Datenschutz

§ 1 Geltungsbereich

Die nachfolgenden Datenschutzbestimmungen gelten für die Angebote der firma.de Firmenbaukasten GmbH unter www.firma.de (nachfolgend die „Website“ genannt). Hiermit möchten wir Sie über den Umgang mit (personenbezogenen) Daten informieren, die im Rahmen der Nutzung von www.firma.de erhoben werden.

§ 2 Registrierungsdaten

Der überwiegende Teil der Website kann kostenlos und ohne irgendeine Registrierung genutzt werden. Wenn Sie Produkte auf firma.de buchen möchten, ist es erforderlich, dass Sie sich mit Ihrer Email-Adresse und weiteren je nach Dienst erforderlicher Daten (z.B. Name, Anschrift, Geschlecht, Telefon- und Faxnummer, Firma, Firmenbereich) registrieren. Diese Daten werden verarbeitet, gespeichert und genutzt, soweit dies erforderlich ist, um Ihnen die Nutzung der Dienste zu ermöglichen.

Registrierungsdaten werden von uns nur dann genutzt und/oder an Dritte weitergegeben, wenn Sie uns zuvor Ihr Einverständnis erklärt haben bzw. wenn nach den gesetzlichen Regelungen von Ihnen gegen eine derartige Verwendung kein Widerspruch eingelegt worden ist. Ohne Ihr Einverständnis ist uns eine Weitergabe nur in folgenden Fällen gestattet:

  • bei Einschaltung anderer Unternehmen, die uns bei der Auftragsabwicklung behilflich sind, zum Beispiel um Bestellungen durchzuführen, die Abrechnung zu verarbeiten, Kundendienste zu erbringen, Waren zu versenden oder sonstige für die Leistungserbringung notwendige Funktionen ausführen
  • wenn wir gesetzlich oder gerichtlich dazu verpflichtet sind, persönliche Daten zu übermitteln, werden wir Sie – sofern zulässig – unverzüglich über die Datenweitergabe informieren.

§ 3 Sicherheit

Die Website wird Ihre Daten sicher aufbewahren und daher alle Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch oder Änderungen zu schützen. Vertragspartner der Website, die Zugang zu Ihren Daten haben, um Ihnen gegenüber Serviceleistungen zu erbringen, werden vertraglich verpflichtet, diese Informationen geheimzuhalten und dürfen diese nicht zweckentfremdet verwenden. In manchen Fällen wird es erforderlich sein, dass wir Ihre Anfragen weiterreichen. Auch in diesen Fällen werden Ihre Daten vertraulich behandelt.

§ 4 Cookies

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Für die optimierte Auslieferung von Werbekampagnen im Internet sammelt Google auf dieser Seite anonymisierte Informationen und Daten über das Surfverhalten der User. Hierbei werden sogenannte Cookie-Textdateien auf Ihrem Computer gespeichert. Nach einer Algorithmus-basierten Analyse des Surfverhaltens kann Google auch auf anderen Webseiten gezielte Produktempfehlungen in Form von produktspezifischen Werbebannern aussprechen.

Die Verwendung von Cookies dient dabei einzig der Optimierung des Angebots, eine persönliche Identifikation des Users bleibt ebenso ausgeschlossen wie die Verwendung und Weitergabe der Daten an Dritte. Sollten Sie der Verwendung anonymisierter Cookie-Dateien und der entsprechenden Analyse Ihres Surfverhaltens durch Google dennoch widersprechen wollen, so haben Sie auf den folgenden Seiten hierzu die Möglichkeit: google.com/ads/preferences (Anzeigenvorgaben-Manager von Google) oder networkadvertising.org/managing/opt_out.asp (Deaktivierungsseite der Netzwerkwerbeinitiative).

Nutzer erhalten weitere Informationen, wenn sie auf die Links „Google-Anzeigen“, „Anzeigenauswahl“ oder ähnliche Links klicken, die in den Anzeigen auf den Websites im Google Display-Netzwerk angezeigt werden.

§ 5 Facebook „Gefällt mir“-, Google „+1“- und Twitter „Twittern“-Button

Die Website verwendet Plug-ins des sozialen Netzwerks Facebook. Diese werden ausschließlich von der Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA (Facebook) betrieben. Darüber hinaus setzt die Website auch den +1-Button von google.com ein, welcher von der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google“) betrieben wird. Der Button ist mit dem Zusatz / Logo „+1“ gekennzeichnet. Facebook und Google werden nachfolgend gemeinsam als „Soziale Netzwerke“ bezeichnet.

Bei Aufruf von Seiten, bei denen eines oder mehrere der vorgenannten Plug-ins integriert ist, baut der Browser eine direkte Verbindung mit den Servern der sozialen Netzwerke auf. Der Button wird von den sozialen Netzwerken direkt an den Browser übermittelt und von diesem in die Webseite eingebunden. Durch die Einbindung der Buttons erhalten die sozialen Netzwerke die Information, dass die entsprechende Seite aufgerufen wurde. Ist der Besucher zum Zeitpunkt seines Besuchs bei den sozialen Netzwerken eingeloggt, können die sozialen Netzwerke den Besuch dem Konto des Nutzers zuordnen. Wird der Button angeklickt, wird die entsprechende Information vom Browser direkt an das soziale Netzwerk übermittelt und dort gespeichert.

Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch die sozialen Netzwerke sowie die diesbezüglichen Rechte des Nutzers und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz seiner Privatsphäre können den diesbezüglichen Datenschutzhinweisen von Facebook, Google bzw. Twitter entnommen werden. Wenn Sie es vermeiden möchten, dass die sozialen Netzwerke über die besuchte Webseite Daten über Sie sammeln, müssen Sie sich vor dem Besuch dieser Webseiten bei den sozialen Netzwerken ausloggen.

