Die ersten Schritte als Unternehmer: Daran sollten Sie denken

Inhaltsverzeichnis

Der Start ins Unternehmertum: Das erwartet Sie nach der Gründung

Nachdem Sie Ihr Business erfolgreich gegründet haben, folgt die sogenannte Führungs- oder Entwicklungsphase. In dieser sollten Sie sich zunächst um einige organisatorische Angelegenheiten kümmern wie Anmeldungen bei Ämtern und Behörden oder Abschlüsse von Versicherungen. Auch mit Themen rund um das Rechnungswesen und das Unternehmensmanagement sollten Sie sich nach der Gründung befassen. In diesem Artikel finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Schritte, die Sie nach der Eröffnung Ihres Betriebs erledigen sollten.

Bürokratisches regeln: Anmeldungen, Anträge, Versicherungen

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beantragen

Damit Sie ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen und die Umsatzsteuer korrekt abführen können, benötigen Sie eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr). Beide Nummern dienen dazu, eine steuerpflichtige juristische Person eindeutig zu kennzeichnen. Die Steuernummer erhalten Sie direkt vom Finanzamt. Sie erhalten Sie automatisch nach dem Ausfüllen des Finanzamtfragebogens per ELSTER. Wann Sie eine Umsatzsteuer-ID für Ihr Startup brauchen, lesen Sie hier nach.

Betriebsnummer beantragen

Sie wollen Mitarbeiter einstellen? Dann brauchen Sie eine Betriebsnummer! Jedes Unternehmen, in dem mindestens ein sozialversicherungspflichtig oder geringfügig Beschäftigter angestellt ist, benötigt eine Betriebsnummer. Anhand dieser achtstelligen Nummer können die Sozialversicherungsträger einen Betrieb eindeutig zuordnen, damit die SV-Beiträge korrekt abgerechnet werden können. Die Betriebsnummer kann telefonisch, schriftlich oder online beantragt werden.

Mitgliedschaft in der IHK oder HWK

In den meisten Fällen meldet sich die zuständige Kammer selbständig bei Ihnen, aber prüfen Sie trotzdem die Formalitäten rund um die Mitgliedschaft. Wenn Sie sich mit einem zulassungspflichtigen Handwerksbetrieb selbständig machen wollen, sind Sie dazu verpflichtet, Ihr Unternehmen in die Handwerksrolle eintragen zu lassen. Hierfür müssen Sie Kontakt mit Ihrer zuständigen Handwerkskammer (HWK) aufnehmen und einen Antrag zur Eintragung stellen. Die Gebühren unterscheiden sich regional und liegen zwischen 50 und 200 Euro. Hinzu kommt der Mitgliedschaftsbeitrag für die HWK.

Unternehmen, die nicht in den Zuständigkeitsbereich der HWK fallen, müssen sich bei der IHK melden. Eine Mitgliedschaft bei der IHK ist für alle Gewerbetreibenden verpflichtend. Die Höhe des Beitrags ist abhängig von der für Sie zuständigen IHK und dem Gewinn, den Ihr Unternehmen jährlich verzeichnet.

Versicherungen abschließen

Als Unternehmer müssen Sie nicht nur sich selbst versichern, sondern sollten auch betrieblichen Risiken durch entsprechende Versicherungen vorbeugen. Zu den Versicherungen, die für Unternehmer verpflichtend sind, zählen zum Beispiel die Renten- und die Krankenversicherung sowie die gesetzliche Unfallversicherung. In Zusammenhang mit der gesetzlichen Unfallversicherung müssen Sie sich auch bei der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden.

Für die betriebliche Absicherung müssen Sie zwar keine Versicherung abschließen, jedoch sollten Sie vor allem eine Haftpflichtversicherung so wie eine Rechtsschutzversicherung in Betracht ziehen, um sich vor Betriebsrisiken zu schützen.

Impressum verfassen

Ihre Firmenwebsite benötigt ein Impressum, genauso wie Ihre Rechnung, der Briefkopf Ihrer Geschäftsbriefe, E-Mails und Social Media-Profile. Nicht erst seit der DSGVO werden viele Unternehmen gezielt wegen Verstößen bei der so genannten „Betreiberkennzeichnung” abgemahnt. Wie genau ein rechtskonformes Impressum aussehen muss, erfahren Sie in diesem Ratgeberartikel.

