Transparenzregister – Meldepflicht, Eintragung, FAQ

Inhaltsverzeichnis

Was ist das Transparenzregister?

Gesellschaften müssen im Transparenzregister Unternehmensdaten zur Einsichtnahme bereitstellen und die wirtschaftlich Berechtigten (natürliche Personen) offenlegen. So bleiben Struktur einer Gesellschaft, Eigentumsverhältnisse und Kontrolle und Geldflüsse einfacher nachvollziehbar.

Bis zum 31.07.2021 bestand die sogenannte Mitteilungsfiktion: Eine Eintragung in das Register musste bis dahin nur vorgenommen werden, wenn das Unternehmen oder die wirtschaftlich berechtigten Personen an diesem Unternehmen nicht schon in einem anderen Register erfasst waren. Als wirtschaftlich berechtigte Person gilt, wer entweder mehr als 25 % am Kapital beteiligt ist oder über mehr als 25 % an den Stimmrechten eines Unternehmens verfügt.

Das Transparenzregister wurde 2017 zur Umsetzung der EU-Richtlinie zum Umgang mit Geldwäsche eingeführt (2015/849). Als registrierführende Stelle hat das Bundesministerium der Finanzen die Bundesanzeiger Verlag GmbH bestimmt.

Was ist die Meldepflicht für das Transparenzregister?

Seit 1. August 2021 besteht Meldepflicht für das Transparenzregister für fast alle Gesellschaften. Das heißt, sowohl die meisten bestehenden als auch neu gegründeten Gesellschaften müssen sich darin eintragen. Dies umfasst eine Registrierung sowie eine Übermittlung bestimmter unternehmensbezogener Daten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie Staatsangehörigkeit der wirtschaftlich Berechtigten) an das Register. Auch Änderungen der Daten sind umgehend zu melden bzw. über das Portal anzupassen.

Verantwortlich für die Meldung der Daten an das Register sind die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaften (UG-Geschäftsführer, GmbH-Geschäftsführer, AG-Vorstand).

Für wen besteht Meldepflicht für das Transparenzregister?

Die Eintragungspflicht gilt seit August 2021 für folgende Gesellschaften:

• Juristische Personen des Privatrechts
  • UG (haftungsbeschränkt)
  • GmbH
  • AG
  • Eingetragene Vereine
  • Rechtsfähige Stiftungen
  • u.a.
• Eingetragene Personengesellschaften
  • KG
  • OHG
  • PartG
  • u.a.
• Nichtrechtsfähige Stiftungen und Trusts

Nichtrechtsfähige Stiftungen stehen unter Meldepflicht, wenn der Stiftungszweck aus der Sicht des Stiftenden eigennützig ist. Dies gilt auch für Trusts und vergleichbare Rechtsgestaltungen.

Wie funktioniert die Eintragung ins Transparenzregister?

Die Registrierung und Übermittlung der Daten für ein Unternehmen erfolgt online auf transparenzregister.de. Mit der Basis-Registrierung ist die Anmeldung zum Transparenzregister zunächst vollzogen. Der Zugriff auf alle Funktionalitäten im Benutzerkonto ist jedoch erst möglich, wenn das Unternehmen die erweiterte Registrierung abgeschlossen hat. Hier können Personen, die dem wirtschaftlichen Berechtigungskreis angehören, ihre Eintragungen vornehmen und Einsichtnahme in das Register beantragen.

Wer erfahren möchte, wie genau der Eintragungsprozess online abläuft, kann sich hier für ein kostenloses Webinar beim Bundesanzeiger anmelden.

Übergangsfristen für die Eintragung ins Transparenzregister

Unternehmen, die vor dem 1. August 2021 gegründet wurden und sich bis dahin nicht eintragen mussten, gewährt der Gesetzgeber Übergangsfristen für die Erfüllung der Meldepflicht gemäß Geldwäschegesetz (§ 59 Abs. 8 GwG). Erfolgt die Eintragung im Rahmen dieser Frist, werden keine Bußgelder gegenüber dem Unternehmen wegen einer fehlenden Eintragung erlassen.

