Betriebsprüfung durch das Finanzamt: Das erwartet Sie

aktualisiert am 17. Dezember 2018 17 Minuten zu lesen
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Bei Verdacht auf unlautere steuerliche Aktivitäten kann eine Betriebsprüfung vom Finanzamt durchgeführt werden. In diesem zeitaufwändigen Verfahren besucht ein Betriebsführer die Geschäftsstelle des verdächtigen Unternehmens, um die Unterlagen aus der Buchführung zu untersuchen. Wenn Sie von einer Betriebsprüfung betroffen sind und im Prüfungsverfahren vorausschauend handeln, können Sie schlimmere Konsequenzen verhindern. Hier finden Sie Hintergrundinformationen und Tipps, wie Sie richtig mitwirken.

 

Was hat es mit der Betriebsprüfung durch das Finanzamt auf sich?

Unter gewissen Umständen kann eine Betriebsprüfung vom Finanzamt in Ihrem Unternehmen angeordnet werden. Sie wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Steuern korrekt abgeführt werden (§§ 85, 199 Abs. 1 Abgabenordnung, AO).

Betriebsprüfung oder Außenprüfung durch das Finanzamt?

Der Begriff Betriebsprüfung wird inoffiziell für eine Außenprüfung (auch: Buchprüfung) durch das Finanzamt verwendet. Im Allgemeinen beschreibt das Wort Außenprüfung eine Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte, die von einer Finanzbehörde vorgenommen wird. Das Ziel ist die Untersuchung und Bewertung der Verhältnisse eines steuerpflichtigen Unternehmers. Während der Prüfung müssen strenge Richtlinien befolgt werden, da eine Außenprüfung einen schweren Eingriff in die Rechte des Geprüften darstellt. So darf die Prüfung nur unter bestimmten Voraussetzungen durchgeführt werden.

Bei einer Außenprüfung liegt der Fokus auf einer oder mehreren Steuerarten, einem oder mehreren Besteuerungszeiträumen oder bestimmten Sachverhalten. Der Umfang der Prüfung wird in einer schriftlichen Prüfungsanordnung (§ 196 AO) mit Rechtsbehelfsbelehrung (§ 356 AO) festgelegt.

Für Betriebsprüfungen ist das Finanzamt zuständig. In manchen Bundesländern existieren spezielle Finanzämter für Großbetriebsprüfungen. Dies ist in § 193 Abs. 1 AO festgelegt.

Was wird bei der Betriebsprüfung geprüft?

Folgende Steuern werden bei der Betriebsprüfung geprüft:

  • Umsatzsteuer
  • Vorsteuer
  • Bauabzugssteuer (in manchen Bundesländern)
  • Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag
  • Kirchensteuer

 

Größenklassen für die Betriebsprüfung

Jedes Unternehmen wird für die Betriebsprüfung in eine spezielle Größenklasse eingeordnet. Die Größenklassen sind in § 3 Betriebsprüfungsordnung (BpO) 2000 definiert. Je nach Betriebsart gelten unterschiedliche Richtwerte für die Einordnung. Diese Tabelle bietet Ihnen einen Überblick über die Größenklassen für die Betriebsprüfung:

Betriebsart Betriebsmerkmale in EUR Großbetriebe (G) Mittelbetriebe (M) Kleinbetriebe (K)
Handelsbetriebe (H) Umsatzerlöse oder 7.300.000 900.000 170.000
steuerlicher Gewinn über 280.000 56.000 36.000
Fertigungsbetriebe (F) Umsatzerlöse oder 4.300.000 510.000 170.000
steuerlicher Gewinn über 250.000 56.000 36.000
Freie Berufe (FB) Umsatzerlöse oder 4.700.000 830.000 170.000
steuerlicher Gewinn über 580.000 130.000 36.000
Andere Leistungsbetriebe (AL) Umsatzerlöse oder 5.600.000 760.000 170.000
steuerlicher Gewinn über 330.000 63.000 36.000
Kreditinstitute (K) Aktivvermögen oder 140.000.000 35.000.000 11.000.000
steuerlicher Gewinn über 560.000 190.000 46.000
Versicherungs-
unternehmen
Jahresprämieneinnahmen alle
Pensionskassen (V) steuerlicher Gewinn über 30.000.000 5.000.000 1.800.000
Unterstützungskassen (U) alle
Land- und forstwirtschaftliche Betriebe (LuF) Wirtschaftswert der selbst bewirtschafteten Fläche oder 230.000 105.000 47.000
steuerlicher Gewinn über 125.000 65.000 36.000
Sonstige Fallart (soweit nicht unter den Betriebsarten erfasst) Erfassungsmerkmale Erfassung in der Betriebskartei als Großbetrieb
Verlustzuweisungs-
gesellschaften (VZG) und Bauherren-
gemeinschaften (BHG)
Personenzusammen-
schlüsse und Gesamtobjekte i.S.d. Nrn. 1.2 und 1.3 des BMF-Schreibens vom 13.07.1992, IV A 5 – S 0361 – 19/92 (BStBl I S. 404)
alle
Bedeutende steuerbegünstigte Körperschaften und Berufsverbände (BKÖ) Summe der Einnahmen über 6.000.000
Fälle mit bedeutenden Einkünften
(bE)
Summe der positiven Einkünfte gem. § 2 Absatz 1 Nrn. 4-7 EStG
(keine Saldierung mit negativen Einkünften)
über 500.000

