Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Alle Infos für Gründer

aktualisiert am 16. August 2019 27 Minuten zu lesen

Vor allem zu Beginn der Selbständigkeit stellt sich vielen Unternehmern die Frage, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen wollen oder nicht, um sich einigen bürokratischen Aufwand zu sparen. Diese Entscheidung will wohlüberlegt sein: denn ist die Wahl einmal getroffen, ist diese für fünf Jahre bindend. Vorher gilt es aber, herauszufinden, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und ob sich die Anwendung der Kleinunternehmerregelung für Sie lohnt oder sich gar negativ auswirkt. In diesem Artikel erfahren Sie alle Details zur Kleinunternehmerregelung, wie Sie diese beantragen und von welchen Vorteilen Sie profitieren können.

 

Was bedeutet “Kleinunternehmerregelung?”

Für frisch gegründete Unternehmen kann es schwierig sein, sich am Markt zu etablieren und eine sichere Einnahmequelle zu finden. Für diese Fälle und ebenso für kleine Unternehmen, die eine gewisse Umsatzgrenze nicht überschreiten, hat der Gesetzgeber die Kleinunternehmerregelung geschaffen. Mit dieser kann der Unternehmeralltag von Einzelunternehmen (Freiberufler, eingetragene Kaufleute), GbRs oder aber auch kleinen UGs erheblich erleichtert werden, denn die Kleinunternehmerregelung erlaubt den Verzicht auf die Erhebung und Zahlung der Umsatzsteuer.

Mit der Kleinunternehmerregelung wird Unternehmern mit geringen Umsätzen das Wahlrecht eingeräumt, weitestgehend wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Als Unternehmer haben Sie die freie Wahl, ob Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchten oder nicht. Wenn Sie diese allerdings ablehnen, ist es Ihnen innerhalb der nächsten fünf Jahre nicht mehr möglich, sich dagegen zu entscheiden Ihre Entscheidung zu ändern. und Sie sind für diese Zeit nun an die Regelbesteuerung für die Umsatzsteuer gebunden. Daher gilt es, gut abzuwägen, ob man die Vorteile genießen möchte oder ob die Nachteile für Sie überwiegen.

 

Vorweg: Was sind Umsatzsteuer und Vorsteuer?

Für alle Verkäufe an Kunden muss in der Regel die Umsatzsteuer berechnet werden. Die Umsatzsteuer zieht jedes Unternehmen stellvertretend für das Finanzamt ein und wird nach der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abgeführt.

Kurz:

  • Mit der Umsatzsteuer wird der Konsum vom Gesetzgeber besteuert.
  • Bei jedem Umsatz wird vom Kunden Umsatzsteuer durch den Unternehmer erhoben.
  • Diese Umsatzsteuer ist vom Unternehmer an das Finanzamt weiterzugeben.

Von der monatlich errechneten Umsatzsteuerschuld (“Zahllast”) kann der Unternehmer die Umsatzsteuer abziehen, die er bereits an das Finanzamt bezahlt hat. Dies ist die so genannte Vorsteuer.

Beispiel: Unternehmer A stellt eine Rechnung über den Betrag von 1.000 Euro aus. Er berechnet zusätzlich 19 % Umsatzsteuer. Der Kunde zahlt im Endeffekt also 1.190 Euro. Zugleich bezahlt A eine Rechnung von Unternehmen B in Höhe von 357 Euro; der Nettobetrag beträgt 300 Euro, die verbleibenden 57 Euro sind der Umsatzsteueranteil. Wie muss nun die Zahllast gegenüber dem Finanzamt berechnet werden?

  • A hat 190 Euro Umsatzsteuer eingenommen.
  • Aus der Rechnung von B kann A die 57 Euro Umsatzsteueranteil als Vorsteuer geltend machen.
  • Die Vorsteuer verringert die Zahllast: 190 – 57 = 133 Euro verbleibende Zahllast
  • A muss 133 Euro an das Finanzamt abführen.

 

Wie viel Umsatzsteuer fällt für welches Produkt an?

