Kassennachschau: Seit 2018 Pflicht!
Mit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Anfang 2017 haben sich die Regeln für die ordnungsgemäße Kassenführung verschärft. Dies betrifft besonders Unternehmen, die überwiegend Bargeschäfte abwickeln. Die Kassennachschau ist eine der rechtlichen Maßnahmen, die die ordnungsgemäße Kassenführung sicherstellen sollen. Vorbild sind die Prüfungen für die Umsatz- und Lohnsteuer.
Im Januar 2018 wurde zugelassen, dass das Finanzamt bei kassenführenden Unternehmen unangekündigte Kassennachschauen vornimmt. Die Kassennachschau wurde bereits Ende 2016 durch einen neuen § 146a AO durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” neu geregelt. Diese Regelung dient dazu, Betrug und Manipulationen an elektronischen Kassensystemen zu erschweren. Mit Hilfe der Kassennachschau überprüft das Finanzamt, ob alle Kassendaten ordnungsgemäß erfasst werden (vgl. § 146b Abs. 1 S. 1 AO).
Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” wurde die Pflicht zur Einzelaufzeichnung festgelegt. Dabei müssen folgende Daten erfasst werden:
- Identität des Vertragspartners
- Inhalt des Geschäfts
- In Geld bestehende Gegenleistung
- Bezeichnung des Geschäftsvorfalls (soweit zumutbar)
Steuerpflichtige Kassenbetreiber müssen eine elektronische Belegausgabe sicherstellen. Sie kann sowohl in elektronischer als auch in ausgedruckter Form eingereicht werden. Dies ist jedoch nicht immer praktikabel oder zumutbar. Aus diesem Grund sind in § 148 AO optionale Befreiungen festgelegt. Die Art und Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen müssen ab 2020 dem Finanzamt mitgeteilt werden.
Kassennachschau: Grundsätzliches
Bei der Kassennachschau handelt es sich um die Überprüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes der Kassen im Geschäftsbetrieb. Die Nachschau muss von einem mit der Prüfung betrauten Amtsträger durchgeführt werden. Dabei ist der Begriff der „Betrautheit” nicht genau definiert, allerdings besteht für den Amtsträger die Pflicht, einen Dienstausweis mitzuführen. Außerdem muss er stets ein Dokument vorlegen, aus dem seine Autorisierung zur Nachschau klar hervorgeht.
Die Kassennachschau darf nicht nur unangekündigt, sondern auch außerhalb einer Außenprüfung erfolgen. Dabei gilt, dass sie nur in den Geschäftsgrundstücken bzw. -räumen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden darf. Die üblichen Zeiten richten sich nach der jeweiligen Branche. So können Kassennachschauen im Einzelhandel auch samstags erfolgen. Der Steuerpflichtige muss das Betreten der Geschäftsgrundstücke durch den Prüfer dulden. Weiterhin muss er dem Prüfer Zugang zum Kassensystem und den dazugehörigen Daten gewähren. Der Prüfer wird eine Übermittlung der Daten oder einen entsprechenden Datenträger zur Untersuchung im Amt verlangen.
Folgende Teile muss die Sicherheitseinrichtung für Ihre Kassen beinhalten:
- Sicherheitsmodul
- Speichermedium
- Schnittstelle zum Kassensystem
Kassennachschau: Befugnisse des Prüfers
Wohnräume dürfen ohne vorherige Zustimmung des Steuerpflichtigen nur im Fall einer dringenden Gefahr betreten werden (vgl. § 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Als dringende Gefahr gilt unter anderem, dass das Finanzamt einen Verdacht auf Verlust von steuerlichen Informationen hegt (Verdunklungsgefahr). Da es sich bei der Kassennachschau um einen Verwaltungsakt handelt, kann das Finanzamt Zwangsmittel gegen den Steuerpflichtigen einsetzen.
Wenn der Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten feststellt, kann er sofort eine reguläre Betriebsprüfung vornehmen. Dafür ist keine besondere Prüfungsanordnung oder Fristsetzung notwendig. Allerdings muss der Prüfer auf den Übergang zur Betriebsprüfung schriftlich hinweisen. Bei dieser Betriebsprüfung werden alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten untersucht. Tipps und Hinweise zur ordnungsgemäßen Rechnungsablage finden Sie hier.
Werden die Kassendaten von Dritten aufbewahrt, können sie nur dann verlangt werden, wenn der Prüfer von der Kassennachschau direkt zu einer Außenprüfung übergeht. Wenn die Kassendaten in einem externen Buchführungsbüro aufbewahrt werden, ist der Dienstleister zur Auskunft gegenüber dem Kassenprüfer verpflichtet. Das heißt, dass der Dienstleister dem Prüfer die Kassendaten auf Verlangen übermittelt oder zur Verfügung stellt. Die Aufforderung zur Datenübermittlung kann unangekündigt geschehen. Werden die Kassendaten jedoch bei einem Steuerberater aufbewahrt, muss der Prüfer sich mit einer Frist von einer bis zu zwei Wochen ankündigen. Der Geschäftsführer muss dem Prüfer weiterhin die Organisationsunterlagen zum Kassensystem vorlegen. Diese Unterlagen können beispielsweise Bedienungs- oder Programmieranleitungen sein.
Ablauf der Kassennachschau
Wie bereits erwähnt, kann eine Kassennachschau unangekündigt stattfinden. Der Prüfer wird sich durch seinen Ausweis als solcher zu erkennen geben. Er wird während Ihrer regulären Geschäftszeiten erscheinen. Sie müssen dem Prüfer Zugang zu Ihren Räumlichkeiten und Ihren Kassendaten gewähren. Am besten, Sie setzen sich vor der eigentlichen Prüfung mit dem Prüfer zusammen, um ungestört den Ablauf des Verfahrens zu klären.
