Tagesbüro auf Abruf – wie Sie schneller expandieren

8. März 2016 4 Minuten zu lesen
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Business-Profis sichern sich Flexibilität mit einem Tagesbüro. Egal ob bei sich vor Ort oder auf Geschäftsreisen: Wird für Kundengespräche ein Büro benötigt, wird es kurzfristig bei einem Bürodienstleister gebucht – und das inklusive Inventar und Top-Equipment.

Was genau ist ein Tagesbüro?

Business-Leute auf Reisen haben generell das Problem, dass sie selten eine Umgebung vorfinden, in der Sie ungestört arbeiten können. Flugzeuge und Züge, Flughäfen und Bahnhöfe, Check-in-Zonen, Bahnsteige und Wartebereiche sind Orte, die Hektik und Stress versprühen und weit davon entfernt sind, eine entspannte Arbeitsatmosphäre anzubieten. Wer clever ist, greift daher wann immer es sich anbietet auf ein Tagesbüro in einem Büro-Center zurück. In einem Tagesbüro genießt man auch unterwegs auf Reisen höchsten Komfort und eine angenehme Arbeitsumgebung. Immer mehr Unternehmer mieten sich spontan entweder pro Tag oder pro Stunde bei einem Bürodienstleister wie Regus ein, um auch in einer fremden Stadt so produktiv arbeiten zu können wie im eigenen Büro.

Schneller expandieren dank Flexibilität

Auch wenn der Trend zum Tagesbüro immer mehr Anhänger findet, sind viele Unternehmer noch skeptisch und unsicher, ob und wie sich eine solche Arbeitsweise in ihren Alltag integrieren lässt. Im Prinzip ist es ganz einfach und verhält sich ähnlich wie viele andere Formen von Fortschritt in der Business-Welt: Nach erstem Kontakt lernen Tagesbüro-Neulinge die neue Arbeitsweise immer mehr wertzuschätzen und können Sie nur wenig später optimal für Ihre Arbeit nutzen. Von der neu gewonnenen Flexibilität profitiert man schon bald und darf sich über die neu gewonnenen Möglichkeiten zur schnellen Expansion freuen. Neben dem Tagesbüro bieten Bürodienstleister auch zahlreiche weitere Bürolösungen an, die Stunden- oder tageweise gebucht werden können, wie beispielsweise Konferenz- und Tagungsräume, Sitzungs- und Besprechungsräume sowie Schulungs- und Seminarräume.

Konferenz- und Tagungsräume mieten

Neben Büros lassen sich auch Konferenzräume tages- oder stundenweise mieten. Diese Räume verfügen über den Platz und die Ausstattung, um Business-Veranstaltungen in größerem Rahmen abzuhalten. In solchen Räumen sind Tische und Stühle vorhanden und es stehen Ihnen in der Regel eine Vielzahl an audiovisuellen Präsentationsmöglichkeiten sowie mindestens ein Rednerpult zur Verfügung.
Sie können Räume buchen, die geeignet sind für Büros, Konferenzen, Tagungen, Symposien, Kongresse und Mitarbeiterversammlungen. Bei Regus sind alle Räume möbliert, zwischen 10 und 500 m² groß und können entweder für einen Tag, einen Monat, ein Jahr oder eine bestimmte Anzahl an Tagen pro Monat gebucht werden.

Was genau ist eine Konferenz?

Bei Konferenzen handelt es sich um eine Zusammenkunft von zahlreichen Experten aus einem bestimmten Fachbereich. Ein solches Event dauert normalerweise mehrere Tage, in seltenen Fällen werden jedoch auch eintägige Veranstaltungen als „Konferenz“ bezeichnet. Eine Konferenz im akademischen Bereich bezeichnet man als „wissenschaftliche Konferenz“. Gerade Start-ups benötigen solche Räumlichkeiten meist eher selten, insofern liegt es hier nahe, sich bei akutem Bedarf einen Tagungsraum zu mieten. Haben Sie ein Voll- oder Teilzeitbüro in einem Bürocenter, bietet es sich an, kurzfristig einen Konferenzraum im selben Gebäude hinzubuchen.

Was genau ist eine Tagung?

