Wer muss die Unterlagen zur Entgeltabrechnung aufbewahren?
Die Lohnabrechnung aufzuheben, lohnt sich sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Für erstere ist es sinnvoll, alle Lohnunterlagen bis zum Renteneintritt aufzubewahren, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche zu haben. Auch Arbeitgeber müssen die Unterlagen zur Lohnabrechnung in den Personalakten aufbewahren, um bei Bedarf jederzeit Brutto- und Nettolöhne ihrer Angestellten sowie Abzüge für Versicherungen und Steuern nachweisen zu können. Andernfalls drohen rechtliche Schwierigkeiten mit dem Finanzamt.
Um als Arbeitgeber zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen, also auch der Lohnabrechnungen, verpflichtet zu werden, müssen Sie mindestens einen Umsatz von 500.000 Euro und einen Gewinn von 50.000 Euro im Jahr erwirtschaften. Doch auch für kleinere Unternehmen lohnt sich die Aufbewahrung, falls Sie einen Nachweis benötigen oder wenn der Angestellte seine eigenen Kopien der Lohnabrechnung verloren hat.
Wie lange muss man Lohnabrechnungen aufbewahren?
Wie für Geschäftsbriefe, Listen für Inventare und jede Eröffnungsbilanz gilt für Lohnabrechnungen eine Aufbewahrungsfrist. Generell ist es so, dass Dokumente, die der Buchungsgrundlage dienen, zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres, es gilt das auf der Lohnabrechnung vermerkte Erstellungsdatum.
Da Lohnabrechnungen die Lohnsteuer betreffen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Haben Sie also Lohnabrechnungen aus dem Jahr 2016 vorliegen, können Sie diese ab 2022 entsorgen. Lohnabrechnungen von 2022 können ab Ende 2028 entsorgt werden. Tipps für eine korrekte Datenvernichtung gibt’s hier.
Lohnabrechnungen aufheben: Gründe dafür
So groß die Versuchung auch ist, bei der nächsten Aufräumaktion ungeliebten Papierkram einfach in den Reißwolf zu werfen: Wer wichtige Unterlagen zu früh entsorgt, stößt bei zukünftigen Kontrollen auf Probleme.
Beispielsweise verlangt die Bundesversicherungsanstalt in regelmäßigen Abständen eine Einsicht in Unterlagen, die zur Entgeltabrechnung verwendet wurden, darunter alle Steuerunterlagen und Lohnlisten. Diese Kontrollen dienen dazu, Rentenansprüche zu prüfen oder zu klären, wie Beitragszahlungen für bestimmte Zeiträume zustande kommen.
Des Weiteren sind Lohnabrechnungen bei Bonitätsprüfungen von Bedeutung. Anhand der Abrechnungen überprüfen Kreditinstitute, ob der Adressat der Abrechnung den von ihm beantragten Kredit fristgerecht und problemlos zurückzahlen kann. In einem solchen Fall wird insbesondere auf das Nettogehalt geachtet.
Auch für Unterhaltsansprüche oder Verpflichtungen Ihrer Angestellten ist es wichtig, einen Einblick in Gehaltsabrechnungen zu erhalten. Dann dienen die Abrechnungen als Beweismaterial für das monatliche Gehalt, aus dem der maximale Unterhaltsbetrag berechnet wird. Bei einem Rechtsstreit sollte der betroffene Angestellte dann die Gehaltsabrechnungen der letzten Jahre mitnehmen.
Besonders ärgerlich können nicht vorhandene Unterlagen im Fall eines Steuerhinterziehungsverdachts werden. Wenn Sie in einer solchen Situation die Lohnabrechnungen verlegt oder verloren haben und Ihre tatsächliche finanzielle Situation und die Abgaben für Ihre Arbeitnehmer nicht rechtskräftig nachweisen können, müssen Sie nicht nur mit Nachzahlungen an das Finanzamt, sondern auch mit Geld- und sogar Haftstrafen rechnen! Daher sollten Sie darauf achten, dass Sie Kopien (Ausdrucke und digitale Kopien) innerhalb der Aufbewahrungsfristen im Archiv aufbewahren.
Wenn Sie befürchten, vor lauter Workload den Überblick über Ihre Lohnabrechnungen zu verlieren, können Sie auch einen externen Dienstleister dafür beauftragen. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht nur Zeit und Geld in Weiterbildung und Materialien investieren müssen, sondern auch die rechtliche Haftung für eventuelle Fehler abgeben.
