, insofern lässt sich beim Drucken und beim Papier sehr viel einsparen.

Farbdrucke beispielsweise sind in vielen Büros gar nicht bzw. nur selten notwendig, die hohen Kosten für Tinte bzw. Toner können eingespart werden. Auch doppelseitige Drucke können für mehr Effizienz sorgen. Handouts bei Meetings lassen sich komfortabel als PDF zusammenstellen und den Teilnehmern bei Mail schicken. Auch Rechnungen an Kunden werden mittlerweile von vielen Firmen ausschließlich per Mail verschickt. Diesen Punkt gilt es jedoch abzuwägen, da so womöglich ein höheres Risiko besteht, dass Rechnungen nicht bezahlt werden.

Auch dieses Verhalten sollte fest in der Unternehmenskultur verankert werden und den Mitarbeitern immer wieder vermittelt und vorgelebt werden. Dies kann beispielsweise durch einen Einführungskurs, eine Rundmail oder ein Meeting geschehen. In schon etwas größeren Start-ups ist es außerdem denkbar, einen Ansprechpartner für diese Belange festzulegen

 

Fazit

Auch geringere Beträge machen in der Summe einen Unterschied, insbesondere in sehr kleinen Unternehmen mit geringen Ressourcen. Doch die Unternehmensgröße kann in diesem Fall auch ein Plus sein, denn je kleiner ein Unternemen ist, desto einfacher lassen sich Kosten reduzieren und desto mehr wirken sich kleine Einsparungen auf dem Geschäftskonto aus. Beachten Sie all diese Regelungen, stellen sich mit Sicherheit auch in Ihrem Unternehmen kostenverringernde Effekte ein.

 

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