Verdienstbescheinigung und Lohnabrechnung: Pflichten des Arbeitgebers – FAQ

Inhaltsverzeichnis

Muss der Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erstellen?

Ja, jeder Arbeitgeber ist laut § 108 der Gewerbeordnung (GewO) grundsätzlich zum Erstellen einer Gehalts- oder Lohnabrechnung verpflichtet. Die Lohnabrechnung dient dem Arbeitnehmer dazu, das erhaltene Entgelt zu prüfen und nachzuvollziehen. In zwei ganz bestimmten Fällen ist der Arbeitgeber jedoch nicht dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen: erstens wenn er keine Zahlung an den Arbeitnehmer leistet und zweitens wenn das Arbeitsentgelt in jedem Abrechnungszeitraum identisch ausfällt. In letzterem Fall muss der Arbeitgeber nur für den ersten Abrechnungszeitraum eine Abrechnung erstellen und danach erst, wenn sich Daten oder Beträge ändern. Alternativ kann natürlich auch ein Dienstleister die Lohnabrechnungen für den Arbeitgeber erstellen, sofern dieser diese nicht selbst erstellen möchte.

Wofür benötige ich eine Lohnabrechnung?

Neben der Tatsache, dass Sie Ihre Lohnabrechnungen immer kontrollieren und aufbewahren sollten, erfüllen diese aber noch einen weiteren wichtigen Zweck: Wenn Kreditgeber, Vermieter oder sonstige Anbieter von Verträgen Nachweise Ihres Entgelts benötigen, um Ihre Kreditwürdigkeit einzustufen, werden Lohnabrechnungen stets angefordert. Hierzu wird nämlich nicht nur der Score der Schufa verwendet, sondern auch das laufende Gehalt bzw. der laufende Lohn.

Was, wenn ich keine Lohnabrechnung vom Arbeitgeber erhalten habe?

Falls Sie von Ihrem Arbeitgeber gar keine Lohnabrechnung erhalten haben und die beiden oben genannten Fälle bei Ihnen nicht zutreffen, müssen Sie sich schriftlich an Ihren Arbeitgeber wenden und diesen in einem kurzen, formlosen Schreiben dazu auffordern, eine Lohnabrechnung für Sie zu erstellen.

Fehlerhafte Lohnabrechnung, zu wenig Entgelt – was tun?

Eine falsche Lohnabrechnung, die im schlimmsten Fall zu einem geringeren Gehalt führt, ist nicht nur für den Arbeitnehmer unangenehm, sondern kann auch für den Arbeitgeber Konsequenzen mit sich bringen. Damit es jedoch gar nicht so weit kommt, steht Arbeitnehmern die Möglichkeit frei, die Lohnabrechnung Schritt für Schritt nachzurechnen und die fehlerhafte Abrechnung mit korrekten Unterlagen aus der Vergangenheit zu vergleichen. Sind Daten falsch? Wurde mit einer falschen Steuerklasse gerechnet? Hat der Arbeitgeber mit einem falschen Stundenlohn kalkuliert? Wenn Sie alles sorgfältig überprüft haben, sollten Sie im nächsten Schritt den Kontakt zu Ihrem Arbeitgeber suchen.

Der schnellste und beste Weg, Versehen in der Lohnabrechnung zu korrigieren, ist der direkte Weg über einen schriftlichen Widerspruch. Hierzu haben Sie grundsätzlich drei Jahre Zeit, ehe die Verjährungsfrist eintritt. Beachten Sie aber immer noch individuelle Ausschlussfristen, die sich eventuell in Ihrem Vertrag befinden; diese können die drei Jahre deutlich verkürzen! In einem kurzen, formlosen Schreiben erklären Sie, welcher Lohnabrechnung Sie aus welchem Grund widersprechen. Setzen Sie Ihrem Arbeitgeber eine Frist zur Korrektur der Lohnabrechnung; eine Frist von 14 Tagen ist angemessen. Nur, wenn Sie die inkorrekte Lohnabrechnung beanstanden, können Sie im Fall von weiteren Streitigkeiten den Nachweis erbringen, dass Sie Ihren Arbeitgeber auf den Fehler hingewiesen haben. Falls der Arbeitgeber auf dieses Schreiben nicht reagiert, können Sie weitere Schritte einleiten. Diese reichen von Mahngebühren von Rechnungen, Kontoführungsgebühren oder Ähnlichem, die erst aufgetreten sind, weil zu wenig Gehalt bzw. Lohn überwiesen wurde.

