Zusammenfassung
Bei der Gründung einer GmbH fallen unter anderem Notar-, Handelsregister-, Steuerberater- und Rechtsberatungskosten an. Ist die Kostenübernahme im Gesellschaftsvertrag geregelt und die Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert, kann die GmbH diese in der Regel als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen und so ihren Gewinn mindern. Auch vor der Gründung entstandene Kosten können unter bestimmten Voraussetzungen berücksichtigt werden. Entscheidend sind vollständige Belege, die korrekte Verbuchung und die Einhaltung der steuerlichen Vorgaben.
Inhaltsverzeichnis
- Musterprotokoll oder Satzung: Was gilt steuerlich?
- Kostenübernahme im Gesellschaftsvertrag richtig regeln
- Welche Gründungskosten sind steuerlich absetzbar?
- Gründungskosten in der Steuerbilanz richtig erfassen
- Gründungskosten korrekt bezahlen und erstatten
- Fazit
Musterprotokoll oder Satzung: Was gilt steuerlich?
Die Rechtsformen GmbH und UG können entweder mit einer individuellen Satzung oder einem standardisierten Musterprotokoll gegründet werden. Für welche Variante Sie sich entscheiden, hat auch Einfluss auf die steuerliche Behandlung der Gründungskosten.
Musterprotokoll
Wenn Gründer sich für das Musterprotokoll entscheiden, gibt es eine Einschränkung: Die Gründungskosten, die von der neuen Gesellschaft übernommen werden, sind per Gesetz auf 300 Euro bzw. das festgelegte Stammkapital (falls niedriger als 300 Euro) gedeckelt. Jeden Euro, der darüber hinaus geht, müssen die Gesellschafter übernehmen. Demzufolge kann die Gesellschaft auch nur diese Kosten als Gründungskosten steuerlich geltend machen.
Satzung
Nutzen die Gründer eine Satzung gibt es keine solche Einschränkung. Im Normalfall übernehmen die Gesellschafter die Kosten anteilig aus ihrem jeweiligen Privatvermögen. Allerdings können die Gründer im Gesellschaftsvertrag individuell festlegen, ob – und wenn ja, bis zu welchem Betrag – die Gesellschaft an den gesamten Gründungskosten trägt. Höchstens diesen Betrag kann das neue Unternehmen später absetzen.
Kostenübernahme im Gesellschaftsvertrag richtig regeln
Um steuerrechtliche Probleme zu vermeiden, sollte die Kostenübernahme der Gesellschaft vertraglich gedeckelt werden, d. h. entweder auf einen individuellen Höchstbetrag oder einen prozentualen Anteil des Stammkapitals. In der Praxis wird der Höchstbetrag meist auf zehn Prozent des Stammkapitals festgelegt. Bei unrealistischen Veranschlagungen für die Gründungskosten fragt das Finanzamt voraussichtlich nach: Der Verdacht einer verdeckten Gewinnausschüttung liegt nahe.
Häufiger Fehler
Viele Gründer gehen davon aus, dass die GmbH sämtliche Gründungskosten automatisch übernehmen darf. Tatsächlich sollte die Kostenübernahme ausdrücklich im Gesellschaftsvertrag geregelt und auf einen realistischen Höchstbetrag begrenzt werden. Fehlt diese Regelung oder ist der Betrag unangemessen hoch, kann das zu steuerlichen Nachfragen oder im Einzelfall sogar zu einer verdeckten Gewinnausschüttung führen.
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Gründungskosten aufschlüsseln
Integrieren Sie eine Liste der erwarteten Kostenpunkte, die direkt mit der Gründung zusammenhängen. Dies sind typische Gründungskosten der GmbH oder UG.
- Beratung zu Steuer und Umsatzprognosen (Steuerberater)
- Erstellung der Eröffnungsbilanz (Steuerberater)
- Aufsetzen des Gesellschaftsvertrags (Anwalt oder Notar)
- Gründungsberatung (Dienstleister)
- Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und Anmeldung zum Handelsregister (Notar)
- Eintragung in das Handelsregister (Amtsgericht)
- Gewerbeanzeige (Gewerbeamt)
- Markenanmeldung (DPMA o. ä.)
- Vermittlungskosten (Makler)
Bitte nehmen Sie sich Zeit, die Kostenpositionen genau aufzuschlüsseln! Eine pauschale Kostenrechnung ohne Nennung der Einzelposten würde einer steuerlichen Abzugsfähigkeit im Wege stehen. Hier finden Sie weitere Hinweise zu den typischen Kosten einer GmbH-Gründung.
Mehr zu Steuerberater-Gebühren und deren Berechnung lesen Sie hier.
Welche Gründungskosten sind steuerlich absetzbar?
