Reisekosten für Unternehmen: So buchen Sie sie richtig

Reisekosten für Unternehmer: Grundsätzliches

Grundsätzlich gelten Reisekosten (im Volksmund auch „Spesen” genannt) nur dann als Betriebsausgabe, wenn Sie beruflich unterwegs sind. Das heißt, dass eine vorübergehende Tätigkeit außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte vorausgesetzt wird. Weil Reisekosten den Gewinn mindern, sind sie steuerlich absetzbar.

Als Reisekosten zählen folgende Aufwendungen:

• Fahrtkosten: tatsächliche Kosten, die durch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder des eigenen Fahrzeugs entstanden sind und nachgewiesen werden können, unter anderem durch Tickets und Tankrechnungen. Für Auto-, Mofa- und Motorradfahrer werden oft spezielle Reisekostenpauschalen angesetzt, wenn Arbeitnehmer ihr jeweiliges Fahrzeug für die Fahrt nutzen.
• Verpflegungsmehraufwendungen: Kosten für Mahlzeiten und Getränke während einer Geschäftsreise
• Übernachtungskosten/-pauschalen: Kosten für Übernachtungen in Hotels oder Hostels ohne zusätzliche Aufwendungen wie Frühstücksbuffet oder Wellnessangebote
• Reisenebenkosten: Mautgebühren, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Kosten für Wertverlust mitgebrachter Gegenstände (durch Diebstahl oder Beschädigung)

Nicht absetzbare Reisenebenkosten sind:

• Anschaffung von Reisekleidung
• Nutzung der Minibar im Hotel
• Private Ferngespräche

Diese Kosten können lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden und als Aufwand verbucht werden.

Bei der ersten Tätigkeitsstätte handelt es sich in der Regel um Ihre eigene Firma, aber auch eine Auslandsniederlassung kann gemeint sein, wenn Sie vorwiegend dort tätig sind. In manchen Fällen gelten jedoch besondere Regelungen, über die Sie sich gründlich informieren sollten.

Reisekosten werden vom Finanzamt teilweise rückerstattet. Dafür müssen sie in der betrieblichen Steuererklärung aufgeführt werden. Als Start und Ende der Reisen geben Sie die tatsächlichen Abreise- und Zielorte an. Die Uhrzeiten sind die tatsächlichen Abfahrts- und Ankunftszeiten.

Wenn Sie Reisekosten als Unternehmer buchen möchten, müssen Sie zunächst den Anlass der Reise, nämlich Geschäftszwecke, erklären. Nicht geschäftliche Tätigkeiten wie Freizeitaktivitäten, Wellness-Angebote oder Privattelefonate während einer Geschäftsreise werden nicht vom Finanzamt anerkannt. Diese müssen die Reisenden komplett aus ihrem eigenen Budget finanzieren. Achten Sie darauf, möglichst vollständig alle Eigenbelege für Aufwendungen während der Geschäftsreise zu sammeln.

Reisekosten für Unternehmer buchen: SKR 03 und SKR 04

Verpflegungskosten für Geschäftsreisen können steuerlich abgesetzt werden. Grundsätzlich gilt hierbei, dass Sie nicht die konkreten Kosten geltend machen, sondern spezielle „Pauschbeiträge”. Sie müssen jeden Tag einzeln abrechnen. Die Kosten werden auf das Konto „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand” 4674 (SKR 03) bzw. 6674 (SKR 04) gebucht. Werden an einem Tag mehrere Tätigkeiten auswärts ausgeübt, rechnen Sie die Abwesenheitszeiten zusammen.

Pauschbeträge 2022/2021

• 8-24 Stunden: 14 Euro
• 24 Stunden: 28 Euro

Handelt es sich bei der Außentätigkeit um eine mehrtägige Geschäftsreise, werden die An- und Abreisetage mit 14 Euro pauschal berechnet. Bei eintägigen Geschäftsreisen und Geschäftsreisen ohne auswärtige Übernachtung kann die Pauschale von 14 Euro nur dann angesetzt werden, wenn die Reise mindestens acht Stunden in Anspruch genommen hat.

Aus den Pauschbeiträgen kann kein Vorsteuerabzug erfolgen. Eine Ausnahme besteht dann, wenn Ihnen Rechnungen bzw. Kleinbetragsrechnungen vorliegen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen. Dafür muss in den Rechnungen die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen sein. Außerdem müssen Sie als Unternehmer als Leistungsempfänger ausgewiesen werden. Sind Sie Gesellschafter einer Personengesellschaft, beispielsweise einer GbR, kann nur die Gesellschaft die Vorsteuer abziehen. In einem solchen Fall muss die Personengesellschaft als Leistungsempfänger angegeben sein. Ist der Rechnungsbetrag kleiner als 250 Euro, ist die Angabe des Leistungsempfängers unerheblich.