Für jeden Preis einer Ware oder Dienstleistung müssen Sie den passenden Umsatzsteuersatz ermitteln. Dafür wenden Sie folgende Rechenformel an:

Umsatz * Umsatzsteuersatz = Umsatzsteuer

Im Regelfall liegt der Umsatzsteuersatz (USt) bei 19 Prozent. Für einige Waren und Dienstleistungen gilt gemäß §12 UStG ein ermäßigter Steuersatz von sieben Prozent, unter anderem:

  • Lebensmittel
  • Zeitungen und Zeitschriften
  • Öffentliche Verkehrsmittel
  • Übertragung von Urheberrechten (“Copyright”)
  • Beherbergung in Hotels, Hostels oder auf Campingplätzen
  • Tickets für Theater, Konzerte oder Museen

Für land- und forstwirtschaftliche Erzeugnisse wird die sogenannte Durchschnittssatzbesteuerung angewendet:

  • Landwirtschaftliche Erzeugnisse: 10,7 Prozent
  • Forsterzeugnisse: 5,5 Prozent

Für folgende Waren- und Dienstleistungsgruppen entfällt die Umsatzsteuer:

  • See- und Luftverkehr
  • Auslandslieferungen
  • Kreditvermittlungen
  • Versicherungen

Bei jeder Rechnung müssen die passenden Umsatzsteuersätze und -beträge für die bestellten Waren und/oder Dienstleistungen mit angegeben werden.

Ausnahme von der Umsatzsteuerregelung: Der Kleinunternehmer

§ 19 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) stellt eine Ausnahme auf, nach der Unternehmer mit geringem Umsatz von der Umsatzsteuerregelung befreit werden. Diese wird auch als Kleinunternehmerregelung bezeichnet. Mit Nutzung der Kleinunternehmerregelung sind Sie ein umsatzsteuerabzugsberechtiger Unternehmer.

Was kann ich mit der Kleinunternehmerregelung absetzen?

Absetzen können Sie mit der Kleinunternehmerregelung nichts, jedoch entfällt mit dem Gebrauch der Kleinunternehmerregelung für den Unternehmer einiges an bürokratischem Aufwand:

  • Keine monatliche oder virteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung
  • Keine Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettobeiträgen
  • Keine Ermittlung des Umsatzsteuersatzes (0 %, 7 % oder 9 %)

 

Kleinunternehmerregelung beantragen

Wer ist Kleinunternehmer?

Einzelunternehmer, GbRs oder UGs, die im Jahr der Gründung einen Umsatz von bis zu maximal 17.500 Euro erzielen, können die Einstufung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Finanzamt beantragen. Im folgenden Jahr darf der Umsatz einen Betrag von 50.000 Euro nicht übersteigen. Gründer müssen hierzu ihren Umsatz prognostizieren. Im Idealfall sollten Sie sich bei der Angabe Ihres voraussichtlichen Umsatzes nicht übermäßig verschätzen: Schätzen Sie Ihren Umsatz zu niedrig ein, können Sie rückwirkend umsatzsteuerpflichtig werden, schätzen Sie Ihren Umsatz zu hoch ein, kann Ihnen ebenfalls eine nachträgliche Besteuerung drohen. Die falsche Einschätzung des kommenden Umsatzes zählt zu den häufigsten Fehlern, die Kleinunternehmer begehen.

Was brauche ich, um die Kleinunternehmerregelung anzumelden?

Spezielle Anforderungen, die Sie mitbringen müssen, bevor Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen können, gibt es keine – außer natürlich die Umsatzgrenzen. Wenn Sie allerdings gerade erst mit Ihrem Business starten wollen oder sich noch in der Anfangsphase befinden, werden Ihre Umsätze vermutlich sowieso noch unter den Umsatzgrenzen liegen und erst anwachsen.

Wie und wo melde ich die Kleinunternehmerregelung an?

Um von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen, kreuzen Sie dies in Zeile 7.3 des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung an, den Sie vom Finanzamt nach Ihrer Gewerbeanmeldung erhalten. Nun sind Sie als Kleinunternehmer angemeldet. Die Anmeldung zur Kleinunternehmerregelung funktioniert für alle Rechtsformen gleich.

 

Kleinunternehmerregelung nutzen: Bis zu welchem Gewinn und welchem Umsatz?

