Betriebsausgaben: Definition, Abzugsfähigkeit, Arten

aktualisiert am 21. September 2022 5 Minuten zu lesen
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Im Steuerrecht sind Betriebsausgaben Aufwendungen, die einem betrieblichen Zweck dienen. In vielen Fällen sind sie vollständig oder teilweise absetzbar, indem sie auf den Gewinn in der Einkommensteuer angerechnet werden.

 

Was sind Betriebsausgaben?

Bei Betriebsausgaben (BA) handelt es sich um Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind. Inwiefern sie sich gewinnmindernd auswirken, ist unterschiedlich. Das Gegenstück sind Betriebseinnahmen.

 

Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung von Betriebsausgaben

Die im Rahmen einer Bilanz oder Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) geltend gemachten Betriebsausgaben werden von der Finanzverwaltung nur dann anerkannt, wenn die betriebliche Veranlassung belegt ist. Grundsätzlich besteht für Betriebsausgaben eine Aufzeichnungspflicht. Das bedeutet, dass für jede Aufwendung ein Beleg als Nachweis an das Finanzamt zu übermitteln ist. Kündigt sich das Finanzamt z. B. zu einer steuerlichen Betriebsprüfung an, müssen alle Betriebsausgaben mit einem Beleg nachgewiesen werden.

Wenn der Nachweis nicht erbracht wird, ist das Finanzamt gemäß § 162 Abgabenordnung (AO) berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen oder einen Betriebsausgabenabzug zu versagen. In diesem Fall erhöht sich der steuerpflichtige Gewinn.

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Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben

Diese Betriebsausgaben sind laut Abflussprinzip vollständig in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) des Jahres anzusetzen, in dem sie getätigt wurden (§ 11 Abs. 2 S. 1 EStG). Bilanzierungspflichtige Unternehmen müssen sie periodengerecht im Jahresabschluss abrechnen. Dazu zählen z. B.:

  • Miete
  • Löhne
  • Zinsen
  • Versicherungen
  • Steuern
  • Umsatzsteuervorauszahlungen

 

Teilweise und begrenzt abzugsfähige Betriebsausgaben

Hierzu zählen unter anderem alle Ausgaben für den Kauf von Anlagevermögen, die als Abschreibungen anzusetzen sind. Sie wirken sich nicht vollständig im Kalenderjahr des Erwerbs gewinnmindernd aus, sondern in Teilbeträgen auf mehrere Jahre verteilt.

Folgende Betriebsausgaben (Auszug) sind begrenzt oder bedingt abzugsfähig (§ 4 EStG):

 

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Folgende Betriebsausgaben dürfen den steuerlichen Gewinn nicht mindern. Dazu zählen unter anderem (§ 12 EStG):

  • Aufwendungen zur privaten Lebensführung und Unterhalt von Familienangehörigen
  • Zuwendungen (ohne Rechtspflicht)
  • Einkommensteuer und sonstige Personensteuern
  • Umsatzsteuer auf unentgeltliche Wertabgaben
  • Vorsteuerbeträge auf Aufwendungen, für die Abzugsverbote gelten
  • Nebenleistungen, die auf die genannten Steuern entfallen
  • Geldstrafen
  • Aufwendungen des Steuerpflichtigen für erste Berufsausbildung und Erststudium, wenn diese nicht im Rahmen eines Dienstverhältnisses stattfinden

 

Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben

 

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Sind einem Unternehmen Kosten entstanden, bevor der Betrieb eröffnet wurde, können diese als vorweggenommene Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Wichtig dabei ist, dass die geltend gemachten Aufwendungen in einem nachvollziehbaren wirtschaftlichen Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen und als solche belegt werden können.

Klassische Beispiele dafür sind die Kosten bei der Gründung oder auch Investitionen, die für den späteren Betrieb erforderlich sind. Auch Weiterbildungen, Fahrtkosten oder Messebesuche können hier angeführt werden.

 

Nachträgliche Betriebsausgaben

Wenn ein Betrieb geschlossen oder eine Firma aufgelöst wird, können danach entstandene Kosten unter Umständen auch abgesetzt werden, zum Beispiel Schuldzinsen.

Beispiele für nachträglich betrieblich veranlasste Aufwendungen sind:

  • Kosten des Steuerberaters für die Erstellung der letzten Gewinnermittlung
  • Betrieblich veranlasste Steuerzahlungen

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