Wie sieht der Aufbau einer Lohnabrechnung aus?

4. Januar 2018 8 Minuten zu lesen
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Wie muss eine Lohnabrechnung aussehen? Was muss zwingend in Ihrer Entgeltabrechnung enthalten sein? Hier finden Sie alle wichtigen Informationen rund um das Thema Lohnabrechnung und deren Aufbau.

 

Die Lohn-, Gehalts- oder Entgeltabrechnung ist ein Dokument, das den Arbeitnehmer über seine Bezüge, Steuer- und Sozialversicherungsabgaben informiert und jedem Arbeitnehmer generell zusteht. Es gehört zu den Nebenpflichten eines jeden Unternehmers, diese monatlich auszustellen. Doch was genau muss in der Lohnabrechnung stehen und was gehört zu den Pflichtangaben? Die Bestandteile der Vergütung, die darzulegen sind, sind in § 108 der Gewerbeordnung, der sogenannte Entgeltbescheinigungsverordnung, geregelt. Weiterhin reguliert das Einkommenssteuergesetz die Festlegung der Lohnsteuerklassen; das Sozialgesetzbuch regelt die Beiträge von den Sozialabgaben: Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeits- und Unfallversicherung.

 

Inhalt der Entgeltabrechnung – was muss darin enthalten sein?

In § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) sind alle Angaben festgelegt, die eine Lohnabrechnung beinhalten muss, sowohl allgemeine Angaben zum Arbeitnehmer als auch einzelne Entgeltbestandteile (Auflistung der Reihenfolge nach):

Kopfteil der Lohnabrechnung

  • Name und Anschrift Arbeitgeber
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum Arbeitnehmer
  • Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID Arbeitnehmer
  • Beginn und ggf. Ende der Beschäftigung
  • Zeitraum der Bescheinigung

 

Hauptteil der Lohnabrechnung

  • Bruttolohn bzw. -gehalt
  • Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • ggf. Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibeträge
  • ggf. Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
  • Auszahlungsbetrag
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Aufbau einer Lohnabrechnung: Häufige Fragen

Zum Aufbau der Lohn- und Gehaltsabrechnung stellen sich häufig dieselben Fragen. Nicht wenige Arbeitnehmer haben Schwierigkeiten, ihre Lohnabrechnung zu entschlüsseln und bestimmte Informationen zu finden. Im folgenden werden einige der häufigsten FAQs beantwortet:

Wo auf der Lohnabrechnung steht eigentlich die Rentenversicherungsnummer?

Ihre Rentenversicherungsnummer finden Arbeitnehmer nicht auf ihrer Lohnabrechnung, sondern auf dem Meldebescheid zur Sozialversicherung, den sie einmal jährlich erhalten. Diese Nummer besteht aus zwölf Zeichen (einem Buchstaben und elf Ziffern) und sollte nicht mit der Sozialversicherungsnummer verwechselt werden. Die Rentenversicherungsnummer beinhaltet unter Anderem das Geburtsdatum. Oft wird die Rentenversicherungs- mit der Sozialversicherungsnummer verwechselt, allerdings ist zu beachten, dass es beispielsweise auch berufsständische Renten-Versorgungswerke gibt, die ihre Rentenversicherungsnummern anders aufschlüsseln. Hier gilt, den Schriftverkehr individuell zu prüfen, um die richtige Nummer herauszufinden.

Wo auf der Lohnabrechnung finde ich meine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)?

Im Gegensatz zur Rentenversicherungsnummer können Arbeitnehmer ihre Steuer-ID auf Ihrer
Lohnabrechnung finden. Die Steueridentifikationsnummer besteht aus 11 Ziffern; in ihr werden Daten wie Vor- und Familienname, Geburtstag- und Ort und weitere persönliche Informationen erfasst. Die Steuer-ID ist mittig im Kopfteil der Lohnabrechnung zu finden.

Wo steht meine Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer) auf der Lohnabrechnung?

Die Sozialversicherungsnummer besteht aus Ziffern und Buchstaben und ist oben links auf der Lohnabrechnung im Kästchen “SV-Nummer” zu finden. Die Sozialversicherungsnummer wird häufig mit der Rentenversicherungsnummer verwechselt, da auch diese das Geburtsdatum sowie den Anfangsbuchstaben des Geburtsnamens enthält und auf denselben Schriftstücken zu finden ist.

