Privatentnahme richtig buchen: So funktioniert’s

Was ist eine Privatentnahme?

Wenn Gesellschafter Bargeld, Waren oder Dienstleistungen aus dem Betriebsvermögen für den Eigenbedarf entnehmen, handelt es sich um eine Privatentnahme. Steuerlich entstehen für den Unternehmer zwar weder Vor- noch Nachteile, jedoch müssen die Entnahmen entsprechend gebucht werden.

Die wichtigste Regel hierbei lautet: Der Gewinn des Unternehmens darf durch die Privatentnahme nicht gemindert werden. Denn durch eine Gewinnminderung ändert sich auch die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Steuer, die ein Unternehmen abführen muss. Um die Steuerschuld nicht durch private Entnahmen zu verringern, müssen die Gewinne unberührt bleiben.

Bei den Entnahmen wird unterschieden in:

• Geldentnahme: Wenn ein Unternehmer zum Beispiel Bargeld aus der Unternehmenskasse nimmt oder Unternehmensvermögen für private Überweisungen nutzt.
• Warenentnahme: Wenn zum Beispiel der Inhaber eines Supermarktes einen privaten Einkauf in seiner Filiale vornimmt, zählt dieser als Warenentnahme.
• Entnahmen von Erzeugnissen: Wenn ein Bäcker Brot aus seiner Bäckerei für den Eigenverzehr mit nach Hause nimmt, gilt dies als Entnahme von Erzeugnissen.
• Nutzungsentnahme: Wenn ein Firmenfahrzeug für private Fahrten genutzt wird, gilt dies als Nutzungsentnahme.
• Leistungsentnahme: Wenn ein Koch dem Inhaber einer Gaststätte eine Mahlzeit zubereitet, gilt dies als Inanspruchnahme einer Leistung im eigenen Betrieb.

Privatentnahme versus Privateinlage: Unterschied

Die Privateinlage ist das Gegenteil einer Privatentnahme. Statt Unternehmensvermögen für private Zwecke vom Firmenkonto zu entnehmen, wird privates Vermögen auf das Betriebskonto eingezahlt. Dieses Vermögen kann sowohl Geldvermögen als auch Sachvermögen sein wie beispielsweise die Einbringung eines privaten Fahrzeuges, das für Dienstfahrten genutzt wird.

Wer darf Privatentnahmen tätigen?

Nicht jeder Unternehmer ist zu Privatentnahmen berechtigt. So können Gesellschafter haftungsbeschränkter Unternehmen keine Privatentnahmen tätigen.

Privatentnahme bei Unternehmen mit unbeschränkter Haftung

Zu den Unternehmen mit unbeschränkter Haftung zählen:

• Einzelunternehmen
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• Kommanditgesellschaft (KG)

Bei Unternehmensformen mit unbeschränkter Haftung nutzen die Gesellschafter bzw. Inhaber ihr Privatvermögen als finanzielle Grundlage des Betriebs. Privatentnahmen kommen insbesondere bei Einzelunternehmen und Personengesellschaft oft vor, da sich Unternehmer mit diesen Rechtsformen in der Regel kein monatliches Gehalt auszahlen. Daher nutzen Unternehmer das Betriebsvermögen auch dazu, um ihren persönlichen Lebensunterhalt zu finanzieren.

Privatentnahme bei der GmbH, UG oder AG

Bei Kapitalgesellschaften wie der GmbH, UG oder der AG sind Privatentnahmen gemäß der Einkommenssteuer-Richtlinien nicht möglich. Da Gesellschafter und Geschäftsführer aus rechtlicher Sicht „unternehmensfremde Personen“ sind, können sie nicht frei über das Betriebsvermögen verfügen, um Vermögen für private Zwecke zu entnehmen. Zwischen dem Vermögen des Unternehmens und den privaten Vermögen der Gesellschafter muss eine strikte buchhalterische Trennung stattfinden. Anstelle von Privatentnahmen erhalten Gesellschafter eine jährliche Gewinnausschüttung (§ 18 EStR).

Wie hoch dürfen Privatentnahmen sein?

Wie hoch eine Privatentnahme sein darf, ist nicht einheitlich festgelegt. Jeder Betrieb definiert selbst eine Obergrenze für private Entnahmen aus dem Unternehmensvermögen. Sie sollten jedoch unbedingt darauf achten, dass die Entnahmen nicht höher sind als die Gewinne des Unternehmens. Ansonsten besteht die Gefahr einer Überschuldung für das Unternehmen. Der Betrag, den Sie monatlich für private Zwecke entnehmen, sollte also gut kalkuliert werden. Hierbei müssen vor allem die Lebenshaltungskosten des Unternehmers wie Wohnkosten, Kosten für Lebens- und Haushaltsmittel sowie Kosten für Freizeitaktivitäten berücksichtigt werden.

Zur Orientierung können Sie statistische Daten einer Bank nutzen, aus denen das Durchschnittsgehalt eines Gründers ersichtlich wird. Außerdem ist es sehr hilfreich, eine Liste zu führen, in welcher Sie regelmäßige Abbuchungen und Daueraufträge vermerken. So behalten Sie auf jeden Fall den Überblick über Ihre Ausgaben und die damit verbundenen notwendigen Privatentnahmen. Überprüfen Sie außerdem regelmäßig Ihren aktuellen Finanzbedarf, denn nicht immer sind die benötigen Ausgaben konstant. Auch das Führen einer Budgetliste für Ihre Privatausgaben kann hierbei hilfreich sein. Hierfür gibt es spezielle Budget-Apps, die Planung und Kontrolle enorm vereinfachen.

