Reisekostenabrechnung: Posten und Pauschbeträge im Überblick (+ Muster-PDF)

Reisekostenabrechnung 2022: Basics

Um die Kosten, die während einer Geschäftsreise entstanden sind, in der Buchführung geltend zu machen, wird eine Reisekostenabrechnung erstellt. Diese beinhaltet unter anderem sowohl Fahrtkosten als auch Kosten für Übernachtungen und Verpflegung. In der Regel werden Reisekosten werden vom Arbeitgeber übernommen. Entstandene Mehraufwendungen können lohnsteuerfrei als Werbungskosten abgesetzt werden.

Damit eine Dienstreise als solche gilt, wird vorausgesetzt, dass sie im Auftrag des Arbeitgebers erfolgt. Ein weiteres Kriterium ist, dass die Reise mit dem privaten Wagen oder öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgt. Nutzt der Arbeitnehmer einen Firmenwagen, übernimmt der Arbeitgeber die damit zusammenhängenden Kosten.

Dies sind einige Arten von Dienstreisen:

• Messebesuche
• Wechselnde Einsatzorte (z. B. für Bauarbeiter, Gerüstbauer oder Immobilienmakler)
• Fort- und Weiterbildungen
• Kundenbesuche (z. B. für Klempner, ambulante Pflegedienste oder Elektriker)
• Kongresse
• Tagungen

Reisekosten können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Wichtig: Es ist nicht möglich, die kompletten Reisekosten abzusetzen. Allerdings können Teile der Reisenebenkosten geltend gemacht werden. Entscheidend ist die Art der angefallenen Kosten: Einige Kosten können vollständig rückerstattet werden, für andere gelten spezielle Pauschbeiträge.

Als Arbeitgeber sind Sie grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitern die Reisekosten zu erstatten. Wenn der Arbeitsvertrag keine anderen Regelungen vorgibt, können Sie entweder die Rückerstattung komplett verweigern oder nur einen Teil der Pauschalen zahlen. Entscheiden Sie sich für die Erstattung, ist sie gemäß Einkommensteuergesetz steuerbefreit (§ 3 Nr. 13, 16 EStG). Die Erstattungskosten können dann nicht mehr als Werbungskosten abgezogen werden (§ 3c Abs. 1 EStG). Um Kosten zu sparen, können Sie bestimmen, dass nur die günstigste Alternative erstattet werden kann. Allerdings können dadurch längere Reisezeiten entstehen, z. B. wenn der Reisende statt der Bahn den Fernbus nimmt.

Reisekostenabrechnung Vorlage und Muster

Der einfachste Weg fehlerlose Reisekostenabrechnungen anzufertigen, ist eine Muster-Reisekostenabrechnung, die jeder Mitarbeiter nutzen kann. Nutzen Sie dazu einfach unser Muster-Formular als PDF. Falls Sie Änderungen am Muster vornehmen möchten, können Sie die Reisekostenabrechnung-Vorlage alternativ als Word-Dokument herunterladen.

In unseren anderen Artikeln zum Thema finden Sie Tipps und Hinweise, wie Sie die Reisekostenabrechnungen verbuchen.

Wann liegt eine Geschäftsreise vor?

Um zu beurteilen, ob eine Geschäftsreise vorliegt, ist die sogenannte „erste Tätigkeitsstätte” von Bedeutung. Damit ist der Ort gemeint, dem ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. In der Regel handelt es sich um den Ort, wo der betroffene Arbeitnehmer regelmäßig arbeitet. Regelmäßig bedeutet in diesem Sinne, dass der Arbeitnehmer an diesem Ort entweder mindestens zwei volle Arbeitstage pro Woche oder ein Drittel seiner Arbeitszeit verbringt.

Der Begriff „erste Tätigkeitsstätte” ist in § 9 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) definiert. Daraus folgt, dass eine Geschäftsreise stattfindet, wenn der Arbeitnehmer verreist, um geschäftliche Tätigkeiten an einem anderen Ort als der ersten Tätigkeitsstätte zu erledigen.

Für folgende Fahrten entstehen folglich Fahrtkosten:

• Hinfahrt zum Reiseziel
• Fahrten am Reiseziel
• Heimfahrten zwischendurch (falls die Geschäftsreise länger dauert)
• Rückfahrt vom Reiseziel

Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und Arbeitsstätte gelten nicht als Reisekosten. Wenn der Arbeitnehmer jedoch von seiner eigenen Wohnung zur Arbeitsstätte, danach zu einem Außentermin und direkt im Anschluss wieder nach Hause fährt, wird für die Fahrt vom Außentermin nach Hause die Reisekostenpauschale angesetzt.

