Rechnung schreiben: Die Basics
Vielen Gründern fällt die Erstellung Ihrer ersten Rechnung schwer, besonders bei den vielen Formalitäten, die dabei zu beachten sind. Deshalb hat firma.de Ihnen hier einen Leitfaden zu den häufigsten Fragen zum Thema „erste Rechnung schreiben” zusammengestellt, das Sie bei Ihrer Rechnungsstellung unterstützt.
Was ist eine Rechnung eigentlich?
Eine Rechnung ist ein Dokument zur Abrechnung erhaltener Leistungen oder Produkte. Sobald ein Unternehmen eine Rechnung stellt, entsteht ein Zahlungsanspruch sowie eine Forderung. Parallel entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt, und zwar in Höhe der in der Rechnung enthaltenen Umsatzsteuer. Das Unternehmen kann die in den Rechnung ausgewiesene Vorsteuer von den Umsatzsteuerverbindlichkeiten abrechnen.
Wie muss eine Rechnung aussehen?
Das Rechnungsdesign spielt in Deutschland keine Rolle, Sie dürfen Ihre Rechnungen gestalten, wie Sie möchten. Allerdings sollten Sie beachten, dass alle Pflichtangaben enthalten und auch gut lesbar sind. Die verrückteste Schriftart nützt Ihnen nichts, wenn Ihr Kunde die Rechnung nachher nicht entziffern kann. Halten Sie es deshalb klassisch und vor allem übersichtlich.
Welche Dinge sind bei der Rechnungsstellung zu beachten?
Beachten Sie unbedingt die Regeln zur Rechnungsstellung. Denn nur, wenn Sie die Rechnung korrekt erstellt haben, entsteht ein Anspruch auf Zahlung ebendieser. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtbestandteile in Ihrer Rechnung enthalten sind. Jede Rechnung gegenüber Unternehmen muss innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung gestellt werden. Bei Privatkunden sind Sie an keinerlei Fristen zur Rechnungsstellung gebunden – außer bei Rechnungen, die Grundstücksverkäufe bzw. -käufe betreffen. Hier gelten gesonderte Fristen.
Kann ich meine Rechnungen digital versenden?
Ja, Sie können Ihre Rechnungen sowohl digital als auch auf Papier versenden. Während vor einiger Zeit noch alle Rechnungen postalisch versendet werden mussten, dürfen Sie nun auf Papierersparnis setzen und diese per E-Mail versenden. Achten Sie beim Versand Ihrer Rechnungen per E-Mail allerdings darauf, dass gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) „Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts” gewährleistet sein müssen. Weiterhin benötigen digitale Rechnungen eine elektronische Signatur.
Wie erstelle ich eine Rechnung als Vorlage?
Um Ihre erste Rechnung zu schreiben, können Sie sowohl Office-Tools wie Word verwenden oder sich an einer Rechnungsvorlage orientieren. Achten Sie jedoch darauf, dass alle Pflichtbestandteile enthalten sind – werfen Sie daher auch einen genauen Blick auf Muster-Rechnungen! Um sicherzugehen, dass Ihre Rechnung rechtskonform ist, können Sie sich beim Schreiben Ihrer ersten Rechnung an unserer Checkliste zur Rechnungsstellung orientieren:
Falls Sie auf Nummer sicher gehen möchten, ist eine Software zur Rechnungsstellung vielleicht das richtige für Sie. Hier können Sie alle gleichbleibenden Informationen speichern und müssen nur die rechnungsrelevanten Daten eingeben. Das Programm erstellt Ihnen dann eine rechtskonforme Rechnung mit fortlaufender Rechnungsnummer und allen weiteren Pflichtangaben. Alternativ zur Rechnungssoftware können Sie sich auch eine eigene Rechnungsvorlage erstellen, die Sie bei jeder neuen Rechnung einfach anpassen.
Gesetzliche Pflichtangaben auf einer Rechnung
Welche Angaben in Rechnungen für Sie verpflichtend sind, können Sie in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) nachlesen. Dazu gehören je nachdem, ob Sie Gewerbetreibender sind oder nicht und ob ein Handelsregistereintrag vorliegt, verschiedene Angaben.
In der Fußzeile sind meist weitere Angaben zum Rechnungssteller zu finden, wie etwa Registerstandort oder -nummer, Web-Adresse und auch die Bankdaten. Heben Sie letztere immer deutlich hervor, damit Ihr Kunde schnell alle Informationen findet, die er zur Bezahlung benötigt.
