Papierfreies Büro: Lässt sich dies in der Praxis umsetzen?

aktualisiert am 16. März 2020 8 Minuten zu lesen
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Papier ist nicht nur geduldig, sondern auch sehr langlebig und nach Ansicht mancher ziemlich hartnäckig: Bis zum heutigen Tag schafft es kaum ein Unternehmen, sich gänzlich von seinen physischen Unterlagen zu befreien – obwohl es mittlerweile genug digitale Alternativen gibt. Lesen Sie hier, was es zwischen Aufbewahrung und Vernichtung zu beachten gibt.

 

Warum Papier immer noch seine Berechtigung hat

Verfechter der digitalen Zukunft behaupten häufig, Papier nutzende Büros seien rückständig und nicht mehr zeitgemäß. Es wird auf notwendige Ressourcen hingewiesen, auf den Platz zur Lagerung, auf potenzielles Chaos durch eine „Zettelwirtschaft“. Doch Unterlagen aus Papier haben einen entscheidenden Vorteil: Sie sind physisch vorhanden. So effektiv und geordnet das papierlose Büro auch sein mag: Es besteht letztendlich nur aus Einsen und Nullen. Es kann mit dem richtigen Wissen spurlos manipuliert und kann mitunter durch unvorhergesehene Umstände gelöscht werden.

Natürlich sollten Sie als Unternehmer anstreben, der digitalen Zukunft zu folgen – immerhin ist selbst die Bilanz für das Finanzamt schon seit dem Jahresabschluss 2013 in elektronischer Form Pflicht. Auch viele andere Behörden ermöglichen oder präferieren die digitale Korrespondenz. Allerdings müssen Sie auch nicht digitalisieren um des Digitalisierens Willen. Folgendes bewährt sich in vielen Firmen:

Was als Nachweis für das Funktionieren eines Unternehmens unerlässlich ist, kann als Absicherung immer in einer physischen Kopie aufbewahrt werden.
 

Damit sind Jahresabschlüsse, Rechnungen, auch wichtige Korrespondenzen gemeint, zudem natürlich auch Verträge, Urkunden und dergleichen. Als Herangehensweise können Sie sich fragen, wie Sie während eines Stromausfalls nachweisen könnten, dass in Ihrer Firma korrekt gearbeitet wird und dass Sie Geschäftsführer sind. Daraus ergibt sich eine konkrete Art von physischen Unterlagen.

 

Papierlagerung in digitalen Zeiten

Papier hat den Nachteil, dass es in den Mengen, die selbst in kleinen Unternehmen anfallen, sehr voluminös werden kann – nicht umsonst gibt es schon seit der Industrialisierung den Begriff des Aktenberges.

Selbst wenn Sie nur in geringem Maße auf „analoge Nummer Sicher“ gehen möchten, wird sich rasch eine imposante Menge an Ordnern zusammenfinden. Nicht zuletzt mit Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen (siehe unten) werden Sie jedoch nicht umhinkommen, einen Teil davon aufzubewahren, teils für mehrere Jahre.

Das übliche Prozedere besteht darin, die Unterlagen eines Geschäftsjahres in den Räumlichkeiten selbst aufzubewahren – in Aktenregalen und dergleichen. Ist das Jahr beendet, wandern die nun nichtmehr benötigten Unterlagen „ins Lager“. Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  • Keller oder Dachboden
  • Container auf dem Firmengelände (erhältlich über spezielle Anbieter wie hier, bei denen ein Kauf ebenso möglich ist wie Leasing und Miete)
  • Auslagerung in Self-Storage Units, die sich teilweise explizit an Unternehmen wenden

Letzen Endes müssen Sie evaluieren, welche Form für Ihr Unternehmen die beste und kostengünstigste ist.

 

Der Tresor: Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten

Papier mag den Vorteil haben, vollkommen stromlos zu funktionieren. Bekanntermaßen ist es jedoch gegen Feuer und Wasser anfällig und unbefugten Blicken schutzlos ausgesetzt. An diesem Punkt sollten Sie gewillt sein, auszusieben: Alle zentral wichtigen Unterlagen sollten in einem Tresor aufbewahrt werden.

Dieser Tresor ist dabei mehr als ein reiner Schutz vor unbefugtem Zugriff. Er ist eine physische Rückversicherung, eine Barriere für Notfälle.

