Vorbereitende Abschlussbuchungen für den Jahresabschluss

aktualisiert am 14. November 2018 11 Minuten zu lesen
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Jeder Jahresabschluss erfordert vorbereitende Abschlussbuchungen. Diese Buchungen dienen zur Erstellung der Schlussbilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Abschlussbuchungen es gibt und wie sie durchgeführt werden.

 

Was sind Abschlussbuchungen?

Abschlussbuchungen sind Buchungen, die nicht zu laufenden Geschäfts- und Verwaltungsvorfällen gehören. Aus ihnen geht der Jahresabschluss hervor, den jedes kaufmännisch handelnde Unternehmen am Ende des Geschäftsjahres erstellen muss. Dabei werden Buchführung und Inventar dokumentiert und zusammengefasst. Zweck der Abschlussbuchungen in der Doppik (doppelte Buchführung in Konten) ist der Abschluss der einzelnen Geschäftskonten. Die Erstellung eines Jahresabschlusses ist für alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen verpflichtend (vgl. § 242 HGB). Dazu gehören:

  • Eingetragene Kaufleute (e. K.)
  • GmbH
  • UG
  • AG
  • GmbH & Co. KG
  • UG & Co. KG

Zu jedem Jahresabschluss gehört die Erstellung einer Schlussbilanz, die aus der Eröffnungsbilanz hervorgeht. Die Bilanz fasst die Geschäftsvorgänge der Bestands- und Erfolgskonten zusammen. Diese Konten sind Teil der doppelten Buchführung. Jedes Konto wird in eine Soll- und Habenseite aufgeteilt. Die Schlussbilanz muss mit der Eröffnungsbilanz desselben Geschäftsjahres in jedem einzelnen Bilanzposten übereinstimmen (vgl. § 252 Abs. 1 HGB). Die vollkommene Übereinstimmung dieser Bilanzen wird als Bilanzidentität bezeichnet. Müssen an der Eröffnungsbilanz Korrekturen vorgenommen werden, muss dementsprechend auch die Schlussbilanz korrigiert werden. Ansonsten begehen Sie einen Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB).

Während des Geschäftsjahres werden die Geschäftsvorfälle erfasst und gebucht, womit sie finanziell wirksam gemacht werden. Mit veränderten Salden werden sie im Jahresabschluss in die Schlussbilanz übertragen. Die Buchhaltung muss alle Geschäftsvorfälle laufend dokumentieren, damit jederzeit der aktuelle Stand über den Wert von Vermögens- und Schuldposten ermittelt werden kann. Aus diesem Grund werden alle Bilanzposten in Form eines Kontos geführt. Um korrekt zu buchen, muss klar ersichtlich sein, von welcher Bilanzseite die Posten abgeleitet werden.

 

Abschlussbuchungen: Das gehört dazu

Der Jahresabschluss wird erstellt, indem die Salden aller Sachkonten in die Gewinn- und Verlustrechnung bzw. in die Bilanz aufgenommen werden. Ziel ist, alle in der laufenden Buchhaltung bisher nicht erfassten oder inkorrekt erfassten Geschäftsvorgänge richtigzustellen. Erst danach sind die Einzelkonten “abschlussbereit”. Zu den richtigzustellenden Geschäftsvorgängen gehören unter anderem:

  • Mengen- und Wertdifferenzen zwischen Inventar und Buchwerten der Bestandskonten
  • Bildung von Rückstellungen für Aufwendungen, deren Höhe und Fälligkeitszeitpunkt noch offen sind
  • Bildung aktiver bzw. passiver Rechnungsabgrenzungsposten
  • Unterkonten, die auf die Hauptkonten abgeschlossen werden müssen

Das Besondere an vorbereitenden Abschlussbuchungen ist ihr unternehmensinterner Bezug. Das bedeutet, dass die Buchungen nicht auf tatsächlichen Geschäftsfällen beruhen. Aus diesem Grund müssen speziell für die Abschlussbuchungen Eigenbelege angefertigt werden.

Zu den vorbereitenden Abschlussbuchungen gehören folgende Bereiche:

  • Abschluss von Unterkonten auf Hauptkonten: z. B. Abschluss der Privatkonten auf das Eigenkapitalkonto
  • Buchung der Abschreibungen
  • Bildung von Rückstellungen

Im Vergleich zum gesamten Buchwert ist die Anzahl der Abschlussbuchungen gering. Die meisten Abschlussbuchungen sind lediglich Umbuchungen, so wie es beispielsweise bei allen Unterkonten der Fall ist. Weil diese Unterkonten nicht in der Bilanz vorkommen dürfen, werden sie über die jeweils übergeordneten Konten abgeschlossen. Auch die Verrechnung zwischen Umsatz- und Vorsteuer gestaltet sich relativ einfach. Dafür müssen Sie die Umsatzsteuer an die Vorsteuer mit dem jeweils kleineren Saldo aus beiden Konten buchen.

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Abschlussbuchungssätze berechnen: So geht’s

Bevor Sie Ihre Abschlussbuchungen vornehmen, müssen Sie gründlich überlegen, wie Sie Ihr Vermögen und Ihre Bestände bewerten. Dies ist besonders beim Anlagevermögen, bei den Materialbeständen und Ihren Erzeugnissen zu beachten, denn davon hängt ab, welcher Gewinn ausgewiesen wird. Das ist bei der Besteuerung von großer Bedeutung. Vor den vorbereitenden Abschlussbuchungen hat es sich bewährt, eine Tabelle für die Buchbestände vor den Buchungen und die Inventurbestände anzulegen. So wird es übersichtlicher, diese Bestände miteinander zu vergleichen. Beachten Sie außerdem, den Wert der betrieblichen Bestände korrekt auszudrücken.

