Die Lohnabrechnung für Auszubildende: So berechnen Sie den Nettolohn

aktualisiert am 13. Januar 2021 9 Minuten zu lesen
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Die Lohnabrechnung für Auszubildende ist in Ausbildungsbetrieben Pflicht. Sie müssen bei der Ermittlung des Nettolohns weitestgehend dieselben Regeln beachten wie bei Festangestellten. Es gelten jedoch diverse Ausnahmeregelungen, beispielsweise die Geringverdienergrenze und die Sonderregelungen für jugendliche Auszubildende. Dieser Überblick hilft Ihnen dabei, die Lohnabrechnungen für Ihre Auszubildenden korrekt zu erstellen.

 

Rechtliche Grundlagen zur Ausbildungsvergütung

Alles, was die Bezahlung von Auszubildenden betrifft, ist im Berufsbildungsgesetz (BBiG) geregelt. Für bestimmte Branchen gelten eigene Gesetze: So gilt für Auszubildende in Pflegeberufen das Pflegeberufegesetz, während für Auszubildende im handwerklichen Bereich teilweise die Handwerksordnung (HandwO) gilt.

Allgemeines zur Vergütung

Die Vergütung bei Auszubildenden richtet sich nicht nur nach deren Alter, sondern auch nach der Ausbildungsdauer. Sie wird einmal im Jahr erhöht. Dies ist in § 17 BBiG festgelegt. Werden Sachleistungen wie Verpflegung oder Unterkunft auf die Vergütung angerechnet, müssen mindestens 25 Prozent der festgelegten Gesamtvergütung anrechnungsfrei bleiben. Die Vergütung für den laufenden Kalendermonat wird spätestens am letzten Arbeitstag des Monats ausgezahlt.

Ausbildung und Mindestlohn

Seit 1. Januar 2020 gilt der gesetzlichen Mindestlohn auch für Auszubildende. Wer eine Ausbildung 2021 beginnt, erhält mindestens 550 Euro Bruttogehalt im Monat (mit einigen Ausnahmen durch gesonderte Tarifverträge und Gesetze). Im zweiten Jahr 649 Euro, in Jahr drei 743 Euro und 770 Euro im vierten Ausbildungsjahr. In den nächsten Jahren soll diese neue Mindestgrenze für das erste Jahr weiter steigen. Ausbildungsbeginn ab:

  • 2022: 585 Euro im ersten Ausbildungsjahr
  • 2023: 618 Euro im ersten Ausbildungsjahr

Hat die Ausbildung vor 2020 begonnen, hat der Auszubildende keinen Anspruch auf den Mindestlohn. Bis Ende 2019 galt das Mindestlohngesetz im Gegensatz zu Minijobbern oder studentischen Aushilfen nicht für Azubis. Dies wurde in § 22 Abs. 3 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) damit begründet, dass Auszubildende keine Arbeitsverträge, sondern Ausbildungsverträge abschließen.

Bei der Bezahlung eines Auszubildenden müssen Sie allerdings darauf achten, verbindliche Tarifregelungen einzuhalten. Die tariflichen Ausbildungsvergütungen fallen je nach Branche und Ausbildungsjahr unterschiedlich aus. Der Übergangsbereich für Midi-Jobs (früher Gleitzone) darf nicht angewendet werden, auch wenn das monatliche Gehalt zwischen 450,01 und 1.300 Euro beträgt. Überstunden müssen gesondert berechnet werden, alternativ können Sie einen Freizeitausgleich für Mehrarbeit an Sonn- und Feiertagen gewähren. Sollte der betroffene Auszubildende z. B. an einem Sonntag eingesetzt werden, können Sie ihm dafür an einem Wochentag einen freien Tag gewähren.

Sonderregelungen für jugendliche Auszubildende

Bei jugendlichen Auszubildenden müssen Sie folgende Zeiten zusätzlich anrechnen:

  • Berufsschultage mit mehr als fünf Unterrichtsstunden zu je 45 Minuten: Acht Stunden Arbeitszeit
  • Berufsschulwochen mit planmäßigem Blockunterricht von mindestens 25 Stunden an mindestens fünf Tagen: 40 Stunden Arbeitszeit
  • Unterrichtszeiten inklusive Pausen

Falls es nicht anders vereinbart wurde, dürfen jugendliche Auszubildende maximal 40 Stunden pro Woche arbeiten (vgl. § 8 Abs. 1 JArbSchG). Im Krankheitsfall wird die Ausbildungsvergütung bis zu sechs Wochen lang weitergezahlt. Zusätzlich besteht für Auszubildende die Möglichkeit, die Berufsausbildungsbeihilfe zu beantragen, um die Lebenshaltungskosten zu finanzieren, die nicht durch das Ausbildungsgehalt abgedeckt werden können. Außerdem können Eltern während der Ausbildungszeit ihres Kindes noch Kindergeld erhalten, wenn das Kind das 25. Lebensjahr noch nicht überschritten hat.

