Abmahnung prüfen: Checkliste und FAQs

aktualisiert am 26. September 2019 19 Minuten zu lesen

Haben Sie eine Abmahnung erhalten? Diese Situation gehört wohl zu den unangenehmsten Momenten im Berufsleben. Jetzt heißt es, als Arbeitnehmer richtig zu reagieren. Wie Sie sich verhalten und wann Sie eine Abmahnung prüfen lassen sollten, erfahren Sie in den FAQs von firma.de.

 

Was bedeutet eine Abmahnung für den Arbeitnehmer?

Zu welchem Zweck eine Abmahnung erteilt wird, ist nicht immer klar. In jedem Fall sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Motivation Ihres Arbeitgebers zu hinterfragen.

Abmahnung als Beanstandung von Fehlverhalten oder schlechter Leistung

Grundsätzlich darf ein Arbeitgeber jedes Fehlverhalten abmahnen, dass in direktem Zusammenhang mit Ihrem Verhalten am Arbeitsplatz und/oder Ihrer Arbeitsleistung steht. In erster Linie ist eine Abmahnung eine offizielle Rüge des Arbeitgebers, die Ihr Verhalten korrigieren soll. Manchmal wird auch die Nicht-Einhaltung einer Vereinbarung bestraft. Selbst wenn Ihr Arbeitgeber (vorläufig) kein Interesse daran hat, das Arbeitsverhältnis zu beenden, verbleibt die Abmahnung trotzdem Teil Ihrer Personalakte.

Abmahnung als Vorstufe zur rechtmäßigen Kündigung

Nicht selten werden Abmahnungen ausgesprochen, wenn sich Ihr Arbeitgeber bereits dazu entschieden hat, Ihnen zu kündigen. In diesem Fall dient die Abmahnung dazu, die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen zu erfüllen, die eine verhaltensbedingte Kündigung erfordert: Um ein Arbeitsverhältnis aufgrund eines Fehlverhaltens ordentlich zu kündigen, ist mindestens eine Abmahnung zwingend erforderlich. Dies gilt allerdings nur, wenn die Kündigung mit dem gleichen Fehlverhalten begründet wird, das zuvor abgemahnt wurde.

Falls eine Abmahnung keine Wirkung zeigt, droht Ihnen die Kündigung und damit der Verlust des Arbeitsplatzes. Dafür muss die Abmahnung allerdings wirksam sein. Deshalb lohnt es sich in den meisten Fällen, die Abmahnung prüfen zu lassen.

 

Welche Funktion hat eine Abmahnung?

Jede Abmahnung hat grundsätzlich drei Funktionen:

1. Warnfunktion
2. Hinweisfunktion
3. Dokumentationsfunktion

Zunächst spricht der Arbeitgeber eine Warnung aus und teilt Ihnen mit, dass Sie bei weiteren Verfehlungen mit ernsten Konsequenzen zu rechnen haben. Darüber hinaus dient das Dokument als Hinweis darauf, dass der Arbeitgeber das jeweilige Verhalten als Verstoß gegen Anweisungen oder vertragliche Vereinbarungen ansieht und das Verhalten korrigiert werden muss. Die Abmahnung erfolgt im Regelfall schriftlich und wird anschließend in die Personalakte aufgenommen. So wird der Pflichtverstoß langfristig dokumentiert.

 

Was bedeutet eine Abmahnung für den Arbeitgeber?

Jede Abmahnung muss aus rechtlicher Sicht Hand und Fuß haben. Bloße Unzufriedenheit mit einem Mitarbeiter reicht nicht aus, um sie oder ihn abzumahnen. Falls ein wiederkehrendes oder dauerhaftes Fehlverhalten auffällt, haben Arbeitgeber allerdings die Möglichkeit, den Mitarbeiter abzumahnen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Vorgesetzte bereits darüber nachdenkt, den spezifischen Mitarbeiter in der Zukunft zu kündigen. Denn eine verhaltensbedingte Kündigung (nach der Probezeit) ist wie bereits erwähnt nur mit vorherigen Abmahnungen möglich.