Im Idealfall sollten Sie immer genug Geld auf dem Firmenkonto haben, um gegebenenfalls auch drei bis vier Monate ohne Einnahmen überstehen zu können. So können Sie saisonale Schwankungen und schlechte Wirtschaftsmonate abfedern, ohne den Betrieb zu belasten.

Wie Sie Ihre Privatentnahme versteuern

Für Privatentnahmen gelten je nach Art der Entnahme unterschiedliche Richtlinien in Bezug auf die Versteuerung. Barentnahmen sind beispielsweise umsatzsteuerfrei während auf Sachentnahmen eine Umsatzsteuer zu entrichten ist. Privatentnahmen führen generell zu einer Minderung des Betriebsvermögens, weshalb für das Unternehmen keine Steuern fällig werden. Das private Vermögen des Unternehmers erhöht sich jedoch durch die private Entnahme. Somit fällt auf die Entnahmen die private Einkommensteuer an.

So werden Privatentnahmen gebucht

Für die Privatentnahmen und -einlagen muss ein eigenes Unterkonto zum Eigenkapitalkonto eingerichtet werden. Alle privaten Zugänge (Privateinlagen) werden auf dem Privatkonto im Haben gebucht, alles Abgänge (Privatentnahmen) im Soll.

Nach den Standardkontenrahmen (SKR) 03 und 04 werden Privatentnahmen wie folgt gebucht:

• Kontenbezeichnung: Privatentnahmen allgemein
• SKR 03: 1800 (Privatentnahmen allgemein)
• SKR 04: 2100 (Privatentnahmen allgemein)

Beispiele für Buchungen von Privatentnahmen

Beispiel 1: Buchung einer Barentnahme

Ein Einzelunternehmer überweist sich jeden Monat 1.700 Euro vom Geschäftskonto an sein Privatkonto, um seine Lebenshaltungskosten zu finanzieren.

In der Bilanz wird das Girokonto des Unternehmers auf der linken Seite aufgeführt, das Privatkonto des Betriebs auf der rechten Seite.

Buchung Girokonto: + im Soll, – im Haben
Buchung Privatkonto: – im Soll, + im Haben

Buchungssatz: Privatkonto 1.700 Euro (- Soll) an Bank 1.700 Euro (- Haben)

Beispiel 2: Buchung von Sachentnahmen

Zu Sachentnahmen zählt beispielsweise, wenn der Inhaber eines Supermarktes seinen Wocheneinkauf in seiner eigenen Filiale erledigt. Er kauft Waren im Wert von 100 Euro ein. Da die Produkte aus dem Supermarkt des Unternehmers stammen, muss er nur den Einkaufswert der Ware zahlen, nicht den Verkaufspreis. Zusätzlich wird jedoch die Umsatzsteuer von 19 Prozent auf jedes Produkt erhoben.

Diese Art der Sachentnahme (Entnahme von Gegenständen und sonstigen Leistungen) muss über das Gewinn- und Verlustkontos eines Unternehmens verbucht werden.

In der Bilanz steht das GuV-Konto auf der rechten Seite, ebenso wie das Privatkonto des Unternehmens.

Buchung GuV-konto: – im Soll, + im Haben
Buchung Privatkonto: – im Soll, + im Haben

Buchungssatz: Privatkonto 119 Euro (- Soll) an Konto “Entnahmen von Gegenständen und sonstigen Leistungen” 100 Euro (+ Haben) + USt. 19 % = 19 Euro (+ Haben)

Eigenbeleg für Privatentnahmen erstellen

Gemäß den Richtlinien der ordnungsgemäßen Buchführung ist jeder Unternehmer dazu verpflichtet, jede Privatentnahme durch einen Beleg nachzuweisen. Wenn keine Quittung zur entsprechenden Entnahme existiert, weil diese beispielsweise verloren ging, nicht ausgestellt wurde oder weil es sich um eine Barentnahme handelt, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser dient dann als Nachweis über die Entnahme und muss folgende Daten beinhalten:

• Datum
• Betrag bzw. Wert
• Ort
• Name
• Unterschrift

Bei der Erstellung eines Eigenbelegs müssen außerdem folgende Regeln beachtet werden:

• Stellen Sie keinen Sammelbeleg für mehrere Entnahmen aus, sondern erstellen Sie nur einen Beleg pro Entnahme.
• Achten Sie darauf, dass auf jedem Beleg die Anschrift und der Name des Zahlungsempfängers stehen.
• Geben Sie als Verwendungszweck “Privatentnahme” an, damit die Buchhaltung den Beleg korrekt zuordnen kann.

Sie sollten außerdem immer bedenken, dass jede Privatentnahme zu Lasten des Eigenkapitals Ihres Unternehmens geht. Die Privatentnahmen sollten nie höher sein als der Gewinn des Unternehmens, damit Sie Liquiditätsengpässe und eine mögliche Verschuldung des Unternehmens vermeiden.