Der Notartermin für die Gründung: Das müssen Gründer wissen

aktualisiert am 27. August 2019 14 Minuten zu lesen
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Jeder, der in Deutschland eine Kapitalgesellschaft oder eine Personenhandelsgesellschaft gründen will, muss früher oder später einen Notar aufsuchen. Der beste Zeitpunkt für den Notartermin ist in der Regel nachdem Ihr gewünschter Firmennamen von der IHK geprüft und bewilligt wurde. Wie ein Termin beim Notar abläuft, wer unbedingt daran teilnehmen muss und worauf Sie achten müssen erfahren Sie in diesem Ratgeberartikel.

  1. Die 10 Stationen Ihrer Gründung: Checkliste

    1. Geschäftsidee entwickeln
    2. Beratung und Vorbereitung
    3. Rechtsform auswählen
    4. Namensprüfung durch IHK
    5. Beurkundung beim Notar      <<      Sie befinden sich hier!
    6. Eröffnung des Geschäftskontos
    7. Handelsregistereintragung
    8. Gewerbeanmeldung
    9. Anmeldung beim Finanzamt
    10. Erste Schritte als Unternehmer

Termin beim Notar: Warum ist er wichtig?

Wer vorhat, eine Gesellschaft zu gründen, die zu einem Eintrag ins Handelsregister verpflichtet ist, muss seine Gründungsurkunde sowie den Gesellschaftsvertrag von einem Notar beglaubigen lassen. Weiterhin übernimmt der Notar die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister. Ohne einen Notartermin ist die Gründung somit nicht möglich!

Zum Handelsregistereintrag sind alle Kapitalgesellschaften verpflichtet sowie Offene Handelsgesellschaften (OHG) und Einzelunternehmen, die gemäß dem HGB im Sinne eines Kaufmanns tätig sind.

 

Wie läuft der Notartermin für die Gründung ab?

Beim Notartermin müssen alle Geschäftsführer anwesend sein. Gesellschafter jedoch müssen nicht selbst vor Ort sein, sondern können sich durch die Geschäftsführer vertreten lassen. Der Geschäftsführer benötigt eine notariell beglaubigte Vollmacht des entsprechenden Gesellschafters, die ihn zur Vertretung berechtigt.
Sind die Deutschkenntnisse der Gründerin oder des Gründers unzureichend, muss außerdem ein Dolmetscher beim Notartermin mit anwesend sein.

Der Termin beim Notar läuft wie folgt ab:

  1. Der Notar oder die Notarin sichtet alle Dokumente und prüft ihre Vollständigkeit und Gültigkeit.
    1. Ausweise der Anwesenden
    2. ggf. Vollmachten und Überbeglaubigungen
    3. Musterprotokoll oder Satzung
    4. Gesellschafterliste (nur in Verbindung mit einer Satzung nötig)
  2. Der Notar liest die Gründungsunterlagen (Musterprotokoll oder individuelle Satzung) vor.
  3. Der Notar und die Geschäftsführer unterschreiben die Handelsregisteranmeldung.
  4. Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag (inklusive Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste) oder das Musterprotokoll und die Anmeldung zum Handelsregister.

 

Wie lange dauert der Notartermin für die Gründung?

Wenn Sie vorhaben, Ihr Unternehmen mit einem Musterprotokoll zu gründen, müssen Sie etwa eine halbe Stunde für den Termin einplanen. Bei einer Gründung mit Satzung dauert der Termin etwa eine Stunde, weil mehrere Dokumente beurkundet werden müssen.

 

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Welche Unterlagen benötigt der Notar vom Gründer?

Der oder die Gründer müssen zum Notartermin lediglich ihre gültigen Ausweispapiere (Personalausweis oder Reisepass) mitbringen. Die individuelle Satzung beziehungsweise das Musterprotokoll müssen dem Notar bereits vor dem Termin vorliegen.

Abwesende Gesellschafter können sich vertreten lassen. Dazu muss dem Notar eine notariell beglaubigte Vollmacht vorliegen!

Wenn es sich um eine Gründung aus dem Ausland handelt, müssen die Gründungsdokumente überbeglaubigt sein. In solchen Fall muss die Überbeglaubigung in Form einer Apostille beziehungsweise Legalisation für das übersetzte Dokument vorliegen. Dies beinhaltet beispielsweise die Satzung und Vertretungvollmachten, die im Original in einer anderen Sprache verfasst wurde. Falls ein ausländische Firma Gesellschafterin des neuen Unternehmens werden soll, muss der ausländische Handelsregisterauszug ebenfalls überbeglaubigt werden.