Auch Arbeitnehmer können eine Abmahnung vorab prüfen lassen. Bei komplexen Sachverhalten, die nicht durch Dokumentation nachweisbar sind, ist eine eindeutige Formulierung entscheidend. Ansonsten besteht für den Geschäftsinhaber das Risiko einer Abwehr gegen die Abmahnung und schließlich einer erfolgreichen Kündigungsschutzklage.

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Wie viele Abmahnungen sind nötig für eine Kündigung?

Viele würden diese Frage mit “drei” beantworten. Dies ist aber nur ein weit verbreiteter Irrglaube. Tatsächlich reicht eine Abmahnung aus, um eine Kündigung wegen wiederholtem Fehlverhalten zu rechtfertigen.

Abmahnung ohne Ankündigung – Ist das erlaubt?

Ja, denn als Arbeitnehmer haben Sie keinen Anspruch auf einen “Warnschuss” vor der Abmahnung. Das bedeutet, dass Mitarbeitern keine finale Warnung oder etwa eine Anhörung zusteht, bevor die offizielle Rüge de facto erteilt wird.

 

Wie muss eine wirksame Abmahnung aussehen?

In Folge einer Abmahnung drohen dem abgemahnten Mitarbeiter ernsthafte Konsequenzen. Zum Schutz der Arbeitnehmer hat der Gesetzgeber deshalb verschiedene Voraussetzungen festgelegt, die für die Wirksamkeit der Abmahnung vorliegen müssen. Da jedes Angestelltenverhältnis letztendlich auf der Weisungsbefugnis gegenüber dem Arbeitgeber basiert, soll  dieses Ungleichgewicht durch die arbeitsrechtlichen Regelungen in der Vertragsbeziehung zugunsten der Angestellten ausbalanciert werden.

Inhalt der Abmahnung

Wenn Sie eine Abmahnung prüfen, geht es zunächst einmal um die inhaltlichen Mindesterfordernisse.

  • Datum, Sender und Empfänger der Abmahnung
  • Nennung der gerügten Pflichtverletzung
  • Spezifischer Sachverhalt des Fehlverhaltens inkl. so vieler Details wie möglich (Ort, Datum, Zeit)
  • Aufforderung zu künftigem vertragstreuem Verhalten mit Fristsetzung
  • Ankündigung von (rechtlichen) Konsequenzen bei wiederholtem Fehlverhalten

Das jeweilige Verhalten des Arbeitnehmers muss so beschrieben werden, wie es tatsächlich stattgefunden hat. Dabei sind Details wichtig, die nachweisbar und klar verständlich sind.

Form der Abmahnung

Eine Abmahnung kann formlos erfolgen. Anders als bei der Kündigung ist so ist eine Übermittlung per Post, Fax oder E-Mail oder persönlich möglich.

In vielen Unternehmen herrscht der Irrglaube, dass Abmahnungen nur schriftlich erfolgen können. Dies ist allerdings falsch – Mitarbeiter können auch mündlich abgemahnt werden! Allerdings ist die mündliche Erteilung einer Rüge zurecht nicht weit verbreitet, denn im Fall eines Rechtsstreits ist der Beweis einer wirksamen, mündlichen Abmahnung nur sehr schwer zu erbringen. Deshalb ist eine verbale Abmahnung nur im Ausnahmefall und mit verlässlichen Zeugen erfolgsversprechend.

Die Schriftform bietet bei Abmahnungen rechtliche Sicherheit. Gleichzeitig hat der abgemahnte Angestellte schwarz auf weiß, welche Verhaltensänderung erwartet wird.

 

Häufige Fehler in Abmahnungen: Checkliste

Wenn Sie das Schreiben auf seine Wirksamkeit prüfen, sollten Sie folgende Aspekte untersuchen:

Wurde die konkrete Pflichtverletzung genannt?