Brandschutz ist der wichtigste Faktor. Angestrebt werden sollte ein geprüfter Brandschutz für mindestens 60 Minuten; ebenso viel, wenn darin zusätzlich auch Datenträger verstaut werden. Das entspricht der EN1047-1 S60P, respektive S60DIS. Sogenannte „Leichte Brandschutzschränke“ reichen nicht aus.

Wasserdichtigkeit ist durch die Brandschutzklasse bereits vorhanden, denn Dichtungen gegen das Eindringen von Löschwasser sind dann schon verbaut. Gänzlich wasserdichte Tresore sind relativ kostspielig.

 

Unterlagen mit Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen gelten für physische wie digitale Unterlagen gleichermaßen. Es sei deshalb angemerkt, dass Sie, sofern Sie fachgerechte digitale Kopien besitzen, die physischen Kopien nicht zwingend so lange einlagern müssen – auch mit Hinblick auf den zur Verfügung stehenden Lagerraum und dessen Kosten.

Grundsätzlich gelten die zwei unternehmerischen Fristen:

  • Sechs Jahre für empfangene Geschäftsbriefe, Kopien Ihrer Antworten darauf sowie sonstige Steuer-Unterlagen, sofern sie nicht unter die nächste Frist fallen.
  • Zehn Jahre für alle Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventarberichte, Eröffnungsbilanzen sowie Unterlagen dazu, Buchungsbelege und Rechnungen.

Diese Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit dem Ende desjenigen Kalenderjahres, in dem diese Unterlagen letztmalig aktualisiert wurden.

In Hinblick auf die Lagerung müssen Sie auch beachten, dass die Unterlagen für die gesamte Zeit lesbar bleiben müssen. In Regelmäßigen Abständen empfehlen sich deshalb Stichprobenkontrollen der eingelagerten Unterlagen, um mögliche Probleme (Schimmel etc.) aufzudecken und rechtzeitige Gegenmaßnahmen einzuleiten.

 

Vernichtung von Unterlagen

Nicht zuletzt mit dem Inkrafttreten der DSGVO hat das Thema Unterlagenvernichtung eine vollkommen neue Gewichtung bekommen. Prinzipiell gilt, dass Ihr Betrieb die Vernichtung von Unterlagen, aus denen personenbezogene Daten hervorgehen, selbst übernehmen darf.

Dabei empfiehlt sich aus Vereinfachungsgründen für alle Unterlagen die hier vorgeschriebene Sicherheits-Mindeststufe 3 anzuwenden. Das vernichtete Dokument sollte dann folgende Anforderungen erfüllen:

Maximale Streifenbreite 2mm oder maximale Partikel-Abmessungen
4mm x 60mm bei Papier sowie 1mm x 1mm bei Kunststoffen

Bitte beachten: Falls Ihr Unternehmen im medizinischen/rechtlichen Bereich angesiedelt ist, unterliegen Sie evtl. der Pflicht, nach Sicherheitsstufe 4 zu vernichten.

Klasse-3-Aktenvernichter, die für ein unternehmerisches Unterlagenaufkommen geeignet sind, beginnen preislich im höheren dreistelligen Bereich. Zwar gibt es auch günstigere Modelle dieser Klasse, diese sind jedoch nur für geringe Papiermengen geeignet, nicht zum ordnungsgemäßen Vernichten ganzer Aktenjahrgänge.

Sollten Sie keine Kapazitäten frei haben, um dies in-house zu erledigen, sollten Sie sich an einen Dienstleister wenden, der nach DSGVO und DIN 66399 arbeitet. Der Vorteil dieser Anbieter ist, dass Sie die notwendigen Dokumentationen erhalten.

 

Papier-Tipps für den Alltag

So können Sie die Unterlagen-Mengen auf ein gesundes Maß drosseln – auch hinsichtlich der Kosten:

  • Lagern Sie Papier, Drucker usw. möglichst an zentraler Stelle. Das ergibt eine kleine Hürde, damit nicht alles gedankenlos ausgedruckt wird.
  • Achten Sie darauf, dass softwareseitig taugliche Alternativen vorhanden sind und im Default-Modus benutzt werden.
  •  Sorgen Sie dafür, dass nicht zu vernichtendes, aber (fehl-)bedrucktes Papier als Notizmaterial herangezogen wird.
  • Beschriften Sie Ordnerrücken einheitlich und wählen Sie Modelle, die einen Austausch zwecks leichter Wiederverwendung zulassen.

 

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