Büro auf Zeit mieten: Das sollten Sie wissen

23. Februar 2016 14 Minuten zu lesen
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Flexibilität und Mobilität sind Faktoren, die in unserer heutigen schnelllebigen Zeit stets an Bedeutung gewinnen. Insofern leuchtet es ein, dass sich mit dem „Büro auf Zeit“ inzwischen ein Geschäftsmodell etabliert hat, das beide Erfolgsfaktoren auf den Arbeitsplatz von Geschäftsleuten überträgt. Diese flexiblen Bürodienstleistungen sind inzwischen in verschiedensten Varianten verfügbar und erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Diese erleichtern nicht nur das Zeitmanagement erheblich, sondern ermöglichen Business-Reisenden auch unterwegs optimale Arbeitsbedingungen.

 

Das Office auf Abruf als neuer Business-Trend

Ein solches Büro zu mieten bedeutet, dass Sie es nur für eine gewisse Laufzeit buchen, was entweder ein paar Stunden, aber auch Tage, Wochen oder auch Monate sein können. Vielreisende können so Ihre Aufenthalte zwischen Business-Treffen und An- und Abreise ideal nutzen, indem Sie sich einen Arbeitsplatz in angenehmer Atmosphäre sichern und von Geschäftspartnern unabhängig bleiben.

 

Wann ist ein Büro auf Zeit sinnvoll?

Da heutzutage dank Internet und Cloud-Diensten ein Großteil der Business-Kommunikation auf digitalem Weg erledigt werden kann, verzichten nicht wenige Selbständige auf ein Büro als Unternehmenssitz und arbeiten stattdessen vom Homeoffice aus. Doch empfinden es viele Unternehmer als ein Bedürfnis, Beruf und Privatsphäre zu trennen – gerade wenn Kundenbesuch ansteht. Eine Lösung hierfür ist ein Büro auf Zeit, das inzwischen von einigen Dienstleistern in verschiedenen Varianten angeboten wird. Attraktiv daran sind neben den niedrigeren Kosten auch bei Bedarf buchbare Service-Leistungen.

 

Die Vorteile von einem Büro auf Zeit

Büro auf Zeit: Räume vor Ort nach Bedarf buchen

Ein klarer Vorteil von einem Büro auf Zeit ist die kurzfristige Buchung nach Bedarf. Benötigen Sie Büroräume für Meetings mit Kunden, Schulungen und Seminare für Mitarbeiter? Dann ist möglicherweise eine stunden- oder tagesbasierte Bürolösung das Richtige für Sie. Oder möchten Sie sich mittelfristig einen Freelancer ins Nachbarbüro holen, der für einige Zeit direkt bei Ihnen vor Ort für Sie arbeitet? Hier wäre möglicherweise eine wochen- oder monatsweise Buchungsoption ideal für Sie. Entscheidend ist hierbei, dass Sie nur dann bezahlen, wenn Sie die Räume auch nutzen. Insbesondere Konferenzräume werden von kleineren Firmen eher selten benötigt, aber hin und wieder eben doch. Viele Start-ups haben diese Möglichkeit inzwischen für sich entdeckt und machen eifrig davon Gebrauch. Viele Anbieter nehmen Buchungen auch sehr kurzfristig an, so dass Sie jetzt noch einen Konferenz- oder Tagungsraum für heute Mittag buchen können.

Gerade bei Business-Veranstaltungen mit mehreren Personen buchen immer mehr Unternehmer professionelle, exklusive Räumlichkeiten auf Zeit in strategischer Lage. Wer ein besonders geschmackvolles Ambiente bevorzugt, kann für ein wichtiges Meeting auch einen besonders eleganten Raum in extravagantem Design und atemberaubender Aussicht mieten. Sie haben quasi unzählige Möglichkeiten, jeden Event zu etwas besonderem zu machen und Abwechslung und Farbe in den Alltag aller Beteiligten zu bringen.
Neben einem Büro auf Zeit können Sie bei Regus außerdem folgende Räume „auf Zeit“ buchen:

  • Sitzungs- und Besprechungsräume
  • Konferenz- und Tagungsräume
  • Boardrooms
  • Schulungs- und Seminarräume

 

Das Büro auf Zeit als Sparmodell

Insbesondere Existenzgründer, Startups und Freelancer nutzen das Büro-auf-Zeit-Modell, um Geld einzusparen.
Es können Kosten eingespart werden für:

  • Büro-Equipment wie Computer, Telefon, Kopierer, Faxgerät oder Scanner
  • Langfristige Mietverträge für Büros, Konferenzräume, Seminarräume etc.
  • Laufende Kosten für Reinigung, Gebäudewartung etc.