Der Aussteller der Abmahnung muss ganz klar nennen, welche Pflicht der Empfänger verletzt hat.
Beispiel:
Angenommen Sie werden abgemahnt, weil Sie die Kernzeit wiederholt verletzt haben.
Verletzung der Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz zwischen 9 und 15 Uhr gemäß Arbeitsvertrag

Wird das Fehlverhalten eindeutig beschrieben?

  • Details (Ort, Zeitraum, konkrete Zahlen)
  • Klare Sprache
  • Konkrete Bezugnahme auf vergangene Gespräche bzw. festgehaltene Vereinbarungen

Beispiel:
Fehlverhalten durch wiederholtes, selbst verschuldetes Zuspätkommen um […] Minuten an folgenden Daten […]

Werden die Konsequenzen bei Wiederholung des Fehlverhaltens genannt?

Eine wirksame Abmahnung erhält einen oder mehrere Sätze zu den arbeitsrechtlichen Folgen, wenn der Abmahnungsempfänger das beschriebene Verhalten beibehält. In der Regel fällt hier das Wort “Kündigung”. Falls diese Passage fehlt, liegt keine wirksame Abmahnung vor, die eine reguläre Kündigung erlaubt. Ohne eine klare Androhung der Kündigung spricht man von einer Ermahnung. Anders als eine Abmahnung hat sie keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Das heißt, wenn Ihr Arbeitgeber eine verhaltensbedingte Kündigung ausspricht und sich dabei nur auf eine Ermahnung bezieht, ist die ordentliche Kündigung nicht rechtmäßig. Falls die Darstellung einen oder gleich mehrere Aspekte auslässt, ist die Wirksamkeit fragwürdig.

 

Kündigung nach der Abmahnung: Was sollte ich prüfen?

Wenn es zum Ernstfall kommt und der Arbeitgeber in Folge einer Abmahnung kündigt, sollten Sie sich zunächst fragen: Haben Sie überhaupt ein persönliches und professionelles Interesse an einer Weiterbeschäftigung? Falls ja, sollten Sie mithilfe eines Anwaltes die Rechtmäßigkeit der Abmahnung und Kündigung prüfen. Diese Frage stehen im Fokus einer Prüfung:

War die Abmahnung wirksam?

Wenn die Abmahnung unwirksam war, weil Formfehler vorlagen, kann dies Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Kündigung haben. Sprechen Sie dazu mit einem Experten für Arbeitsrecht.

Nimmt die Kündigung Bezug auf die Abmahnung?

Das genannte Fehlverhalten muss gleichartig sein. Dies ist ein K.O.-Kriterium, denn eine Abmahnung für Fehlverhalten A kann nicht als Voraussetzung für eine ordentliche Kündigung wegen Fehlverhalten B dienen.

Ist die Abmahnung noch gültig?

Angenommen eine Abmahnung wurde vor mehreren Jahren ausgesprochen und wird als Grundlage für eine akute Kündigung herangezogen; dann hat der Arbeitnehmer gute Aussichten bei einer Kündigungsschutzklage. Obwohl eine konkrete gesetzliche Grundlage zur “Verjährung” einer Abmahnung fehlt, werden alte Abmahnungen oft als bedeutungslos angesehen. Das Bundesarbeitsgericht verlangt jedoch, dass jeder Einzelfall betrachtet wird.

Liegt die Abmahnung bereits mehrere Jahre zurück, wiegt das Argument schwer, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten in der Zwischenzeit verändert hat. Ein Gericht würde die Rechtmäßigkeit der ursprünglichen Abmahnung und die Bedeutung für die aktuelle Situation in diesem Fall bewerten. Bei besonders schweren Pflichtverstößen (sexuelle Belästigung, Verrat von Betriebsgeheimnissen), die in der Vergangenheit schon gravierend genug für eine fristlose Kündigung gewesen wären, spielt der Abstand zwischen der Abmahnung und der Entlassung keine große Rolle.