Wozu brauche ich eine Rechnungsnummer?
Eine fortlaufende Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben, die in jeder Rechnung enthalten sein müssen. Anhand dieser Nummer und des Rechnungsdatums können Sie Rechnungen exakt zuordnen. Eine Rechnungsnummer darf im Geschäftsjahr nur einmal vorkommen, das bedeutet, dass Sie die Rechnungsnummer „0023” erst im darauffolgenden Geschäftsjahr wieder verwenden dürfen, um eine Rechnung auszuzeichnen. Weiterhin sollten Sie stets Ihre Buchhaltung im Hinterkopf haben: Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg” gilt auch für Rechnungen – eine Rechnungsnummer hilft Ihnen, Belege den Buchungen zuzuordnen. Ein weiterer Aspekt ist die Einkommensteuer. Sind Ihre Rechnungen nicht fortlaufend, könnte das Finanzamt bei Ihnen eine Steuerhinterziehung vermuten. Das kann auf eine Betriebsprüfung hinauslaufen, in deren Zuge Ihre Buchhaltung genau untersucht wird.
Rechnungsnummern sind zudem auch äußerst praktisch für den Kunden, da dieser die Rechnungsnummer bei Bezahlung des Rechnungsbetrags in den Verwendungszweck der Überweisung schreiben kann und Sie so den Überblick behalten, wer wann welche Rechnung beglichen hat.
Schreibe ich Rechnungen mit oder ohne MwSt?
Grundsätzlich schreiben Sie Ihr Rechnungen stets mit der Ausweisung der Mehrwertsteuer (MwSt) bzw. Umsatzsteuer, es sei denn, Sie nutzen die Kleinunternehmerregelung. Beachten Sie, dass Sie den regulären Mehrwertsteuersatz (19 %) und den ermäßigten (7 %) getrennt aufschlüsseln müssen, falls Sie Waren und Dienstleistungen verkaufen, auf die unterschiedliche Umsatzsteuersätze anzuwenden sind.
Muss ich meine Rechnungen unterschreiben?
Nein, Rechnungen erfordern keine Unterschrift – Sie müssen also nicht händisch unterschreiben, wenn Sie eine Rechnung ausstellen.
Rechnungen ins Ausland schreiben
Wenn Sie Rechnungen ins Ausland versenden wollen, hängen die Pflichtangaben sowie Verwendung der Umsatzsteuer vom Rechnungsempfänger ab. Folgende Liste erklärt Ihnen, wann Sie Umsatzsteuer ausweisen müssen und wann nicht:
Rechnung schreiben ins EU-Ausland
- Sie und Ihr Rechnungsempfänger sind Regelunternehmer (also keine Kleinunternehmer): Hier greift das Reverse-Charge Verfahren: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus, sondern Ihr Kunde im Bestimmungsland.
- Sie sind Regelunternehmer, Ihr Rechnungsempfänger ist Kleinunternehmer oder Privatperson: In diesem Fall stellen Sie eine normale Rechnung aus inklusive USt.
- Sie selbst sind Kleinunternehmer: Ihre Rechnung ist immer umsatzsteuerfrei.
Rechnung schreiben in Drittländer
- Sie sowie Ihr Rechnungsempfänger sind Regelunternehmer: Grundsätzlich weisen Sie hier keine Umsatzsteuer aus, müssen Ihre Lieferung jedoch ggf. im Zielland besteuern.
- Sie sind Regelunternehmer, Ihr Rechnungsempfänger ist Kleinunternehmer oder Privatperson: In diesem Fall stellen Sie eine normale Rechnung aus inklusive USt.
- Sie sind Kleinunternehmer: Ihre Rechnung ist immer umsatzsteuerfrei.
Bezüglich der Pflichtangaben bei Rechnungen ins Ausland müssen Sie beachten, dass Sie sowohl Ihre eigene USt-IdNr. als auch die des Rechnungsempfängers angeben anstatt der Steuernummer. Weiterhin müssen Sie eine Zusammenfassende Meldung (ZM) an Ihr Finanzamt senden, in der Sie alle umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Leistungen und/oder Lieferungen melden müssen. Innergemeinschaftlich bedeutet außerhalb der Landesgrenze, aber innerhalb der EU.
Rechnungen stornieren
Hier stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, je nachdem, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde oder nicht:
- Korrigierte Rechnung senden: Falls der Kunde die Rechnung noch nicht bezahlt hat, können Sie eine neue, korrigierte Rechnung (mit neuer Rechnungsnummer) versenden, die sich allerdings auf die inkorrekte Rechnung beziehen muss.