Zusammengefasst dürfen folgende Umsatzgrenzen nicht überschritten werden:

  • Für Gründer: Im Jahr der Antragsstellung darf der voraussichtliche Gesamtumsatz 17.500 Euro nicht überschreiten.
  • Im Folgejahr darf ein Umsatz von maximal 50.000 Euro erwirtschaftet werden.
  • Für bereits Selbständige: Im Vorjahr der Antragstellung darf der Gesamtumsatz 17.500 Euro nicht überschreiten (Ist-Umsatz); im laufenden Jahr dürfen 50.000 Euro Umsatz nicht überschritten werden (Plan-Umsatz).

Beachten Sie: Wenn Sie Ihre Tätigkeit nicht im Januar aufgenommen haben, muss der voraussichtliche Umsatz auf zwölf Monate hochgerechnet werden. Und wenn Sie im laufenden Jahr über Ihren erlaubten Umsatz als Kleinunternehmer liegen (17.500 Euro oder 50.000), gilt ab dem 01. Januar des kommenden Jahres die Regelbesteuerung. Folgende Tabelle veranschaulicht, wie die Kleinunternehmerregelung wirkt und bei welchen Umsätzen Sie diese nutzen bzw. nicht nutzen können:

 

Jahr Plan-Umsatz < 50.000 Euro Ist-Umsatz < 17.500 Kleinunternehmer?
2014 10.000 € 7.500 € ja
2015 20.000 € 25.000 € ja
2016 12.000 € 14.400 € nein
2017 25.000 € 40.000 € ja
2018 10.000 € 15.500 € nein
2019 14.000 € 10.000 € nein (!)

Erläuterungen:

  • 2014: Der Plan-Umsatz im ersten Geschäftsjahr lag unter 17.500 Euro, deshalb waren die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung im Jahr der Gründung erfüllt.
  • 2015: Da der Ist-Umsatz in 2014 unter 17.500 Euro und der Plan-Umsatz unter 50.000 Euro lagen, bleibt der Kleinunternehmerstatus 2015 bestehen.
  • 2016: Durch den Ist-Umsatz über 17.500 Euro von 2015 unterliegt der Unternehmer 2016 der Regelbesteuerung.
  • 2017: Der Ist-Umsatz von 2016 lag zzgl. Umsatzsteuer (19 %) wieder unter der Kleinunternehmergrenze. Daher ist 2017 die Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung zulässig.
  • 2018: Der hohe Ist-Umsatz aus 2017 führt zur Regelbesteuerung in 2018.
  • 2019: Zwar liegt der Ist-Umsatz unter 17.500, allerdings muss beim Übergang von Regelbesteuerung zum Kleinunternehmerstatus der Umsatzsteueranteil berücksichtigt werden. Somit werden aus den erwirtschafteten 15.500 Euro 18.445 Euro (15.500 + 2.945 Euro aus 19% USt). Daher kann die Kleinunternehmerregelung 2019 nicht genutzt werden.

 

Ab wann muss ich Umsatzsteuer ausweisen?

Sobald Sie den Umsatz und Gewinn im Vorjahr überschreiten (s. Tabelle), können Sie die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr nicht mehr nutzen. Sie werden fortan steuerlich wie ein Unternehmer behandelt und müssen Umsatzsteuer auf Ihre Produkte bzw. Leistungen ausweisen.

Wann bin ich umsatzsteuervorabzugsberechtigt?

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nicht länger für sich nutzen und somit auch Umsatzsteuer ausführen, sind Sie auch berechtigt, einen Vorsteuerabzug zu erheben. Solange Sie die Kleinunternehmerregelung beanspruchen, führen Sie keine Umsatzsteuer aus und sind demzufolge auch nicht umsatzsteuervorabzugsberechtigt.

Kleinunternehmerregelung: Wie viele Mitarbeiter darf ich beschäftigen?

Auch als Kleinunternehmer steht es Ihnen frei, Mitarbeiter einzustellen. Beachten Sie jedoch, dass es schwer fallen kann, die Kosten für einen Mitarbeiter aufzuwenden bei den Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer. Jedem Mitarbeiter muss nämlich nicht nur der Mindestlohn gewährt werden, sondern auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sowie Urlaubstage. Es gilt, gut zu berechnen, ob Sie die Kosten aufbringen können, bevor Sie als Kleinunternehmer jemanden einstellen. Wenn Ihr Umsatz nämlich auffallend niedrig ist, könnte das Finanzamt Ihnen Liebhaberei (Tätigkeit ohne Gewinnabzielungsabsicht) unterstellen, und dann wird es schwer, überhaupt noch steuerliche Vorteile zu erhalten.

