Wie funktioniert die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung?

aktualisiert am 29. Oktober 2019 18 Minuten zu lesen

Die Lohnabrechnung bzw. die Entgelt- oder Gehaltsabrechnung dient nicht nur dem Arbeitnehmer als Nachweis, sondern wird auch bei Steuererklärung, Wohnungssuche oder auch Kreditvergabe verlangt. Was darin enthalten sein muss und was die Abkürzungen bedeuten, erfahren Sie hier.

 

Definition: Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist ein Dokument über die Zusammensetzung des Lohns oder des Gehalts eines Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum. Die Abrechnung dient in erster Linie dazu, den Gehaltsanspruch eines Arbeitnehmers schriftlich festzuhalten. So kann sie als Nachweis für die Zahlung des Gehalts oder Lohns genutzt werden. Arbeitnehmern zeigt die Abrechnung außerdem, wie sich ihr Nettolohn/Nettogehalt zusammensetzt. Zu den Pflichten des Arbeitgebers gehört ebenso das Ausstellen einer Verdienstbescheinigung für Arbeitgeber, wenn sie angefordert wird.

Lohn oder Gehalt?

Zwischen Lohn und Gehalt muss klar differenziert werden. Beides ist eine Art der finanziellen Entlohnung eines Arbeitnehmers für geleistete Arbeit, doch es gibt einen entscheidenden Unterschied, den Sie als Arbeitgeber beachten müssen:

  • Der Lohn berechnet sich aus den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden. Die Endsumme wird meist auf Stundenlohnbasis errechnet, weshalb die Höhe des Lohns monatlich schwanken kann.
  • Das Gehalt hingegen wird monatlich als fester Betrag ausbezahlt. Dabei ist es unerheblich, wie lange und wie viel tatsächlich gearbeitet wurde.

 

Was bedeuten die Abkürzungen auf der Lohnabrechnung?

Die vielen Abkürzungen auf der Lohnabrechnung können durchaus für Verwirrung sorgen. Hier finden Sie alle Abkürzungen, die auf Lohn-, Gehalt- und Entgeltabrechnungen vorkommen.

Was sind Sachbezüge in der Lohnabrechnung?

Als Sachbezug wird eine Leistung an den Arbeitnehmer bezeichnet, die nicht in der Überweisung oder Auszahlung von Lohn besteht. Der Sammelbegriff für Sachbezüge verschiedener Art ist geldwerter Vorteil. Darunter fallen alle Leistungen, die der Arbeitnehmer günstiger als üblich bekommt, weil er sie als Sachbezug erhält. Der Arbeitnehmer bekommt hierbei zwar Steuerabzüge auf den Sachbezug und dieser wird auch vom Lohn bzw. Gehalt abgezogen, doch er erhält die entsprechende Leistung günstiger, als wenn er diese “normal” bezahlen würde.

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Wichtige Sachbezüge

  • 44 Euro “Bagatellgrenze”: Geschenke bis zu einem Wert von 44 Euro pro Monat bleiben steuerfrei für beide Parteien, Arbeitnehmer und Arbeitgeber (Warengutscheine, Benzingutscheine, etc.).
  • Rabattfreibetrag bis 1.080 Euro pro Jahr: Sofern Arbeitnehmer kostenfreie oder verbilligte Waren bzw. Dienstleistungen vom Arbeitgeber beanspruchen können, können sie einen jährlichen Rabattfreibetrag von 1.080 Euro nutzen (z.B. Personalkäufe im Einzelhandel).
  • Berufskleidung: Arbeitskleidung mit Firmenlogo darf steuerfrei vom Arbeitgeber finanziert werden.
  • Mahlzeiten im Betrieb: In betriebseigenen Kantinen oder Ähnlichem muss der Arbeitgeber für ein Mittagessen 3,30 Euro und für ein Frühstück 1,77 Euro versteuern.
  • Betriebsveranstaltungen: Jährlich gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter für den Besuch von relevanten Veranstaltungen (gilt nur, wenn alle Mitarbeiter die Veranstaltung besuchen können).
  • Überlassung eines Firmenwagens zum privaten Gebrauch
  • Arbeitgeberdarlehen mit niedrigem Zinssatz
  • Job-Tickets für vergünstigte Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Doch nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Arbeitgeber haben Vorteile bei Sachbezügen: Auf geldwerte Vorteile müssen sie nämlich keine Sozialversicherungsbeträge bezahlen und sie können angeschaffte Gegenstände wie beispielsweise einen Firmenwagen ebenfalls steuerlich geltend machen. Der Arbeitnehmer spart weiterhin, wenn die gesetzlichen Grenzen für Freibeträge nicht überstiegen werden und so keine Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer für den Sachbezug anfallen. Eine Übersicht weiterer Lohnnebenkosten des Arbeitgebers finden Sie hier.