- Korrekturrechnung senden: Wurde die Rechnung bereits bezahlt, können Sie eine Gutschrift versenden. Die Gutschrift wird mittlerweile auch als Korrekturrechnung bezeichnet.
Rechnung schreiben ohne Gewerbe
Sie sind nicht als Gewerbetreibender, sondern als Freiberufler selbständig? Trotz der Unterschiede zwischen Freiberufler und Gewerben sind beide bei der Rechnungsstellung gleichgestellt: Die Pflichtangaben unterscheiden sich nicht.
Lediglich in der Kopf- und Fußzeile gibt es Unterschiede, und zwar bezüglich Firma und den Angaben zum Registergericht. Als Einzelunternehmen, GbR ohne Handelsregistereintrag oder Freiberufler haben Sie keine Firma, deshalb müssen Sie mit Ihrem Namen auftreten – auch in Ihren Rechnungen. Die Angaben zum Registergericht entfallen für Sie ohne Handelsregistereintrag ebenfalls. Am besten erstellen Sie sich einfach eine Vorlage, die Sie für alle Ihre Rechnungen verwenden können.
Rechnung schreiben: Muster
Ein Muster für die Rechnungsstellung kann besonders Neugründern anfangs sehr hilfreich sein, um alle Pflichtbestandteile einer rechtskonformen Rechnung zu überschauen.
Nutzen Sie diese Rechnungsvorlage, die Sie kostenlos als PDF herunterladen können:
Rechnungsarten
Neben der „herkömmlichen”, einmaligen Rechnung ab einem Betrag von 250 Euro gibt es weiterhin noch verschiedene andere Rechnungstypen, die wir im Folgenden genauer erläutern möchten.
Kleinbetragsrechnung
Als Kleinbetragsrechnung wird eine Rechnung bezeichnet, die einen niedrigeren Rechnungsbetrag als 250 Euro (bis 2016: 150 Euro) inklusive Umsatzsteuer aufweist. Auf einer Kleinbetragsrechnung müssen nicht alle Pflichtangaben stehen, die auf eine „handelsübliche” Rechnung gehören. Folgende Angaben dürfen bei einer Kleinbetragsrechnung weggelassen werden:
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer bzw. USt-IdNr.
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungszeitraum bzw. -datum
- Angabe des Nettoentgelts
Kleinbetragsrechnungen sind für Sie als Gründer relevant, wenn Sie beispielsweise Betriebsbedarf im Einzelhandel einkaufen. Bis zu einem Betrag von 250 Euro genügt der Kassenbon als Rechnung, sollte die Summe höher sein, müssen Sie eine reguläre Rechnung verlangen, da Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer sonst nicht als Vorsteuer geltend machen können. Mehr zum Thema Rechnung ohne Steuernummer können Sie hier nachlesen.
Kleinunternehmerrechnung
Machen Sie Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung, wirkt sich das auf Ihre Rechnungen aus. Die Rechnungsstellung ist für Sie vereinfacht, da Sie keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen müssen. Das bedeutet, dass Sie nicht zwischen Brutto- und Nettobetrag unterscheiden. Bei Ihrer Rechnungsstellung unterscheiden Sie nicht zwischen Netto- und Bruttoentgelt, allerdings müssen Sie einen Hinweis auf Ihrer Rechnung aufführen, der die fehlende Umsatzsteuer erklärt.
Dauerrechnung
Eine Dauerrechnung fällt nicht nur einmalig an, sondern mehrmals über einen längeren Zeitraum, wie etwa bei Mietrechnungen für das Gewerbe. Sind Sie Rechnungssteller, ist der Leistungszeitraum für Sie eine wichtige Angabe auf der Rechnung. Überwachen Sie den Zahlungseingang sicherheitshalber mehrfach, damit Sie sicher sein können, dass Ihr Kunde stets pünktlich zahlt. Sind Sie Empfänger einer Dauerrechnung, müssen Sie darauf achten, dass Sie Ihre Prozesse so einrichten, dass Sie stets eine pünktliche Zahlung gewährleisten können.
Abo-Rechnung
Die Abo-Rechnung ist eine Rechnung, die in regelmäßigen Abständen wiederkehrt – sei es nun monatlich, quartalsweise oder jährlich. Hier erhalten Sie, im Gegensatz zur Dauerrechnung, pro Leistungszeitraum eine Rechnung.