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Welche Vorteile erhalten Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer erhalten größtenteils eine Erleichterung bei der Umsatzsteuer-Verwaltung. Sofern Sie nicht im Handelsregister eingetragen sind, dürfen Kleinunternehmer auch Gebrauch von der vereinfachten Buchführung, der EÜR, machen. Kleinunternehmer profitieren auch davon, dass sie nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterscheiden müssen. Durch die Kleinunternehmerregelung entfallen viele Bürokratiearbeiten der Umsatzsteuer-Regelbesteuerung; lediglich die jährliche Umsatzsteuererklärung muss von Kleinunternehmern erledigt werden. Trotzdem sollten Sie die vereinfachte Buchführung nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann auch Kleinunternehmer jederzeit treffen.

Folgende Arbeiten entfallen:

  • Ermittlung des zur Lieferung passenden Umsatzsteuersatzes (je nach Produkt/Dienstleistung 0%, 7% oder 19%)
  • Rechnungsstellung an Kunden inkl. passendem Steuersatz sowie Umsatzsteuerbetrag
  • Entgegennahme der in Rechnung gestellten Umsatzsteuer
  • Berechnung des Vorsteueranteils mit Kassenbons, Eingangsrechnungen und Einkaufs-Quittungen
  • Beachtung der Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG) mögliche Gefährdung des Vorsteuerabzugs der Kunden
  • Monatliches Versenden einer elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt (Ermittlung der
  • Zahllast: Umsatzsteuereinnamen minus bereits gezahlter Vorsteuer)
  • Überweisung der aus der Umsatzsteuervoranmeldung errechneten Zahllast ans Finanzamt
  • Überweisung der nach der Jahres-Umsatzsteuererklärung ggf. verbleibenden Zahllast

Übrig bleibt:

  • Die Jahres-Umsatzsteuererklärung. Hierbei genügt es, die steuerpflichtigen Umsätze der letzten beiden Jahre anzugeben.

 

Beispiel: Sie haben sich zu Beginn des Jahres selbständig gemacht. Ihre Investitionen im ersten Jahr betragen 15.000 Euro brutto. Die Rechnung mit und ohne Nutzung der Kleinunternehmerregelung würde also wie folgt aussehen:

Kleinunternehmerregelung ohne Kleinunternehmerregelung
Umsatzsteuer (15.000 Euro x 19%) 0 € 2.850 €
abzüglich Vorsteuerwerstattung 0 € – 950 €
Umsatzsteuer-Zahllast 0 € 1.900 €

Dies ist ein Beispiel dafür, dass sich in manchen Fällen die Beantragung der Kleinunternehmerregelung durchaus lohnen kann; durch den formlosen Antrag hätten Sie in diesem Fall 1.900 Euro gespart.

Weiteres Beispiel: Kleinunternehmer A verkauft seine selbst hergestellten Tische an Privatpersonen für 119 Euro inkl. 19 Prozent Umsatzsteuer. Der Materialaufwand beträgt 50 Euro. Sein umsatzsteuerpflichtiger Kollege B verkauft auch Tische für den gleichen Preis und mit dem gleichen Materialaufwand:

  • A verdient unterm Strich 69 Euro.
  • B bleiben nur 50 Euro, da von den Einnahmen 19 Euro (= 19 %) Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden müssen.
  • A verdient dank der Kleinunternehmerregelung 19 Euro mehr an dem Tisch als B.

Der Kleinunternehmerstatus ist durch den Wegfall vieler Umsatzsteuer-Regelungen komfortabel. Auch kann er durch den Wegfall der Umsatzsteuer Privatkunden seine Waren billiger anbieten. Allerdings sollten Sie bedenken, dass es auch Nachteile als Kleinunternehmer gibt.

 

Welche Nachteile ergeben sich aus der Kleinunternehmerregelung?

Aus der Kleinunternehmerregelung ergeben sich durchaus viele Vorteile, aber Sie sollten  auch die Nachteile im Blick behalten. So kann der Kleinunternehmer zwar von den zahlreichen Erleichterungen profitieren, darf aber auch keine Vorsteuer von der Umsatzsteuer abziehen, da diese erst gar nicht erhoben wird. Im Endeffekt kauft der Kleinunternehmer so teurer ein als ein anderer Unternehmer. Zusätzlich entsteht ein Wettbewerbsnachteil für Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind: Ihre Kunden können keine Vorsteuer aus Ihrer Rechnung geltend machen, da keine angegeben wird. Im Endeffekt kaufen Ihre Kunden dann lieber bei einem anderen Unternehmen ein.