Achtung: Diese Größenklassen sind nicht mit den Größenklassen nach HGB zu verwechseln! Die Größenklassen nach HGB sind für den Jahresabschluss relevant, spielen jedoch keine Rolle bei der Betriebsprüfung.

 

Wann wird die Betriebsprüfung durchgeführt?

Sobald beschlossen wurde, dass Ihr Unternehmen einer Betriebsprüfung unterzogen wird, erhalten Sie einen Anruf von Ihrem zuständigen Betriebsprüfer. Im Telefonat sprechen Sie die Prüfungstermine ab. Sie erhalten außerdem Auskunft darüber, wo geprüft werden soll. Im Anschluss an das Telefonat erhalten Sie die Prüfungsanordnung per Post. Statistisch gesehen kommen Betriebsprüfungen bei großen und mittelgroßen Unternehmen am häufigsten vor. Doch auch Kleinunternehmer können einer Betriebsprüfung unterzogen werden.

Nach der Betriebsprüfung kann eine weitere Prüfung durchgeführt werden. Außerdem kann das Finanzamt eine verkürzte Betriebsprüfung (§ 203 AO) anordnen, wenn eine umfassende Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse nicht als erforderlich erachtet wird.

In einigen Ausnahmefällen kann die Betriebsprüfung verlegt werden. Diese Gründe werden vom Finanzamt anerkannt:

  • Krankheit (Geschäftsführer, Steuerberater, zur Auskunft berechtigter Mitarbeiter)
  • Beträchtliche Betriebsstörungen (höhere Gewalt oder umfangreiche Umbauarbeiten)

 

Prüfungszeitraum

In der Regel umfasst der Prüfungszeitraum bei der Betriebsprüfung nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume. Eine Ausnahme gilt für Großbetriebe: Dort soll der Prüfungszeitraum direkt an den vorhergehenden Prüfungszeitraum anschließen. In manchen Fällen kann der Prüfungszeitraum drei Besteuerungszeiträume überschreiten. Dies kann beispielsweise dann passieren, wenn die Besteuerungsgrundlagen sich voraussichtlich nicht unerheblich ändern. Auch beim Verdacht auf eine Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit ist ein verlängerter Prüfungszeitraum möglich.

Selbstanzeige

Sollten Sie dem Finanzamt etwas verschwiegen haben, besteht die Möglichkeit einer Selbstanzeige. Diese können Sie zwischen dem Telefonat mit dem Prüfer und dem Erhalt der Prüfungsanordnung erstatten. Der Vorteil der Selbstanzeige liegt darin, dass Sie zwar die fehlenden Steuerbeiträge und ggf. einen Zuschlag nachzahlen müssen, aber dafür straffrei bleiben. Dafür müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Formelle Fehler können zum Verlust der Straffreiheit führen. Damit die Selbstanzeige für Sie erfolgreich wird, suchen Sie unbedingt Ihren Steuerberater zur Unterstützung auf.

