Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Alle Infos

aktualisiert am 28. Oktober 2019 13 Minuten zu lesen

Um ein Unternehmen steuerlich einzuordnen, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung genau ausfüllen. Der beste Zeitpunkt hierfür ist in der Regel nachdem Sie Ihr Unternehmen beim Gewerbeamt angemeldet haben. Hier finden Sie erste Hinweise und Tipps, was beim Ausfüllen des Erfassungsbogens zu beachten ist.

  1. Die 10 Stationen Ihrer Gründung: Checkliste

    1. Geschäftsidee entwickeln
    2. Beratung und Vorbereitung
    3. Rechtsform auswählen
    4. Namensprüfung durch IHK
    5. Beurkundung beim Notar
    6. Eröffnung des Geschäftskontos
    7. Handelsregistereintragung
    8. Gewerbeanmeldung
    9. Anmeldung beim Finanzamt      <<       Sie befinden sich hier!
    10. Erste Schritte als Unternehmer 

Warum den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (häufig auch als Betriebseröffnungsbogen bezeichnet) dient der Steuererfassung eines Unternehmers oder eines Unternehmens. Sobald der steuerliche Bogen ausgefüllt und an das Finanzamt gesendet wurde, kann das Finanzamt einordnen, welche Steuern für den Selbständigen ab sofort anfallen. Mit Ausfüllen dieses Bogens werden Selbständige beim Finanzamt registriert und erhalten ihre Steuernummer. Erst mit dieser Steuernummer ist es Selbständigen und Unternehmen erlaubt, Rechnungen zu schreiben.

 

Welche Daten sind im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung anzugeben?

Welche Angaben im steuerlichen Erfassungsbogen abgefragt werden, ist abhängig von der von Ihnen gewählten Rechtsform. Es gibt jeweils einen Erfassungsbogen für Personengesellschaften, Einzelunternehmen und einen für Kapitalgesellschaften.

Hier finden Sie praktische Ausfüllhilfen zu den einzelnen Formularen:

Hier finden Sie auch jeweils den Erfassungsbogen als Vordruck vom Bundesfinanzministerium. Gewerbetreibende erhalten den steuerlichen Erfassungsbogen außerdem postalisch nach der Gewerbeanmeldung zugeschickt. Freiberufler sollten sich so früh wie möglich selbst ein Formular beschaffen, um es beim zuständigen Finanzamt einzureichen.

Die drei Bögen unterscheiden sich in Umfang und Detailreichtum der Fragen. Folgende Inhalte haben sie jedoch alle gemein:

Allgemeine Angaben

In diesem Abschnitt sind Angaben zu Ihrer Person und der geplanten Tätigkeit sowie Kontodaten einzutragen. Hier können Sie zudem entscheiden, ob Sie sich für das Lastschriftverfahren anmelden möchten. Es kann sinnvoll sein, ein Lastschriftmandat an das Finanzamt zu übertragen. So laufen Sie nicht Gefahr, wichtige Fristen zur Zahlung der Steuern zu versäumen. In diesem Abschnitt Sie zudem Ihr Steuerberater einzutragen.

Angaben zur Tätigkeit

Dieser Abschnitt beschäftigt sich ausschließlich mit dem zu gründenden Unternehmen. Hier tragen Sie ggf. Ihren Firmennamen ein (sofern eine Handelsregisteranmeldung vorliegt/notwendig ist), Ihre Geschäftsadresse und ob es sich um eine Neugründung handelt oder eine Unternehmensübernahme. Im Falle einer Übernahme müssen Sie zudem Angaben zum bereits bestehenden Unternehmen machen. Weiterhin ist mitzuteilen, ob für das bestehende Unternehmen bereits ein Handelsregistereintrag vorliegt oder nicht.

Steuervorauszahlungen

Diesen Abschnitt sollten Sie besonders sorgfältig ausfüllen. Hier geht es um die Einschätzung Ihrer künftigen Gewinne und somit der Höhe der Vorauszahlungen für Gewerbe- und Körperschaftsteuer. Geben Sie Ihre Gewinneinschätzung möglichst realistisch ab, denn falls Sie sich grob verschätzen oder einen zu geringen Gewinn voraussagen, können empfindliche Nachzahlungen auf Sie zukommen. Umgekehrt erwarten Sie hohe Vorauszahlungen, die Sie in Ihrem ersten Jahr als Selbständiger unnötig finanziell belasten. Tragen Sie im steuerlichen Erfassungsbogen keine Angaben zu Ihren voraussichtlichen Umsätzen und Gewinnen ein, wartet das Finanzamt den Abschluss Ihres ersten Geschäftsjahres erst einmal ab.

