Was ist eine Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag?
In einem Arbeitsvertrag regeln Vereinbarungen einer Ausschlussfrist, wann welche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen. Ausschlussfristen können unterschiedliche Zahlungsansprüche betreffen, wie z. B.:
- Lohn- und Gehaltsforderungen
- Vergütung von Überstunden
- Urlaubsabgeltung
- Spesenabrechnungen
- …
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Ist eine Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag sinnvoll?
Klare Vereinbarungen sind schwammigen Aussagen immer vorzuziehen, solange niemand unfair benachteiligt wird. Je ungenauer ein Vertragsinhalt, desto wahrscheinlicher folgt ein Rechtsstreit über die Auslegung in der Praxis. Ausschlussfristen dienen dazu, bereits beim Aufsetzen eines Arbeitsvertrags Regeln für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses festzuhalten. Durch eine vereinbarte Ausschlussfrist soll für Arbeitgeber und Angestellte sichergestellt werden, dass alle Vertragsparteien nur für einen begrenzten Zeitraum Leistungen nachfordern können. Aus diesem Grund bieten Ausschlussfristen für alle Rechtsklarheit und Rechtssicherheit. Eindeutige Vereinbarungen können so Konflikten oder sogar einem teuren Rechtsstreit vorbeugen.
Was ist bei einer Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag zu beachten?
In der Regel wird eine vertragliche Ausschlussfrist so formuliert, dass die Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen bzw. erlöschen, wenn sie nicht innerhalb einer bestimmten Frist schriftlich geltend gemacht werden.
Bei der Formulierung der entsprechenden Klauseln im Arbeitsvertrag sollten Sie einige grundsätzliche Regeln beachten, damit die Ausschlussfrist wirksam ist:
- Ausschlussfrist und ihre Rechtsfolgen müssen für einen durchschnittlichen Arbeitnehmer verständlich ausgedrückt sein
- Klausel muss transparent sein (welche Frist gilt für welchen Anspruch)
- Innerhalb des Arbeitsvertrages muss sie klar zu erkennen sein (nicht im Kleingedruckten o. ä.)
Länge der Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag
Die vereinbarte Ausschlussfrist sollte mindestens drei Monate betragen. Kürzere Fristen sind nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes bei einer vertraglichen Ausschlussfrist regelmäßig unwirksam (Urteile vom 28.09.2005, Az. 5 AZR 52/05 und 25.05.2005, Az. 5 AZR 572/04).
Zu unterscheiden von einer individuell vereinbarten Ausschlussfrist ist die gesetzliche Verjährungsfrist für Forderungen. So beträgt die “regelmäßige Verjährungsfrist” gemäß Bürgerlichem Gesetzbuch drei Jahre (§§ 195, 199 BGB).
Fristbeginn
Die Ausschlussfrist beginnt grundsätzlich mit der Fälligkeit des Anspruchs, die sich wiederum nach den vertraglichen und gesetzlichen Regelungen richtet. Für den Arbeitgeber kann es sinnvoll sein, im Arbeitsvertrag zu regeln, dass die Frist spätestens mit Kenntnis bzw. fahrlässiger Unkenntnis des Anspruchs beginnt.
Form der Geltendmachung von Ansprüchen
Viele Ausschlussklauseln sind zweistufig ausgestaltet: In der ersten Stufe sind die Ansprüche außergerichtlich gegenüber der anderen Vertragspartei zu erheben. Teil zwei enthält die Frist einer gerichtlichen Geltendmachung.
Seit 2016 darf für die außergerichtliche Geltendmachung keine “strengere Form als die Textform” mehr verlangt werden (§ 309 Nr. 13 BGB). Das bedeutet, dass Arbeitnehmer ihre Ansprüche auch per E-Mail oder Fax erheben können (§ 126b BGB). Andere Regeln gelten für die gerichtliche Geltendmachung. Dazu müssen die Formvorschriften des Prozessrechts berücksichtigt werden.
AGB-Recht berücksichtigen
Bei den meisten Arbeitsverträgen handelt es sich nicht um einen individuell ausgehandelten Arbeitsvertrag, sondern um vorformulierte Vertragsbedingungen. In diesem Fall gilt die vereinbarte Ausschlussfrist als sogenannte „allgemeine Geschäftsbedingung“ (AGB) und unterliegt regelmäßig der Inhaltskontrolle (§§ 305 ff. BGB).
