GmbH gründen in 10 Schritten: Checkliste, Kosten, Ablauf

 

Voraussetzungen für eine GmbH-Gründung

• Geschäftsfähigkeit der Gründer und Geschäftsführer
• mind. 13.200 Euro Eigenkapital für Gründungskosten und Stammkapital
• Geschäftsadresse in Deutschland
• mind. 1 Gesellschafter
• mind. 1 Geschäftsführer

 

Kosten der GmbH-Gründung

Kosten: GmbH gründen mit Musterprotokoll nach Posten

Eckdaten	Ein-Personen-GmbH	Mehr-Personen-GmbH
Notar
Notargebühren	115,00 €	230,00 €
Handelsregister-Anmeldung	149,50 €	149,50 €
Nebenkosten¹	32,00 €	32,00 €
19 % MwSt	56,34 €	78,19 €
Weitere Amtsgebühren
Handelsregistereintrag²	200,00 €	200,00 €
Gewerbeanmeldung³	35,00 €	35,00 €
Transparenzregister	19,80 €	19,80 €
Gesamt	607,64 €*	744,49 €*

Kosten: GmbH gründen mit Satzung nach Posten

Eckdaten	Ein-Personen-GmbH	Mehr-Personen-GmbH
Notar
Notargebühren	471,00 €	480,00 €
Handelsregister-Anmeldung	162,50 €	162,50 €
Nebenkosten¹	52,00 €	52,00 €
19 % MwSt	130, 25 €	132,06 €
Weitere Amtsgebühren
Handelsregistereintrag²	200,00 €	200,00 €
Gewerbeanmeldung³	35,00 €	35,00 €
Transparenzregister	19,80 €	19,80 €
Gesamt	1.070,55 €*	1.081,26 €*

Quellen: IHK Berlin [PDF], Gebührentabelle Gerichts- und Notarkostengesetz, eigene Statistik aus Notarrechnungen aus ganz Deutschland (Stand: 2024)
* Alle Preise sind Durchschnittskosten und können im individuellen Fall abweichen. Im Rechenbeispiel wird unterstellt, dass die Gesellschaft mit beschränkter Haftung nur einen Geschäftsführer hat und das Stammkapital 25.000 Euro in Bareinlagen beträgt.
¹  durchschnittliche Summe aus Post- und Telekommunikationspauschalen und Dokumentenpauschalen sowie typische Abrechnung pro Seite
²  Die Gebühr für den Handelsregistereintrag mit Sacheinlagen beträgt 240 Euro für die Rechtsform GmbH.
³  Durchschnittswert, jede Gemeinde legt die Gebühr eigenständig fest

Eine genaue Aufschlüsselung aller Posten der Notarkosten finden Sie hier.

Schritt 1 der GmbH-Gründung: Planung

Bevor Sie überhaupt mit der Gründung starten, ist es wichtig, die grundsätzlichen Fragen zu klären. Am besten funktioniert die Abarbeitung dieser Fragen, wenn Sie die Basics der Rechtsform GmbH genau kennen. Nun sollten Sie folgende Punkte klären:

Gründerteam: Wer sollen die Gesellschafter Ihrer GmbH werden?

Stammkapital: Ist das nötige Stammkapital von 25.000 Euro vorhanden? Wie wird die Summe unter den Gesellschaftern aufgeteilt? Jeder Anteil (Euro) entspricht einer Stimme in der Gesellschafterversammlung.

Geschäftsführung: Wer soll der Geschäftsführer der GmbH werden und das Unternehmen nach außen vertreten? Soll es einen Gesellschafter-Geschäftsführer oder einen angestellten Geschäftsführer geben?

Gesellschaftsvertrag: Planen Sie eine Gründung mit eigens erstellter Satzung oder mit standardisiertem Musterprotokoll?

