GmbH-Gründung in 10 Schritten: Ihre Checkliste für den Ablauf

28. April 2017 21 Minuten zu lesen
Teilen

Wo anfangen bei der GmbH-Gründung? Die größte Herausforderung ist die Planung und Koordinierung aller Schritte für den Gründungsprozess einer GmbH. firma.de bietet Ihnen die Checkliste für die reibungslose Gründung Ihrer GmbH!

 

Schritt 1 der GmbH-Gründung: Planung und Voraussetzungen

Bevor Sie überhaupt mit der Gründung starten, ist es wichtig, die grundsätzlichen Fragen der Gründungsphase zu klären. Am besten funktioniert die Abarbeitung dieser Fragen, wenn Sie die Basics der Rechtsform GmbH genau kennen. Nun sollten Sie folgende Punkte klären:

  • Gründerteam: Wer sollen die Gesellschafter Ihrer GmbH werden? Planen Sie eine Ein-Personen GmbH?
  • Stammkapital: Ist das nötige Stammkapital von 25.000 Euro vorhanden?
  • Geschäftsführung: Wer soll der Geschäftsführer der GmbH werden und das Unternehmen nach außen vertreten? Soll es einen Gesellschafter-Geschäftsführer oder einen angestellten CEO geben?
  • Gesellschaftsvertrag: Planen Sie eine Gründung mit eigens erstellter Satzung oder mit standardisiertem Musterprotokoll?
  • Recht: Kennen Sie die Vorschriften des GmbH-Gesetzes, der Abgabenordnung, des Handels- und Steuerrechts, die Sie als GmbH-Besitzer oder den Geschäftsführer direkt betreffen?

 

Schritt 2 der GmbH-Gründung: Firmenname und Unternehmensgegenstand

Der Name der Gesellschaft sollte wohl überlegt sein, denn mit ihm tritt das frisch gebackene Unternehmen nach außen auf. Für eine zulässige Firmierung müssen die formalen Kriterien erfüllt werden, damit die Gründung jeweils das grüne Licht vom Notar und dem zuständigen Amtsgericht erhält. Zusätzlich müssen Sie einen Unternehmensgegenstand formulieren, der den Tätigkeitsbereich der neuen GmbH definiert. Beide Angaben werden im Handelsregistereintrag Ihrer Gesellschaft vermerkt und sind für jeden öffentlich einsehbar.

Gehen Sie bei der Wahl des Namens strategisch vor. Folgende Fragen helfen Ihnen dabei:

  1. Erweckt der Name positive Assoziationen und passt zu Unternehmen und Produkten?
  2. Ist der Name einfach verständlich und leicht zu merken?
  3. Hat der Wunschname keinerlei negativen Bedeutungen auf anderen Sprachen?
  4. Ist der Name regional, bundesweit und sogar weltweit verfügbar?
  5. Gibt es eine passende freie Domain für die Firmenwebsite?
  6. Kann der Name in der Zukunft markenrechtlich geschützt werden?

Um diese Fragen allesamt mit “Ja” beantworten zu können, müssen Sie ein wenig Recherchearbeit leisten. Befragen Sie Freunde und Bekannte, um die ersten beiden Fragen zu klären. Nach einer gründlichen Google-Suche sind die Verzeichnisse des Handelsregisters und des deutschen Marken- und Patentamts wichtige Adressen, damit Sie Namensdopplungen ausschließen können.

Tipp: Starten Sie lieber mit einer Auswahl von drei bis fünf Favoriten, um dann final einen Firmennamen zu finden, der alle Voraussetzungen erfüllt.

Mehrkosten und Verzögerungen beim Thema Firmennamen entstehen immer dann, wenn formale Fehler vorliegen. Dies können Sie einfach vermeiden, indem Sie den Wunschnamen bei der IHK prüfen lassen.

Wäre es nicht toll, wenn Ihnen jemand bei den 10 Schritten zur GmbH zur Seite steht, Sie berät und  alle Termine koordiniert? Wir bei firma.de sind genau dieser Jemand! Wählen Sie jetzt Ihr perfektes GmbH-Paket!