Voraussetzung für die Reisekostenabrechnung: Aufbewahrung der Belege

Damit die Reisekostenabrechnung korrekt erstellt werden kann, ist es wichtig, dass der reisende Arbeitnehmer alle Belege gewissenhaft aufbewahrt und seine Reise richtig dokumentiert. Auf Rechnungen muss er nicht nur sich selbst, sondern auch Ihr Unternehmen inklusive der Anschrift als Rechnungsträger angeben, ansonsten erfolgt keine Rückerstattung! Folgende Angaben müssen im Beleg enthalten sein:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsträgers
• Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung
• Rechnungsdatum
• Liefer- bzw. Leistungsdatum
• Steuernummer des Rechnungsstellers
• Nettobetrag
• Mehrwertsteuersätze
• Mehrwertsteuersumme

Es gelten die Bestimmungen in § 14 Umsatzsteuergesetz. Hotelrechnungen, Tankquittungen und ähnliche Belege sollten als Kostennachweise aufbewahrt werden. Die Belege müssen für das Lohnkonto aufbewahrt werden. Denken Sie dabei an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und entsorgen Sie die Belege nicht zu früh.

Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung

Der Reisende darf das Verkehrsmittel für die Geschäftsreise selbst auswählen. Nutzt er oder sie einen Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel, können die Aufwendungen in der nachgewiesenen Höhe abgesetzt werden. Bei der Nutzung eines Firmenwagens sind die dabei entstehenden Kosten Teil der Betriebsausgaben des Arbeitgebers.

Bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs kann eins der folgenden Verfahren angewendet werden:

• Einzelnachweis: Die tatsächlich entstandenen Kosten gemäß des Einzelnachweises werden abgesetzt. Dafür wird vorausgesetzt, dass die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die Jahresfahrleistung und die beruflich gefahrenen Kilometer anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden.
• Kilometersatz: Für das Fahrzeug wird ein anhand tatsächlicher Kosten ermittelter Kilometersatz abgesetzt. Hier wird vorausgesetzt, dass die zurückgelegten Fahrkilometer dokumentiert werden. Das kann zum Beispiel in Form eines Fahrtenbuchs geschehen. Die Daten, die im Laufe von zwölf Monaten zusammengetragen wurden, dienen als Grundlage für die Berechnung des Kilometersatzes.
• Kilometerpauschale: Es wird eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer abgesetzt.

Diese Pauschbeträge decken alle üblichen Kosten, die mit Privatfahrzeugen zusammenhängen. Dies beinhaltet die Kraftfahrzeugsteuer, Reparaturkosten und Versicherungsprämien. Auch Fahrtnebenkosten wie Parkscheine und typische Fahrzeugputzmittel können erstattet werden.

Verpflegungsaufwand in der Reisekostenabrechnung

Verpflegungsmehraufwand oder Spesen sind die Zusatzkosten für Verpflegung, die während der Geschäftsreise anfallen. Je nach Beschäftigungsverhältnis wird dieser Aufwand als Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG) oder als Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG) geltend gemacht. Maßgebend für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes ist die Zeit, in der der Reisende abwesend ist. Der Reisende gilt bei der Abfahrt ab der Arbeitsstätte ab dem Zeitpunkt als abwesend, an dem er die Arbeitsstätte verlassen hat. Fährt der Reisende von seiner Wohnung aus los, gilt die Abfahrtszeit als Beginn der Abwesenheit.

Für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwänden im Inland gelten feste Pauschbeträge. Dabei ist zu beachten, dass mit „Verpflegungsmehraufwand” nicht gemeint ist, dass anfallende Verpflegungskosten ersetzt werden. Wenn der Arbeitnehmer beispielsweise im Hotel ein Frühstück einnimmt und Sie als Arbeitgeber das Frühstück bezahlen, wird der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwände um die entsprechenden Kosten gekürzt. Die Pauschbeträge können nur dann angewendet werden, wenn die Dienstreise mindestens acht Stunden dauert. Für Geschäftsreisen im Inland sind die Pauschbeiträge wie folgt (Stand: 2022):

• Reisedauer ab acht Stunden, sowie An- und Abreisetag: 14 Euro („kleine Pauschale”)
• Reisedauer ab 24 Stunden: 28 Euro („große Pauschale”)