Geschäftsadresse: Wo möchten Sie die GmbH gründen? Die Geschäftsadresse der GmbH beeinflusst Mietkosten und Gewerbesteuer. Eine virtuelle Adresse reicht nicht aus. Wer die eigene Wohnung nutzen möchte, sollte prüfen, ob der Mietvertrag das erlaubt und ob der Standort gewerblich genutzt werden darf.

Kosten: Werden die Kosten der Gründung aus dem Gesellschaftsvermögen oder dem Privatvermögen finanziert?

Schritt 2 der GmbH-Gründung: Firmenname und Unternehmensgegenstand

Der Name der Gesellschaft sollte wohl überlegt sein. Für die sogenannte Firmierung müssen die formalen Kriterien erfüllt werden, damit die Gründung jeweils das grüne Licht vom Notar und dem zuständigen Amtsgericht erhält.

Erlaubt sind Tätigkeitsbezeichnungen mit einer individuellen Ergänzung, Namen der Gesellschafter, Fantasiebezeichnungen oder Kombinationen der Optionen.

Starten Sie lieber mit einer Auswahl von drei bis fünf Favoriten, um dann final einen Firmennamen zu finden, der alle Voraussetzungen erfüllt.

Zusätzlich müssen Sie einen Unternehmensgegenstand formulieren, der den Tätigkeitsbereich der neuen Gesellschaft mit beschränkter Haftung definiert. Lassen Sie beide bei der IHK prüfen, um Verzögerungen und Mehrkosten zu vermeiden.

 

Schritt 3 der GmbH-Gründung: Stammkapital und Gründungskosten

Steht der Name der GmbH fest, sollten Sie sich um Verträge und das Finanzielle kümmern. Bei der Rechtsform GmbH können Sie einen standardisierten Vertrag – das Musterprotokoll – nutzen. Es enthält grundsätzliche Klauseln, die aber nicht verändert werden können. Alles darüber hinaus regelt das deutsche Gesellschaftsrecht, also das GmbH-Gesetz. Die Alternative ist eine Satzung.

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Prüfen Sie erstmal, ob das Musterprotokoll passen könnte:

• Hat Ihr Team mehr als drei Gründer?
• Wollen Sie mehr als einen Geschäftsführer?
• Planen Sie ein abweichendes Geschäftsjahr?
• Möchten Sie spezielle Vereinbarungen?
• Wollen Sie Sacheinlagen wie Immobilien einbringen?

Wenn Sie eine der Fragen mit „Ja” beantwortet haben, braucht die GmbH eine Satzung.

Satzung gestalten

In einem Gesellschaftsvertrag können Sie alle Aspekte des sogenannten Innenverhältnis der GmbH selbst definieren. Ein Anwalt hilft Ihnen beim Entwurf.

Eine Diskussion mit allen Gesellschaftern der zukünftigen GmbH bietet Ihnen viele Chancen, über Worst-Case-Szenarien zu sprechen: Krisen, Ausstieg, Konflikte, Krankheit, Tod. So finden Sie heraus, welche zusätzlichen Klauseln sinnvoll sind.

Jede Änderung des Gesellschaftsvertrags erfordert eine notarielle Beurkundung. Dadurch entstehen natürlich weitere Kosten und Aufwand.

Wenn Sie mit einer Satzung gründen, brauchen Sie außerdem eine Gesellschafterliste. Diese können Sie sogar selbst erstellen.

Das Stammkapital

Das Mindeststammkapital einer GmbH beträgt 25.000 Euro. Die Anteile und Stimmrechte werden entsprechend aufgeteilt, z.B. 60 % Anteile erfordern 60 % des Stammkapitals als Stammeinlage. Gewinne und Verluste werden nach diesem Prinzip verteilt, es sei denn, die Satzung legt etwas anderes fest.