Bei der Übernachtung können Sie die tatsächlichen Kosten geltend machen. Bedingung ist, dass Sie die dazugehörigen Belege nachweisen. Damit können Sie den Betrag als Betriebskosten geltend machen. Dabei wird der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent mitberechnet. Die Vorsteuer kann geltend gemacht werden. Bei den Reisekosten müssen Unternehmer Auslagen für Frühstück, Mittag- und Abendessen getrennt ausweisen, da der Steuersatz dafür 19 Prozent beträgt.

Werden Unterkunft und Verpflegung in einem Gesamtpreis berechnet, muss die Verpflegung herausgerechnet werden. Lässt sich keine gesonderte Pauschale feststellen, wird der Gesamtbetrag folgendermaßen gekürzt:

• Frühstück: 20 Prozent
• Mittag- und Abendessen, Servicepauschalen: je 40 Prozent

Sie dürfen pro Tag maximal bis auf 0 Euro kürzen. Auf Verpflegungs- oder Übernachtungsrechnungen über 250 Euro, die auf Sie ausgestellt sind und den Umsatzsteuerbetrag enthalten, kann der Vorsteuerabzug erfolgen.

Welche Posten in einer Reisekostenabrechnung nicht fehlen dürfen, erfahren Sie in unseren weiteren Artikeln zum Thema Reisekostenabrechnung.

Reisekosten für Unternehmer: Transportkosten

In vielen Fällen bezahlen Kunden Ihre Transportkosten (Bahn- oder Flugtickets, Benzin), wenn Sie dafür die Originalbelege als Kostennachweis vorlegen. In der Rechnung nennen Sie den Nettobetrag der Auslagen in der Rechnung und berechnen zusätzlich die Umsatzsteuer. Anders als oft geglaubt, dürfen Ihre Kunden die Originalbelege (Tickets, Tankrechnungen) nicht von Ihnen verlangen. Bei Bedarf können Sie jedoch Kopien einreichen.

Wird die Kilometerabrechnung für Fahrten mit dem Privatfahrzeug angewendet, beachten Sie, dass das Fahrzeug als notwendiges Betriebsvermögen zählt, wenn es zu mehr als 50 Prozent unternehmerisch genutzt wird. Dann müssen die tatsächlichen Betriebskosten ermittelt werden. Sie sind in diesem Fall zwar komplett abzugsfähig, jedoch muss dafür der Privatanteil nach der 1-Prozent-Regel versteuert werden. Sind Sie mit Ihrem Privatfahrzeug gereist, setzen Sie die Kilometerpauschale oder den individuellen Kilometerkostensatz ab. Dies wird oft zu einem Minusgeschäft. Tickets für öffentliche Verkehrsmittel setzen Sie als Betriebsausgabe ab. Dabei machen Sie die Vorsteuer geltend.

Reisekosten für Unternehmer im Ausland 2022

Bei Auslandsreisen dürfen Sie nur die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abrechnen. Service-Pauschalen und andere Zusatzleistungen wie Frühstück müssen bei den Inlandsreisen herausgerechnet werden. Je nach Land müssen Sie bestimmte Pauschalbeträge für Verpflegungskosten herausrechnen lassen. Wenn Sie eine Reise ins Ausland unternehmen, müssen Ihre Arbeitnehmer besonders darauf achten, alle Belege aufzuheben. Denn das Finanzamt prüft streng, ob die Reise aus beruflichen Gründen unternommen wurde. Haben die Reisenden auch private Aktivitäten während Ihrer Reise unternommen, wird die Zeit in einen betrieblichen und einen privaten Teil aufgeteilt.

Jedes Jahr werden die Pauschbeträge für Auslandsfahrten vom Bundesfinanzministerium neu angepasst. Die Liste des Ministeriums umfasst insgesamt 180 Länder. In manchen Ländern gelten für bestimmte Großstädte und Regionen feste eigene Beiträge. Hier finden Sie alle Pauschbeträge für 2022 und 2021.

Bei allen Ländern, die nicht in der Spesentabelle des Bundesfinanzministeriums aufgeführt sind, gelten die Werte für Luxemburg. Bei Überseegebieten und Kolonien richten Sie sich nach den Werten für das Mutterland, beispielsweise die niederländischen Werte für Curaçao und die französischen Werte für La Réunion.

Sind die Auslandsreisen nur zur An- oder Rückreise gedacht und wird währenddessen nicht gearbeitet, richtet sich der Pauschbeitrag nach dem Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde. Ansonsten wird bei der An- und Abreise der Betrag des letzten Tätigkeitsortes eingesetzt. Fallen ganze Tätigkeitstage nicht auf einen An- oder Abreisetag und werden vor 24 Uhr Ortszeit erreicht, beziehen Sie sich auf die in der Tabelle genannten Summen des jeweiligen Ortes. Wenn der Reisende von einer mehrtägigen Auslandsreise zurückkehrt und noch am selben Tag zu einer weiteren ein- oder mehrtägigen Auswärtstätigkeit reist, muss für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale berücksichtigt werden.