 

Was enthält die Versicherung des Geschäftsführers?

Nach den Vorgaben des GmbH-Gesetzes versichert der oder die Geschäftsführer der neuen Gesellschaft, dass keine Umstände vorliegen, die sie oder ihn vom Amt der Geschäftsführung ausschließen (§ 6 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 und 3, S. 3 GmbHG). Konkret sind damit folgende Umstände gemeint:

Geschäftsführer versichern, dass sie innerhalb der letzten fünf Jahre weder im Inland noch im Ausland rechtskräftig verurteilt wurden wegen einer oder mehrerer der folgenden Straftaten:

  • Insolvenzverschleppung
  • Insolvenzstraftaten (gemäß §§ 238 – 238 d StGB)
  • Tätigung falscher Angaben (gemäß § 82 GmbHG oder § 399 AKtG)
  • Unrichtige Darstellung (gemäß § 400 AktG, § 331 HGB, § 313 UmwG oder § 17 PublG)
  • Betrugsdelikte, Untreue und Veruntreuung aufgeführt in §§ 263 – 264 a und §§ 265 b – 266 a StGB, die zur Verhängung einer Freiheitsstrafe von mindestens einem Jahr führten

Weiterhin versichern die Geschäftsführer durch ihre Unterschrift, dass

  • kein anderweitiges Urteil oder eine behördliche Entscheidung vorliegt, die die Ausübung des Berufes, Berufszweiges oder Gewerbes – und somit die Tätigkeit innerhalb des Unternehmensgegenstandes verbietet.
  • er oder sie nicht aufgrund einer behördlichen Anordnung in einer Anstalt verwahrt wurde innerhalb der vergangenen fünf Jahre, sodass die Frist für das Inkrafttreten eines rechtskräftigen Urteils verzögert wurde.
  • der Notar oder die Notarin die Geschäftsführer über die unbeschränkte Auskunftspflicht gegenüber dem Gericht gemäß § 53 Abs. 2 des Bundeszentralregistergesetzes aufgeklärt hat.
  • er oder sie keinem Einwilligungsvorbehalt nach § 1903 des Bürgerlichen Gesetzbuches unterliegt.

 

Was kann beim Notartermin schieflaufen?

Wenn Sie die erforderlichen Dokumente zum Notartermin mitbringen und alle Personen vor Ort sind, deren Anwesenheit zwingend erforderlich ist, kann beim Ihrem Termin normalerweise nichts schiefgehen. In der Regel lehnt ein Notar die Beurkundung der Gründungsdokumente nur ab, wenn einer der folgenden Sachverhalte gegeben ist:

  • Ausweisdokumente (Reisepass oder Personalausweis) sind abgelaufen oder ungültig
  • Notwendige Unterlagen sind nicht vollständig (z. B. fehlende Vollmachten oder Apostille)
  • Einer der Geschäftsführer ist nicht anwesend
  • Notar lehnt Beglaubigung der Dokumente ab, weil einer der Gründer nicht ausreichend deutsch spricht und kein Dolmetscher anwesend ist
  • Der Firmenname/Unternehmensgegenstand hat keine Aussicht auf Eintragung ins Handelsregister (weil beispielsweise ein vorheriger IHK-Check nicht durchgeführt wurde)
  • Die Satzung ist nicht rechtskonform, weil sie zum Beispiel ohne anwaltliche Beratung erstellt oder kurzfristig verändert wurde
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Termin beim Notar vereinbaren: Mit welcher Wartezeit muss ich rechnen?

Wie lange Sie auf einen Notartermin warten müssen, lässt sich leider nicht pauschal bestimmen. Die Terminverfügbarkeit hängt von vielen unterschiedlichen Faktoren ab, wie der Region, in der sich das Notariat befindet und deren jeweilige Auslastung. Im Normalfall erhalten Sie jedoch einen Notartermin innerhalb einiger Tage.

 

In welcher Stadt kann ich einen Notartermin vereinbaren?