Im Internet kursieren einige Mythen über Stammeinlagen und die Haftung der Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Das sind die Fakten:

• Mindestens 12.500 Euro müssen bei Gründung einer GmbH auf das Geschäftskonto eingezahlt werden.
• Vermögensgegenstände statt Kapital sind möglich, erhöhen jedoch den Aufwand.
• Jeder Gesellschafter zahlt mindestens ein Viertel seiner Stammeinlage ein.
• Die GmbH haftet mit mind. 25.000 Euro, auch wenn das Geld nicht auf dem Konto liegt.

firma.de rät von der Gründung einer GmbH ab, wenn das Gründerteam oder der Alleingründer keine 25.000 Euro besitzen. Falls es zu einem Worst-Case-Szenario kommt wie Haftungsschäden oder Insolvenz, haften die Gesellschafter persönlich für offene Stammeinlagen.

In diesem Fall eignet sich eine Unternehmergesellschaft (UG) viel besser, denn sie bietet eine Haftungsbeschränkung mit kleinem Stammkapital. Die UG wird deshalb auch 1-Euro-GmbH oder Mini-GmbH genannt.

Schritt 4 der GmbH-Gründung: Notarbesuch zur Beurkundung

Wenn alle Fragen geklärt sind, können Sie nun die GmbH gründen. Bevor der Termin feststeht, wird das Notariat um die Satzung bzw. den Firmennamen und Unternehmensgegenstand für das Musterprotokoll bitten.

Wichtig: Alle Gesellschafter und Geschäftsführer müssen im Notariat anwesend sein. Falls sie sich vertreten lassen, benötigt der Notar beglaubigte Vollmachten für die Vertreter.

Der Notar beurkundet nun alle Gründungsdokumente und bereitet die Anmeldung zum Handelsregister vor. Wie der Notartermin abläuft, können Sie hier nachlesen. 

GmbH in Gründung

Jetzt beginnt die sogenannte Gründungsphase: Damit ist die Zeit zwischen der Beurkundung und der Eintragung im Handelsregister gemeint.

Diese Phase sollte so kurz wie möglich sein. Warum? Bis die neue GmbH im Handelsregister eingetragen wird, haften die Gesellschafter persönlich mit Ihrem Privatvermögen.

Diesen Status muss die neue GmbH auch transparent kommunizieren durch den Zusatz „in Gründung” oder „i. Gr.” hinter dem Firmennamen. GmbH in Gründung bedeutet:

1. Keine Haftungsbeschränkung.
2. Rechnungen sind nicht bindend.
3. Handelsregistereintrag und Steuernummer stehen noch aus.

Im gesamten offiziellen Schriftverkehr und im Impressum der Webseite oder Social Media muss die GmbH als „in Gründung“ gekennzeichnet sein.

Schritt 5 der GmbH-Gründung: Geschäftskonto

Jetzt brauchen Sie ein neues Geschäftskonto für die GmbH. Kümmern Sie sich so schnell wie möglich um diese Aufgabe, damit der Gründungsprozess kurz bleibt.

Viele Digitalbanken bieten eine einfache Eröffnung mit VideoIdent-Verfahren an. Falls Sie sich für eine traditionelle Bank entscheiden, sollten Sie unbedingt abklären, wer außer dem Geschäftsführer zum Banktermin erscheinen muss.

Wenn die Unternehmensgründung aus dem Ausland durchgeführt wird, ändern sich Voraussetzungen für die Kontoeröffnung. In diesem Fall sind meistens weitere Dokumente nötig.

Alle Gesellschafter müssen nun mindestens ein Viertel ihrer Stammeinlage auf das neue Geschäftskonto einzahlen. Insgesamt muss die Summe mindestens 12.500 Euro ergeben.

Wichtig: Der Notar benötigt einen Beleg dieser Einzahlungen per Kontoauszug!