Schritt 3 der GmbH-Gründung: Stammkapital und Gründungskosten

Steht der Name der GmbH fest, sollten Sie das Finanzielle klären. Das minimale Stammkapital einer GmbH beträgt 25.000 Euro. Zentral ist nun die Frage, wie die Gesellschaftsanteile – und damit auch die Stimmrechte – verteilt werden. Entsprechend dieser Anteilsverteilung müssen Sie die jeweiligen Stammeinlagen leisten. Im Normalfall (das heißt: laut Vorgaben des GmbH-Gesetzes) werden nach dieser prozentualen Aufteilung auch die Gewinne und Verluste der Gesellschaft mit beschränkter Haftung verteilt. Eine abweichende Verteilung ist möglich, diese muss aber konkret im Gesellschaftsvertrag festgehalten werden.

Fallstricke vermeiden: Stammkapital, Stammeinlagen und Haftung

Im Internet kursieren einige Mythen zur Haftung und zum Stammkapital einer GmbH. Bitte beachten Sie deshalb unbedingt die folgenden Hinweise:

  • Es ist grundsätzlich möglich, eine GmbH mit der Hälfte des Mindeststammkapitals, also 12.500 Euro, zu gründen. Diesen Betrag müssen Sie auf das Geschäftskonto einbezahlen.
  • Jeder Gesellschafter muss mindestens ein Viertel der festgelegten Stammeinlage bei der Gründung einzahlen.
  • Die Gesellschafter “schulden” der Gesellschaft ihre jeweiligen ausstehenden Stammeinlagen so lange, bis der gesamte Stammkapital auf dem Geschäftskonto vorhanden ist.

Was bedeutet das konkret für die Haftungsregelung? Die GmbH haftet immer mit dem festgelegten Stammkapital. Dies gilt auch, wenn es noch nicht voll einbezahlt wurde! Als Gründer haften Sie also mit Ihrem Privatvermögen, wenn Sie Ihren Anteil zum Stammkapital nicht leisten. Kommt es zu einem Worst-Case-Szenario, wie zum Beispiel einem Haftungsschaden oder sogar einer Insolvenz, haften Sie persönlich mit der noch ausstehenden Summe. Genau deshalb rät firma.de GmbH-Gründern ab, mit weniger als 25.000 Euro zu gründen.

Gründungskosten der GmbH

Werden die Kosten der Gründung aus dem Gesellschaftsvermögen oder dem Privatvermögen finanziert? Klären Sie am besten jetzt schon, wie Sie die Gründungskosten der GmbH begleichen möchten. Wie viel die Gründung in Ihrem Fall kostet, hängt von vielen Faktoren ab. In der Regel kostet die GmbH-Gründung zwischen 500 und 800 Euro.

 

Schritt 4 der GmbH-Gründung: Musterprotokoll oder Gesellschaftsvertrag

Bei der Rechtsform GmbH können Sie ein standardisiertes Gründungsformular – das Musterprotokoll – nutzen. Die Alternative ist der selbst gestaltete Gesellschaftsvertrag. Dieser wird synonym auch als Satzung bezeichnet. Überlegen Sie genau, welche Vorteile und Nachteile die beiden Gründungsvarianten für Ihr Unternehmen haben. Einen übersichtlichen Vergleich der wichtigsten Merkmale finden Sie hier. 

Die Entscheidung können Sie verkürzen, indem Sie die Voraussetzungen für die Gründung mit Musterprotokoll erstmal prüfen:

  1. Sind Sie ein Team aus mehr als drei Gründern, bei dem alle GmbH-Gesellschafter werden sollen?
  2. Soll die Gesellschaft mehr als einen Geschäftsführer haben?
  3. Möchten Sie das Geschäftsjahr der GmbH abweichend vom Kalenderjahr festlegen?
  4. Planen Sie Regelungen (z. B. zu Gewinnverteilung oder Anteilsverkauf), die vom GmbH-Gesetz abweichen?
  5. Möchten Sie Sacheinlagen in das Stammkapital einbringen?

Wenn Sie eine der folgenden Fragen mit “Ja” beantworten, müssen Sie einen Gesellschaftsvertrag anfertigen oder Ihre Wünsche ändern. Entscheiden Sie sich für eine GmbH-Gründung mit Musterprotokoll, können Sie den Notartermin vorbereiten.