Eine Tagung im engeren Sinne ist einer Konferenz sehr ähnlich, besteht aber meist aus wesentlich weniger Teilnehmern und findet wie der Name schon sagt lediglich an einem Veranstaltungstag statt. Häufig werden auch die Begriffe „Symposium“ oder „Kongress“ verwendet, gemeint ist allerdings dieselbe Art von Veranstaltung. In bestimmten Branchen ist außerdem der Begriff „Convention“ sehr gebräuchlich.

Was genau ist ein Symposium?

Ein „Symposium“ ist wie eine Tagung eine themengebundene Vortrags- und Diskussionsveranstaltung, die eintägig stattfindet. Im wissenschaftlichen Rahmen finden meist zahlreiche Referate zu bestimmten Themen statt.

Was genau ist ein Kongress?

Ein Kongress ist ein Treffen von Leuten, die in einem bestimmten Themengebiet arbeiten oder sich damit auseinandersetzen möchten. Fachkongresse finden zumeist regelmäßig in einem bestimmten Turnus statt wie beispielsweise der jährliche Internistenkongress in Wiesbaden.

Was genau ist ein Meeting oder eine Besprechung?

Ein ausführliches Gespräch unter Mitarbeitern oder mit Kunden im kleineren Rahmen werden Meeting oder Besprechung genannt. Finden diese regelmäßig statt, spricht man von einem Joure fixe. Klassische Beispiele dafür sind firmeninterne Treffen unter Mitarbeitern, um ein Projekt zu besprechen.

Warum sich die Kosten für ein Tagesbüro lohnen

Auf den ersten Blick ist zu vermuten, dass ein Tagesbüro eine eher kostspielige Angelegenheit ist, doch genau das ist tatsächlich nicht der Fall, wenn alle Kosten berücksichtigt werden: Im Mietpreis sind viele Leistungen enthalten, die bei der Kostenberechnung für ein normales Vollzeitbüro gerne unterschlagen werden.

Häufig erhalten Sie zu einem Tagesbüro folgenden Service zusätzlich:

Bereitstellung von Arbeitsbereichen für eine frei wählbare Anzahl von Personen

Mieten Sie sich ein normales Büro, haben Sie darin immer nur Platz für eine bestimmte Anzahl von Personen und sind wenig flexibel, wenn sich kurzfristig ein Besuch mit 12 oder gar 16 Personen ankündigt. Bei einem Tagesbüro ist auch kurzfristig eine Umbuchung möglich und Sie erhalten exakt den Raum, den Sie benötigen, verschenken keinen Platz und müssen nicht improvisieren. Auch Ihre Kunden wissen eine solche Flexibilität zu schätzen.

Gratis-Internet-Zugang per WLAN

Auch die Kosten für High-Speed-Internet sind im Preis inklusive. Möchten Sie eine solche Verbindung für ein gemietetes Langzeitbüro selbst sicherstellen, sind Sie häufig an 12- oder 24-Monats-Verträge gebunden.

Betreuung administrativer Aufgaben durch professionelles Personal

Ihnen wird viel Arbeit abgenommen durch ein Service-Team, das Ihre Besucher absolut professionell empfängt und/oder Anrufe für Sie entgegennimmt. Der Aufwand für diese Tätigkeiten ist keineswegs zu unterschätzen.

Benutzung von professionellem Büroequipment

Anschaffungskosten von Scannern, Druckern sowie Kopiergeräten sollte man nicht unterschätzen. Hinzu kommen Kosten für Papier, Reparaturen sowie Wartungsaufwand, um im täglichen Betrieb Funktionssicherheit zu garantieren. All diesen Aufwand und die Kosten kann man sich sparen, wenn man bei Bedarf ein passendes Tagesbüro mietet. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren ohne sich von Nebensächlichkeiten ablenken zu lassen.

Sind Ihre Daten sicher?

Im Gegensatz zu einem Coworking Space als Bürolösung ist ein Tagesbüro absolut sicher –sowohl digital als auch physisch, denn Ihre Unterlegen im Büro und Ihre Daten auf dem Laptop sind geschützt vor fremdem Zugriff. Das vor Ort vorhandene WLAN und Intranet erfüllt höchste Sicherheitsstandards und das von Ihnen gemietete Büro ist natürlich abschließbar.