Eine Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte ist nicht ohne Weiteres möglich, sondern erfolgt freiwillig durch den Arbeitgeber. Trotzdem darf der Arbeitnehmer Einsicht in seine Personalakte fordern (§ 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz).

 

Tipps: Wie kann ich auf eine Abmahnung reagieren?

Wenn Sie eine Abmahnung erhalten, sollten Sie die Abmahnung zwar zur Kenntnis nehmen, aber erst einmal nicht weiter reagieren. Grundsätzlich stehen Ihnen nun verschiedene Reaktionsmöglichkeiten zur Verfügung.

Augen auf bei der Signatur

Manchmal verlangt der Aussteller eine Unterschrift des abgemahnten Mitarbeiters, die den Erhalt bestätigt. Diese Unterschrift ist unbedenklich, solange Sie die Abmahnung nicht gleichzeitig als berechtigt erklären. Lassen Sie sich Zeit, genau zu lesen, was Sie mit Ihrer Unterschrift bestätigen.

Keine Frist für Reaktion

Gelbe Karte erhalten und weitergehen – das ist die Devise. Sie müssen (und sollten) nicht sofort reagieren, wenn es sich um eine übliche Abmahnung ohne weitere Anhänge handelt. Auch wenn Sie überrascht, verärgert oder verletzt sind, sollten Sie ruhig bleiben. Spontane Erklärungen oder Stellungnahmen – selbst mündlich – sollten Sie in jedem Fall vermeiden, auch wenn Ihr Gegenüber Sie dazu provoziert. Lassen Sie sich stattdessen Zeit, die Abmahnung in aller Ruhe zu prüfen.

Prüfung der Abmahnung durch einen Fachanwalt

Lesen Sie die Abmahnung gründlich und checken Sie die inhaltlichen Erfordernisse (siehe oben). Vermutlich können Sie selbst schon eine erste Einschätzung abgeben, ob die Abmahnung zum einen gerechtfertigt ist und zum anderen einen ausreichend detaillierten Sachverhalt beschreibt. Wenn eines der beiden Kriterien nicht zutrifft, sollten Sie handeln. Der erste Schritt ist die Kontaktaufnahme mit einem Anwalt für Arbeitsrecht. Er oder sie kann die Rechtmäßigkeit der Abmahnung prüfen, bewerten und Sie zu den nächsten Schritten beraten.

Zurückweisung

Die wohl stärkste Reaktion auf eine Abmahnung ist die Zurückweisung. Diese Methode ist in diesen Fällen sinnvoll:

  • Rüge unberechtigt
  • Sachverhalt unzureichend oder falsch dargestellt
  • Keine Nennung der konkreten Pflichtverletzung
  • Fehlverhalten wurde nicht von Ihnen ausgeübt

In all diesen Fällen ist es ratsam, die Abmahnung zurückzuweisen. Auch in dieser Phase ist es sinnvoll, die Eventualitäten mit einem Experten zu besprechen.

Verhandlungen

Das Gespräch mit dem Vorgesetzten zu suchen kann immer dann wertvoll sein, wenn Sie ein klares Anliegen haben (Klarstellung eines Missverständnisses, Beweise für eine Verwechslung) und gleichzeitig ein erfolgreiches Gespräch im Bereich des Möglichen liegt.

Mit Hilfe von Verhandlungen ist es manchmal möglich, eine gütige Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu erlangen. Die Grundvoraussetzung dafür ist, dass beide Seiten offen für ein Gespräch sind. Beharren Sie lieber nicht auf ein Gespräch, wenn die Fronten bereits verhärtet sind.

 

Abmahnung mit Unterlassungserklärung: Was tun?