An die Zukunft denken: Satzung gestalten

Falls Sie sich für die Gründung mit Gesellschaftsvertrag entscheiden, können Sie alle Aspekte des sogenannten Innenverhältnisses der GmbH selbst definieren. Überlegen Sie also Schritt für Schritt, welche Vereinbarungen Sie im Gesellschaftsvertrag ergänzen möchten. Eine Diskussion mit allen Gesellschaftern der zukünftigen GmbH bietet Ihnen viele Chancen: Nutzen Sie die Gelegenheit und sprechen Sie auch die Worst-Case-Szenarien durch. So finden Sie schnell heraus, welche zusätzlichen Vereinbarungen sinnvoll und unerlässlich sind.

Denken Sie jetzt schon an die nächsten fünf Jahre Ihrer Selbständigkeit, denn jede Änderung des Gesellschaftsvertrags erfordert eine neue Beurkundung durch den Notar. Dadurch entstehen zusätzliche Kosten. Einen Überblick der typischen Inhalte und Klauseln einer GmbH-Satzung finden Sie hier. Beim rechtskonformen Aufsetzen hilft Ihnen ein Anwalt oder ein Notar.

Wenn Sie mit einem Gesellschaftsvertrag gründen, brauchen Sie außerdem eine Gesellschafterliste. Diese können Sie ganz einfach selbst erstellen.

 

Schritt 5 der GmbH-Gründung: Notartermin zur Beurkundung

Sind alle Formalitäten geklärt, beginnt der bürokratische Teil der GmbH-Gründung. Mit dem Termin beim Notar oder der Notarin wird die Gesellschaft errichtet. Alle Gesellschafter und Geschäftsführer müssen sich dazu im Notariat einfinden und die Gründungsdokumente beurkunden lassen. Gleichzeitig bereitet der Notar die Anmeldung zum Handelsregister vor. Wie der Notartermin im Einzelnen abläuft, können Sie hier nachlesen. 

Terminplanung mit Weitblick

Je näher die Termine beim Notar und zur Geschäftskontoeröffnung beieinander liegen, desto besser! Nur so können Sie die Gründungsphase möglichst kurz halten. Warum ist das besonders wichtig? Bis die neue GmbH im Handelsregister eingetragen wird, befindet sich die Gesellschaft noch “in Gründung”. Dies müssen Sie nach außen auch als Zusatz des Firmennamens so kommunizieren, zum Beispiel auf geschäftlichen Briefen oder im Impressum der Firmenwebsite. Der Zusatz “in Gründung” oder “i. G.” signalisiert folgende Informationen nach außen:

  1. Die Gesellschaft ist noch nicht geschäftsfähig.
  2. Bisher existiert kein Handelsregistereintrag mit Registernummer.
  3. Die Haftungsbeschränkung ist noch nicht wirksam.

Besonders der letzte Punkt ist für Sie als Gründer entscheidend: Solange die Eintragung ins Handelsregister aussteht, haften Sie als Gesellschafter persönlich für Haftungsansprüche gegenüber der GmbH. Kurzfristige Termine bei Notariaten und Banken sind in vielen Teilen Deutschlands nicht einfach zu bekommen. Ohne geschickte Terminplanung zögern Sie die Gründungsphase und damit finanzielle Risiken heraus.

 

Schritt 6 der GmbH-Gründung: Geschäftskonto

So früh wie möglich nach der Beurkundung beim Notar sollten Sie das Geschäftskonto für die GmbH eröffnen. Zum Banktermin muss in jedem Fall der Geschäftsführer erscheinen. Viele Banken verlangen außerdem, dass alle GmbH-Gesellschafter bei der Eröffnung des Firmenkontos anwesend sind. Klären Sie deshalb vorher mit der Bank ab, wie der Termin ablaufen wird. Wenn Sie das Unternehmen aus dem Ausland gründen, werden sich die Voraussetzungen für die Kontoeröffnung in der Regel ändern, da zusätzliche Dokumente nötig sind.

10 Schritte alleine gehen oder lieber mit einem erfahrenen Experten? Starten Sie unkompliziert ins Unternehmertum mit einem GmbH-Paket von firma.de.

Während des Banktermins müssen nun alle Gesellschafter ihre Stammeinlage in voller oder anteiliger Höhe in bar auf das neue Geschäftskonto einzahlen. Nun folgt der nächste wichtige Schritt: Der Einzahlungsbeleg des Stammkapitals muss schnellstmöglich an Ihr Notariat übermittelt werden. Nur so kann die Handelsregistereintragung erfolgen.

