Wie sieht der Aufbau einer Lohnabrechnung aus?

aktualisiert am 21. März 2019 7 Minuten zu lesen
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Die Lohn-, Gehalts- oder Entgeltabrechnung ist ein Dokument, das den Arbeitnehmer über seine Bezüge, Steuer- und Sozialversicherungsabgaben informiert. Doch wie muss eine Lohnabrechnung aussehen? Und was muss zwingend in Ihrer Entgeltabrechnung enthalten sein? Hier finden Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Lohnabrechnung und deren Aufbau.

 

Gesetzlicher Rahmen für die Lohnabrechnung

Eine Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung steht jedem Arbeitnehmer zu. Deshalb gehört das monatliche Ausstellen einer Abrechnung zu den Pflichten eines jeden Arbeitgebers.

Die rechtliche Grundlage der Lohnabrechnung baut auf drei Säulen auf:

  • GewO: Die Bestandteile der Vergütung sind in der sogenannten Entgeltbescheinigungsverordnung in § 108 der Gewerbeordnung geregelt.
  • EStG: Das Einkommenssteuergesetz gibt vor, wie die Lohnsteuerklassen festgelegt werden.
  • SGB: Das Sozialgesetzbuch regelt die Beiträge von den Sozialabgaben: Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeits- und Unfallversicherung.

Wie eine Lohnabrechnung erstellt wird, können Sie hier nachlesen.

Aufbau und Inhalt der Lohnabrechnung – was muss darin enthalten sein?

In § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) sind alle Angaben festgelegt, die eine Lohnabrechnung beinhalten muss. Dies umfasst sowohl allgemeine Angaben zum Arbeitnehmer als auch einzelne Entgeltbestandteile (Auflistung laut Reihenfolge in der Abrechnung):

Kopfteil der Lohnabrechnung

  • Name und Anschrift Arbeitgeber
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum Arbeitnehmer
  • Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID Arbeitnehmer
  • Beginn und ggf. Ende der Beschäftigung
  • Zeitraum der Bescheinigung

 

Hauptteil der Lohnabrechnung

  • Bruttolohn bzw. -gehalt
  • Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • ggf. Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibeträge
  • ggf. Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
  • Auszahlungsbetrag
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Aufbau einer Lohnabrechnung: Häufige Fragen

Nicht wenige Arbeitnehmer haben Schwierigkeiten, ihre Lohnabrechnung zu entschlüsseln und bestimmte Informationen zu finden. Eine Liste aller Abkürzungen finden Sie hier. Im folgenden werden einige der häufigsten FAQs beantwortet:

Wo auf der Lohnabrechnung steht eigentlich die Rentenversicherungsnummer?

Ihre Rentenversicherungsnummer finden Arbeitnehmer nicht auf ihrer Lohnabrechnung, sondern auf dem Meldebescheid zur Sozialversicherung, den sie einmal jährlich erhalten. Diese Nummer besteht aus zwölf Zeichen (einem Buchstaben und elf Ziffern). Oft wird die Rentenversicherungs- mit der Sozialversicherungsnummer verwechselt. Meistens beinhaltet die RV-Nummer unter anderem das Geburtsdatum. Bitte beachten Sie, dass es auch berufsständische Renten-Versorgungswerke gibt, die ihre Rentenversicherungsnummern anders aufschlüsseln. Hier gilt es, den individuellen Schriftverkehr genau zu prüfen, um die richtige Nummer herauszufinden.

Wo auf der Lohnabrechnung finde ich meine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)?

Die Steuer-ID ist mittig im Kopfteil der Lohnabrechnung zu finden. Sie besteht aus 11 Ziffern; in ihr werden Daten wie Vor- und Familienname, Geburtstag- und Ort und weitere persönliche Informationen erfasst.

Wo steht meine Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer) auf der Lohnabrechnung?

Die Sozialversicherungsnummer besteht aus Ziffern und Buchstaben und ist oben links auf der Lohnabrechnung im Kästchen “SV-Nummer” zu finden. Die Sozialversicherungsnummer wird häufig mit der Rentenversicherungsnummer verwechselt, da auch diese das Geburtsdatum sowie den Anfangsbuchstaben des Geburtsnamens enthält und auf denselben Schriftstücken zu finden ist.

Wo sind meine Urlaubstage auf der Lohnabrechnung zu finden?

Ihre verrechneten Urlaubstage finden Arbeitnehmer auf Ihrer Lohnabrechnung im Hauptteil direkt bei den Brutto-Bezügen, über den Abzügen.

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Wann erhalte ich meine Jahresübersicht?

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, einmal jährlich eine Jahresmeldung von jedem versicherungspflichtigen Arbeitnehmer zu erstellen. Diese Meldung sollte bis zum 31.12. fertig gestellt werden, spätestens jedoch zum 15.04. des Folgejahres.

Wo auf meiner Lohnabrechnung finde ich die Reisekosten?

Zunächst muss der Begriff “Reisekosten” definiert werden: Reisekosten sind Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten. All diese Reisekosten werden seit 2008 als “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit” zusammengefasst. Grundsätzlich gelten verschiedene Pauschalisierungssätze für die Abrechnung von Reisekosten, weshalb diese nicht zwingend auf der Lohnabrechnung zu erkennen sein müssen. Ausführliche Informationen zum Verpflegungsmehraufwand und der Reisekostenabrechnung im Generellen finden Sie hier.

Wie wird der Lohn bzw. das Gehalt berechnet?

Jede Entgeltabrechnung ist nach einem bestimmten Schema aufgebaut, in dem zunächst Zuschläge und sonstige Bezüge auf das Brutto-Entgelt aufaddiert werden. Daraus ergibt sich das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto-Entgelt. Davon werden sämtliche Abzüge subtrahiert, beispielsweise die Lohn- und Kirchensteuer und Versicherungsbeiträge. Vom Netto-Entgelt werden schließlich noch vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers, Vorschüsse, Sachbezüge und/oder sonstige Bezüge abgezogen. Daraus ergibt sich letztendlich der Betrag, der Ihnen ausgezahlt wird. Alle Elemente, die zur Berechnung Ihres ausgezahlten Entgelts führen, finden Sie im Folgenden:

Bruttogehalt bzw. -lohn: Berechnung

+   vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
+   Zuschläge (z. B. Überstunden, Nachtarbeit)
+   Prämien, Umsatzprovisionen
+   Sonstige Bezüge (Weihnachts- oder Urlaubsgeld, etc.)
 Steuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt bzw. -lohn
–   Lohnsteuer
–   ggf. Kirchensteuer
–   Solidaritätszuschlag
–   Sozialversicherungsbeiträge
–   Krankenversicherung
–   Rentenversicherung
–   Arbeitslosenversicherung
–   Pflegeversicherung
=   Nettogehalt bzw. -lohn
–   vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers
–   eventuelle Vorschüsse
–   Sachbezüge
–   sonstige Abzüge (Abschlagszahlungen, Pfändungen, etc.)
=   auszuzahlender Betrag

Die Basis für jede Lohnabrechnung ist die ausgelagerte oder unternehmensinterne Buchhaltung. Falls es Verständnisprobleme oder sogar Fehler in Ihren Abrechnungen geben sollte, ist der Lohnbuchhalter Ihres Arbeitgebers immer der erste Ansprechpartner.

 

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