Für Arbeitgeber bedeutet das: Unangemessene Benachteiligungen zu Lasten des Arbeitnehmers durch vom Gesetz abweichende Regelungen sind unwirksam (§ 307 BGB).
Geltung der Ausschlussfrist für beide Seiten
Wenn nicht anders vereinbart, gelten vertragliche Ausschlussfristen für beide Seiten, also auch für den Arbeitgeber. Dies ist besonders relevant, wenn es zu Schadensersatzansprüchen des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer kommt. In der Praxis geht es jedoch meistens um offene oder ungeklärte vertragliche Zahlungsansprüche des Arbeitnehmers.
Erlöschen aller Ansprüche und wichtige Ausnahmen
Mit dem Ende der vertraglichen Ausschlussfrist erlöschen die arbeitsvertraglich wirksam erfassten Ansprüche. Daher ist die sorgfältige Überprüfung und die fristgerechte Geltendmachung erforderlich, um Rechtsverluste zu vermeiden.
Die vereinbarte Ausschlussfrist umfasst dabei nicht nur die im Arbeitsvertrag selbst vereinbarten Ansprüche, sondern auch die gesetzlich geregelten Rechte. Das heißt, nachdem die vertragliche Ausschlussfrist verstrichen ist, besteht auch kein Anspruch mehr auf Basis der gesetzlichen Verjährungsfrist. Von dieser Grundregel gibt es allerdings einige Ausnahmen:
- Haftung für Vorsatz
- Schadenersatz für die Verletzung des Lebens, der Gesundheit oder des Körpers (Verjährungsfrist)
- Zahlung des Mindestlohns (Risiko der Unwirksamkeit der gesamten Klausel)
- Entfernung einer ungerechtfertigten Abmahnung aus der Personalakte
- Herausgabe von persönlichem Eigentum des Arbeitnehmers
- Herausgabe von Firmeneigentum
- Zahlung einer Karenzentschädigung im Falle eines Wettbewerbsverbotes
- Ansprüche aus Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen
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Welche Inhalte machen Ausschlussklauseln unwirksam?
Vorsicht bei der Formulierung einer Klausel zur Ausschlussfrist. Bei einigen Themen ist besondere Sorgfalt geboten, da die gesamte Klausel im Zweifelsfall von einem Arbeitsgericht als unwirksam erachtet wird.
Mindestlohn
Ansprüche auf den Mindestlohn dürfen nicht verfallen (§ 3 MiLoG). Das heißt, wenn die Klausel zur Ausschlussfrist Mindestlohnansprüche nicht eindeutig ausnimmt, könnte die ganze Klausel insgesamt unwirksam werden. Die Rechtsprechung der Landesarbeitsgerichte ist hierzu nicht einheitlich. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat sich zwar 2018 in zwei Entscheidungen mit dieser Frage befasst, sie jedoch noch nicht abschließend geklärt (Urteile vom 20.06.2018, Az. 5 AZR 262/17 und Az. 5 AZR 377/17).
Gesetzlicher Urlaubsanspruch
Urlaubsansprüche nach dem BUrlG sind gesetzlich geschützt. Daher dürfen Ansprüche auf Gewährung von Urlaub nicht mittels einer Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden. Etwas anderes gilt für Ansprüche auf Abgeltung nicht genommenen Urlaubs in Geld. Deren Ausschluss darf vertraglich vereinbart werden.
Empfehlung für die Praxis
Bei der Formulierung einer Ausschlussklausel sollte der Arbeitgeber klarstellen, dass von der Ausschlussfrist Ansprüche ausgenommen sind, auf die kraft Gesetzes nicht wirksam verzichtet werden kann. Soweit möglich sollten diese konkret genannt werden.
Angesichts der Komplexität des Themas und der Vielzahl der zu beachtenden Punkte ist es für jeden Gründer und (künftigen) Arbeitgeber grundsätzlich empfehlenswert, in dieser Frage professionellen Rechtsrat von einem Anwalt für Arbeitsrecht einzuholen.
