Rechnung ohne Steuernummer – Wann geht das?

aktualisiert am 16. August 2019 6 Minuten zu lesen
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Wenn Sie sich selbständig gemacht haben und Ihre ersten Kundenaufträge erledigt wissen, kommt das Schreiben von Rechnungen auf Sie zu. Viele stellen sich dann die Frage: Muss ich meine Steuernummer angeben?

 

Steuernummer auf der Rechnung – Ja oder Nein?

Ja! Die Steuernummer (St.-Nr.) müssen Sie auf Ihren Rechnungen angeben. Sie gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung, die in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) aufgezählt sind. Sie können Ihre Steuernummer aber durch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ersetzen.

 

Welche Pflichtangaben müssen Rechnungen enthalten?

Um Ärger mit dem zuständigen Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie sich an die gesetzlichen Formvorgaben für die Pflichtangaben halten. Es ist ratsam, sich hierzu eine kleine Checkliste oder eine Rechnungsvorlage zu erstellen, die Sie auf alle Rechnungen Ihres Unternehmens anwenden können.

Folgende Pflichtangaben müssen in der Rechnung enthalten sein:

  • Rechnungssteller: Vollständiger Name und Anschrift Ihrer Firma, ggf. Registernummer und Registergericht
  • Rechnungsempfänger: Vollständiger Name und Anschrift
  • Steuernummer: Angabe der Steuernummer (St.-Nr.) oder die vom Bundeszentralamt für Steuern ausgestellte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Rechnungsdatum: Austellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer: Individuelle Nummer für jede Rechnung
  • Leistungsübersicht: Übersichtliche Liste aller erbrachten Leistungen
  • Leistungsdatum: Angabe des Datums/Zeitraumes, an dem die Leistung erbracht wurde
  • Rechnungsbetrag: Entgelt (abzgl. Befreiungen, Minderungen, zzgl. Steuer, Aufschläge)
    • Minderungen: Verrechnungen mit einer Gutschrift, Rabatte oder Skonti
    • Steuer: Kleinunternehmer müssen in einem kurzen Abschnitt den Grund für das Fehlen des Umsatzsteuerbetrags angeben. Hierfür reicht ein kurzer Satz. wie „Gemäß §19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“. Das Wort Kleinunternehmerregelung muss nicht vorkommen.
      Zahlungsbedingungen: Angabe einer Zahlungsfrist

Besondere Bedeutungen haben Rechnungen für die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden, die buchhalterisch als Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen festgehalten werden.

 

Rechnung schreiben ohne Steuernummer?

Auch wenn die Steuernummer zu den Pflichtangaben einer Rechnung gehört, gibt es eine Ausnahme von dieser Regel: Die Kleinbetragsrechnung. Als Kleinbetragsrechnung zählen Rechnungen über geringfügige Beträge bis einschließlich 250 Euro. Hier müssen Sie keine Steuernummer ausweisen. Die Umsatzsteuer ist in diesem Betrag bereits enthalten. Dazu zählen Rechnungsinhalte wie zum Beispiel Bahntickets, Tank- oder Kassenbelege.

Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung

Bei Rechnungen über kleine Beträge sind die formalen umsatzsteuerlichen Vorschriften gelockert. Dementsprechend müssen Sie bei einer Kleinbetragsrechnung weniger Angaben machen als bei einer herkömmlichen Rechnung:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name des Leistungsempfängers
  • Rechungsdatum
  • Ihre Leistungsbezeichnung
  • Entgelt, Steuerbetrag, Steuersatz und eventuelle Hinweise auf eine Steuerbefreiung

Die Steuernummer gehört hierbei nicht zu den Pflichtangaben.

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Rechnung ausstellen mit Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Wie bereits erwähnt, kann die St.-Nr. gegen die USt-IdNr. ausgetauscht werden. Doch worin liegt eigentlich der Unterschied?

Rechnungen an Empfänger im EU-Ausland

Wenn Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer eine Rechnung an ein Unternehmen mit Sitz im EU-Ausland ausstellen, ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zwingend erforderlich. Neben Ihrer eigenen müssen Sie auch die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers auf der Rechnung angeben. Für diese brauchen Sie eine qualifizierte Bestätigung, die Sie beim Bundeszentralamt für Steuern online, postalisch, telefonisch, per Telefax oder E-Mail einholen können.

Mehr Sicherheit dank USt-IdNr.

Der Hauptgrund, weshalb die St.-Nr. immer häufiger ausgetauscht wird, ist die Sicherheit der eigenen Daten. Denn die Steuernummer, unter der teilweise auch Ehepaare geführt werden, dient als eine Art PIN für telefonische Auskünfte über Steuern. Diese Auskünfte können sowohl betriebliche als auch private Steuerinformationen enthalten. Mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer werden sensible private Daten nicht so leicht angreifbar. Manche Unternehmer bevorzugen es deshalb, anstelle der St.-Nr. auf Rechnungen die USt-IdNr. anzugeben.

Antrag auf Erteilung einer Steuernummer

Selbstständige müssen sich bei ihrem zuständigen Finanzamt melden, um eine Steuernummer zu beantragen. Dort müssen sie einen Fragebogen ausfüllen und erhalten anschließend ihre Nummer. Wer ein Gewerbe betreibt, braucht keine St.-Nr. beantragen. Das Gewerbeamt übermittelt dem Finanzamt die entsprechende Nummer automatisch.

Antrag auf Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Gründer können die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Die Erstellung ist kostenlos. Jede Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat das Format DEXXXXXXXXX.

Rechnungswesen: Weitere Basics

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