Stellen Sie vor Beantragung der Kleinunternehmerregelung unbedingt eine Vergleichsrechnung an: Wenn Ihre Vorsteuererstattung größer ausfallen wird als die Umsatzsteuer, sollten Sie die Kleinunternehmerregelung nicht beantragen. Dies ist häufig der Fall, wenn Sie als Gründer größere Investitionen tätigen, gerade zu Beginn Ihrer Tätigkeit.

Beispiel: A hat für sein Büro ein Regal gekauft. Die Rechnung beträgt 100 Euro zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer. Also bezahlt er für das Regal 119 Euro. Da A Kleinunternehmer ist, kann er aufgrund der fehlenden Umsatzsteuervoranmeldung nicht die bezahlten 19 Euro Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet bekommen.

Außerdem kann die Umsatzsteuer auch rückwirkend erhoben werden, wenn der Jahresumsatz deutlich über der Umsatzgrenze liegt. In einem solchen Fall wird die Kleinunternehmerregelung ungültig, sodass in den Folgejahren die Regelbesteuerung angewendet wird. So müssen Sie regulär die Umsatzsteuer abführen.

Des Weiteren sollten Sie auch beachten, dass Sie in Ihren Rechnungen auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen müssen (siehe unten). Kunden und Geschäftspartner müssen darüber informiert sein, dass Sie Gebrauch von den Steuervorteilen machen. Ein solcher Hinweis kann mögliche Kunden oder Geschäftspartner abschrecken; eventuell erscheinen Sie sogar weniger professionell als ein Unternehmer, der auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung verzichtet. Die Kleinunternehmerregelung erweckt (zu Recht) den Eindruck, es handele sich um einen kleinen Betrieb. Folgende kurze Angabe muss in Ihren Rechnungen enthalten sein:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Alternativ können Sie auch abgewandelte Formulierungen nutzen; die Nennung des § 19 UStG muss aber in dieser unmissverständlich vorkommen. Mögliche alternative Formulierungen sind:

  • „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
  • „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  • „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Für Unternehmer, deren Tätigkeit einen hohen Wareneinsatz fordert, kann die Kleinunternehmerregelung sich schnell zum Nachteil entwickeln: Sind Sie beispielsweise Einzelhändler, kaufen Sie regelmäßig Waren ein, dürfen jedoch die auf der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückfordern. In diesem Fall kann sich die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung durchaus schwierig gestalten.

Weiterhin sollten Sie auch langfristig planen: Mit der Kleinunternehmerregelung lassen sich zu Beginn der Selbständigkeit Steuern sparen, doch auf lange Sicht – besonders wenn Ihr Unternehmen wachsen soll – ist diese Regelung wenig vorteilhaft für Sie und Ihr Business.

 

Steuersatz für Kleinunternehmer: Wie viele Steuern zahle ich mit der Kleinunternehmerregelung?

Da die Kleinunternehmerregelung sich nicht auf die Gewinnermittlung oder andere Steuerarten auswirkt, zahlen Sie als Kleinunternehmer grundsätzlich dieselben Steuern wie alle anderen gewerblichen Unternehmer und Selbständige. Der Steuersatz für Kleinunternehmer unterscheidet sich nur bzgl. der Gewerbesteuer:

  • Einkommensteuer: Auch Kleinunternehmer müssen ihren Gewinn besteuern. Die Einkommensteuer wird auf den Gewinn (Einnahmen – Ausgaben) angesetzt. Weiterhin gilt der Grundfreibetrag von 9.000 Euro für Alleinstehende und 18.000,00 Euro für Verheiratete und Menschen in eingetragener Lebenspartnerschaft (Stand: 2018).
  • Gewerbesteuer: Personengesellschaften und Einzelunternehmer haben Anspruch auf einen Steuerfreibetrag von 24.500 Euro. Da die Kleinunternehmerregelung bis zu einem Umsatz von maximal 17.500 Euro gilt, brauchen Sie sich keine Sorgen um die Gewerbesteuer machen.
  • Umsatzsteuer: Da Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuereinnahmen haben, sind Sie nicht verpflichtet, monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Trotzdem verlangen viele Finanzämter eine jährliche Umsatzsteuererklärung. Als Kleinunternehmer haben Sie hier den Vorteil, dass Sie nur angeben müssen, keine Umsatzsteuer eingenommen zu haben.