Unternehmen auf Google Maps platzieren

Eine von vielen Möglichkeiten, das eigene Unternehmen auf Google präsenter zu machen, ist die Platzierung des Geschäfts auf Google Maps. So tauchen Sie bei regionalen Suchanfragen neben anderen Händlern und Dienstleistern auf und zeigen potentiellen Kunden „sichtbare“ Präsenz. In der Regel kann derjenige, der die Suchanfrage gestellt hat, bereits auf den ersten Blick Ihre Kontaktdaten, Öffnungszeiten und einen weiterführen Link zu Ihrer Webseite sehen.

EORI-Nummer beantragen

Die EORI-Nummer ersetzt die zuvor genutzte Zollnummer. Sie müssen die EORI nur dann beantragen, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen zollrechtliche Geschäftstätigkeiten ausüben und mit die entsprechenden EU-Vorschriften in Berührung kommen. So läuft der Antrag einer EORI-Nummer ab.

1. Die 10 Stationen Ihrer Gründung: Checkliste

   1. Geschäftsidee entwickeln
   2. Beratung und Vorbereitung
   3. Rechtsform auswählen
   4. Namensprüfung durch IHK
   5. Beurkundung beim Notar
   6. Eröffnung des Geschäftskontos
   7. Handelsregistereintragung
   8. Gewerbeanmeldung
   9. Anmeldung beim Finanzamt
   10. Erste Schritte als Unternehmer 

Rechnungswesen organisieren

Buchführung, Lohnabrechnungen, Jahresabschluss – das Rechnungswesen gehört unweigerlich zum Unternehmertum dazu. Eine gute Vorbereitung sowie regelmäßige und sorgfältige Pflege der Finanzen wird Ihnen die Buchhaltung ungemein erleichtern. Wer sich jedoch von dem Thema Buchhaltung distanzieren will, um sich voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können, der kann die Buchführung auch an einen externen Dienstleister auslagern.

Buchhaltung selbst machen oder outsourcen?

Diese Entscheidung müssen Sie nicht gleich zu Beginn treffen. Sie können die Buchhaltung für Ihr Unternehmen zunächst selbst machen und sie zu einem späteren Zeitpunkt an eine externe Stelle outsourcen, wenn Sie sie nicht mehr im eigenen Unternehmen durchführen wollen. Viele Unternehmen verfahren beim Thema Buchhaltung oft nach dem Prinzip learning by doing. Bedenken Sie allerdings, dass Verstöße gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung abgestraft werden. Ohne Experten im Betrieb kann das Selbststudium ein wahrer Zeitfresser werden bis das nötige Know-how für eine einwandfreie Buchhaltung vorhanden ist. Ob es sinnvoll ist, die Buchhaltung an einen externen Dienstleister abzugeben, muss individuell entschieden werden.

Eröffnungsbilanz

Die Eröffnungsbilanz muss zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres erstellt werden. Sie dient zur Übersicht über das aktuelle Vermögen innerhalb des Unternehmens. Nach der Erstellung muss sie an das Handelsregister übermittelt werden.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen Gründer im ersten Geschäftsjahr monatlich vornehmen. Es ist jedoch möglich, dass Sie unter besonderen Umständen oder nach einiger Zeit die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch vierteljährlich, halbjährlich oder sogar nur einmal im Jahr abgegeben müssen. Dies entscheidet jedoch das Finanzamt.

Rechnungsvorlage erstellen

Ohne das Versenden von Rechnungen kommt auch kein Geld für Ihre Leistungen rein, so viel ist sicher. Mit der neuen Steuernummer haben Sie die erste Hürde für eine gültige Rechnung schon geschafft. Jetzt muss die erste Rechnung nur noch entworfen und verschickt werden. Hier finden Sie alle Pflichtangaben, Rechnungsmuster und eine Checkliste für Ihre erste Rechnung.

Lohnbuchhaltung einrichten

Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie monatliche Lohnabrechnungen erstellen. Eine Lohnabrechnung muss nachvollziehbar Aufschluss über die Zusammensetzung des Gehalts, die steuerlichen Abzüge und die einzelnen Sozialversicherungsbeiträge enthalten. Auch hier müssen Sie Fristen für Voranmeldungen beachten. Einen Einstieg ist das Thema Lohnabrechnung finden Sie hier.

Gehalt an sich selbst auszahlen

Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft können sich in der Regel kein eigenes Gehalt auszahlen. Ein Gehalt kann sich nur der Gesellschafter-Geschäftsführer auszahlen – unter bestimmten Voraussetzungen. Aber auch das ist im ersten Geschäftsjahr nicht die Regel. Grundsätzlich profitieren Sie als Gründer von Gewinnausschüttungen, den Ihr Betrieb erwirtschaftet. Das bedeutet im Umkehrschluss auch, dass Sie gegebenenfalls mit finanziell unsicheren Zeiten rechnen müssen, in denen Ihr Unternehmen keine Gewinne erzielt.