Stornorechnung
Eine Stornorechnung ist eine umgekehrte Rechnung. Sollten Sie beispielsweise fehlerhafte Ware zurückschicken, erhalten Sie im Anschluss eine Stornorechnung. Falls Sie selbst eine Stornorechnung schreiben müssen, weil Ihnen ein Fehler unterlaufen ist, ist zu beachten, dass Sie deutlich Bezug auf die Originalrechnung nehmen müssen: Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der Originalrechnung müssen auf der Stornorechnung enthalten sein und der Rechnungsbetrag des Originals muss mit einem Minuszeichen versehen sein.
Quittung
Wie unterscheidet sich eine Rechnung von einer Quittung? Während eine Rechnung über einen zu zahlenden Betrag informiert, bestätigt eine Quittung den Zahlungseingang. Bei Beträgen unter 250 Euro sind die Pflichtbestandteile einer Quittung dieselben wie die einer Kleinbetragsrechnung – im Alltag sind nahezu alle Kleinbetragsrechnungen, die Sie erhalten, zugleich Quittungen.
Abschlagsrechnung/ Anzahlungsrechnung
Wenn ein oder mehrere Abschläge vereinbart werden, kommt die Rechnung schon, bevor der Rechnungssteller die Leistungen erbracht hat. Die Angaben auf der Rechnung unterscheiden sich nicht, aber die Abschlagsrechnung muss klar bezeichnet sein. Mehr Infos zu Anzahlung und Abschlag hier.
Rechnung schreiben: Pflichten als Rechnungssteller und -empfänger
Als Rechnungssteller sind Sie nicht nur verpflichtet, auf die Pflichtangaben Ihrer Rechnung zu achten, sondern auch auf für ordnungsgemäße Aufbewahrung sowie ein effizientes Debitorenmanagement zu sorgen.
Worauf muss ich bei der Prüfung von Eingangsrechnungen achten?
Alle Rechnungen, die Sie erhalten, sollten Sie stets auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen, damit Sie im Zweifel keine ungültige Rechnung bezahlen oder Schwierigkeiten mit der Finanzbehörde bekommen. Folgende Checkliste kann Ihnen dabei helfen, eine Eingangsrechnung zu überprüfen:
- Sind Name und Anschrift des Rechnungsstellers korrekt und vollständig?
- Sind Name und Anschrift Ihres Unternehmens korrekt und vollständig?
- Steht das Ausstellungsdatum auf der Rechnung?
- Ist die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Rechnungsstellers vorhanden?
- Gibt es eine fortlaufende Rechnungsnummer?
- Stimmt der Rechnungsbetrag und alle angegebenen Steuerbeträge? Wurden vereinbarte Rabatte mit berücksichtigt?
- Weisen die Waren eine korrekte, handelsübliche Bezeichnung auf und sind Menge und Art korrekt angegeben?
Beachten Sie hierbei auch die abweichenden Pflichtangaben für Kleinbetrags-, Kleinunternehmer- und Dauerrechnungen.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Bei Rechnungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Verwahren Sie Ihre Rechnungen also sorgfältig und entsorgen Sie sie nicht bereits vorher. Bei einer großen Menge an Eingangs- oder Ausgangsrechnungen kann die Lagerung auf Papier schnell unübersichtlich und umfangreich werden. Für Unternehmer mit vielen Zahlungsposten eignet sich hier womöglich eine Buchhaltungssoftware mit einem Dokumentmanagementsystem, am besten mit Online-Anbindung und Speicherung in der Cloud, damit Sie Ihre Rechnungen sicher (und platzsparend) ablegen bzw. speichern können.
Mehr zur digitalen Rechnungsablage erfahren Sie hier.
Was passiert, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt?
Wenn ein Kunde das vorgegebene Zahlungsziel oder andere Zahlungsbedingungen nicht einhält, die Ware bzw. Leistung aber bereits erhalten hat, liegt es an Ihnen, wann Sie eine erste Erinnerung bzw. danach eine Mahnung verschicken wollen. Sollte die Frist verstrichen und noch keine Zahlung eingetroffen sein, versenden Sie zunächst eine Zahlungserinnerung. Verstreicht auch die in der Zahlungserinnerung gestellte Frist fruchtlos, dürfen Sie nun eine erste Mahnung verschicken. Wird auch diese nicht bezahlt, können Ihrem Rechnungsempfänger juristische Konsequenzen drohen.
Was Sie beim Schreiben einer Mahnung beachten müssen, damit diese Rechtsgültig ist, können Sie in diesem Artikel nachlesen. Hier finden Sie auch eine Vorlage für ein Mahnschreiben.