 

Was ist eine Beitragsbemessungsgrenze?

Die Beitragsbemessungsgrenze ist der maximale Betrag, bis zu welchem Sozialversicherungsbeiträge erhoben werden. Der über diesen Grenzbetrag hinausgehende Teil eines Einkommens ist beitragsfrei. Die Beitragsbemessungsgrenzen werden jährlich von der Bundesregierung durch Rechtsverordnung angepasst und liegen 2019 bei 4.537,50 für die Kranken- und Pflegeversicherung und bei 6.700 Euro/Monat für die allgemeine Rentenversicherung.

 

Was ist eine Gleitzone?

Die Gleitzonenregelung betrifft sogenannte Midi-Jobber, die mehr als Mini-Jobber und weniger als Festangestellte verdienen, also zwischen 450,01 und 850 Euro. Die Gleitzone bezeichnet die Zone zwischen den verminderten Beiträgen der Mini-Jobber und der vollen Sozialversicherungsbeiträge für Festangestellte. Midi-Jobber profitieren innerhalb dieser Zone noch von den verminderten Beiträgen und auch der Arbeitgeber kann von der Gleitzone profitieren: Die Beitragsbelastung verringert sich um fast 10 % auf 19,275 % im Vergleich zum Arbeitgeberanteil von 28 % für einen Mini-Jobber. Ab dem 1.7.2019 ist die Anhebung der Obergrenze von Midijobs von derzeit 850 auf 1.300 Euro geplant.

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Was muss in der Abrechnung aufgeführt werden?

Um eine Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung erstellen zu können, sollten Sie vorab wissen, was in diese gehört, wie Brutto zu Netto gerechnet wird und was die einzelnen Komponenten bedeuten. Hier geben wir Ihnen eine Übersicht:

Steuern:
1. Lohnsteuer
2. Kirchensteuer
3. Solidaritätszuschlag

Sozialabgaben:
4. Krankenversicherung
5. Arbeitslosenversicherung
6. Rentenversicherung
7. Pflegeversicherung

Wie die Lohnabrechnung aufgebaut sein muss, können Sie an anderer Stelle nachlesen.

1. Lohnsteuer

Alle nicht-selbständigen Beschäftigten müssen Lohnsteuer bezahlen. Als Arbeitgeber müssen Sie diese direkt berechnen. Wie hoch die Lohnsteuer ist, hängt von der Lohnsteuerklasse ab und kann den Lohnsteuertabellen entnommen werden, die für jede Lohngruppe erstellt werden.
Es gibt insgesamt sechs Lohnsteuerklassen:

  • I: Grundsätzlich für alleinstehende Arbeitnehmer
  • II: Grundsätzlich für alleinerziehende Arbeitnehmer
  • III: Für verheiratete Arbeitnehmer, bei denen ein Partner in Lohnsteuerklasse 5 eingeordnet ist oder keinen Arbeitslohn bekommt
  • IV: Grundsätzlich für verheiratete Arbeitnehmer, die beide Lohn oder Gehalt beziehen (auch Faktorverfahren möglich)
  • V: Grundsätzlich für verheiratete Arbeitnehmer, deren Ehepartner in Lohnsteuerklasse 3 eingeteilt sind
  • VI: bei gleichzeitigem Vorliegen von zwei Arbeitsverhältnissen (nicht geringfügig)

Gut für Arbeitnehmer: 2019 wird der Grundfreibetrag auf nun 9.168 Euro pro Person pro Jahr angehoben. Für Lebens- oder Ehepartner gilt der doppelte Freibetrag von 18.633 Euro. Erst ab dieser Summe fällt die Lohnsteuer an.