Eine Abmahnung wird manchmal in Verbindung mit einer Unterlassungserklärung erteilt. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter sich durch eine Unterschrift verpflichtet, das festgelegte Verhalten in Zukunft zu vermeiden. In jedem Fall ist eine Unterlassungserklärung der Beweis für die (wahrgenommene) Schwere des Fehlverhaltens.

Unterschrift niemals sofort

Eine Möglichkeit der Reaktion auf eine Abmahnung ist die Unterzeichnung der Unterlassungserklärung. Dazu sind Sie aber niemals verpflichtet – und schon gar nicht sofort bei Erhalt!

Fristverlängerung erfragen

Arbeitgeber können eine Frist formulieren, bis zu der der Abgemahnte zur Abgabe der Unterlassungserklärung und Reaktion aufgefordert wird. Diese Frist ist für Sie als Arbeitnehmer verbindlich, vorausgesetzt der Zeitraum ist angemessenen. Üblich sind sieben Tage. Sie können selbstverständlich um eine Fristverlängerung bitten, die Ihnen aber grundsätzlich nicht zusteht. So schaffen Sie sich zusätzliche Bedenkzeit, um auf die Abmahnung zu reagieren.

Rechtsrat suchen

Spätestens jetzt sollten Sie sich Unterstützung von einem Anwalt suchen, der Abmahnung inklusive Unterlassungserklärung eingehend prüft. Danach können Sie informiert entscheiden, ob die Abgabe der Unterlassungserklärung vonnöten und in Ihrem Interesse ist.

Bitte bedenken Sie, dass die Abgabe einer Unterlassungserklärung dazu führt, dass im Falle eines erneuten Verstoßes eine Vertragsstrafe anfällt. Weiterhin schaffen Sie mit Ihrer Unterschrift noch einen stärkeren Beweis für die Rechtmäßigkeit einer Kündigung in der Zukunft.

 

Wie kann mir der Fachanwalt für Arbeitsrecht helfen?

Rügen und die Bedrohung der Weiterbeschäftigung sind für viele ein emotionales Thema. Trotzdem helfen schnelle Reaktionen und guter Rat von Kollegen im Ernstfall nicht weiter. Auch mithilfe dieser Checkliste können nur die wenigsten Arbeitnehmer alle arbeitsrechtlichen Eventualitäten absehen. Um eine Abmahnung eingehend und professionell prüfen zu lassen, ist eine fachmännische juristische Hilfe vonnöten.

Der Arbeitsrechtler bietet folgende Leistungen:

  • Ersteinschätzung der Rechtslage
  • Umfangreiche Prüfung der Sachverhalte
  • Verständliche Analyse der Rechtssituation und Ihren Optionen
  • Beratung und Handlungsempfehlung
  • Zurückweisung/Abwehr der Abmahnung
  • Formulierung einer Gegendarstellung der Sachverhalte
  • Rechtssichere Auskunft und mögliche Klärung weiterer Fragen

Scheuen Sie die Investition in eine Rechtsberatung nicht. Allein der Briefkopf einer Kanzlei kann Ihre Situation schon maßgeblich beeinflussen.

 

Wann sollten Sie einen Anwalt beauftragen?

Der ideale Zeitpunkt für die Inanspruchnahme einer juristischen Beratung ist immer individuell. Wenn Sie sofort nach Erhalt reagieren und die Abmahnung prüfen lassen, desto mehr Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung. Zögern Sie nicht, wenn die Abmahnung Ihnen fälschlicherweise gravierende Vergehen unterstellt und/oder eine Unterlassungserklärung enthält.

 

Die auf unserer Seite veröffentlichten Informationen werden allesamt von Experten mit größter Sorgfalt verfasst und überprüft. Dennoch können wir nicht für die Richtigkeit garantieren, da Gesetze und Regelungen einem stetigen Wandel unterworfen sind. Ziehen Sie deshalb bei einem konkreten Fall immer einen Fachexperten hinzu – wir stellen gerne den Kontakt her.

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