Was, wenn ich mit der Lohnabrechnung zu viel Entgelt erhalten habe?

Wenn mit der Lohnabrechnung zu viel Entgelt auf dem Konto des Arbeitnehmers gelandet ist, sieht die Lage ein wenig anders aus: Da der Arbeitgeber für das korrekte Abführen der Lohnsteuer haftet, kann er den Betrag, den er zu viel bezahlt hat, vom Arbeitnehmer zurückfordern. Ebenso verhält es sich mit den Sozialabgaben: diese darf der Arbeitgeber nachträglich vom Entgelt des Arbeitnehmers abziehen – allerdings nur innerhalb der folgenden drei Monate nach der Abrechnung.

Muss der Arbeitgeber mir die Lohnabrechnung zuschicken?

Nein. Der Arbeitgeber erstellt zwar die Lohnabrechnungen für seine Mitarbeiter, steht jedoch in keiner Bringschuld, für den Arbeitnehmer besteht vielmehr eine Holschuld. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer seine Lohnabrechnungen grundsätzlich selbst beim Arbeitgeber abholen muss. Eine Pflicht zum Versenden der Abrechnungen gibt es nicht.

Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers – ist das Ausfüllen Pflicht?

Ja, der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, eine Verdienstbescheinigung elektronisch zu übermitteln oder eine Bescheinigung für Behörden auszufüllen. Diese Pflicht gilt, wenn ein Arbeitnehmer eine vom Arbeitgeber ausgestellte Verdienstbescheinigung benötigt, z. B. für den Kinderzuschlag, den Antrag auf Arbeitslosen- oder Wohngeld, Mutterschaftsgeld, Übergangsgeld, die Wohnungssuche oder auch für die Kreditvergabe durch eine Bank. Die Erstellung einer Verdienstbescheinigung gehört zu den Rechten des Arbeitnehmers.

Was sind „vermögenswirksame Leistungen” auf meiner Lohnabrechnung?

Zusätzlich zum Arbeitsentgelt können vermögenswirksame Leistungen (VWL oder VL abgekürzt) vom Arbeitgeber gewährt werden. Sofern eine gewisse jährliche Einkommensgrenze nicht überschritten wird, erhält der Geld anlegende Arbeitnehmer zum Jahresende eine Sparzulage vom Staat. Diese Grenze unterscheidet sich je nach Zweck; wird beispielsweise zum Wohnungsbau Geld angelegt, liegen die Einkommensgrenzen bei 17.900 bzw. 35.800 Euro (Alleinstehende bzw. Verheiratete), bei der Sparzulage auf Vermögensbeteiligungen (Aktienfonds) liegt die Grenze bei 20.000/40.000 Euro.

Der Arbeitgeber kann vermögenswirksame Leistungen für den Arbeitnehmer entweder selbst einzahlen (bspw. in einen laufenden Spar-Vertrag) oder über das Entgelt hinaus auszahlen. Sofern der Arbeitgeber diese nicht zusätzlich auszahlt, kann der Arbeitnehmer einen schriftlichen Antrag stellen, dass Teile seines Entgelts vermögenswirksam angelegt werden sollen, denn jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Vermögensbildung. Ob der Arbeitgeber VWL bezuschusst oder nicht, kann er selbst entscheiden.

Vermögenswirksame Leistungen sind steuerfrei, wenn sie 360 Euro im Jahr nicht übersteigen. VWL sind sogar beitragsfrei, wenn sie nicht vom Arbeitgeber selbst angelegt, sondern dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Entgelt gezahlt werden. Mit vermögenswirksamen Leistungen soll der Arbeitnehmer dazu angeregt werden, Geld zu sparen bzw. anzulegen. In der Lohnabrechnung erhöhen vermögenswirksame Leistungen das zu versteuernde Bruttoentgelt.

Wie sieht eine Lohnabrechnung für einen befristeten Arbeitsvertrag aus?

Die Lohnabrechnung eines befristeten Arbeitsverhältnisses ist nahezu identisch mit der eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses. Der einzige Unterschied ist die Angabe des Austrittsdatums in der Lohnabrechnung.

Was bedeutet die „Aufrollungsdifferenz” in meiner Lohnabrechnung?