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Inhalt der Prüfungsanordnung

Vor der Steuerprüfung erhalten Sie zur Ankündigung die Prüfungsanordnung. Da es sich bei der Prüfungsanordnung um einen Verwaltungsakt handelt, muss sie in Schriftform erfolgen. Die Anordnung für die Betriebsprüfung muss folgende Bestandteile umfassen:

  • Empfänger der Prüfungsanordnung
  • Rechtsgrundlagen der Betriebsprüfung
  • Zu prüfende Steuerarten (sachlicher Umfang)
  • Zu prüfende Besteuerungszeiträume (zeitlicher Umfang)
  • Steuervergütungen
  • Prämien
  • Zulagen
  • Ggf. weitere zu prüfende Sachverhalte
  • Prüfungszeitraum (in der Regel drei Jahre)

Folgende Daten können optional in die Prüfungsanordnung aufgenommen werden:

  • Name des Betriebsprüfers
  • Name eines Prüfungshelfers
  • Weitere prüfungsleitende Bestimmungen

In den meisten Fällen wird die Prüfungsanordnung spätestens zwei Wochen vor Beginn der Betriebsprüfung bekanntgegeben, bei Großbetrieben bereits vier Wochen vor Prüfungsbeginn.

Sind Sie mit bestimmten Punkten der Prüfungsanordnung nicht einverstanden, können Sie Einspruch dagegen erheben. Tun Sie dies allerdings nicht unmittelbar nach Erhalt, da Ihnen sonst Nachteile im Prüfungsverfahren durch strengere Kontrollen drohen. Im Einspruch stellen Sie dem Prüfer die Gründe sachlich und verständlich dar.

 

Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Damit Sie gut auf die Betriebsprüfung vorbereitet sind, beachten Sie folgendes:

  • Ordnung sicherstellen: Achten Sie auf die Vollständigkeit und Ordnung Ihrer Unterlagen. Haben Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten? Sortieren Sie sie so, dass der Prüfer schnell auf die angeforderten Rechnungen, Belege und weitere steuerliche Unterlagen zugreifen kann. Findet der Prüfer die geforderten Unterlagen nämlich gar nicht oder nicht zeitnah, drohen Ihnen Konsequenzen. Dazu können z. B. die Kürzung des Vorsteuerabzugs oder die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes von 2.500 Euro zählen.
  • Auskunftspersonen bestimmen: Möchten Sie als Geschäftsführer nicht persönlich dem Prüfer Auskunft erteilen, können Sie einen oder mehrere andere Betriebsangehörige zu Auskunftspersonen ernennen. Deren Namen müssen aktenkundig gemacht werden. Allerdings erlöschen mit der Benennung von Auskunftspersonen nicht Ihre Auskunfts- und Mitwirkungspflichten. Es ist auch möglich, dass der Prüfer Betriebsangehörige um Auskunft bittet, die nicht zu Auskunftspersonen ernannt wurden. Um Missverständnisse durch fehlendes Wissen zu vermeiden, weisen Sie diese Betriebsangehörigen an, keine Auskunft zu erteilen und an die zuständigen Personen weiterzuleiten.
  • Absprache mit Steuerberater halten: Legen Sie genau fest, welche Aufgaben Ihr Steuerberater während der Betriebsprüfung übernimmt. Bestimmen Sie außerdem eine Honorar-Obergrenze für den Berater.

 

Betriebsprüfung: Ablauf und Dauer

Grundsätzlich wird die Betriebsprüfung in Ihren Geschäftsräumlichkeiten durchgeführt. Sollte kein geeigneter Geschäftsraum zur Verfügung stehen, muss dies an Amtsstelle geprüft werden (§ 200 Abs. 2 AO). Nur in Ausnahmefällen kann ein alternativer Prüfungsort bestimmt werden.

Die Prüfung findet während der üblichen Geschäftszeiten in den Geschäftsräumen statt. Zu Beginn der Betriebsprüfung muss sich der Prüfer unverzüglich ausweisen (§ 198 AO). Sie müssen ihm Zugang zu Ihren Grundstücken und Betriebsräumen gewähren. Der Betriebsprüfer muss die Prüfung auf das Wesentliche beschränken und in möglichst kurzer Zeit beenden.

Bitte achten Sie darauf, den Prüfer während der gesamten Betriebsprüfung respektvoll zu behandeln und sachlich zu bleiben. Drücken Sie Ihren Ärger über das Finanzamt und die Steuernachzahlungen zu einem anderen Zeitpunkt aus!

