Jahresabschluss erstellen: Was Sie wissen müssen

aktualisiert am 23. Januar 2019 10 Minuten zu lesen
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Jeder Kaufmann muss für den Schluss jedes Geschäftsjahres eine Bilanz sowie eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres aufstellen. Was Sie über den Jahresabschluss wissen sollten und was er beinhalten muss, erfahren Sie hier.

 

Definition: Was ist ein Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss gehört zur handelsrechtlichen Rechnungslegung eines Unternehmens und ist für jeden Kaufmann Pflicht. Als “Rechnungslegung” wird die Dokumentation des betrieblichen Geschehens bezeichnet – sie bildet gewissermaßen den Deckelbegriff für alle Bilanzen. Mit dem Jahresabschluss werden Buchführung und Inventar zusammengefasst und legen so dar, welche Gewinne und Verluste ein Unternehmen im Laufe eines Jahres generiert hat.

Die Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge wird als Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bezeichnet und gibt, wieder der Name bereits sagt, alle Gewinne und Verluste des Unternehmens während des vergangenen Geschäftsjahres an. Gemeinsam bilden die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresabschluss.

Bereits zu Beginn des Handelsgewerbes muss eine Eröffnungsbilanz aufgestellt werden. Diese Eröffnungsbilanz sollte bereits die für den Jahresabschluss geltenden Vorschriften entsprechen. Weiterhin müssen, ehe der Jahresabschluss erstellt werden kann, noch einige vorbereitende Abschlussbuchungen erledigt werden.

 

Warum wird ein Jahresabschluss erstellt?

Der Jahresabschluss gibt die wirtschaftliche Lage des Unternehmens wieder und bietet damit einen Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens. Die Bilanz gibt dabei Aufschluss darüber, woher Unternehmensmittel kommen und wie hoch das Unternehmen verschuldet ist. Die Gewinn- und Verlustrechnung legt dann offen, wie viel Geld am Ende des Geschäftsjahres übrig geblieben ist. Es gibt zwei Gründe zur Anfertigung des Jahresabschlusses:

Zum einen bedient der Jahresabschluss eine Informationsfunktion für alle Geschäftspartner und Gläubiger. Das Ergebnis des Jahresabschlusses bestimmt dabei zum Beispiel die Ausschüttung für Dividenden an Anteilseigner. Zum anderen liegt dem Jahresabschluss eine Zahlungsbemessungsfunktion inne, die Basis für die Besteuerung des Unternehmens ist.

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Welche Unternehmen müssen einen Jahresabschluss veröffentlichen?

Zur Bilanzierungspflicht gibt es klare Regelungen im HGB, das kleinen Unternehmen oder Freiberuflern auch Erleichterungen bei der Buchhaltung gewährt:

  • Alle Kaufleute müssen laut Handelsgesetzbuch einen Jahresabschluss erstellen. Dazu gehören Kapital- und Personengesellschaften. Zu den Kapitalgesellschaften zählen zum Beispiel die Unternehmensformen UG und GmbH.
  • Eine Ausnahmeregelung gilt für Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen.
  • Freiberufler und Kleinunternehmen müssen lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für den Jahresabschluss erstellen.

 

Wie muss der Jahresabschluss übermittelt werden?

Seit 2013 müssen bilanzierungspflichtige Unternehmen den Jahresabschluss inklusive aller Bestandteile elektronisch über das ELSTER-Portal übermitteln. Der digitale Jahresabschluss muss auch die sogenannte E-Bilanz enthalten.

 

Warum gilt die Publikationspflicht des Jahresabschlusses?

Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss nach § 325 des Handelsgesetzbuches im Handelsregister und im Bundesanzeiger veröffentlichen. Die Offenlegung muss von einem gesetzlichen Vertreter der Kapitalgesellschaft in deutscher Sprache erfolgen. Kommt eine Kapitalgesellschaft dieser Pflicht nicht rechtzeitig nach, droht ein Verfahren des Bundesamtes für Justiz.

Wie werden Unternehmen nach Größe klassifiziert?

Bevor Unternehmer sich mit dem Inhalt des Jahresabschlusses befassen, sollten zunächst die Größenklassen nach § 267 HGB erläutert werden, da einige Ergänzungen und Erweiterungen zum Jahresabschluss nur für mittelgroße und große Unternehmen gelten.

  • Kleine Kapitalgesellschaften erwirtschaften maximal 12.000.000 Euro Umsatzerlöse, weisen maximal 6.000.000 Euro Bilanzsumme auf und haben nicht mehr als 50 Mitarbeiter.
  • Mittelgroße Kapitalgesellschaften erfüllen mindestens die Kriterien, die für kleine Kapitalgesellschaften gelten, erwirtschaften maximal 40.000.000 Euro Umsatzerlöse, weisen maximal 20.000.000 Euro Bilanzsumme auf und haben nicht mehr als 250 Arbeitnehmer.
  • Große Kapitalgesellschaften überschreiten mindestens zwei der drei Eigenschaften, die mittelgroße Kapitalgesellschaften auszeichnen.

 

Was sind die Bestandteile des Jahresabschlusses?