 

Schritt 6 der GmbH-Gründung: Kontoauszug an Notar weiterleiten

Die Gründung einer GmbH ist erst abgeschlossen, wenn diese Schritte erledigt wurden:

1. Der Notar hat einen Kontoauszug des Geschäftskontos erhalten. Daraus müssen folgende Punkte ersichtlich sein: Saldo, Einzahlungen, Name der GmbH als Kontoinhaberin.
2. Das Notariat hat die vollständige Anmeldung beim Handelsregister an das Amtsgericht übertragen.
3. Das Amtsgericht hat keine Gründe zur Beanstandung der Anmeldung festgestellt.
4. Der Handelsregistereintrag der GmbH wurde veröffentlicht.

Jetzt ist es an der Zeit, den Firmennamen am Briefkasten der Geschäftsadresse anzubringen. Die Rechnung für die Eintragung ins Handelsregister kommt hier an und muss bezahlt werden. Falls der Brief an den Absender zurückgeht, riskieren Sie eine deutliche Verzögerung der Unternehmensgründung.

Vorsicht vor Scammern!

Seit Jahren sind Unternehmer einer üblen Betrugsmasche ausgesetzt: Betrüger scannen neue Veröffentlichungen im Handelsregister und versenden massenhaft Fake-Rechnungen. Sie imitieren die offizielle Rechnung der Justizkasse perfekt. Das Ziel dieser Betrüger ist es, die Gründer zur Überweisung auf ihr persönliches Konto zu bewegen.

firma.de rät, jede Rechnung genau anzuschauen. Sie erkennen den Fake meistens an einer ausländischen IBAN und einer überteuerten Rechnung. Die normale Gebühr beträgt 200 Euro (150 für die Eintragung plus 50 für einen Auszug) und enthält keine Mehrwertsteuer.

Zahlen Sie nur, wenn Sie sich sicher sind, dass die Rechnung authentisch ist. Unser Tipp: IBAN googeln oder Amtsgericht anrufen. Hier finden Sie unseren ausführlichen Ratgeber zur Betrugsmasche.

 

Schritt 7 der GmbH-Gründung: Handelsregistereintrag

Der Handelsregistereintrag erfolgt einige Tage oder wenige Wochen nachdem der Notar ihren Kontoauszug erhalten hat. Das erfahren Sie entweder per Post oder von Ihrem Notar.

Mit dem Eintrag in das Handelsregister ist die GmbH offiziell geschäftsfähig und die Haftungsbeschränkung der Gesellschaft ist wirksam. Jetzt können Sie den Zusatz GmbH „in Gründung“ entfernen.

Mit der neuen Registernummer startet der Endspurt der Gründung mit einigen wichtigen Anmeldungen.

 

Schritt 8 der GmbH-Gründung: Anmeldungen

Gewerbe anmelden

Jede GmbH, die gewerblich tätig ist, muss sich beim örtlichen Gewerbeamt anmelden. Das funktioniert persönlich, per Post oder digital für eine Gebühr zwischen 15 bis 60 Euro. Mehr zur Gewerbeanmeldung erfahren Sie hier.

Steuerliche Anmeldung

Die Anmeldung der GmbH beim Finanzamt funktioniert via ELSTER. Füllen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Brauchen Sie Starthilfe? Hier ist eine Ausfüllanleitung. Wir empfehlen die Unterstützung eines Steuerberaters – besonders für die Kleinunternehmerregelung.

Gleichzeitig beantragt die Gesellschaft eine neue Steuernummer für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Wenn Ihr Unternehmen Handel mit dem EU-Ausland plant, benötigt die GmbH zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).

Haben Sie etwas Geduld. Oft dauert es 4 bis 8 Wochen, bis die Steuernummer per Post kommt. Erst mit der Steuernummer kann das Unternehmen verbindliche Rechnungen für Ihre Produkte stellen.