Art der Gewinnermittlung

In diesem Abschnitt können Sie selbst entscheiden, wie Sie Ihre Gewinnermittlung durchführen möchten. Ihnen stehen dabei die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder die doppelte Buchführung (Bilanzierung) zur Auswahl. Die EÜR eignet sich besonders für kleinere Unternehmen sowie für Freiberufler bis zu einem Umsatz von 500.000 Euro und einem Gewinn, der geringer ist als 50.000 Euro. Die Bilanzierung ist für Kapitalgesellschaften und Unternehmer mit einem höheren Gewinn verpflichtend. Wer hier aufgrund seiner Rechtsform (Personengesellschaften und Einzelunternehmer) die freie Entscheidung hat, sollte insbesondere zu Beginn der Selbständigkeit eher die EÜR wählen, da eine Bilanz mit sehr hohem Aufwand verbunden ist. Ein späterer Wechsel zur Bilanzierung ist auch möglich.

Lohnsteuer und Umsatzsteuer, Ist- und Soll-Versteuerung

Der Abschnitt zur Lohnsteuer im Finanzamtfragebogen ist nur dann für Sie relevant, wenn Sie Angestellte bzw. lohnsteuerpflichtige Geschäftsführer beschäftigen. Auch hier müssen Sie eine Schätzung abgeben: Wie viel Lohnsteuer fällt voraussichtlich pro Monat an? Je nach Höhe der voraussichtlich anfallenden Lohnsteuer fällt die Zahlung monatlich, vierteljährlich oder jährlich an. Im Abschnitt zur Umsatzsteuer können Sie ankreuzen, ob Ihre Umsätze und Gewinne voraussichtlich eine bestimmte Höhe nicht überschreiten und Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung nutzen möchten. Unter Verwendung der Kleinunternehmerregelung müssen Sie keine Umsatzsteuer abführen. Des Weiteren können Sie angeben, ob Sie die Ist- oder Soll-Versteuerung verwenden möchten. Beide Arten der Versteuerung haben jeweils ihre Vor- und Nachteile, deshalb sollten Sie sich vor Ihrer Entscheidung umfassend informieren. Zum Schluss ist ankreuzen, ob Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhalten möchten. Die USt-IdNr. benötigen Sie für Geschäfte mit Unternehmen aus dem Ausland. Falls Sie sich nicht sicher sind, ob dies künftig relevant für Sie sein könnte, setzen Sie hier besser ein Häkchen. Die USt-IdNr. ist kostenlos, eine nachträgliche Beantragung ist allerdings kostenpflichtig.

Weitere Hinweise

Bitte beachten Sie, dass Sie je nach der gewählten Rechtsform und weiteren Modalitäten ggf. ein weiteres Formblatt benötigen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie mit mehr als drei Gesellschaftern gründen — hier müssen Sie Abschnitt 2 und 3 auf einem weiteren Einlageblatt ausfüllen.

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Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Häufige Fragen

Welches Finanzamt ist für mich zuständig?

Das Finanzamt, das für Ihre Selbständigkeit zuständig ist, ist abhängig von Ihrem Geschäftssitz. Mit der entsprechenden Postleitzahl (PLZ) können Sie ganz einfach online beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen, welches Finanzamt für Sie zuständig ist.

Kann ich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auch selbst ausfüllen und an das Finanzamt senden?

Sie können den Fragebogen auch selbst ausfüllen, ein Steuerberater ist hier nicht zwingend erforderlich. Um eine fehlerhafte Erfassung zu vermeiden und sich vor Unannehmlichkeiten zu bewahren, ist professionelle Unterstützung seitens eines Steuerberaters oder anderen fachkundigen Personen grundsätzlich zu empfehlen. Als Alternative zum händischen Ausfüllen steht der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auch online im Portal der Steuerverwaltung Elster (www.elster.de) zur Verfügung. Dort können Sie das Formular digital ausfüllen und auch direkt an das Finanzamt übermitteln.

