Studenten im Betrieb: Lohnabrechnung richtig erstellen

Studentische Mitarbeiter: Arten der Beschäftigung

Wie alle anderen Mitarbeiter haben auch studentische Mitarbeiter das Recht auf eine monatliche Lohnabrechnung. Hier ist jedoch zu beachten, dass sie bei der Lohnabrechnung anders als reguläre Angestellte behandelt werden. Es gibt diverse Möglichkeiten, Studenten im eigenen Unternehmen zu beschäftigen. Je nach Art der Beschäftigung entscheidet sich, welche Abzüge vorgenommen werden und wie dies in der Lohnabrechnung anzugeben ist. Im Folgenden werden die Beschäftigungsarten für Studenten im Detail erklärt.

Studenten als Minijobber beschäftigen

Eine der bekanntesten Beschäftigungsarten für Studenten ist es, sie als Minijobber zu beschäftigen. Wie bei anderen Minijobbern gelten der gesetzliche Mindestlohn (in bestimmten Branchen mehr) und die Lohnobergrenze von monatlich 450 Euro. Die Obergrenze bezieht sich auf den durchschnittlichen monatlichen Verdienst, er muss nicht jeden Monat gleich hoch sein. Minijobs sind nicht sozialversicherungspflichtig. Sie können auf Wunsch auf die Beiträge zur Rentenversicherung verzichten.

Studenten als Ferienjobber beschäftigen

Auch der Ferienjob ist eine beliebte Möglichkeit für Studenten, sich etwas dazuzuverdienen. Zwar gilt die Lohnobergrenze hier nicht, allerdings sollte zumindest der Mindestlohn bezahlt werden und der Ferienjob darf nicht länger als 70 Arbeitstage pro Jahr ausgeübt werden, ansonsten besteht Sozialversicherungspflicht. Auch Ferienjobber können auf ihre Rentenversicherungsbeiträge verzichten. Wie die Beiträge der befristet angestellten Ferienjobber im Detail aussehen, erfahren Sie im Artikel zum Thema.

Studenten als Werkstudenten beschäftigen

Anders als bei regulären Minijobbern zählt die Lohnobergrenze bei Werkstudenten nicht. Allerdings können nur die Studenten im Werkstudentenvertrag arbeiten, die „ordentliche” Studenten sind, also ihre Zeit und Arbeitskraft zum Großteil ins Studium investiert wird. Das heißt, dass sie nicht mehr als 20 Stunden pro Woche regelmäßig, befristet für nicht mehr als drei Monate oder ausschließlich in den Semesterferien arbeiten. Eine Ausnahme stellen Tätigkeiten dar, die ausschließlich am Wochenende oder nachts ausgeübt werden. Die Werkstudentenregelung kann jedoch nicht auf Promotionsstudenten angewendet werden. Auch Studenten, die bereits ihre Abschlussprüfung abgelegt haben, beispielsweise in Form der Bachelor- oder Masterarbeit, können nicht mehr als Werkstudenten arbeiten.

Studenten als Praktikanten beschäftigen

Viele Studenten machen während ihres Studiums ein oder mehrere Praktika. Diese können sowohl verpflichtend als auch freiwillig zur Berufsorientierung gemacht werden. In manchen Fällen müssen Sie Ihren studentischen Praktikanten keinen Mindestlohn zahlen:

• Pflichtpraktikum
• Freiwilliges Praktikum
• Studienbegleitendes Praktikum bis zu drei Monate, wenn vorher kein weiteres Praktikumsverhältnis mit der betroffenen Person bestanden hat

Wenn Sie sich dennoch dazu entschließen, Ihrem Praktikanten ein Gehalt zu zahlen, hängen die Sozialversicherungsbeiträge von der Höhe des Praktikantengehalts ab. Bei Praktikanten gelten dieselben Beiträge und Abgaben wie für Minijobber bis zu einem Verdienst von 450 Euro und einer Wochenarbeitszeit von 20 Stunden. Bei allem, was darüber liegt, sind die Abgaben identisch mit denen für Midijobber.

Beschäftigungsverhältnis als dualer Student

Das duale Studium ist eine Kombination aus klassischer Hochschul- und praktischer Berufsausbildung. Bei dualen Studenten ist das monatliche Gehalt nicht einheitlich geregelt, da das Mindestlohngesetz nicht auf sie zutrifft. In der Praxis richtet sich das Gehalt oft nach dem Studienfach: so verdienen duale Studenten im Fach Maschinenbau oft mehr als duale Betriebswirtschaftsstudenten. Anders als Minijobber gelten duale Studenten auch bei einem Arbeitsentgelt bis 450 Euro nicht als geringfügig beschäftigt.