Transparenzregister

Seit 2021 gibt es diese weitere Pflichtanmeldung für die GmbH. Dieses Transparenzregister soll genau das tun, was sein Name verspricht: Transparenz schaffen über die wirtschaftlich berechtigten Personen hinter jedem Unternehmen in der EU und Verbrechen vorbeugen. Die Anmeldung funktioniert online. Die Jahresgebühr beträgt aktuell 19,80 Euro (Stand: 2024). Hier erfahren Sie mehr zur Anmeldung im Transparenzregister.

 

Schritt 9 der GmbH-Gründung: Steuernummer & Betriebsbeginn

Ein Brief, der den eigentlichen Startschuss der GmbH bedeutet: Mit der neuen Steuernummer ist die GmbH sofort voll  „geschäftsfähig”. Das heißt das Unternehmen kann Rechnungen stellen. Jetzt kann die Vor- und Umsatzsteuer korrekt abgeführt werden.

Fügen Sie die Steuernummer oder – falls vorhanden – die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den Briefkopf und alle Impressen ein.

 

Schritt 10 der GmbH-Gründung: Buchhaltung starten

Der letzte der 10 Gründungsschritte ist die Aufnahme des Geschäftsbetriebs. Einfacher gesagt als getan, denn für viele ist die doppelte Buchführung Neuland. Der Start ist die Eröffnungsbilanz.

firma.de hat oft die Erfahrung gemacht, dass das Thema Buchhaltung erstmal aufgeschoben wird, weil so viele operative Themen in den Vordergrund rücken. Das sorgt spätestens am Ende des Geschäftsjahres oft für unnötigen Stress – und eine fette Rechnung vom Steuerberater oder Bilanzbuchhalter.

Suchen Sie sich lieber gleich eine Lösung für die Dauer der Startphase: Die üblichen Optionen sind Software, Dienstleister oder Einstellung eines Mitarbeiters.

Je nach Geschäftsmodell gibt es weitere Schritte für den Betriebsbeginn. Falls Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie zum Beispiel eine Betriebsnummer beantragen und Ihr Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden.

FAQ: Häufige Fragen zur GmbH-Gründung

Für wen eignet sich eine GmbH?

Die Rechtsform GmbH ist geeignet, wenn folgende Voraussetzungen und Ziele zutreffen:

• Mind. 25.000 € Stammkapital vorhanden
• Schutz von Privatvermögen durch beschränkte Haftung
• Seriöses Image bei Geschäftspartnern oder Banken
• Attraktivität für Investoren
• Anteile am Unternehmen flexibel gestaltbar
• Langfristiges Wachstum

 

Kann man eine GmbH alleine gründen?

Das ist möglich. Das nennt man auch Ein-Personen-GmbH. Alleingesellschafter übernehmen meistens auch den Posten des Geschäftsführers. Wer solo gründet, muss auch das Stammkapital von 25.000 Euro alleine stemmen.

Welche Vor- und Nachteile hat eine GmbH?

Vorteile

• Beschränkte Haftung
• Steuerliche Vorteile
• Ausgezeichnetes Image
• Gestaltung der Gesellschaft sehr flexibel

 

Nachteile

• Mindeststammkapital 25.000 Euro
• Gründung aufwendig
• Pflicht zu doppelter Buchführung und Jahresabschluss

 

Wann ist es sinnvoll, eine GmbH zu gründen?

Wenn Sie eine GmbH gründen und das Musterprotokoll nutzen, dann besser nicht kurz vor dem Jahreswechsel. So können Gründer hohe Steuerberaterkosten vermeiden. Ohne spezielle Vereinbarungen muss die GmbH den Jahresabschluss immer am 31.12. erstellen, auch wenn sie erst kurz vorher gegründet wurde.

 

Wer darf keine GmbH gründen?

Minderjährige dürfen nur in Ausnahmefällen eine GmbH gründen. Für GmbH-Geschäftsführer besteht eine Ausnahme: Personen, die bereits Freiheitsstrafen für gewisse Straftaten erhalten haben, sind von diesem Posten für fünf Jahre ausgeschlossen nach GmbH-Gesetz (§ 6 GmbHG).