Abschlussbuchung der Bestandskonten

Ein Bestandskonto ist ein Konto, das aus einer Bilanz hervorgeht und sich auf deren Bestände bezieht. Auf diesem Konto werden geschäftswirksame Vorgänge erfasst. Die Anfangswerte werden in der Eröffnungsbilanz wiedergegeben, während die Schlusswerte in der Schlussbilanz wiedergegeben werden. Zu den Bestandskonten gehören auf der Aktivseite Banken, Kassen und Maschinen. Auf der Passivseite sind es Darlehen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Wichtig ist, dass der Anfangsbestand immer auf der Seite steht, auf der der vergleichbare Platz in der Bilanz dokumentiert wurde. Die Bestandskonten werden mit dem Schlussbilanzkonto (SBK) abgeschlossen.

Abschlussbuchung der Erfolgskonten

Erfolgskonten dienen der Dokumentation des Erfolges eines Unternehmens. Mit “Erfolg” ist hier Gewinn oder Verlust gemeint. Die Schlusswerte werden über ein spezielles Gewinn-und-Verlust-Konto in die Bilanz eingebunden. Jede Aufwands- und Ertragsart erhält ein eigenes Erfolgskonto. Alle Erfolgskonten müssen bei Null starten. Zu den Ertragskonten zählen Umsatzerlöse und Zinserträge, während zu den Aufwandskonten Miete und Steuern gehören. Die Erfolgskonten werden ins Ergebnisrechnungskonto aufgenommen. Um den Erfolg periodengerecht zu ermitteln, müssen für Aufwendungen Rückstellungen gebildet werden. Voraussetzung ist, dass die Ursachen dieser Aufwendungen bereits feststehen.

Schlussbilanz

Die Schlussbilanz geht aus dem Abschluss des Hauptbuches hervor. Zur Erstellung der Schlussbilanz müssen alle Sachkonten (Bestands- und Erfolgskonten) abgeschlossen werden. Dabei werden die Erfolgskonten über das Gewinn- und Verlustkonto (GuV-Konto) abgeschlossen. Wenn zwischen dem Inventar und den Buchwerten der Bestands- und gemischten Konten Mengendifferenzen zustande kommen, müssen die Buchwerte angepasst werden. Der Saldo des Erfolgskontos wird anschließend mit dem Eigenkapital verrechnet. Schließlich werden alle aktiven und passiven Bestandskonten über das SBK abgeschlossen. Die Ergebnisse werden für die Schlussbilanz verwendet, die als das Gegenkonto für die Bestandskonten dient. Konten ohne Saldo werden weder ins SBK noch ins GuV-Konto aufgenommen.

In der Schlussbilanz muss die Maßgeblichkeit der Inventur beachtet werden. Dazu gehört die Buchung der Bestandsveränderung von Waren. Wird der Bestand erhöht, wird auch der Gewinn erhöht. Analog dazu senken Bestandsminderungen den Gewinn. Auch die Wertdifferenzen zwischen den Buchwerten der Bestandskonten und der gemischten Konten müssen berücksichtigt werden, ebenso wie die Werte, die nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften am Abschlussstichtag beigelegt werden müssen. Um diese Werte zu erreichen, müssen Abschreibungen auf Anlage- und Umlaufvermögen gebucht werden. In Ausnahmefällen können diese dem Vermögen zugeschrieben werden.

Periodengewinn und Periodenverlust

Bei einem Periodengewinn finden Sie auf dem GuV-Konto einen Habensaldo. Dieser kommt dadurch zustande, dass der Gesamtbetrag der Erlöse auf der Habenseite den Gesamtbetrag der Aufwendungen auf der Sollseite übersteigt. Liegt ein Periodenverlust vor, steht der Saldo im Soll. Bei einem Periodengewinn steht ihm in der Schlussbilanz ein Aktivsaldo gegenüber, bei einem Periodenverlust ein Passivsaldo.

 

Nach den Abschlussbuchungen: Der Jahresabschluss

Im Anschluss an die Abschlussbuchungen kann in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater der Jahresabschluss erstellt werden. Darin werden die Bilanz und die GuV zusammengefasst.

Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich einen Anhang gemäß §§ 284 bis 288 HGB hinzufügen. Bei mittelgroßen und großen Unternehmen kommt des Weiteren ein Lagebericht hinzu, in dem neben tatsächlichen Zahlen auch Planwerte und Prognosen aufzuführen sind. Ist das Unternehmen börsennotiert, muss der Jahresabschluss noch um eine Kapitalabflussrechnung und einen Eigenkapitalspiegel ergänzt werden. Jeder Jahresabschluss beinhaltet zudem noch eine Vollständigkeitserklärung nach § 4 Abs. 3 EStG. Mit dieser Erklärung beweist der Steuerberater, dass er seinen Beruf ordnungsgemäß ausgeübt hat.

Beachten Sie auf jeden Fall die gesetzlichen Fristen für die Veröffentlichung des Jahresabschlusses. Einzelkaufleute haben dafür sechs bis neun Monate Zeit (vgl. § 243 Abs. 23 HGB). Bei Kapitalgesellschaften richten sich die Fristen nach den in § 267 HGB definierten Größenklassen:

  • Kleinst- und Kleinkapitalgesellschaften: 6 Monate (vgl. § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB)
  • Mittelgroße und Großkapitalgesellschaften: 3 Monate (vgl. § 264 Abs. 1 Satz 3 HGB)

Eine übersichtliche und gründliche Buchhaltung erleichtert die Erstellung der Abschlussbuchungen und des Jahresabschlusses enorm. Es bietet sich an, sowohl Buchhaltung als auch Jahresabschluss vom selben Dienstleister erstellen zu lassen, um Einheitlichkeit zu gewährleisten.

 

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