 

Schritt 7 der GmbH-Gründung: Handelsregistereintrag

Der Handelsregistereintrag erfolgt einige Tage oder wenige Wochen nachdem der Notar alle nötigen Unterlagen vorliegen hat. Sobald der Eintrag der GmbH veröffentlicht wird, erhalten Sie per Post Bescheid. Meistens erhalten Sie vorab eine Rechnung, die Sie so bald wie möglich begleichen sollten. Die Rechnungsadresse ist dabei der angegebene Satzungssitz der GmbH. Denken Sie deshalb unbedingt daran, den Firmennamen zeitnah nach dem Notartermin am Briefkasten der Geschäftsadresse anzubringen. Ansonsten verzögert sich die Abwicklung der Handelsregistereintragung mit hoher Wahrscheinlichkeit. Mit dem Eintrag in das Handelsregister ist die GmbH offiziell geschäftsfähig und die Haftungsbeschränkung der Gesellschaft ist wirksam.

Vorsicht: Betrugsmasche bei Handelsregister-Rechnungen

Bitte achten Sie in dieser Phase besonders auf Betrugsschreiben, die die offizielle Rechnung von der Justizkasse für die Eintragung in das Handelsregister imitieren. Mit dieser Masche versuchen Trickbetrüger massenweise, Neugründer zur Überweisung hunderter Euro zu bewegen. Layout, Aktenzeichen und Siegel sehen der Original-Rechnung dabei meistens täuschend ähnlich.

 

Schritt 8 der GmbH-Gründung: Gewerbeanmeldung

Jede GmbH, die gewerblich tätig ist, muss beim örtlichen Gewerbeamt angemeldet werden. Mit einem einfachen Formular muss der GmbH-Geschäftsführer die Gewerbeanzeige beantragen. Dafür entstehen Gebühren zwischen 15 bis 60 Euro. Die Reihenfolge der Schritte ist auch hier wieder entscheidend, denn ohne Registernummer können Sie die Gewerbeanmeldung nicht vornehmen. Einen Überblick aller wichtiger Anmeldungen bei der GmbH und FAQs dazu finden Sie hier.

 

Schritt 9 der GmbH-Gründung: Steuerliche Erfassung

Parallel zur Gewerbeanmeldung müssen Sie nun den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Erst danach kann das Finanzamt Ihnen eine Steuernummer zuweisen. Sie sind dazu verpflichtet, den ausgefüllten Fragebogen innerhalb eines Monats nach der Gewerbeanmeldung einzureichen. Falls Sie Hilfe benötigen, finden Sie hier eine Ausfüllanleitung für Besitzer von Kapitalgesellschaften.

Sobald das Finanzamt Ihre Angaben geprüft hat, erhalten Sie eine Steuernummer für die GmbH. Diese brauchen Sie, um erste Rechnungen zu verschicken und die Umsatzsteuer korrekt abzuführen.

 

Schritt 10 der GmbH-Gründung: GmbH-Betrieb starten

Der letzte Schritt ist die Aufnahme des Geschäftsbetriebs. Einfacher gesagt als getan, denn auch hier warten noch einige bürokratische Aufgaben auf Sie. Falls Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie zum Beispiel eine Betriebsnummer beantragen und Ihr Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden.

Da jede GmbH zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, müssen Sie jetzt Ihr externes Rechnungswesen einrichten – im Betrieb selbst oder durch einen externen Dienstleister. In der Startphase der GmbH müssen Sie außerdem eine Eröffnungsbilanz erstellen, die Sie ebenfalls an das Registergericht übermitteln müssen. Ein zusätzlicher Schritt ist die Erstellung einer Rechnungsvorlage.

Weitere “To Dos” für die ersten Schritte als Unternehmer können Sie hier detailliert nachlesen.

 

Tipps für eine reibungslose GmbH-Gründung

Viele Gründer wollen einfach loslegen und schnellstmöglich ihre Geschäftsidee verwirklichen. Dennoch lohnt es sich, genau zu überlegen, zu welchem Zeitpunkt Sie starten, um Verzögerungen und zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Zeitplan erstellen

Probleme kann es bei einer GmbH-Gründung an vielen Stellen geben, da der bürokratische Apparat in Deutschland komplex ist, aber gleichzeitig wenig Hilfestellungen bietet. Hier heißt es, den Überblick zu bewahren. Planung ist deshalb das A und O. Informieren Sie sich im Vorfeld, mit welchen Wartezeiten Sie bei welcher Terminierung oder Bearbeitung rechnen müssen. Die Gründungsphase können Sie selbst möglichst kurz halten, indem Sie die Reihenfolge der Schritte beachten und dementsprechend terminieren.