Bundesweit wartet ein Büro auf Sie

Anbieter von Bürolösungen bieten Ihnen bundes- und weltweit Tagesbüros für an, so dass Sie sich auf Businessreisen kurzfristig einen Platz zum Arbeiten reservieren können. Der Anbieter Regus ist in 20 deutschen Städten und weltweit an 3000 Standorten vertreten, die von Ihnen genutzt werden können. Verfügen Sie über eine Businessworld-Mitgliedschaft, ist es sogar möglich, ohne Voranmeldung spontan in einer Business Lounge einzuchecken.

Business Lounge – das Tagesbüro ohne Voranmeldung

Viele Geschäftsleute, die unterwegs sind und eine ruhige Ecke brauchen, um konzentriert zu arbeiten, nutzen anstatt eines separaten Tagesbüros eine Business Lounge. Der Vorteil ist, dass diese nicht gebucht zu werden braucht, sondern immer zur Verfügung steht. Bei Regus funktioniert dies über die Businessworld-Mitgliedschaft, mit deren Hilfe sie ohne große Anmeldung kostenloses WLAN, Trinkwasser, Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben und einen lauschigen Platz zum Arbeiten erhalten, beispielsweise in einem Regus Thinkpod. Dabei handelt es sich um exklusive verstellbare Stühle, die besonders komfortabel sind und über ausreichend Platz für ein Notebook verfügt. Ein solcher Platz sichert sowohl Privatsphäre als auch Networking-Möglichkeiten.

Optimal Arbeiten in idealem Umfeld

Wer oft auf Geschäftsreise ist und sich Arbeit für unterwegs mitnimmt, weiß wie nervenaufreibend Orte wie Bahnhöfe oder Flughäfen sein können, wenn man versucht, konzentriert zu arbeiten und eigentlich eine ruhige Umgebung ohne Baustellenlärm, Gespräche, Maschinengeräusche o. ä. benötigt. Auf Reisen ist es oft schwierig, einen solchen Ort unter Zeitdruck zu finden. Modelle wie Businessworld nehmen Kunden diese Unsicherheit und garantieren ein optimales Umfeld, das neben Ruhe außerdem mit einer inspirierenden Atmosphäre aufwartet. Diese beflügelt Kreative bei der Ideenfindung und ermöglicht außerdem das Kennenlernen von Businesskontakten für eigene Netzwerke. Zu wissen, dass in einer unbekannten Stadt ein Businesscenter eine solche Rückzugöglichkeit bereitstellt, ermöglicht ein wesentlich stressfreieres Reisegefühl.

Maximale Flexibilität bei Businessworld-Mitgliedschaft

Möchten Sie sich möglichst viele Optionen offen halten und spontan in Büros und Buisness Lounges einchecken, können Sie Mitglied der Businessworld bei Regus werden. Abhängig davon, wie oft und wo sie unterwegs sind, werden verschiedene Stufen angeboten.

Mit der Business-Blue-Mitgliedschaft erhalten Sie beispielsweise Rabatte auf Konferenzräume, Tagesbüros und Videokonferenzen. Diese Membership-Variante ist auch geeignet, wenn sich ein Regus-Center bei Ihnen in der Stadt befindet und Sie hin und wieder einen Raum benötigen, um Kunden zu empfangen. Auf diese Weise brauchen Sie kein technisches Equipment für Präsentationen o .ä. zu kaufen, denn Ihnen steht alles vor Ort zur Verfügung. Entscheiden Sie sich für Businessworld Gold, erhalten Sie entweder unbegrenzt Zugang zu allen Business-Lounges in Ihrer Stadt, ganz Deutschland oder auf der ganzen Welt in 120 Ländern. Mit der Platinum-Mitgliedschaft erhalten Sie weltweit auch kurzfristig freien Zugang zu voll ausgestatteten Campus- oder Einzelbüros – wahlweise an 5 oder 10 Tagen pro Monat. Wer sich auch das offen halten möchte, wählt die unbegrenzte Anzahl an Tagen und erhält so maximale Flexibilität.

Was kostet ein Tagesbüro? Jetzt Infos zu Preisen einholen!

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