Für jeden Kaufmann gilt: Der Jahresabschluss muss die GuV sowie die Bilanz enthalten. Die Bilanz ergibt sich aus der Inventur und dem Inventar. Innerhalb der Bilanz muss zudem immer eine Schlussbilanz enthalten sein, auf der die Eröffnungsbilanz des Folgejahrs dann basiert. Was der Jahresabschluss zusätzlich zur Bilanz beinhalten muss, hängt stark von der jeweiligen Rechtsform ab und ob diese börsennotiert ist oder nicht:

  • Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, ihren Jahresabschluss um einen Anhang gemäß den §§ 284 bis 288 HGB zu ergänzen– sozusagen einen erweiterten Jahresabschluss zu erstellen. Für mittelgroße und große Unternehmen gilt: Neben dem Jahresabschluss ist ein sogenannter Lagebericht hinzuzufügen, der sich im Gegensatz zum Jahresabschluss nicht nur mit vergangenen Zahlen beschäftigt, sondern auch mit Prognosen, Chancen und Risiken. Kleinen Kapitalgesellschaften benötigen grundsätzlich keinen Lagebericht.
  • Börsennotierte Unternehmen müssen den erweiterten Jahresabschluss nach § 264 HGB noch um eine Kapitalabflussrechnung und einen Eigenkapitalspiegel ergänzen. Darüber hinaus können sie auf freiwilliger Basis eine Segmentberichterstattung hinzufügen. Für mittelgroße und große Unternehmen gilt: Auch börsennotierte Unternehmen müssen neben dem Jahresabschluss einen Lagebericht erstellen.

Des Weiteren gilt es, dem Jahresabschluss eine Vollständigkeitserklärung nach § 4 Abs. 3 EStG hinzuzufügen. Mit dieser Erklärung soll bei der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater vermieden werden, dass dieser gegen eine ordnungsmäßige Ausübung des Berufs verstößt.

Das HGB gibt für Unternehmer auch ein Gliederungsschema, auch für die Bilanz, vor (§ 266 und § 275 HGB). Durch dieses Schema wird sichergestellt, dass der Jahresabschluss allgemein verständlich ist und der Bilanzleser klar erkennen kann, wie das Unternehmen sich entwickelt.

Haben Sie an alles gedacht? Lesen Sie hier weiter: Checkliste zum Jahresabschluss.

 

Welche Fristen gelten zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses?

Laut Handelsgesetzbuch muss jeder Kaufmann den Jahresabschluss innerhalb einer angemessenen Frist aufstellen. Dabei unterscheiden sich große und mittelgroße Kapitalgesellschaften von kleinen Kapitalgesellschaften und Kaufleuten, siehe auch die Größenklassen nach § 267 HGB.

  • Kleine Kapitalgesellschaften haben sechs Monate Zeit, ihren Jahresabschluss aufzustellen. Zählt die Unternehmensform nicht zu den Kapitalgesellschaften, gilt es, den Jahresabschluss nach einer dem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu erstellen. Dieser Zeitraum entspricht in der Regel sechs Monaten (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB).
  • Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften sind dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres aufzustellen (§ 264 Abs. 1 Satz 3 HGB).
  • Einzelkaufleute profitieren von einer großzügigen Regelung: der ordnungsgemäße Geschäftsgang wird hier auf sechs bis neun Monate ausgedehnt (§ 243 Abs. 23 HGB).

Nach der Erstellung des Jahresabschlusses sollten die Dokumente noch einmal sorgfältig überprüft werden, bevor diese zur Feststellung weiterleitet werden. Wird diese Tätigkeit von einem Abschlussprüfer übernommen, so hat dieser an den Verhandlungen zur Feststellung des Jahresabschlusses teilzunehmen, sollte einer der Gesellschafter dies wünschen. Bei einer GmbH übernehmen ansonsten die Gesellschafter die Verhandlungen zur Feststellung des Jahresabschlusses. Sind mehrere Gesellschafter am Unternehmen beteiligt, muss hierzu eine Gesellschafterversammlung einberufen werden.

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Welcher Geschäftsführer unterschreibt den Jahresabschluss?

Grundsätzlich müssen alle Vorstände einer AG und alle Geschäftsführer einer GmbH den Jahresabschluss unterzeichnen. Sollte es in der Zwischenzeit einen Wechsel des Geschäftsführers gegeben haben, so bestimmt der Zeitpunkt der Abschlussfeststellung darüber, wer zur Unterzeichnung verpflichtet ist. Sollte der neue Geschäftsführer zum Feststellungszeitpunkt aktiv sein, so muss dieser den Jahresabschluss unterschreiben, auch wenn er während des Aufstellungszeitraumes noch nicht Geschäftsführer war.

 

Wie viel kostet die Erstellung eines Jahresabschlusses?

Wie viel man für den Jahresabschluss zahlt, hängt vom Aufwand ab. Führt man eine übersichtliche und an den Jahresabschluss angepasste Buchhaltung, erleichtert dies die Erstellung des Jahresabschlusses. Der Jahresabschluss kann entweder selbst oder von einem Steuerberater aufgestellt werden.

 

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