Wo sind meine Urlaubstage auf der Lohnabrechnung zu finden?

Ihre verrechneten Urlaubstage finden Arbeitnehmer auf Ihrer Lohnabrechnung im Hauptteil direkt bei den Brutto-Bezügen, also über den Abzügen.

Rechnungswesen: Weitere Basics

Wann erhalte ich meine Jahresübersicht?

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, einmal jährlich eine Jahresmeldung von jedem versicherungspflichtigen Arbeitnehmer zu erstellen. Diese Meldung sollte bis zum 31.12. fertig sein, spätestens jedoch zum 15.04. des Folgejahres.

Wo finde ich die Reisekosten auf meiner Lohnabrechnung?

Zunächst muss der Begriff “Reisekosten” definiert werden: Reisekosten sind Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten. All diese Reisekosten werden seit 2008 als “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit” zusammengefasst. Grundsätzlich gelten verschiedene Pauschalisierungssätze für die Abrechnung von Reisekosten, weshalb diese nicht zwingend auf der Lohnabrechnung zu erkennen sein müssen. Mehr Informationen zum Verpflegungsmehraufwand und der Reisekostenabrechnung im Generellen finden Sie in unserem Ratgeber-Artikel „Verpflegungsmehraufwand: Neuerungen und Hintergründe rund um Ihre Reisekostenabrechnung“.

Wie wird der Lohn bzw. das Gehalt berechnet?

Jede Entgeltabrechnung ist nach einem bestimmten Schema aufgebaut, in dem zunächst Zuschläge und sonstige Bezüge auf das Brutto-Entgelt aufaddiert werden, woraus sich das steuer- und sozialversicherungspflichtige Brutto-Entgelt ergibt. Nun werden davon sämtliche Abzüge subtrahiert, beispielsweise die Lohn- und Kirchensteuer und Versicherungsbeiträge. Vom Netto-Entgelt werden schließlich noch vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers, Vorschüsse, Sachbezüge und/oder sonstige Bezüge abgezogen. Daraus ergibt sich letztendlich der Betrag, der Ihnen ausgezahlt wird. Alle Elemente, die zur Berechnung Ihrer ausgezahlten Entgelts führen, finden Sie im Folgenden:

Bruttogehalt bzw. -lohn
+ vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
+ Zuschläge (z.B. Überstunden, Nachtarbeit)
+ Prämien, Umsatzprovisionen
+ Sonstige Bezüge (Weihnachts- oder Urlaubsgeld, etc.)
= Steuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt bzw. -lohn
– Lohnsteuer
– ggf. Kirchensteuer
– Solidaritätszuschlag
– Sozialversicherungsbeiträge
– Krankenversicherung
– Rentenversicherung
– Arbeitslosenversicherung
– Pflegeversicherung
= Nettogehalt bzw. -lohn
– vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers
– eventuelle Vorschüsse
– Sachbezüge
– sonstige Abzüge (Abschlagszahlungen, Pfändungen, etc.)
= auszuzahlender Betrag 

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Wer erledigt die Buchhaltung?

In vielen Unternehmen, besonders KMUs, erledigen häufig der Chef oder ein anderer Mitarbeiter, dessen Kernkompetenzen eigentlich auf anderen Gebieten liegen, die Lohnbuchhaltung “nebenbei”. Oft fehlt es gerade frisch gegründeten Unternehmen an Kapital, um einen separaten Mitarbeiter speziell für die Lohnabrechnungen einzustellen. Viele Unternehmer nutzen daher die Möglichkeit, ihre (Lohn-)Buchhaltung auszulagern und die gesparte Zeit für ihr Kerngeschäft zu nutzen.

Weitere Informationen zur Auslagerung der Buchhaltung und speziell der Lohnabrechnungen finden Sie in unserem Ratgeber: Outsourcing der Buchhaltung. Ihre Vorteile.

Eine Musterauswertung für Lohn und Gehalt zum kostenfreien Download finden Sie auf den Seiten von DATEV.

 

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