2. Kirchensteuer

Jeder, der einer Kirche oder Glaubensgemeinschaft angehört, muss Kirchensteuer zahlen. Die Kirchensteuer ist direkt an die Lohnsteuer gekoppelt und erhöht sich demnach auch, wenn sich die Lohnsteuer erhöht. Die Kirchensteuer wird direkt bei der Gehaltsabrechnung verrechnet. Der Arbeitgeber übermittelt die Kirchensteuer dann direkt an das Finanzamt, welches das Geld dann an die zuständigen Religionsgemeinschaften weiterleitet. Die Höhe der Kirchensteuer liegt in Bayern und Baden-Württemberg bei 8 %, in allen anderen Bundesländern bei 9 %.

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3. Solidaritätszuschlag

Der Solidaritätszuschlag, auch „Soli“ genannt, wurde eingeführt, um die zusätzlichen Kosten zu decken, die aufgrund der Deutschen Einheit entstanden sind. Die Höhe des Solidaritätszuschlags liegt grundsätzlich bei 5,5 % auf der Lohnsteuer.

4. Krankenversicherung

Die Krankenversicherungen sorgen dafür, dass wir im Krankheitsfall medizinisch versorgt sind. Es ist Pflicht für jeden Arbeitnehmer, die Krankenversicherung zu bezahlen. Die Beiträge für die Versicherung werden über die Lohn-/Gehaltsabrechnung abgeführt. Bei der gesetzlichen Krankenversicherung beträgt der Grundbeitragssatz seit 2015 für Vollzeitbeschäftigte 14,6 %. Der Arbeitnehmer muss den vollen Prozentsatz dabei nicht alleine bezahlen, sondern teilt sich den Beitrag mit dem Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer sowie der Arbeitgeber zahlen dabei also jeweils 7,3 %. Arbeitnehmer können nicht arbeitende Familienmitglieder auch familienversichern lassen. Für diese wird dann kein eigener Beitrag erhoben. Seit 2015 kann jede Krankenkasse außerdem einen Zusatzbeitrag verlangen. Dieser Beitrag variiert je nach Kasse und ist vom Arbeitnehmer zu leisten.

5. Arbeitslosenversicherung

Sollte ein Arbeitnehmer einmal seine Anstellung verlieren, ist die Arbeitslosenversicherung dazu da, ein Einkommen auch während der Arbeitslosigkeit zu gewährleisten. Seit 2019 beläuft sich der Beitrag der Arbeitslosenversicherung auf 2,5 % der Beitragsbemessungsgrundlage. Diese Beitragsbemessungsgrundlage ist normalerweise das Arbeitsentgelt des Beschäftigten. Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung wird zusammen mit den Beiträgen zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung als Gesamtsozialversicherungsbeitrag von den Arbeitgebern an die Krankenkassen gezahlt. Die zuständigen Einzugsstellen leiten die für die Arbeitslosenversicherung bestimmten Beiträge dann an die Bundesagentur für Arbeit weiter. Auch bei der Arbeitslosenversicherung übernehmen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils die Hälfte des Beitrags, also jeweils 1,25 %.

6. Rentenversicherung

Auch nach der Zeit als Arbeitnehmer und angehender Pensionär oder Rentner sollte man abgesichert sein. Daher müssen alle Beschäftigten und Auszubildenden Rentenversicherung bezahlen. Der Beitrag hierfür liegt derzeit bei 18,6 %. Auch hier wird der Beitrag jeweils zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen.

