Lohnabrechnung erstellen: So funktioniert's!

Lohnabrechnung: Grundsätzliches

Bereits ab der Auszahlung des ersten Gehalts haben Ihre Angestellten einen rechtlichen Anspruch auf eine monatliche Lohnabrechnung. Eine Lohnabrechnung (auch: Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung) ist die Auflistung der Zusammenstellung des Gehalts, aus der die Abzüge von Brutto- zu Nettolohn ersichtlich sind. Ihre Angestellten müssen ein Mal pro Monat eine Lohnabrechnung erhalten. Zur gleichen Zeit müssen Sie die Daten in elektronischer Form an die Finanzverwaltung schicken. Beachten Sie hier, dass Lohn und Gehalt nicht das Gleiche bedeuten. Während das Gehalt eine fest vereinbarte monatliche Summe ist, wird der Lohn auf Basis der tatsächlich geleisteten Stunden ausgezahlt. Dies ist unter anderem bei Minijobbern relevant, die in der Regel auf Stundenbasis arbeiten. Die Abrechnung funktioniert bei allen Entgeltabrechnungen aber gleich.

Entgeltabrechnung berechnen: Das gehört dazu

Damit die Lohnabrechnungen Ihrer Angestellten ordnungs- und rechtgemäß gestaltet sind, müssen Sie einige Kriterien beachten. In den folgenden beiden Abschnitten wird erläutert, welche Stammdaten eine Lohnabrechnung beinhalten muss und wie die Arbeitnehmerabgaben gestaltet sind.

Stammdaten der Lohnabrechnung

In der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen Sie im oberen Teil folgende Daten angeben:

• Arbeitnehmerdaten: Persönliche Daten (unter anderem Geburtsdatum), Sozialversicherungsnummer, Steuermerkmale (z. B. Steuer-ID, Angabe der Steuerklasse)
• Kontaktdaten: Adresse, Personalnummer – Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit: Eintrittsdatum, Urlaubstage, Abwesenheitszeiten
• Abrechnungshinweise: z. B. Arbeits- oder Krankheitszeiten
• Brutto-Bezüge: Alle monatlichen Bezüge (Stundenlohn, Feiertagslohn, Urlaubsgelder) inkl. Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht
• Netto-Abzüge: Summe aller Abzüge
• Auszahlungsbetrag: Nettolohn bzw. -gehalt

Des Weiteren müssen diese Angaben enthalten sein:

• Bankdaten des Arbeitnehmers: IBAN, BIC und Kreditinstitut
• Fußzeile: Hinweis auf § 108 Abs. 3 der Gewerbeordnung
• Falls vorhanden: Betriebliche Altersvorsorge
• Gesamtkosten des Arbeitgebers (optional): Brutto-Bezüge des Arbeitnehmers, Lohnnebenkosten

Abgaben der Lohnabrechnung 2021

Neben den Eckdaten müssen Sie als Arbeitgeber Ihren Arbeitnehmern offenlegen, welche Abzüge zum Nettogehalt bzw. Nettolohn führen. Dazu gehören Sozialversicherungsbeiträge und Steuern, die wie folgt zu beachten sind:

• Krankenversicherung: Der Beitragssatz für die gesetzlichen Krankenkassen beträgt 2021 einheitlich 14,6 Prozent. Davon werden 7,3 Prozent direkt vom Gehalt des Arbeitnehmers abgezogen, den Rest bezahlen Sie als Arbeitgeber. Hinzu kommt ein Zusatzbeitrag, der von der Krankenkasse des Angestellten bestimmt und vom Angestellten selbst bezahlt wird. Bei den privaten Krankenkassen variiert der Beitrag je nach den Leistungen, die der Versicherte in Anspruch nimmt.
• Pflegeversicherung: Der Beitrag zur Pflegeversicherung beträgt 2021 für Kinderlose über 23 Jahre 3,3 Prozent, für alle anderen 3,05 Prozent, von denen der Arbeitgeber 1,525 bzw. 1,025 Prozent (Sachsen) übernimmt.
• Rentenversicherung: Der Rentenbeitragssatz beträgt einheitlich 18,6 Prozent, von denen der Arbeitgeber die Hälfte übernimmt.
• Arbeitslosenversicherung: Dieser Betrag gilt zur Absicherung im Fall der Arbeitslosigkeit. Der Beitrag liegt bei 2,4 Prozent. Ausgenommen sind Soldaten, Beamte und Minijobber, die bis zu 450 Euro monatlich verdienen.
• Lohnsteuer: Die Lohnsteuer wird auf alle Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit angewendet. Wie viel abgezogen wird, hängt von der Steuerklasse ab. Übrigens spricht man auch bei Angestellten (Arbeitnehmer, die ein monatliches Gehalt beziehen) von der Lohnsteuer. Erst wenn eine andere Art Einkommen, beispielsweise durch Vermietung, hinzukommt, spricht man stattdessen von der Einkommenssteuer.
• Solidaritätszuschlag (Soli): Der Solidaritätszuschlag wird seit 1. Januar 2021 erst erhoben, wenn die Einkommensteuer mehr als 16.956 Euro/Jahr (1.413 Euro/Monat) oder bei Zusammenveranlagung mehr als 33.912 Euro/Jahr (2.826 Euro/Monat) beträgt.
• Kirchensteuer (falls zutreffend): Diese Steuer wird von Mitgliedern bestimmter staatlich anerkannter Religionsgemeinschaften gezahlt. Um die Kirchensteuer erheben zu dürfen, müssen Religionsgemeinschaften als Körperschaft öffentlichen Rechts angemeldet sein. Dies ist bei der katholischen Kirche und den evangelischen Landeskirchen, aber unter anderem auch bei jüdischen Gemeinden und Mennoniten der Fall. Die Höhe der Kirchensteuer ist von Gehalt und Bundesland, in dem man arbeitet, abhängig.

Sie müssen dafür sorgen, dass die Überweisungen der Abzüge an die Krankenkassen und das Finanzamt rechtzeitig erfolgen. Die Gelder werden zumeist an einem festen Termin (oft zum 10. des Folgemonats) eingefordert. Davon ausgenommen ist die Krankenkasse, die die Beiträge zum Monatsende einfordert.

Lohnabrechnung: Beispiel 2021

Für ein besseres Verständnis der Berechnung einer Lohnabrechnung soll folgendes Beispiel dienen. Nehmen wir an, Sie hätten Ihren Firmensitz in Hessen und einen Angestellten namens Patrick Petersen. Petersen verdient ein Monatsgehalt von 3.000 Euro brutto. Er ist 25 Jahre alt, gesetzlich krankenversichert, Mitglied der evangelischen Kirche, kinderlos und alleinstehend. Für seine Entgeltabrechnung gilt folgende Tabelle als Beispiel:

Nach diesen Abzügen bleibt für Petersen ein Nettogehalt von 1.918,85 Euro übrig. Bitte beachten Sie, dass dieses Beispiel nicht als absoluter Maßstab gelten sollte. Je nach Branche, Firmensitz und der Situation des betroffenen Angestellten können die Abzüge variieren. Bei Unsicherheiten sollten Sie unbedingt Ihren Steuerberater konsultieren, um Ihre Entgeltabrechnung korrekt erstellen zu können. Alternativ können Sie Ihre Lohnabrechnungen an ein externes Lohnbüro outsourcen.