Grundsätzlich können Kosten steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie unmittelbar mit der Gründung der GmbH zusammenhängen, betrieblich veranlasst sind und ordnungsgemäß nachgewiesen werden. Entscheidend ist außerdem, dass die Übernahme der Gründungskosten durch die GmbH im Gesellschaftsvertrag geregelt ist.
| Kostenart | Steuerlich absetzbar? |
|---|---|
| Notarkosten im Zusammenhang mit der Gründung | Ja, wenn sie unmittelbar mit der GmbH-Gründung zusammenhängen |
| Eintragung ins Handelsregister | Ja |
| Gewerbeanmeldung | Ja |
| Steuerberatung und Eröffnungsbilanz | Ja |
| Rechtsberatung und Erstellung der Satzung | Ja, sofern sie gründungsbezogen ist |
| Gründungsberatung | Ja, bei eindeutigem wirtschaftlichem Zusammenhang |
| Markenanmeldung | In der Regel ja, wenn sie betrieblich veranlasst ist |
| Private Ausgaben ohne direkten Gründungsbezug | Nein |
Wichtig: Rechnungen und Belege sollten die einzelnen Leistungen nachvollziehbar ausweisen. Eine pauschale Sammelrechnung ohne genaue Aufschlüsselung kann die steuerliche Anerkennung erschweren.
Praxisbeispiel
Anna gründet eine GmbH und legt im Gesellschaftsvertrag fest, dass die Gesellschaft Gründungskosten bis zu 2.000 Euro übernimmt. Für die Gründung fallen 900 Euro Notarkosten, 150 Euro Handelsregistergebühren, 40 Euro für die Gewerbeanmeldung sowie 800 Euro Steuerberatungskosten an. Da die Kostenübernahme wirksam geregelt ist, kann die GmbH die insgesamt 1.890 Euro als Betriebsausgaben verbuchen und dadurch ihren steuerpflichtigen Gewinn mindern.
Steuerbilanz: Gründungskosten absetzen
Die Gründungskosten werden als vorweggenommene Betriebsausgaben abgesetzt und senken damit die Steuerlast der GmbH oder UG. Durch die Klausel im GmbH-Gesellschaftsvertrag können Sie dieselben Kostenpositionen auch in der Bilanz aufführen.
In erster Linie mindern die Betriebsausgaben die Einnahmen und den Gewinn. Infolgedessen verkleinert sich auch die Bemessungsgrundlage für alle anfallenden Steuern.
Gut zu wissen
Enthalten Rechnungen für Notar, Steuerberater oder andere Gründungsleistungen Umsatzsteuer, kann die GmbH diese unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Vorsteuer geltend machen. Dadurch reduziert sich die tatsächliche finanzielle Belastung zusätzlich. Voraussetzung ist insbesondere, dass die GmbH zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Wie lange können Gründungskosten abgesetzt werden?
Gründer haben drei Jahre Zeit, die Gründungskosten über den Jahresabschluss geltend zu machen.
Wie werden die Gründungskosten gebucht?
- Notar-, Rechts- und Beratungskosten werden auf das Konto „Rechts- und Beratungskosten” gebucht (6825 (SKR04) oder 4950 (SKR03))
- Gewerbeanmeldung und Handelsregistereintrag werden auf das Konto „sonstige Aufwendung, unregelmäßig” gebucht (6300 (SKR04) oder 2010 (SKR03))
Begleichen der Gründungskosten
Gründungskosten werden in der Praxis häufig zunächst privat von den Gesellschaftern bezahlt, da das Geschäftskonto zum Zeitpunkt der notariellen Beurkundung oft noch nicht eingerichtet ist. Sofern die Kostenübernahme im Gesellschaftsvertrag geregelt ist und alle Ausgaben ordnungsgemäß dokumentiert werden, kann die GmbH dem Gesellschafter diese Kosten später erstatten und steuerlich als Betriebsausgaben berücksichtigen. Erfolgt die Zahlung bereits über das Geschäftskonto, erleichtert dies die spätere Buchhaltung zusätzlich.
Erstattet die GmbH dem Gesellschafter Gründungskosten, sollte der Erstattungsbetrag den im Gesellschaftsvertrag festgelegten Höchstbetrag nicht überschreiten. Der wirtschaftliche Zusammenhang zwischen den Aufwendungen und dem Gründungsprozess muss eindeutig nachweisbar sein. Bewahren Sie daher sämtliche Rechnungen und Belege sorgfältig auf.
Fazit
Gründungskosten einer GmbH lassen sich unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen und können die Steuerlast der Gesellschaft spürbar senken. Entscheidend sind eine klare Regelung zur Kostenübernahme im Gesellschaftsvertrag, eine vollständige Dokumentation aller Belege sowie die korrekte Verbuchung der Ausgaben. Wer diese Punkte bereits bei der Gründung berücksichtigt und sich bei Unsicherheiten steuerlich beraten lässt, schafft die Grundlage dafür, alle zulässigen Gründungskosten optimal zu nutzen.
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