7. Pflegeversicherung

Die Pflegeversicherung sichert Sie als Arbeitnehmer im Pflegefall ab. Sollte ein Arbeitnehmer pflegebedürftig werden, kann mit dem Geld aus der Pflegeversicherung ein Teil der Langzeitpflege übernommen werden. Die Beitragssätze belaufen sich ab 2019 auf 3,05 % für Kinderlose über 23 und 3,3 % für Personen mit Kindern. 1,525 % bzw. 1,025 % (Sachsen) werden jeweils anteilig von Arbeitnehmer und Arbeitgeber entrichtet.

 

Lohnabrechnung: Freibeträge und sonstige Bezüge

Neben Steuern und Sozialbeiträgen sind auch Freibeträge und sonstige Bezüge für die Lohnabrechnung wichtig. Beide Faktoren wirken sich auf die Lohnsteuer aus.

Grundfreibetrag

2019 wird der Grundfreibetrag auf nun 9.168 Euro pro Person pro Jahr angehoben. Für Lebens- oder Ehepartner gilt der doppelte Freibetrag von 18.633 Euro. Erst ab dieser Summe fällt die Lohnsteuer an. Der Grundfreibetrag soll das Existenzminimum gewährleisten. Arbeitnehmer, die weniger als den Grundfreibetrag im Jahr verdienen, zahlen keine Einkommensteuer.

Kinderfreibetrag

Der Kinderfreibetrag ist dafür gedacht, die Versorgung der Kinder von Angestellten zu gewährleisten. Jedes Jahr ändert sich der Betrag: 2019 liegt dieser bei 4.980 Euro (beide Elternteile). Er wird bei der Berechnung von Soli und Kirchensteuer abgezogen.

Erziehungsfreibetrag

Der Erziehungsfreibetrag soll der Finanzierung von Bildung, Betreuung und Erziehung der Kinder Ihrer Angestellten dienen. 2019 beträgt der Erziehungsfreibetrag 2.640 Euro. Genau wie der Kinderfreibetrag wird er von Soli und Kirchensteuer abgezogen.

Ausbildungsfreibetrag

Der Ausbildungsfreibetrag kann dann vom jährlichen Gesamtbetrag der Einkünfte abgezogen werden, wenn der Arbeitnehmer ein Kind in schulischer oder betrieblicher Ausbildung hat. Voraussetzungen sind die Volljährigkeit des Kindes, sein Status als Auszubildender oder Student (auch im Ausland möglich), sein auswärtiger Wohnsitz und der noch bestehende Anspruch auf Kindergeld und Kinderfreibetrag. Der Freibetrag liegt bei 924 Euro.

Sparer-Pauschbetrag

Der Sparer-Pauschbetrag ersetzt seit 2009 den Sparerfreibetrag und stellt Einnahmen aus Kapitaleinkünften steuerfrei. Bei Ledigen liegt der Betrag bei 801 Euro, bei Paaren verdoppelt er sich.

Rabattfreibetrag

Er betrifft Sachbezüge, die der Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses erhält. Bei einem Wert bis zu 1.080 Euro müssen die Bezüge nicht versteuert werden.

Sonstige Bezüge der Lohnabrechnung

Auch nicht-regelmäßige Zuwendungen, die sogenannten “sonstigen Bezüge”, werden bei der Lohnabrechnung berücksichtigt. Alles, was diese persönlichen Bezüge bei der Lohnabrechnung betrifft, ist in § 39b Abs. 3 EStG geregelt. Dazu gehören:

  • Urlaubsgeld
  • Weihnachtsgeld
  • Tantiemen
  • Abfindungen

Zur Berechnung des Steuerabzuges bei Berücksichtigung der sonstigen Bezüge nutzen Sie die aktuelle Lohnsteuerjahrestabelle. So können Sie Ihre Steuerlast verkleinern.

Alle Zahlen auf einen Blick

Diese Tabelle zeigt die Beiträge der Lohnabrechnung ohne Zusätze und Ermäßigungen. Zur Vereinfachung wurde der Zusatzbeitrag nicht berechnet.

Sozialversicherungsbeiträge Grundbeitragssatz Gesamt Arbeitnehmerbeitrag Arbeitgeberbeitrag
Solidaritätszuschlag 5,5 %
Kirchensteuer Bayern/Baden-Württemberg: 8 %

Restliche Bundesländer: 9 %

Krankenversicherung 14,6 % 7,30 % 7,30 %
Pflegeversicherung

Kinderlose ab dem 24. Lj.