Studenten im regulären Angestelltenverhältnis beschäftigen

Neben den oben genannten Arbeitsverhältnissen ist es möglich, dass Studenten in regulären Angestelltenverhältnissen arbeiten. Dann gelten bei den Arbeitszeiten, der Bezahlung, der Besteuerung und den sozialen Abzügen dieselben Regelungen wie für andere Festangestellte, weil diese Studenten nicht als „ordentliche” Studenten gelten. Die Lohnabrechnung für „regulär“ angestellte Studenten ist identisch mit der für Arbeitnehmer, die keine Studenten sind.

Studentische Mitarbeiter: Abzüge 2021 auf einen Blick

Je nach Arbeitsverhältnis werden die Abzüge für studentische Mitarbeiter (mit Ausnahme der regulär Angestellten, die gleichzeitig eingeschriebene Studierende sind) anders berechnet. Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, welche Abzüge Sie bei der Berechnung beachten müssen:

Weitere Tipps zur Lohnabrechnung

Neben der richtigen Ermittlung von Steuern und Sozialbeiträgen gibt es noch andere Faktoren, die Sie bei der Erstellung der Lohnabrechnung beachten sollten:

Die richtige Form wählen

Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erledigen wollen oder einer Ihrer Mitarbeiter diese Arbeit übernehmen soll, können Sie ein Muster einsetzen. Im Internet finden Sie eine große Auswahl an kostenlosen Vorlagen. Allerdings sollten Sie beachten, dass alle notwendigen Felder zum Ausfüllen vorhanden sind und die Vorlage der aktuellen Gesetzeslage entspricht. Als Alternative können Sie eine Buchhaltungssoftware zur Erstellung der Lohnabrechnungen wählen. Bekannte Anbieter sind Diamant, Lexware und Datev.

Auskunftspflicht beachten

Sollten bei einem bei Ihnen beschäftigten Studenten neben der Beschäftigung bei Ihnen noch weitere Beschäftigungen bei anderen Arbeitgebern bestehen, muss der Student Ihnen darüber Auskunft erteilen. Das heißt, dass Sie von jedem mehrfach beschäftigten studentischen Mitarbeiter eine schriftliche Bestätigung über ihre weiteren Tätigkeiten erhalten und über jede Änderung informiert werden müssen. Der studentische Mitarbeiter muss dies unaufgefordert mitteilen. Bewahren Sie diese Bestätigungen in den Entgeltunterlagen auf.

Arbeitszeit dokumentieren

Sind Ihre studentischen Mitarbeiter auf Minijob-, Ferienjob- oder Werkstudentenbasis eingestellt, müssen sie ihre Arbeitszeit dokumentieren. Dazu können sie entweder Stundenzettel führen oder ihre Arbeitszeiten in einer speziellen Software eintragen. Damit erhalten Sie einen Überblick, welchen Lohn sie diesen studentischen Mitarbeitern überweisen müssen. Auch für die Sozialversicherung sind diese Daten relevant, denn wenn Ihre studentischen Mitarbeiter mehr als 20 Stunden pro Woche bei Ihnen arbeiten, gelten sie nicht mehr als ordentliche Studenten. Für die Daten zur Arbeitszeit gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.

Unfallversicherung beachten

Jeder Student ist im Laufe seines Studiums bei der Unfallkasse des jeweiligen Bundeslandes gesetzlich unfallversichert. Wenn Sie jedoch duale Studenten beschäftigen, zählen sie bei der Unfallversicherung als regulär beschäftigt. Deswegen ist in den Praxisphasen der Unfallversicherungsträger Ihres Unternehmens für die Unfallversicherung verantwortlich.

Aufbewahrungsfristen wahren

Auch bei Lohnabrechnungen für studentische Mitarbeiter gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Damit können Sie im Fall einer Überprüfung durch das Finanzamt alle notwendigen Daten zur Lohnauszahlung nachweisen. Bewahren Sie die Lohnabrechnungen am besten in digitaler und ausgedruckter Form auf.

Alternative: Lohnabrechnung auslagern

Sollten Sie keine Zeit haben, die Lohnabrechnungen selbst zu erstellen, müssen Sie sich nicht mit den ständigen rechtlichen Änderungen und Berechnungen der Abzüge quälen. Sie können Ihre Lohnabrechnungen an Ihren Steuerberater, einen freien Buchhalter oder ein externes Lohnbüro outsourcen. In manchen Fällen kann dies sogar billiger sein als eigenes Personal. Allerdings sollten Sie dann auf die Datenschutzbestimmungen und Referenzen des externen Dienstleisters achten. Auch die Haftungsbestimmungen spielen eine wichtige Rolle, wenn es um Fehler in den Berechnungen geht. Lesen Sie vor dem Auftrag am besten einmal die AGB des Anbieters durch. Im Idealfall bietet Ihr Anbieter kostenloses Infomaterial, unverbindliche Vorgespräche und eine kostenlose Testphase an.