 

Wer trägt die Gründungskosten der GmbH?

Die tragen die Gesellschafter oder die GmbH. In der Satzung können die Gründer festlegen, dass die GmbH die Gründungskosten begleicht. Wichtig ist, dass ein Höchstbetrag oder ein Prozentsatz vom Stammkapital festgelegt wird. Mit dem Musterprotokoll darf die GmbH maximal 300 Euro übernehmen. Alle Kosten, die die GmbH trägt, können als Betriebsausgabe von der Steuer abgesetzt werden.

 

Was passiert mit den 25.000 € bei der GmbH?

Die 25.000 € werden auf das Konto der GmbH eingezahlt. Die GmbH darf das Geld dann für Ausgaben wie Rechnungen, Investitionen oder Gehälter nutzen. Trotzdem haftet die GmbH im Ernstfall immer noch mit diesem Betrag.

 

Wie viel Umsatz darf eine GmbH machen?

Eine GmbH hat keine Umsatzobergrenze. Nur wenn sie die Kleinunternehmerregelung nutzen möchte, darf der Umsatz im ersten Jahr oder Vorjahr maximal 22.000 € betragen und im aktuellen oder zweiten Jahr 50.000 €. Überschreitet sie diese Beträge, gilt die Kleinunternehmerregelung nicht mehr.

 

Bis wann muss das Stammkapital voll eingezahlt sein?

Es gibt keine gesetzliche Frist, bis wann das Stammkapital vollständig eingezahlt sein muss. Häufig wird ein Termin in der Satzung festgelegt, oder die Gesellschafterversammlung setzt einen Zeitpunkt per Beschluss. Solange das Geld nicht komplett eingezahlt ist, schulden die Gesellschafter ihren Anteil der GmbH und haften dafür.

 

Warum ist die GmbH so beliebt?

• Transparente Haftungssumme
• Positive Kreditwürdigkeit
• Flexible Gestaltung
• Klare Gesetzesgrundlage seit 1892
• Symbol für unternehmerische Seriosität
• Große Bekanntheit

 

Warum ist GmbH besser als Einzelunternehmen?

Eine GmbH eignet sich besser, um die Gründer vor finanziellen Risiken zu schützen. Außerdem zahlt sie weniger Steuern als Einzelunternehmen und erweckt mehr Vertrauen bei Investoren und Banken. Einzelunternehmen bieten dafür mehr Flexibilität und weniger Bürokratie. Es gibt immer mehrere Rechtsformen, die in Frage kommen.

 

Was ist besser, GbR oder GmbH?

Das kommt ganz auf die Pläne der Gründer an. Die Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR) erfordert kein Mindestkapital, ist schnell gegründet und darf einfache Buchführung nutzen. Dagegen bietet die GmbH mehr Sicherheit vor finanziellen Risiken, ein besseres Image und zahlt weniger Steuern auf Gewinne.

 

Wer ist der Chef einer GmbH?

Der Geschäftsführer einer GmbH kümmert sich um die täglichen Aufgaben und die bürokratischen Angelegenheiten. Er oder sie vertritt die GmbH nach außen bei Geschäften. Die Gesellschafter bestimmen jedoch den Rahmen und geben durch ihre Beschlüsse die Richtung vor.

 

Für was haftet ein angestellter GmbH-Geschäftsführer?

• Verletzung der Treuepflicht (z. B. Wettbewerbsverbot, Verschwiegenheitspflicht)
• Verletzung der steuerlichen Pflichten
• Versäumnis der Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen
• Insolvenzverschleppung
• Vermögensvermischung

 

Wie zahle ich Geld in eine GmbH ein?

Es gibt drei Methoden, Kapital an eine GmbH zu übertragen:

1. Erhöhung des Stammkapitals
2. Gesellschafter-Darlehen
3. Einzahlung in die Kapitalrücklage