In welcher Stadt Sie den Notartermin vereinbaren, bleibt Ihnen selbst überlassen. Sind die Notare in Ihrer Region stark ausgelastet, kann es unter Umständen sinnvoll sein, einen Notar in einer anderen Region aufzusuchen, damit sich die Beurkundung Ihrer Gründungsdokumente nicht unnötig verzögert. Weitere Gründe, die Ihre Gründungsphase verlängern, können Sie hier nachlesen.

 

Welche Kosten entstehen dem Gründer durch einen Notartermin?

Wie hoch die Kosten für den Notartermin ausfallen, hängt zum einen von der Gesellschaftsform, der Höhe des Stammkapitals, der Verwendung eines Musterprotokolls oder einer individuellen Satzung und einigen weiteren Faktoren ab. Durch einige einfache Kniffe können Sie zudem Notargebühren einsparen, zum Beispiel indem Sie die Gesellschafterliste selbst erstellen.

Die Notarkosten bei einer UG (haftungsbeschränkt) unterscheiden sich beispielsweise von den Notarkosten, die bei einer GmbH-Gründung auf Sie zukommen.

 

Wie bezahle ich die Notargebühren?

Die Kosten, die beim Notartermin anfallen, müssen Sie je nach Vorgaben des Notariats entweder direkt vor Ort in bar begleichen oder Sie erhalten eine schriftliche Rechnung per Post. Erkundigen Sie sich im Vorfeld, wie Ihr zuständiger Notar die Bezahlung handhabt, damit Sie gegebenenfalls genügend Bargeld zum Termin mitbringen.

 

Der geplante Notartermin zur Gründung konnte nicht wahrgenommen werden. Was nun?

Es kann immer einmal vorkommen, dass ein Termin nicht wahrgenommen werden kann. Wissen Sie bereits im Voraus, dass Sie den Notartermin nicht einhalten können, sollten Sie diesen so früh wie möglich absagen und einen neuen Termin vereinbaren. So fallen auch keine zusätzlichen Kosten für Sie an.

Wenn der Gründer sich kurzfristig gegen die geplante Gründung entscheidet, die Gründungsunterlagen jedoch bereits erstellt wurden, muss der Gründer die Kosten für die Erstellung der Dokumente tragen.

Was passiert nach dem Notartermin?

Nachdem Sie beim Notar waren und alle Gründungsunterlagen unterschrieben haben, ist der nächste Schritt die Eröffnung eines Geschäftskontos und die Einzahlung der Stammeinlage. Die Bank stellt Ihnen anschließend einen Beleg über die geleistete Stammeinlage aus. Haben Sie das Konto eröffnet und die Stammeinlagen geleistet, müssen Sie den Einzahlungsbeleg Ihrem Notar vorlegen. Diesen können Sie entweder persönlich beim Notar vorlegen oder digital an ihn übersenden. Der Notar kümmert sich anschließend um die Anmeldung Ihres Unternehmens zum Handelsregister und zum Finanzamt.

Achtung: Ohne den Beleg der Bank wird Ihre Gesellschaft gar nicht erst in das Handelsregister eingetragen und alle Gesellschafter haften weiterhin persönlich für das neue Unternehmen. Übermitteln Sie deshalb den Beleg so schnell wie möglich an Ihr Notariat!

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Was müssen Gründern aus dem Ausland beim Notartermin beachten?

Für den Notartermin müssen alle Geschäftsführer anwesend sein. Die Gesellschafter können sich hingegen durch die Geschäftsführer vertreten lassen. Hinzu kommt, dass alle ausländischen Dokumente beziehungsweise die entsprechende Übersetzung der Dokumente durch eine Apostille oder durch eine Legalisation beglaubigt werden müssen. Verfügen die Gründer nicht über ausreichend gute Deutschkenntnisse, muss ein Dolmetscher beim Notartermin vor Ort sein.

Beachten Sie außerdem, dass es für ausländische Gründer unter Umständen schwierig sein kann, ein Geschäftskonto in Deutschland zu eröffnen. In vielen Fällen verlangt die Bank außerdem, dass alle Gesellschafter und Geschäftsführer zur Eröffnung des Geschäftskontos erscheinen. Informieren Sie sich im Vorfeld darüber, ob und unter welchen Voraussetzungen Ihr geplantes Unternehmen ein Firmenkonto in Deutschland eröffnen kann.

Notartermin vereinbart? Dann fahren Sie fort mit dem nächsten Punkt auf Ihrer Gründungs-Checkliste!

 

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