Sofern aus einem vergangen Monat ein Auszahlungsbetrag an den Arbeitnehmer offen geblieben ist, wird dieser in einer späteren Abrechnung unter dem Begriff „Aufrollungsdifferenz” zu finden sein. Die Aufrollungsdifferenz bezeichnet nämlich die Differenz zwischen dem üblichen, eigentlichen Entgelt und dem mit dem nachgezahlten Betrag zusammengerechneten, neuen Entgelt. Bei einer Aufrollungsdifferenz kann es sich um Bonuszahlungen handeln, die erst zu einem späteren Zeitpunkt ermittelt werden konnten, oder auch um nachträglich beschlossene Gehaltsnachzahlungen oder Korrekturen einer vorigen Abrechnung. Die Aufrollungsdifferenz muss, sobald sie anfällt, auch versteuert werden. Dies kann Einfluss auf das Netto-Entgelt des Arbeitnehmers haben und den Betrag erhöhen oder gar verringern.

Wie wirkt sich das Fahrtenbuch auf meine Lohnabrechnung aus?

Mit Hilfe eines Fahrtenbuchs wird die private Nutzung eines Firmenwagens festgehalten. Diese Nutzungswerte werden umgerechnet und landen als „geldwerter Vorteil” in Ihrer Lohnabrechnung. Ein geldwerter Vorteil ist auch als Sachbezug bekannt; er geht über das reguläre Entgelt hinaus und wird nicht in Geld ausgezahlt. Durch die Abrechnung über den Lohn erhalten Arbeitnehmer diese Leistungen allerdings günstiger als wenn sie diese normalpreisig einkaufen würden.

Benötige ich meine Lohnabrechnung für die Steuererklärung?

Seit 2017 gilt nicht mehr die Belegvorlagepflicht, sondern die Belegvorhaltepflicht. Das bedeutet: Arbeitnehmer müssen bei ihrer Steuererklärung keine Belege mehr beifügen. Für den Fall, dass das Finanzamt allerdings doch einige Angaben nachprüfen möchte, sollten Sie dennoch Ihre Belege bereit halten. Zu den möglicherweise geforderten Belegen gehört allerdings nicht die Lohnabrechnung. Um das erhaltene Entgelt zu prüfen, genügen dem Finanzamt Belege wie beispielsweise Kontoauszüge. Dennoch sollten Sie Ihre Lohnabrechnungen aufbewahren.

Wie wird die betriebliche Krankenversicherung auf der Lohnabrechnung verrechnet?

Sofern der Arbeitgeber eine betriebliche Krankenversicherung einführen möchte, gibt es drei Möglichkeiten, wie die Beiträge für diese bezahlt werden können – je nachdem verändern sich auch die Werte auf der individuellen Lohnabrechnung. Die betriebliche Krankenversicherung (bKV) kann über den Barlohn abgerechnet werden, entweder durch einen geldwerten Vorteil und somit mit individueller Versteuerung durch die Nettolohnversteuerung oder durch einen sonstigen Bezug mit einer Pauschalierung. Bei der ersten Variante, dem geldwerten Vorteil, werden die gKV-Beiträge individuell versteuert und sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber zahlen einen Teil des Beitrags. Bei der Nettolohnversteuerung zahlt der Arbeitgeber den gesamten Beitrag; so entsteht keinerlei Belastung für den Arbeitnehmer. Für die letzte Variante, die Pauschalversteuerung, fällt für den Arbeitnehmer nur sein Anteil an der Sozialversicherung für den gKV-Beitrag an, sofern der Arbeitgeber diesen nicht übernimmt. Die restlichen Kosten bei Pauschalversteuerung deckt ebenfalls der Arbeitgeber.

Wie wirkt sich unbezahlter Urlaub auf die Lohnabrechnung aus?

Wenn Sie unbezahlten Urlaub beantragt haben, weil beispielsweise ein Familienmitglied erkrankt ist, Sie ein sogenanntes Sabbatical nehmen möchten oder Ihre kranken Kinder versorgt werden müssen, wird selbstverständlich auch die Lohnabrechnung für den laufenden Monat angepasst. Sollte Ihr unbezahlter Urlaub länger als vier Wochen andauern, erhalten Sie für den vollen Monat, in dem Sie der Arbeit fern bleiben, keine Lohnabrechnung, weil Sie in Ihrem unbezahlten Urlaub kein Entgelt beziehen. Ihr Arbeitsverhältnis wird sozusagen „pausiert”. Sie sollten darauf achten, dass Ihr Versicherungsschutz innerhalb von vier Wochen nach Antritt des unbezahlten Urlaubs ausläuft und dass Ihr Arbeitgeber Sie bei der Sozial- bzw. Krankenversicherung abmeldet.