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Steuern und Sozialbeiträge für Auszubildende

Grundsätzlich sind auch Auszubildende zur Zahlung von Steuern und Sozialbeiträgen verpflichtet. So zahlen sie auch dann Lohnsteuern, wenn die Ausbildungsvergütung weniger als 450 Euro im Monat beträgt. Dafür müssen Sie als Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) abrufen. Die Minijob-Regelung wird nicht angewendet. Es gilt jedoch auch bei Auszubildenden der Grundfreibetrag: Beträgt das jährliche Gehalt weniger als 9.408 Euro (2020) bzw. 9.744 (2021), entfallen die Steuern.

Bei der Lohnsteuer und der Sozialversicherung spielt die Höhe der Ausbildungsvergütung keine Rolle. Eine Ausnahme stellen Auszubildende dar, deren Bruttogehalt unter der sogenannten Geringverdienergrenze von 325 Euro liegt. In diesem Fall müssen Sie als Arbeitgeber zusätzlich die Arbeitnehmeranteile übernehmen. Sollte die Geringverdienergrenze durch eine einmalige Zuwendung überschritten werden, tragen Sie und der Auszubildende die Beiträge, die sich aus dem grenzüberschreitenden Betrag geben, jeweils zur Hälfte.

 

Abzüge vom Auszubildendenbruttolohn

Folgende Beträge werden bei Auszubildenden vom Bruttogehalt abgezogen, sofern die Geringverdienergrenze nicht gilt:

Lohnsteuer (inkl. Solidaritätszuschlag)

Wie bei allen anderen Arbeitnehmern hängt der Lohnsteuerbetrag von der Lohnsteuerklasse (I bis VI) ab. Einen festen Richtwert gibt es nicht. Der Solidaritätszuschlag fällt ebenfalls an. Diese Beiträge muss der Ausbildungsbetrieb ans Finanzamt abführen. Für den Auszubildenden fallen Lohnsteuerzahlungen erst ab 950 Euro Bruttogehalt an.

Kirchensteuer

Die Kirchensteuer wird nur erhoben, wenn der Auszubildende Mitglied einer Religionsgemeinschaft ist, die als Körperschaft öffentlichen Rechts (KöR) gilt. Je nach Bundesland beträgt die Steuer acht oder neun Prozent.

Krankenversicherung

An die Krankenversicherung wird ein Beitrag von 14,6 Prozent gezahlt. Zusätzlich wird ein Beitrag von 1 Prozent berechnet. Die Hälfte des Beitrages übernimmt der Arbeitgeber.

Pflegeversicherung

In der Regel beträgt der Beitrag zur Pflegeversicherung 3,05 Prozent. Sollte der Auszubildende das 23. Lebensjahr bereits vollendet haben und keine Kinder haben, wird ein Zuschlag von 0,25 Prozent zur Pflegeversicherung gezahlt. Auch hier wird die Hälfte des Beitrages vom Arbeitgeber bezahlt.

Rentenversicherung

Der Rentenversicherungsbeitrag beträgt 18,6 Prozent. Davon wird die Hälfte vom Arbeitgeber übernommen.

Arbeitslosenversicherung

Der Beitrag zur Arbeitslosenversicherung beträgt 2,4 Prozent. Die Hälfte davon übernimmt der Arbeitgeber.

Arbeitskammerbeitrag

(nur Bremen und Saarland): Der Arbeitskammerbeitrag wird auch von Auszubildenden gezahlt. In Bremen entfällt er, wenn der Monatslohn des Auszubildenden weniger als 250 Euro beträgt. Der Arbeitskammerbetrag beträgt in der Regel 0,15 Prozent des Bruttogehalts, darf insgesamt jedoch nicht 9,52 Euro pro Monat überschreiten.

 

Was Sie weiterhin bei Auszubildenden beachten müssen

Neben den oben genannten Abzügen gibt es noch weitere Dinge, die Sie bei der Organisation Ihrer Auszubildenden beachten sollten:

  • Wie bei jeder anderen Lohnabrechnung müssen mindestens folgende Daten enthalten sein: Abrechnungszeitraum, Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes, Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse
  • Wenn der Auszubildende ein einschlägiges Berufsgrundschuljahr oder eine Berufsfachschule erfolgreich besucht hat und dies auf die Berufsausbildung angerechnet wird, müssen Sie dem Auszubildenden das Gehalt des 2. Ausbildungsjahres früher bezahlen. Dies gilt jedoch nicht, wenn die Ausbildungszeit aus anderen Gründen verkürzt wird.
  • Wird die Ausbildung verlängert, wird im Verlängerungszeitraum das Gehalt nicht mehr erhöht.
  • Wenn Auszubildende aufs Gehalt angerechnete Sachleistungen aufgrund von Urlaub oder Krankheit nicht annehmen können, muss in der Zeit des Ausfalls der Sachbezugswert anteilig ausgezahlt werden.
  • Sie dürfen Überstunden nicht willkürlich anordnen. Beachten Sie den Tarifvertrag, Ihre Betriebsvereinbarung und den Arbeitsvertrag. Das Weisungsrecht stellt keine ausreichende Legitimation dar.
  • Generell dürfen die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden. Sie sind in §§ 3 ArbZG und § 8 Abs. 1 JArbSchG festgelegt.
  • Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen.

 

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