Bevor Sie sich für eine Variante entscheiden, sollten Sie ungefähr abschätzen, wie der tatsächliche Bedarf aussehen wird, um die Kosten zu kalkulieren. Eine große Rolle spielt dabei, wie flexibel Sie sein möchten.

Mit dem Büro auf Zeit flexibel expandieren

Gerade Start-ups und andere ambitionierte Unternehmen wissen es sehr zu schätzen, wenn sich Büroräume flexibel erweitern lassen. Diese Option besteht bei den regulär zu vermietenden Büros nicht. Dienstleister wie Regus jedoch sind in der Lage, auch zeitnah zusätzliche Arbeitsräume anzubieten. Möchten Sie sich gewisse Optionen offen halten, da Sie eine Vergrößerung anstreben, aber noch nach Finanzierungsmöglichkeiten suchen? Ein Büro auf Zeit bietet Ihnen häufig diesen Joker, für den Sie sehr dankbar sein werden, wenn es soweit ist.

Büro auf Zeit und noch viel mehr: Zusatzleistungen vor Ort

Ein Büro auf Zeit bietet Ihnen meist mehr als nur Räumlichkeiten auf Nachfrage: Zahlreiche Dienstleister bieten darüber hinaus einen Telefonservice an, doch auch der persönliche Empfang im Eingangsbereich gehört oftmals zum zusätzlich buchbaren Angebot. Solche Features kommen in der Regel hervorragend bei Kunden an, da Anbieter wie Regus hochqualifiziertes Personal für solche Aufgaben beschäftigt.

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Der Bürostandort als Erfolgsfaktor

Unterschätzen Sie niemals die Relevanz des Bürostandorts für Ihre Produktivität. Wenn Sie Ihre Energie nämlich auf Arbeitswege und meist damit einhergehenden Stress aufwenden müssen, fehlt Ihnen diese für die Arbeit. Und genauso geht es auch Ihren Mitarbeitern, Ihren Kunden und Ihren Dienstleistern. Insofern liegt es nahe, diese Wege so kurz und so stressfrei wie möglich zu halten. Im Idealfall buchen Sie sich Ihr Büro auf Zeit in der Nähe von strategisch günstigen Punkten wie Bahnhof und Flughafen, es sollte aber auch mit dem Auto gut erreichbar sein und über ausreichend Parkplätze verfügen. Ihre Kunden werden dies sehr zu schätzen wissen und mit einer ganz anderen Energie bei Ihnen erscheinen als nach einer strapaziösen Parkplatzsuche.

 

Zeit-Management: Wartezeiten optimal nutzen

Ein Büro auf Zeit, das Sie stundenweise mieten können, ist ideal, um Wartezeiten auf Ihren nächsten Termin, Ihren Flug oder einen Zug zu überbrücken. Regus bietet an weltweit über 3000 Standorten Möglichkeiten für Sie, in angenehmer Atmosphäre an Ihrem Laptop zu arbeiten oder ein Meeting abzuhalten – sei es in einem Coworking Space, einem Büro oder einem Meetingraum. Oft stehen Lücken im Zeitplan schon Wochen vorher fest. Nutzen Sie dies als Chance, Ihre Leistungsfähigkeit und Motivation auch auf Reisen und unter Stress in neue Höhen zu schrauben und sich für einige Stunden ein Büro in angenehmem Ambiente zu mieten. Die Arbeitsumgebung macht hier den Unterschied und ermöglicht Ihnen, auf einem wesentlich höheren Niveau zu arbeiten als zum Beispiel im lauten Wartebereich des Flughafens.

 

Erreichbarkeit sicherstellen

Standorte von Büros auf Zeit sind mit einer schnellen DSL-Leitung versehen, um optimales Arbeiten für Sie und Ihr Team zu gewährleisten. Auf Wunsch bieten Dienste wie Regus außerdem Telefondienst sowie Pforte an, die Ihnen vieles abnimmt wie beispielsweise den Besucherempfang und Ihre Post. Dieser Service ist in der Mietpauschale meist inkludiert und zählt oftmals zum Standard-Service in einem „Büro Center“. Auch ein sogenanntes „Virtual Office“ ist buchbar, ein Büro, das für Sie unter einer Nummer vor Ort Anrufe entgegennimmt. Eine Telefonnummer vor Ort erweckt bei vielen Kunden Vertrauen und kann nicht selten verkaufsentscheidend sein.