3,05 %

3,30 %

1,525 %

1,025 % (Sachsen)

1,525 %

2,025 % (Sachsen)

Rentenversicherung 18,6 % 9,3 % 9,3 %
Arbeitslosenversicherung 2,5 % 1,25 % 1,25 %

Unverbindliches Beispiel für eine vereinfachte Lohnabrechnung bei Steuerklasse I (Bundesland Hessen):

Geburtsjahr 1987
Monatsbruttolohn 3.120 Euro
Steuerklasse I
Zahl der Kinderfreibeträge 0
Kirchensteuerabzug 9 % (Hessen)
Rentenversicherung gesetzlich (West)
Krankenversicherung gesetzlich
Pflegeversicherung ohne Zuschlag, nicht Sachsen
Beiträge zur privaten KV 0 Euro
Zusatzbeitragssatz der gesetzlichen Krankenversicherung 0,9 %
Freibetrag 0 Euro
Hinzurechnungsbeitrag 0 Euro

Beispielrechnung

Bruttoeinkommen 3.200,00 Euro
Abgaben des Arbeitnehmers
Lohnsteuer 468,25 Euro
Solidaritätszuschlag 25,75 Euro
Kirchensteuer 42,14 Euro
Steuern gesamt 536,14 Euro
Sozialabgaben
Krankenversicherung 248,00 Euro
Pflegeversicherung 56,80 Euro
Arbeitslosenversicherung 40,00 Euro
Rentenversicherung 297,60 Euro
Sozialabgaben gesamt 642,40 Euro
Nettolohn 2.021,46 Euro

Wer erhält die Abzüge, die in der Gehaltsabrechnung erscheinen?

Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag bestehend aus Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung und Krankenversicherung wird direkt an die Krankenversicherungen überwiesen. Im Anschluss leitet sie die übrigen Beträge an die zuständigen Stellen weiter. Für Arbeitgeber gilt eine monatliche Frist: Alle Beiträge müssen spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats wertgestellt werden. Zusätzlich wird die monatliche Lohnsteuer vom Arbeitgeber direkt an das Finanzamt übermittelt.

Wie müssen Lohn- und Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?

Die Lohnabrechnungen unterliegen Aufbewahrungsfristen und sollten keinesfalls zu früh entsorgt werden. Hier finden Sie einen Überblick der Fristen für Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

 

Termine für die Fälligkeit der Sozialbeiträge 2019

  • Januar: 29.01.2019
  • Februar: 26.02.2019
  • März: 27.03.2019
  • April: 26.04.2019
  • Mai: 28.05.2019
  • Juni: 26.06.2019
  • Juli: 29.07.2019
  • August: 28.08.2019
  • September: 26.09.2019
  • Oktober: 29.10.2019
  • November: 27.11.2019
  • Dezember: 23.12.2019

Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass der Beitragsnachweis bereits bis zu fünf Arbeitstage vor den oben genannten Terminen für die Fälligkeit der Gutschrift erfolgen muss!

 

Was ist ein Tätigkeitsschlüssel?

Tätigkeitsschlüssel

Ein Tätigkeitsschlüssel ist nicht auf der Lohnabrechnung zu finden, sondern auf der Anmeldung zur Sozialversicherung. Mit ihm kann der Arbeitgeber Informationen über den Bildungs- und Ausbildungsstand eines Mitarbeiters, seiner aktuellen Tätigkeit und seiner Vertragsform mit der Meldung an die Sozialversicherung übertragen.

Der 9-stellige Tätigkeitsschlüssel ist in verschiedene Elemente gegliedert:

  • Ziffern 1-5: Ausgeübte Tätigkeit
  • Ziffern 6-7: Schul- und Ausbildungsabschluss
  • Ziffer 8: nur für Zeitarbeiter
  • Ziffer 9: Vertragsform des Beschäftigungsverhältnisses (Vollzeit/Teilzeit, befristet/unbefristet)

 

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