 

Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer

Beachten Sie, dass Sie in Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer anführen dürfen, die Rechnung aber dennoch nach umsatzsteuerlichen Vorschriften erstellt werden muss: Sie dürfen in Ihren Ausgangsrechnungen (die Rechnungen, die nach dem Kauf an Ihre Kunden gesendet werden) nur den Bruttopreis des Produkts bzw. der Dienstleistung ohne Umatzsteuersätze oder Umsatzsteuer anführen. Durch diese Preisauflistung wird verhindert, dass ein vorsteuerabzugsberechtigter Empfänger der Rechnung Vorsteuer aus Ihrer Rechnung ziehen kann.

Folgende Pflichtangaben müssen auf Ihrer Rechnung zu finden sein:

  • Ihren Namen und Ihre Anschrift
  • (Finanzamt-)Steuernummer
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Leistungs- bzw. Lieferdatum (dies kann durch den Hinweis ersetzt werden, dass Rechnungsdatum und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind)
  • Art und Menge des Produkts bzw. der Leistung (handelsübliche Bezeichnung)
  • Preis (ohne Umsatzsteuer)
  • Hinweis, dass gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer erhoben wurde

Weiterhin sollten Sie ebenfalls daran denken, dass Sie auch als Kleinunternehmer gemäß § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG dazu verpflichtet sind, Rechnungen innerhalb von sechs Monaten auszustellen, sollten Sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbringen.

 

Kleinunternehmer: Weitere Besonderheiten

Aufzeichnung der Einnahmen

Auch Kleinunternehmer müssen ihre Einnahmen aufzeichnen. Laut § 65 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) werden dabei folgende Daten dokumentiert:

  • Werte der erhaltenen Gegenleistungen für die von ihnen ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen
  • Sonstige Leistungen im Sinne des § 3 Abs. 9a Nr. 2 UStG

Beachten Sie bei Ihren Aufzeichnungen, ebenso wie bei allen anderen geschäftlichen Dokumenten, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. In diesem Fall liegt die Aufbewahrungsfrist bei zehn Jahren. Die Frist beginnt zum Ende des Jahres der Rechnungserstellung.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Wenn Sie den Gewinn ermitteln, müssen Sie Ihre Betriebsausgaben grundsätzlich mit ihren Bruttopreisen (inkl. Mehrwertsteuer) berücksichtigen. Dabei gilt es, die Nettowertgrenze von 800 Euro (Stand: 2018) zu beachten. Das bedeutet, dass Sie Anschaffungen im Wert bis zu 952 Euro (800 Euro + 19 % Mehrwertsteuer) bereits im ersten Jahr steuerlich geltend machen können. Diese Anschaffungen gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter.

Private Umsatzanteile

In der Regel werden private Anteile (z. B. private Nutzung des Geschäftstelefons oder Firmenwagens) bei der Ermittlung des Jahresumsatzes nicht berücksichtigt. Wenn Sie jedoch im Vorjahr der Regelbesteuerung unterlagen und die Vorsteuer bei der Anschaffung des jeweiligen Wirtschaftsguts geltend gemacht haben, müssen Sie die privaten Anteile berücksichtigen. Besprechen Sie das genaue Vorgehen unbedingt mit Ihrem Steuerberater.

Wechsel zur Regelbesteuerung und Lagerbestände

Sollten Sie zur Regelbesteuerung wechseln und noch Lagerbestände aus Ihrer Zeit als Kleinunternehmer übrig haben, müssen Sie grundsätzlich nachträglich die Vorsteuer geltend machen (§ 15a Abs. 2 UStG). Dies gilt jedoch nur dann, wenn der Vorsteueranteil eines einzelnen Wirtschaftsgutes 1.000 Euro überschreitet (§ 44 Abs. 1 UStDV). Auch hier klären Sie die Details am besten mit Ihrem Steuerberater ab.