Auskunft

Die Auskunftsperson hat folgende Pflichten:

  • Auskünfte erteilen
  • Bücher, Geschäftspapiere und weitere Dokumente aus der Buchhaltung zur Einsicht bereitstellen
  • Aufzeichnungen auf Anfrage erläutern
  • Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse unterstützen (§ 200 AO)

Sollte die Person nicht zu Auskünften in der Lage sein oder sind die Auskünfte unvollständig, kann der Prüfer bei anderen Betriebsangehörigen Auskünfte einholen. Falls es für erforderlich gehalten wird, darf der Betriebsprüfer die Vorlage von Dokumenten verlangen, die nicht unmittelbar den Prüfungszeitraum betreffen. Bei der Prüfung darf der Prüfer auch Einsicht in die Datenverarbeitungssysteme der Buchführung erhalten. Um die Daten auf ihre Plausabilität zu prüfen, werden spezielle mathematisch-statistische Tests wie der Chi-Quadrat-Test angewendet. Auch der sogenannte Zeitreihenvergleich wird bei der Betriebsprüfung manchmal angewendet. Dabei wird die Plausibilität der Rechnungslegung mithilfe von grafischen Gegenüberstellungen der Daten geprüft.

Vorgehen während der Betriebsprüfung

Gehen Sie während der eigentlichen Prüfung am besten wie folgt vor:

  • Nennen Sie dem Prüfer die Auskunftspersonen, die Sie gewählt haben.
  • Bitten Sie den Prüfer, alle Anfragen in Schriftform zu stellen.
  • Weisen Sie die Auskunftspersonen darauf hin, die Anfragen des Prüfers an den Steuerberater zu übermitteln und mit ihm zu besprechen.
  • Legen Sie die angeforderten Unterlagen möglichst zügig vor.

 

Schlussbesprechung

Bevor die Betriebsprüfung beendet wird, muss in der Regel eine Schlussbesprechung abgehalten werden. Dabei müssen auch Ihr Steuerberater und der Vorgesetzte des Prüfers anwesend sein. Bitten Sie den Prüfer vor der Besprechung um die schriftliche Mitteilung seiner Feststellungen, die Angaben zur Fundstelle und Höhe der Steuernachzahlungen enthält. Bereiten Sie sich gemeinsam mit Ihrem Steuerberater gut auf die Besprechung vor, indem Sie Ihre Unterlagen sortieren und sich Argumente gegen unvorteilhafte Feststellungen überlegen.

Die Besprechungspunkte und der Termin müssen in einer angemessenen Zeit vor der Besprechung bekanntgegeben werden. Dabei ist die Schriftform nicht verpflichtend. In der Besprechung werden strittige Sachverhalte und die rechtliche Beurteilung der Prüfungsfeststellungen und ihre steuerlichen Auswirkungen erörtert. Findet jedoch keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen statt oder verzichten Sie auf die Besprechung, findet keine Besprechung statt.

Vorgehen bei Strafverdacht

Wenn während der Betriebsprüfung aussagekräftige Anhaltspunkte für eine Straftat festgestellt werden (§ 152 Abs. 2 StPO), erstattet der Prüfer unverzüglich Bericht an die für die Bearbeitung der Straftat zuständige Stelle. Die Ermittlungen gegen Sie werden erst durchgeführt, sobald Sie die Mitteilung zur Einleitung des Strafverfahrens erhalten haben. Dabei müssen Sie darüber belehrt werden, dass Ihre Mitwirkung im Besteuerungsverfahren nicht mehr erzwungen werden kann (§ 393 Abs. 1 AO). Diese Belehrung muss aktenkundig gemacht und ggf. schriftlich bestätigt werden (§ 397 Abs. 2 AO).

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Steuernachzahlungen vorbeugen können und was Sie beachten müssen, sollte es doch zu einer Nachzahlung kommen.

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Nach der Betriebsprüfung

Nach Beendigung der Betriebsprüfung erhalten Sie einen schriftlichen Bericht über das Prüfungsergebnis. Darin wird folgendes festgestellt:

Für die Besteuerung erhebliche Prüfungsfeststellungen in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht
Eintritt von Änderungen der Besteuerungsgrundlagen (wenn ja, Angaben zu den Änderungen)
Da es sich bei dem Prüfungsbericht nicht um einen Verwaltungsakt handelt, können Sie keinen Widerspruch einlegen.

Weiterhin beeinflussen die Feststellungen aus der Betriebsprüfung den Jahresabschluss. Das heißt, dass spezielle Anpassungsbuchungen nach der Betriebsprüfung ausgeführt werden müssen.

 

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