Bei der Kassennachschau begutachtet der Prüfer folgende Punkte:
- Vollständigkeit der erfassten Einnahmen und Ausgaben
- Nachträgliche Änderungen von Rechnungen
- Vollständigkeit der erfassten Geschäftsfälle
- Aufzeichnung des Trainingsmodus
- Nummerierung der Z-Bons
- Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben
- Übereinstimmung der Tagesendsumme mit den Umsätzen der Registrierkasse
- Auswertbarkeit aller unternehmensrelevanten Daten
- Zeitliche Zuordnung aller Kassendaten
Zum Schluss der Prüfung lassen Sie sich einen Beleg über die Nachschau ausstellen.
Rechtliche Konsequenzen gegen mangelhafte Kassenführung
Stellt der Prüfer fest, dass die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wird, gelten die in § 379 Abs. 1 AO festgelegten Bußgeldtatbestände. Folgende Fälle gelten als ordnungswidrig:
- Die verwendete Kasse verfügt nicht über die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung.
- Die verwendete Kasse zeichnet die Geschäftsvorfälle falsch, unvollständig und/oder ungeordnet auf.
- Der korrekte Datenschutz ist nicht gewährleistet, weil bei der Kasse die zertifizierte Sicherheitseinrichtung fehlt.
Sollten Mängel in Ihren Büchern und Aufzeichnungen festgestellt werden, gilt dies als Ordnungswidrigkeit. Dann nimmt das Finanzamt eine Hinzuschätzung vor, die in den meisten Fällen zu Ihrem Nachteil geschieht (vgl. § 162 AO). Ab 2020 gelten außerdem neue Bußgeldtatbestände für nicht ordnungsgemäß geführte Kassen. Der Betrag der Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen.
Sonderfall: Kassennachschau für offene Ladenkassen
Eine Ausnahme bei der Kassennachschau stellen offene Ladenkassen dar (z. B. Geldkassetten, Schubladen, Dosen). Solche Kassen werden oft von Verkaufsstandbetreibern auf Volksfesten oder von Sportstättenbetrieben geführt. Wird eine offene Ladenkasse geführt, kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen. Das bedeutet, dass der komplette Barbestand, der sich während der Prüfung in Ihrer Kasse befindet, nachgezählt wird. In diesem Fall hat er einen Anspruch auf die Einsicht in die Aufzeichnungen der Vortage. Außerdem sollte der Betreiber der Kasse einen Kassenbericht führen, um die Einnahmen zu dokumentieren. Dann sollte sichergestellt werden, dass der Kassenbericht unveränderbar ist. Als veränderbar gelten beispielsweise Berichte in Form von Excel-Tabellen (vgl. § 146 Abs. 4 AO).
Beachten Sie, dass der Prüfer als Kunde „getarnt” erscheinen kann. Wenn er sich mit seinem Prüferausweis zu erkennen gibt, müssen Sie alle Bücher und Aufzeichnungen zur Kassenführung offenlegen. Sorgen Sie dafür, dass Sie die Daten jederzeit vollständig vorzeigen können.
Kasse richtig führen
Damit die nächste Kassennachschau ohne Probleme vonstatten geht, ist stets eine gewissenhafte Kassenführung zu gewährleisten. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihre Kasse richtig führen und sowohl sich selbst als auch dem Prüfer die Arbeit erleichtern.
Anforderungen und Fristen beachten
Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Kasse die gesetzlichen Anforderungen zur Einzelaufzeichnung vollständig erfüllt. Beachten Sie die Schonfrist für erforderliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen. Ab 2020 müssen die Aufzeichnungssysteme aller Kassen ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle besitzen. Diese Komponenten müssen zertifiziert sein. Die nächste Schonfrist endet am 31.12.2022.
Mitarbeiter im Voraus für die Prüfung schulen
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter im Fall einer Kassenprüfung richtig handeln, zum Beispiel, indem Sie Schulungen durchführen. Teilen Sie einem Ihrer Mitarbeiter die Aufgabe zu, den Prüfer durch den Betrieb zu führen. Diesem Mitarbeiter geben Sie den Zugang zu den für die Prüfung relevanten Dokumenten:
- Personalinformationen zum Geschäftsführer
- Technische Daten zur Registrierkasse
- Abgaberechtlich relevante Unterlagen (z. B. Journal- und Auswertungsdaten)
Nicht zuletzt müssen Sie beachten, dass Ihre Mitarbeiter keine Auskunft ohne Rücksprache mit dem Steuerberater geben sollten!
Veraltete Kassen ausmustern
Sollte Ihre Kasse keine Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung und zum Datenexport besitzen, mustern Sie sie sofort aus! Prüfen Sie jedoch vorher, ob der Speicher der Kasse ausgelesen werden kann. Dies ist in Anbetracht der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist wichtig. Bei vielen älteren Geräten geht der RAM-Speicher verloren, sobald die Stromversorgung unterbrochen wird. Das heißt, dass die Kasse erst zehn Jahre nach der letzten Benutzung entsorgt werden kann.
Daten speichern
Für den Fall, dass Sie abwesend sind, bewahren Sie Ihre exportierten Kassendaten auf einem USB-Stick auf. Die Daten müssen nach den Standards des GoBD archiviert sein.
Steuerberater um Rat fragen
Bestehen weitere Unklarheiten zur Kassennachschau, Ihren Rechten und Pflichten, fragen Sie Ihren Steuerberater um Rat. Mit der firma.de-Beratersuche finden Sie einen kompetenten Berater in Ihrer Nähe. So gehen Sie sicher, dass Sie Ihre Kasse nach den aktuellen Gesetzen ordnungsgemäß führen. Jeder Konflikt mit dem Finanzamt ist vermeidbar.