Sonderregelungen für Dienstreisen ab drei Monaten

Dauert die Dienstreise mindestens drei Monate lang oder begibt sich der Arbeitnehmer in diesem Zeitraum immer wieder an den selben Ort, kann die Verpflegungspauschale nicht mehr geltend gemacht werden, da das Finanzamt in einem solchen Fall nicht mehr von einer Dienstreise ausgeht. Bereist der Arbeitnehmer den jeweiligen Ort mindestens vier Wochen lang nicht mehr, gilt die Drei-Monats-Frist als unterbrochen. Dies gilt unabhängig vom Unterbrechungsgrund. Dabei werden auch Krankheits- und Urlaubstage berücksichtigt.

Wenn der Kostenanteil für das Frühstück nicht feststellbar ist, wird der Gesamtbetrag pauschal um 5,60 Euro gekürzt, also um 20 Prozent der großen Pauschale. Bei Mittag- und Abendessen wird der Betrag pauschal um 11,20 Euro gekürzt – oder 40 Prozent der großen Pauschale.

Übernachtungskosten in der Reisekostenabrechnung

Übernachtungskosten im Inland können lohnsteuerfrei erstattet werden. Innerhalb von 48 Monaten nach der Übernachtung ist es möglich, die Kosten vollständig als Werbungskosten abzusetzen. Sind die 48 Monate vergangen, können nur noch maximal 1.000 Euro unversteuert abgezogen werden. Grundsätzlich müssen Übernachtungen nachgewiesen werden. Ohne Einzelnachweise können Arbeitgeber jedoch für eine Übernachtung einen Pauschbetrag von 20 Euro absetzen.

Ausnahmen bei den Übernachtungskosten

Die Anwendung von Pauschbeträgen ist nicht möglich, wenn der Arbeitnehmer in einer Zweitwohnung übernachtet. In Planung ist aktuell allerdings eine Kraftfahrerpauschale von 8 Euro pro Übernachtung, wenn Fahrer in einem Fahrzeug (z. B. Schlafkoje im LKW) übernachten oder der Arbeitgeber die Unterkunft kostenlos zur Verfügung stellt (z. B. Wohncontainer).

Reisekostenabrechnung für Reisen ins Ausland

Für Geschäftsreisen im Ausland werden andere Pauschbeträge angesetzt. Diese Beträge können dem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei erstattet werden. Bei Übernachtungen im Ausland können sowohl die tatsächlichen Kosten als auch der individuelle nationale Pauschbetrag abgesetzt werden. Auch hier wird zwischen einer „kleinen” und „großen” Pauschale unterschieden. Ähnlich wie bei Übernachtungen im Inland wird der Gesamtbetrag für das Frühstück um 20 Prozent und der für Mittag- und Abendessen um 40 Prozent der im jeweiligen Land geltenden großen Pauschale gekürzt.

Die Pauschbeträge für das Ausland werden vom Bundesfinanzministerium jedes Jahr neu festgelegt. Hier finden Sie alle im Überblick. In manchen Ländern gelten für bestimmte Städte eigene Pauschbeträge. Für Überseegebiete gelten die Beträge für das Mutterland (z. B. Niederlande für Curaçao, Jungferninseln für das Vereinigte Königreich), für nicht in der Spesentabelle aufgeführte Länder und internationale Gewässer die Beträge für Luxemburg.

Welche Reisenebenkosten können abgesetzt werden?

Folgende Reisenebenkosten sind absetzbar:

• Telefonkosten (geschäftlich)
• Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen
• Mautgebühren
• Trinkgelder
• Öffentliche Verkehrsmittel, Mietwagen, Taxifahrten
• Reisegepäckversicherung, Safe-Gebühren
• Parkgebühren
• WLAN-Gebühren im Hotel
• Schadensersatzforderungen für Verkehrsunfälle
• Telefongespräch mit der Familie (falls die Reise eine Woche oder länger dauert, maximal 15 Minuten)
• Umbuchungen oder Stornierungen

Diese Kosten sind nicht absetzbar:

• Bußgelder
• Massagen
• Koffer
• Essensgutscheine
• Minibar-Gebühren im Hotel
• Pay-TV-Gebühren im Hotel

Reisekostenabrechnung: Die richtige Vorlage finden

Nutzen Sie zur Erstellung der Reisekostenabrechnung ein Formular, das Sie kopieren und Ihrem verreisten Mitarbeiter zum Ausfüllen geben. Zwar ist die genaue Form nicht gesetzlich geregelt, aber es sollten folgende Angaben im Formular enthalten sein:

• Name und Anschrift der Firma
• Name und Anschrift des Mitarbeiters
• Datum der Reisekostenabrechnung
• Bankverbindung des Mitarbeiters
• Zeitraum der Reise
• Vollständige Anschrift des Abfahrtsortes
• Vollständige Anschrift des Reiseziels
• Grund der Reise
• Gesamtkosten für Transportmittel
• Gesamtkosten für die Übernachtung
• Gesamtkosten für den Verpflegungsaufwand (möglichst aufgeschlüsselt)
• Nebenkosten
• Gesamtkosten für die Reise
• Unterschrift des Mitarbeiters
• Unterschrift der Führungskraft

Sie können für die Reisekostenabrechnung entweder ein Muster aus dem Internet verwenden oder sie selbst in einem Tabellenprogramm wie Excel erstellen. Alternativ können Sie mit Hilfe Ihrer Buchhaltungssoftware einen Vordruck für die Reisekostenabrechnung erstellen, falls die Software über eine solche Funktion verfügt. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Reisekostenabrechnung mit Hilfe einer App zu erstellen. Dafür muss der Reisende während der Reise alle Kosten dokumentieren und die Daten an den Arbeitgeber übermitteln, etwa indem er sie auf eine Datencloud lädt. Wählen Sie die Option, die am besten zu Ihren Betriebsabläufen passt. Weisen Sie außerdem den Reisenden darauf hin, alle Belege aufzubewahren und bei Ihnen einzureichen, um die Reisekosten korrekt abrechnen zu können.

Reisekostenabrechnung: Beispiel

Entnehmen Sie diesem fiktiven Beispiel, wie eine Reisekostenabrechnung aussehen könnte. (Werte: 2020)

Annette Janoski, Mitarbeiterin der Fragezeichen GmbH, unternimmt eine viertägige Geschäftsreise von Frankfurt nach Paris, mit Zwischenstopp in Luxemburg. Janoski nimmt bei der Reise die Bahn und fährt bei jeder Fahrt vor 8 Uhr los. Bei der Anreise fährt sie von ihrer Wohnung aus mit dem Bus direkt zum Bahnhof. In Luxemburg und Paris übernachtet sie in Hotels. Die Fragezeichen GmbH übernimmt die Kosten für das Hotelfrühstück, die nicht aus den Hotelrechnungen ersichtlich sind. Weiterhin besucht sie an jedem Tag eine Fachmesse.

Die Reisekosten für Janoski werden wie folgt abgerechnet:

• Transportkosten: Die tatsächlichen Kosten der Bus- und Zugtickets werden abgesetzt.
  Übernachtungskosten: Sind die Einzelnachweise (in diesem Fall Hotelrechnungen) vorhanden, werden sie vollständig als Werbungskosten nachgewiesen. Ansonsten würde für jede Übernachtung der Pauschbetrag von 20 Euro abgesetzt werden.
• Verpflegungsmehraufwand: Die Abwesenheit von Janoski beginnt mit ihrer Abreise von ihrer Wohnung nach Luxemburg. Für den Anreisetag kann sie die kleine Pauschale für Luxemburg in Höhe von 32 Euro nutzen. Nach einer Übernachtung inklusive Frühstück verbringt sie den Tag auf der Messe, nimmt den Zug nach Paris und checkt dort um 23 Uhr im Hotel ein. Da sie vor Mitternacht eintrifft, darf sie für Tag 2 den höheren Pauschbetrag von 58 Euro für Paris verwenden, muss allerdings 20 % für das Hotelfrühstück abziehen. Für Tag 2 kann Janoski also 46,40 Euro geltend machen. In Paris ist kein Hotelfrühstück möglich. Den dritten Tag verbringt sie auf der Messe, wo ein Dinner-Catering angeboten wird. Für das Abendessen muss Janoski nun 40 % von der großen Tagespauschale abziehen und kann noch 34,80 Euro geltend machen. Für den Abreisetag ohne Frühstück erhält sie die volle kleine Pauschale von 39 Euro. Insgesamt ergeben folglich Verpflegungsmehraufwände von 152,20 Euro.
• Reisenebenkosten: Als Nebenkosten werden die Messetickets vollständig abgesetzt.

Sollten Sie auf Schwierigkeiten bei Ihrer Reisekostenabrechnung stoßen, ist die Unterstützung eines Steuerberaters zu empfehlen.