Unstimmigkeitsmeldung bei falschen und fehlenden Angaben

Wenn die Daten im Registereintrag nicht korrekt oder aktuell sind, muss die Gesellschaft eine elektronische Unstimmigkeitsmeldung vornehmen. Die Meldung kann allerdings nur erfolgen, wenn das Unternehmen oder die Stiftung zuvor eine Online-Registrierung vorgenommen hat.

Eine Unstimmigkeit liegt beispielsweise vor, wenn die Daten von wirtschaftlich Berechtigten von den im Register erfassten Informationen abweichen oder dort nicht erfasst sind. Die wahrheitsgemäße Angabe der Daten bezieht sich auch auf persönliche Verhältnisse wie Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum oder Anschrift einer wirtschaftlich berechtigten Person.

Bei verspäteten, falschen oder unvollständigen Angaben können Bußgelder verhängt werden. Dies obliegt dem Bundesverwaltungsamt.

Bußgelder bei falschen und fehlenden Angaben

Verletzen meldepflichtige Unternehmen die Pflichten, die mit dem Eintrag in das Transparenzregister verbunden sind, können Sanktionen festgesetzt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Vorschriften zum Eintrag vorsätzlich oder leichtfertig missachtet wurden. Sanktioniert werden Verstöße gegen die Registrierungs- oder Eintragspflichten oder eine unterlassene Unstimmigkeitsmeldung.

In einfach gelagerten Fällen beträgt das festgesetzte Bußgeld bis zu 100.000 Euro. Bei schwerwiegenderen Fällen oder im Wiederholungsfall kann das Bußgeld bis zu 1 Million Euro betragen. Wird der Verstoß von einem Versicherungsunternehmen oder einer Kapitalverwaltungsgesellschaft begangen, sieht der Gesetzgeber ein Bußgeld von bis zu 5 Millionen Euro vor. Alternativ kann eine Summe verlangt werden, die 10 % des Vorjahresumsatzes des Unternehmens beträgt.

Einsichtnahme ins Transparenzregister

Durch die Einsichtnahme können verschiedene Informationen über ein Unternehmen eingeholt werden. Wegen der Sensibilität der Daten sind die Befugnisse zur Einsichtnahme und zum Erhalt von Informationen aber stark beschränkt.

Zugang erhalten alle Behörden, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben auf den Datenbestand zugreifen müssen. Wer selbst im Transparenzregister eingetragen ist, kann nur auf die Daten anderer Unternehmen zugreifen, wenn dies zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten erforderlich ist. Andere Mitglieder der Öffentlichkeit müssen ein berechtigtes Interesse vorweisen, bevor sie Einsicht in das Register nehmen können.

Kosten für das Transparenzregister: Geringe Jahresgebühr

Die Registrierung sowie Mitteilungen an die registerführende Stelle sind kostenlos. Für die Führung des Eintrags ist eine Jahresgebühr zu entrichten. 2021 beträgt diese 11,47 Euro, ab 2022 sind 20,80 Euro angesetzt, jeweils ohne Umsatzsteuer. Der Bundesanzeigerverlag versendet die Rechnung üblicherweise gemeinsam mit der Rechnung für die Offenlegung des Jahresabschlusses.

Unternehmen, die in der Vergangenheit meldepflichtig waren, müssen die Jahresgebühr ab dem Jahr 2017 rückwirkend bezahlen. Für 2017 beträgt die Jahresgebühr 1,25 Euro, für die Jahre 2018 und 2019 2,50 Euro, für 2020 4,80 Euro, jeweils ohne Umsatzsteuer.

Wer kann eine Gebührenbefreiung beantragen?

Gemeinnützige Vereine können sich seit 2020 vom Eintrag ins Transparenzregister und den damit verbundenen Kosten befreien lassen. Diese Gebührenbefreiung erfolgt ausschließlich auf Antrag des gemeinnützigen Vereins.

Bei der Antragstellung muss der Verein nachweisen, dass er gemeinnützig handelt. Ein gemeinnütziger Zweck kann dann angenommen werden, wenn die Tätigkeit des Vereins sich darauf erstreckt, einen allgemeinen, geistlichen oder sittlichen Zweck zu fördern (§§ 52-58 AO). Mehr Infos rund um gemeinnützige Vereine erfahren Sie hier.

Regelungen zu Gebühren und Kosten sind in der Transparenzregistergebührenverordnung vermerkt.

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