Gründung zum Jahresanfang

Selbstverständlich können Sie gründen, wann Sie möchten. Trotzdem lohnt sich ein Blick auf den Kalender, wenn Sie mit der Vorbereitung beginnen. Wenn Sie das GmbH-Geschäftsjahr nicht abweichend vom Kalenderjahr festlegen möchten oder ohnehin mit Musterprotokoll gründen, ist eine Gründung im letzten Drittel des Jahres weniger ratsam. Angenommen Sie starten Ihre Gründung im Oktober und Ihre GmbH ist ab Mitte November geschäftsfähig, dann sind Sie nun verpflichtet, einen Jahresabschluss für das erste, sehr kurze Geschäftsjahr zu erstellen. Diese gesetzliche Verpflichtung besteht unabhängig davon, wie lange Sie schon bilanzieren. Ein Jahresabschluss vom Steuerberater kostet mehrere Hundert Euro und bedeutet zusätzlichen bürokratischen Aufwand. Deshalb ist eine Gründung zum Jahresbeginn immer zu empfehlen, es sei denn, Sie passen das Geschäftsjahr individuell in Ihrem Gesellschaftsvertrag an.

Gründungskosten einsparen

Viele zusätzliche Kosten können umgangen werden, indem Sie gut recherchieren oder Dokumente selbständig vorbereiten. Wird zum Beispiel Ihr Firmenname vom Amtsrichter abgelehnt, müssen Sie ein zweites Mal zum Notar und sämtliche Gebühren erneut zahlen. Eine gute Recherche und eine Prüfung durch die IHK kann dies vermeiden. Auch beim Notar können Sie die Gebühren klein halten. Mehr Tipps finden Sie im Ratgeber zu den Notarkosten der GmbH.

Checkliste erstellen

Oft scheitert eine schnelle Gründung an langen Bearbeitungszeiten, vollen Terminkalendern und fehlenden Dokumenten. Gerade bei Gründungen aus dem Ausland müssen eventuell Dokumente von ausländischen Behörden überbeglaubigt und von einem vereidigten Übersetzer ins Deutsche übertragen werden. Alle diese Behördengänge sind wahre Zeitfresser. Fertigen Sie also frühstmöglich eine komplette Checkliste aller Unterlagen an, die Sie benötigen und arbeiten Sie diese logisch ab.

Finanzlage realistisch einschätzen

Bedenken Sie, dass Ihre GmbH mit ihrem gesamten festgelegten Stammkapital haftet, also mindestens 25.000 Euro. Auch wenn Sie mit 12.500 Euro eine GmbH gründen können, sollten Sie die ausstehenden Stammeinlagen nicht außer Acht lassen. Eine Unterkapitalisierung der GmbH rächt sich spätestens dann, wenn es zu einem Haftungsfall kommt. Falls die Finanzierung Ihrer GmbH also auf wackligen Beinen steht, sollten Sie stattdessen die Gründung einer Unternehmergesellschaft (kurz: UG) als Alternative in Betracht ziehen. Bei dieser Sonderform der GmbH ist das minimale Stammkapital der symbolische Betrag von einem Euro. Gleichzeitig können Sie eine UG jederzeit in eine GmbH umwandeln, wenn die 25.000 Euro als Kapital vorhanden sind.

Beratung ist nicht gleich Beratung

Gründerberater gibt es zuhauf, aber nicht jeder kann Ihnen bei speziellen Fragen helfen. Auslandsgründungen, GmbHs als Holding-Modell oder rechtliche Feinheiten im GmbH-Gesellschaftsvertrag erfordern Unterstützung vom Profi mit langjähriger Erfahrung. Suchen Sie sich Ihren Berater unter diesen strengen Anforderungen aus!

 

Die auf unserer Seite veröffentlichten Informationen werden allesamt von Experten mit größter Sorgfalt verfasst und überprüft. Dennoch können wir nicht für die Richtigkeit garantieren, da Gesetze und Regelungen einem stetigen Wandel unterworfen sind. Ziehen Sie deshalb bei einem konkreten Fall immer einen Fachexperten hinzu – wir stellen gerne den Kontakt her.

firma.de übernimmt keinerlei Haftung für durch Fehler in den Texten entstandene Schäden.

Jetzt weiterstöbern im Ratgeber!