 

Kleinunternehmerregelung aufheben

Sowohl die freie als auch die unfreiwillige Aufhebung der Kleinunternehmerregelung ist möglich. Zur unfreiwilligen Aufhebung führt ein überschrittener Ist-Umsatz. Jedoch kann ein Kleinunternehmer auch freiwillig den Kleinunternehmerstatus aufheben. Dieser Wechsel von Kleinunternehmerregelung zu Regelbesteuerung ist zu jedem Jahreswechsel möglich. An diese Entscheidung sind Sie die nächsten fünf Jahre allerdings gebunden. Folgende Maßnahmen müssen ergriffen werden, um den Wechsel korrekt zu vollziehen:

  • Das Finanzamt sollte mit einem kurzen Schreiben über den Wechsel informiert werden.
  • Evtl. muss rechtzeitig zum Wechsel die USt.-IdNr. beantragt werden. Diese benötigen Sie, wenn Sie aus dem EU-Ausland Waren erhalten oder diese liefern bzw. generell Geschäfte mit Unternehmen im Ausland betreiben.
  • Die wichtigsten Kunden sollten über den Wechsel informiert werden.

Sofern Aufträge und Rechnungen in der Nähe des Wechseltermins auftreten, ist zu beachten, dass hier der Zeitpunkt ausschlaggebend ist, an dem die Leistung erbracht bzw. die Ware geliefert wurde. Liegt dieser Zeitpunkt hinter dem Wechseldatum, ist zur Rechnungsposition die Umsatzsteuer hinzuzufügen, andernfalls nicht.

Beispiel bei einem Wechsel der Besteuerung 2018/2019: Eine Ware oder Dienstleistung wird noch in 2018 geliefert bzw. erbracht, die Rechnung in 2018 oder 2019 geschrieben, die Zahlung erfolgt aber erst in 2019. Die Rechnung darf in diesem Fall keine Umsatzsteuer enthalten/ausweisen, weil die Ware/Dienstleistung in 2018 geliefert/erbracht wurde, als der Unternehmer noch die Kleinunternehmer-Regelung nutzte.

Sie brauchen weitere Informationen zur Kleinunternehmerregelung? Wir helfen gerne! Nehmen Sie einfach ein unverbindliches Orientierungsgespräch in Anspruch.

Was ist der Unterschied zum Kleingewerbe?

Obwohl die Begriffe oft gleichgesetzt werden, gibt es eine klare Abgrenzung vom Kleinunternehmer zum Kleingewerbe:

  • Kleinunternehmer können Gewerbetreibende, kaufmännische Betriebe oder aber auch Freiberufler sein. Voraussetzung ist die o.g. Umsatzgrenze. Rechtsgrundlage ist hier das UStG (Umsatzsteuergesetz).
  • Als Kleingewerbe werden ausschließlich Gewerbebetriebe bezeichnet, bei denen nach § 1 Abs. 2 HGB “das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert”. Rechtsgrundlage hier ist das BGB.

Hieraus folgt: Alle Kleinunternehmer sind Kleingewerbetreibende (außer Freiberufler), aber nicht alle Kleingewerbetreibenden sind Kleinunternehmer.

 

Fazit: Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für mich?

Die Kleinunternehmerregelung hat ihre Vor- und Nachteile. Ob Sie als Unternehmer von Erleichterungen bei der Umsatzsteuer profitieren wollen und dafür den Nachteil des nicht vorhandenen Vorsteuerabzugs in Kauf nehmen, steht Ihnen frei. Bedenken Sie, dass Sie bei der Nichtnutzung des Kleinunternehmerregelung fünf Jahre lang an Ihre Entscheidung – und an den Regelsteuersatz gebunden sind. Die Folgende Tabelle fasst noch einmal zusammen, für wen sich die Kleinunternehmerregelung lohnen kann:

Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für…? Grund
Hauptberuflich Selbständige Nein Langfristig werden höhere Einnahmen angestrebt; bei höheren Investitionen ist die Kleinunternehmerregelung nachteilig
Nebenberuflich Gewerbetreibende oder Selbständige im B2B-Bereich Nein Verzicht auf den Vorsteuerabzug; kein gutes Image bei den Kunden
Nebenberuflich Gewerbetreibende und Selbständige im Privatkundengeschäft Ja Vorteilhaft bei geringen Investitionskosten; niedrigere Endkundenpreise möglich

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