§ 6 Werbung auf unseren Websites

Die Werbung auf unseren Angeboten wird durch einen beauftragten Dritten geliefert. Im Rahmen der Werbeauslieferung werden keine Informationen, wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Adresse, Emailadresse oder Telefonnummer verwendet. Während der Belieferung kann es allerdings sein, dass der Beauftragte in unserem Auftrag ein Cookie auf Ihrem Browser setzt oder verwendet (vgl. § 4 „Cookies“).

§ 7 Verbindung eines Gmail-Postfachs (Google API)

Wenn Sie in der Firma.de App Ihr Gmail-Postfach verbinden, erhalten wir über die Google API mit Ihrer Einwilligung lesenden Zugriff auf Ihr Postfach (Berechtigung „gmail.readonly“) sowie Ihre E-Mail-Adresse.

Wir verwenden diesen Zugriff ausschließlich, um eingehende Rechnungen und Belege für die Buchhaltung Ihres Unternehmens zu importieren. Dazu durchsuchen wir E-Mails mit Dokumentanhängen (PDF, Bild, XML-E-Rechnung) oder mit Bezug zu einer Rechnung im Zeitraum Ihrer Buchhaltung (höchstens 90 Tage rückwirkend), laden diese Anhänge herunter und lesen Rechnungsdaten wie Lieferant, Betrag und Datum aus, um sie mit Ihren Banktransaktionen abzugleichen. Für die Auslese setzen wir KI-Dienste als Auftragsverarbeiter ein; diese dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke oder zum Training von Modellen verwenden.

Wir senden, ändern oder löschen keine E-Mails, verwenden die Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und geben sie nicht an Dritte weiter, außer soweit dies für die beschriebene Funktion, zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten oder zum Schutz vor Missbrauch erforderlich ist. Menschen lesen die Daten nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, zur Sicherheit oder soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Den Zugangsschlüssel zu Ihrem Postfach (Refresh Token) speichern wir mit AES-256 verschlüsselt; der Schlüssel dazu liegt nur auf unseren Servern. Importierte Belege sehen nur die Mitglieder Ihres Unternehmens in der Firma.de App und von Ihnen eingeladene Steuerberater.

Wir speichern nicht Ihr Postfach, sondern nur die importierten Belege sowie die für die Zuordnung nötigen Angaben (Dateiname, Nachrichten-ID). Anhänge, die keine Belege sind, werden nicht in Ihre Buchhaltung übernommen; auf Anfrage löschen wir sie (§ 8).

Sie können die Verbindung jederzeit in der App unter Einstellungen › Postfach trennen oder in Ihrem Google-Konto unter myaccount.google.com/permissions widerrufen. Beim Trennen widerrufen wir den Zugriff bei Google und löschen den gespeicherten Zugangsschlüssel; danach findet kein Import mehr statt. Bereits importierte Belege bleiben Teil Ihrer Buchhaltung und unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Firma.de von Google APIs erhält, an andere Apps erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

English summary (Google API). When you connect your Gmail mailbox in the Firma.de App, we receive, with your consent, read-only access to your mailbox (gmail.readonly) and your email address.

Data accessed and use:we use this access only to import incoming invoices and receipts into your company's bookkeeping. We search emails with document attachments (PDF, image, XML e-invoice) or that refer to an invoice, from at most the last 90 days, download those attachments and read supplier, amount and date to match them with your bank transactions. We never send, modify or delete emails.

Sharing: the AI services that read invoice data act as our processors and may not use the data for their own purposes or to train models. We do not use Google user data for advertising, do not sell it, and do not share it with third parties except as needed for this feature, to comply with the law or to prevent abuse. Humans read the data only with your explicit consent, for security, or where the law requires it.

Protection:data is transferred only over TLS. The refresh token for your mailbox is stored encrypted with AES-256, with a key held only on our servers. Imported receipts are visible only to your company's members in the Firma.de App and to tax advisors you invite.

Retention and deletion: we do not store your mailbox, only the imported receipts and the details needed to match them (file name, message ID). Attachments that are not receipts are not added to your bookkeeping and are deleted on request (§ 8). You can disconnect the mailbox at any time under Settings › Postfach, or revoke access at myaccount.google.com/permissions. When you disconnect, we revoke access at Google and delete the stored token; no further import takes place. Receipts already imported stay part of your bookkeeping and are kept for the statutory retention periods (§ 147 AO, § 257 HGB).

Firma.de's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

§ 8 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht personenbezogener Daten

Gern nehmen auch wir eine Löschung oder Berichtigung Ihrer Daten vor und erteilen Ihnen Auskunft über die bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, wenn Sie uns per Email oder telefonisch unter den folgenden Kontaktdaten dazu auffordern. Eine Löschung Ihrer Daten kann dann nicht erfolgen, wenn wir Ihre Daten zwingend zur Vertragserfüllung benötigen oder zu deren Aufbewahrung gesetzlich verpflichtet sind.

Unsere Infoline hilft Ihnen bei allen Fragen zu unserer Datenschutzerklärung gerne weiter:

firma.de Firmenbaukasten GmbH
Adolfstraße 1
65185 Wiesbaden
089 38037782
support@firma.de

Auf Ihre Fragen freuen wir uns wochentags von 9 bis 18 Uhr.

§ 9 Datenschutzbeauftragter

firma.de Firmenbaukasten GmbH – Datenschutz
Adolfstraße 1
65185 Wiesbaden
Tel.: 089 38037782
support@firma.de