 

Lage und Verkehrsanbindung

Ein Büro mit der besten Lage im schönsten Stadtteil nutzt Ihnen wenig, wenn keine Parkmöglichkeiten vorhanden sind oder die Verkehrsanbindung nicht ausreichend ist. Dies sorgt für Unmut bei sowohl Mitarbeitern als auch Kunden. Ohne Parkplatz, U-Bahn-, S-Bahn- oder zumindest Busstationen ist Ihr Büro schwierig zu erreichen und der Anfahrtsweg wird unattraktiv für jeden Besucher. Dieses Problem haben Bürodienstleister wie Regus bestens im Griff, denn jedes Büro-Center verfügt über eine verkehrsgünstige Lage sowie ausreichend Parkplätze. Dies spart Ihnen und ggf. Ihren Mitarbeitern auf Ihren Arbeitswegen täglich wertvolle Zeit und Stress. Auch bei Kunden spielt dieser Faktor eine große Rolle und positive Erfahrungen bei Besuchern hieven Ihr Unternehmen in der Außenwahrnehmung deutlich nach oben.

 

Konferenzräume auf Zeit mieten

Neben Büros können Sie auch Konferenzräume flexibel auf Zeit mieten. Egal, ob es um Kundenbesprechungen oder Mitarbeitermeetings geht: Ein gemieteter Raum in ausreichender Größe ist eine gute Alternative, wenn die eigenen Räumlichkeiten nicht ausreichen. Sie können hier aus Konferenz-und Tagungsräumen, Boardrooms, Videokonferenzen sowie Schulungs- und Seminarräumen wählen. Außerdem steht Ihnen zahlreiches zusätzliches Equipment wie Flipcharts, Whiteboards u.a. zur Verfügung, auf Wunsch sogar ein Catering-Service.

 

Büro mieten oder kaufen?

Warum sollten Sie ein Büro mieten anstatt eines zu kaufen? Für die Beantwortung dieser Frage sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, die Sie bei der Auswahl beachten sollten.

Wie entwickeln sich Ihre Geschäfte?

Bei einem Bürokauf können Änderungen nur bedingt und oft sehr schwerfällig umgesetzt werden. Wenn Sie ein Büro auf Zeit mieten, sind Sie wesentlich anpassungsfähiger: Möchten Sie Ihre Räumlichkeiten vergrößern oder verkleinern, können Sie sofort reagieren und idealerweise gleich vor Ort mehr Räumlichkeiten anmieten, ohne einen Käufer für ihr altes Büro suchen zu müssen.

Wie steht es um Ihre Liquidität?

Sind nicht ausreichend finanzielle Mittel vorhanden, ist vom Kauf eines Büros eher abzuraten, da es für Unternehmen in der Startphase oft schwierig ist, einen Kredit aufzunehmen. Und selbst wenn es klappt, ist hierbei meist erforderlich, dass ein gewisser Anteil am Kapital selbst getragen wird. Übernimmt ein Kreditinstitut tatsächlich die volle Finanzierung, ist mit deutlich höheren Zinsen zu rechnen. Darüber hinaus ist es natürlich riskant, eine solch langfristige Verbindlichkeit einzugehen, wenn sich nicht abschätzen lässt, wie die Geschäfte laufen werden. Wenn Sie ein Büro mieten, vermeiden Sie diese langfristige Verbindlichkeit, und können Ihre finanziellen Mittel anderweitig und je nach Mietmodell und Mietbetrag wesentlich flexibler einsetzen.

Wie viele Steuern kostet mich ein Büro?

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Ihrer Mieträume unbedingt auch die zu entrichtenden Steuern. Ihre Miete kann beispielsweise beim Finanzamt als Betriebsausgabe deklariert werden, wodurch weniger Gewinn zu versteuern ist. Allerdings wird für die Vermietung und Verpachtung von gewerblichen Objekten eine Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Prozent fällig. Kaufen Sie ein Büro, können die Kosten nicht steuerlich geltend gemacht werden, allerdings wird es dem Betriebsvermögen zugerechnet, wodurch sich der Absetzungsbetrag erhöht. Dies kann steuerlich durchaus attraktiv sein, allerdings wird beim Kauf einer Büroimmobilie auch Grunderwerbssteuer fällig. All diese Aspekte sollten genauestens bedacht werden, bevor Sie sich für ein Büro entscheiden.

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