Wie viel Zeit habe ich, den steuerlichen Erfassungsbogen auszufüllen?

Nach § 138 der Abgabenordnung (AO) sind Sie dazu verpflichtet, Ihr Unternehmen innerhalb von vier Wochen nach der Anmeldung beim Gewerbeamt auch beim Finanzamt anzumelden.

Wann bekomme ich meine Steuernummer?

Ihre Steuernummer erhalten Sie, wenn das Finanzamt den vollständig ausgefüllten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung geprüft hat. Generell ist dabei mit einem Zeitraum von zwei bis drei Wochen zu rechnen.

Was ist eine Organgesellschaft?

Sind mehrere Unternehmen miteinander verbunden, etwa in einem Konzern, bezeichnet man die steuerliche Zusammenfassung dieser Unternehmen als Organschaft oder als Gruppenbesteuerung. Hierbei wird ein Unternehmen (die Organgesellschaft) so in ein anderes (den Organträger) integriert, dass beide steuerlich als einheitliches Ganzes betrachtet werden.

Was sind ermäßigte Steuersätze?

Grundsätzlich gilt in Deutschland ein Regelsteuersatz von 19 %. Für einige Produkte fällt jedoch ein geringerer, sogenannter ermäßigter Steuersatz von 7 % an — zum Beispiel bei Lebensmitteln, Wasser oder Büchern. Dies ist für alle Unternehmen relevant, da sie Rechnungen ausstellen und darin die Mehrwertsteuer auf den Nettopreis aufgeschlagen werden muss.

Was sind Steuerbefreiungen gemäß § 4 UStG?

In § 4 des Umsatzsteuergesetzes (ZUstG) werden verschiedene Umsätze aufgelistet, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Zu den bekannteren Steuerbefreiungen nach § 4 UstG gehören die Wohnungsmiete oder auch ärztliche Leistungen. Weitere Umsatzsteuerbefreiungen sind beispielsweise:

  • Bank- und Finanzgeschäfte
  • Ausfuhrlieferungen
  • Schul- und Bildungsleistungen
  • Heilbehandlungen von Ärzten, Zahnärzten und Krankenhäusern
  • Vermietung und Verpachtung
  • Immobilienverkäufe

 

Warum will das Finanzamt einen Geschäftsführervertrag, auch wenn ich mir als geschäftsführender Gesellschafter kein Geld auszahle?

Im Abschnitt zur Lohnsteuer verlangt das Finanzamt die Angabe der Gehälter der Geschäftsführer. Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft unterliegen grundsätzlich der Lohnsteuerpflicht – unabhängig davon, ob sie Fremdgeschäftsführer oder geschäftsführende Gesellschafter sind. Um die vorgeschriebenen Auszahlungen an die Geschäftsführer und die anfallende Lohnsteuer genau ermitteln zu können, ist dem Amt der Anstellungsvertrag bzw. Dienstvertrag von jedem Geschäftsführer vorzulegen.

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Was ist ein Empfangsbevollmächtigter?

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung können Sie unter dem Punkt “Empfangsbevollmächtigter” eine Person angeben, über welche die komplette Kommunikation mit dem Finanzamt laufen soll. Im Idealfall tragen Sie hier Ihren Steuerberater ein. In diesem Fall müssen Sie dem ausgefüllten Fragebogen eine Empfangsvollmacht beilegen. Falls Sie (noch) keinen Steuerberater haben, können Sie die Felder auch leer lassen oder durchstreichen.

Sobald das Finanzamt Ihr Unternehmen steuerlich erfasst hat, erhalten Sie die Steuernummer, die Sie vor allem zur Ausstellung von Rechnungen benötigen. Dann können Sie endlich mit dem Geschäfstsbetrieb loslegen. Nun werden anderen Themen wie Buchhaltung, Versicherungen, Marken- und Patentanmeldung oder Akquisetätigkeiten für Sie interessant. Lesen Sie in diesem Artikel, an welche ersten Schritte Sie als Unternehmer denken müssen.

Sie haben Ihren Finanzamfragebogen fertig ausgefüllt? Dann bleibt nur noch die letzte Station Ihrer Gründung!

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