Privates Darlehen ans Unternehmen zahlen

Private Darlehen sind eine beliebte Alternative zu Bankkrediten, da ein Darlehen von der Bank oft schwerer zu bekommen und mit hohen Zinsen verbunden sind. Einen Privatkredit können Sie selbst an Ihr Unternehmen zahlen. Darlehen von Angehörigen oder Bekannten sind auch Möglichkeiten, das Startkapital aufzustocken. Sofern Sie nicht selbst der Kreditgeber sind, sollten Sie für private Darlehen in jedem Fall einen Vertrag aufsetzen.

Einstieg ins Unternehmens-Management

Wenn die organisatorischen Aspekte abgehakt sind und die Handhabung der Buchführung geklärt ist, sollten Sie sich mit dem Unternehmens-Management befassen. Damit der Betrieb läuft, benötigen Sie Kunden und eventuell auch bereits einige Mitarbeiter. Darüber hinaus sollten Sie Ihren Businessplan und die Finanzplanung stets im Blick behalten.

Businessplan überarbeiten

Als Unternehmer sind Sie zwar nicht dazu verpflichtet, einen Businessplan zu schreiben, aber um Investoren oder Kreditinstitute von Ihrem Geschäftsmodell zu überzeugen, ist er nahezu unerlässlich. Auch für die eigene Planung ist der Businessplan ein gutes Mittel, um den Überblick über die selbst gesteckten Ziele, die nötigen Ressourcen und das gewählte Finanzierungsmodell zu behalten. Daher sollten Sie Ihren Businessplan auch nach der Gründung immer wieder in regelmäßigen Abständen überarbeiten. So können Sie Ihre Unternehmensstrategie auf kurze, mittlere und lange Frist planen und die nötigen Ressourcen richtig kalkulieren.

Finanzen im Blick behalten

Wie lange reicht das verfügbare Kapital aus, bevor Sie einen Kredit benötigen? Wo wäre eine potentielle Kreditanfrage möglich? Diese Fragen sollten Sie beantworten können, ohne zu lange nachdenken zu müssen. Damit Ihr Unternehmen zahlungsfähig bleibt, ist eine strategische Liquiditätsplanung wichtig. Mit einem Finanzplan schaffen Sie nicht nur Transparenz, sondern erkennen im Idealfall auch bereits frühzeitig, wenn sich ein Liquiditätsengpass ankündigt. In diesem Fall können Sie schnell Gegenmaßnahmen einleiten.

Kunden gewinnen und Netzwerken

Damit Sie mit Ihrem Unternehmen erfolgreich durchstarten können, benötigen Sie natürlich vor allem Kunden, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in Anspruch nehmen wollen. Hierfür sollten Sie Ihre Zielgruppe genau kennen, um das Produkt oder die Dienstleistung entsprechend bewerben zu können. Womöglich müssen Sie sich auch mit dem Thema Kaltakquise beschäftigen, um erste Kontakte herzustellen.

Ein anderer Weg, um Kunden zu gewinnen, ist das Netzwerken. Knüpfen Sie Kontakte mit anderen Unternehmern, indem Sie zum Beispiel an speziellen Messen für Ihre Branche teilnehmen. Im besten Fall finden Sie sogar Schnittstellen zu anderen Betrieben, so dass Sie sich mit Ihren Produkten gegenseitig ergänzen und an Ihre Kunden weiterempfehlen können.

Einstieg ins Personalmanagement

Viele Unternehmer können es sich in der Regel aus finanzieller Sicht nicht leisten, direkt nach der Gründung Angestellte zu beschäftigen. Wenn das Geschäft gut läuft, kann es aber manchmal schnell dazu kommen, dass Sie Unterstützung benötigen und ein paar Mitarbeiter einstellen. Für diesen Fall sollten Sie wissen, was ein Arbeitsvertrag unbedingt beinhalten sollte, damit er rechtsgültig ist.

Markenrechte sichern

Nach dem Kauf einer Domain für die Firmenwebsite verpassen viele Gründer den Schritt, jetzt schon frühzeitig Markenrechte zu sichern. Ihre Dienstleistungen oder Produkte können Sie vor Imitation schützen, indem Sie wenige Hundert Euro investieren. Auch den Firmennamen können Sie schützen! Wenn Sie vorhaben, eine Markenanmeldung beim deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) einzureichen, sollten Sie immer voran gründlich prüfen, ob die Wunschmarke noch verfügbar ist oder bereits von anderen in der gleichen oder einer ähnlichen Form geschützt wurde.