Vorsteuerabzug und seine Voraussetzungen – einfach erklärt

aktualisiert am 16. August 2019 11 Minuten zu lesen
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Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ist zum Vorsteuerabzug berechtigt, um damit seine Umsatzsteuerschuld zu verkleinern. Dazu wird die eigene gezahlte Vorsteuer mit den erhaltenen Umsatzsteuerzahlungen aus Kundenrechnungen verrechnet. Deshalb ist der Vorsteuerabzug ein entscheidender Posten für die Umsatzsteuervoranmeldung.

 

Was bedeutet Vorsteuerabzug?

Wenn Sie Güter oder Dienstleistungen für Ihr Unternehmen von anderen Unternehmen einkaufen, entfällt darauf Umsatzsteuer. Diese Steuerzahlungen werden auch als Vorsteuer bezeichnet, um sie im Alltag einfacher abzugrenzen.

Gleichzeitig erhalten Sie Umsatzsteuereinnahmen immer wenn Kunden von Ihnen ausgestellte Rechnungen begleichen. Diese Steuereinnahmen müssen Sie an das Finanzamt abführen, allerdings dürfen Sie sie vorher mit Ihrer eigenen Umsatzsteuerschuld verrechnen. Das Saldieren und Verrechnen der beiden Posten Vorsteuer und Umsatzsteuer nennt man Vorsteuerabzug.

Der Abzug der Vorsteuer von der Umsatzsteuerschuld soll Unternehmen ermöglichen, Wirtschaftsgüter frei von Umsatzsteuer zu erwerben. Diese Erleichterung gilt allerdings nur für Güter, die für die unternehmerische Tätigkeit benötigt werden. Private Anschaffungen sind generell nicht vorsteuerabzugsfähig.

Berechnung des Vorsteuerabzugs

Summe der Umsatzsteuereinnahmen aus Rechnungseingängen
– Summe der Vorsteuerzahlungen aus eigenen Verbindlichkeiten 


= Verbleibende Umsatzsteuerschuld nach Vorsteuerabzug
oder Überschuss an abgeführter Vorsteuer

Das Ergebnis ist entweder negativ oder positiv. Ein positives Ergebnis repräsentiert Ihre verbleibende Umsatzsteuerschuld, die noch gegenüber dem Finanzamt besteht.
Im Falle eines negativen Ergebnisses besteht ein Überschuss an Vorsteuerzahlungen oder Umsatzsteuerguthaben. Für diese Summe erhalten Sie eine Erstattung von der Finanzbehörde.

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Welche Voraussetzungen gelten für den Vorsteuerabzug?

Die gesetzliche Grundlage für den Vorsteuerabzug ist im Umsatzsteuergesetz geregelt (§ 15 UStG). Damit das Finanzamt Ihren Abzug akzeptiert, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden:

  1. Ihr Unternehmen nutzt nicht die Kleinunternehmerregelung und ist somit umsatzsteuerpflichtig.
  2. Die abgezogene Vorsteuer ergibt sich aus Eingangsrechnungen und/oder ausgestellten Gutschriften.
  3. Die betreffenden Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Minimalanforderungen:
    1. Pflichtangaben einer Rechnung ab einem Betrag von 250,01 Euro gemäß § 14 USt
    2. Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung bis zu einem Betrag von 250 Euro nach § 33 UStDV
  4. Sie bewahren die Originale der Rechnungsbelege ordnungsgemäß auf und können sie auf Anfrage der Finanzbehörde nachreichen.

 

Welche Rechnungen eignen sich für den Vorsteuerabzug?

Das Umsatzsteuergesetz regelt außerdem, welche Arten von Rechnungen vorsteuerabzugsfähig sind. Stellen Sie sich als Beispiel vor, dass Sie einen kleinen Laden für frische Obst- und Gemüsewaren betreiben.

  • Umsatzsteuer
    • auf Lieferungen und sonstige Leistungen (z. B. Zahlungseingang für Warenlieferung an ein Restaurant in Ihrer Nachbarschaft)
    • im Reverse-Charge-Verfahren (z. B. Rechnungen über Miete einer Klimaanlage aus dem EU-Ausland, in der die Umsatzsteuer nicht ausgezeichnet ist)
    • bei Auslagerung einer Ware aus einem Umsatzsteuerlager
  • Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) auf Gegenstände aus Drittländern (z. B. Zahlungsausgang über Lieferung von Mangos aus Südamerika)
  • Steuern auf den innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen (z. B. Zahlungseingang für einer Apfelsaftlieferung an einen luxemburgischen Supermarkt)

Alle Rechnungen müssen die Mindestangaben enthalten!

 

Wann muss ich den Vorsteuerabzug vornehmen?

Grundsätzlich wird der Abzug zum Leistungsdatum geltend gemacht. Das tatsächliche Zahlungsdatum ist nicht ausschlaggebend. Lediglich für Anzahlungen oder Vorauszahlungen besteht eine Ausnahme: Diese Beträge werden erst mit dem Zahlungstermin vorsteuerabzugsfähig. Der Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs hängt nicht damit zusammen, ob Ihre Umsätze nach dem Prinzip der Ist- oder Soll-Versteuerung erklärt werden.

Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung

Wer regelmäßig Voranmeldungen für die Umsatzsteuer vornehmen muss (monatlich oder quartalsweise), macht hierin die nötigen Angaben für den Vorsteuerabzug. Dabei sind die Zeilen 55 bis 62 relevant, in der Sie folgende Werte angeben müssen:

  1. Erhaltene Umsatzsteuerzahlungen von anderen Unternehmen
  2. Vorsteuerbeträge aus dem innergemeinschaftlichen Erwerb
  3. Einfuhrumsatzsteuer
  4. Vorsteuerbeträge aus Reverse-Change-Geschäften (Leistungsempfänger muss USt entrichten)
  5. Vorsteuer nach Durchschnittssätzen (land- und forstwirtschaftliche Betriebe)
  6. Berichtigungen des Vorsteuerabzugs
  7. Vorsteuerabzug für innergemeinschaftliche Lieferungen von Fahrzeugen

Tipp: Während Sie Ihre Umsätze als Nettobeträge ohne Umsatzsteuer angeben müssen, verlangt das Finanzamt bei den Vorsteuerbeträgen nur die Summe der eingenommenen Steuerbeträge.

Falls Sie lediglich eine jährliche Umsatzsteuer-Jahreserklärung einreichen, wird der Vorsteuerabzug erst darin vorgenommen.

 

Welche Rechnungen darf ich nicht von der Vorsteuer abziehen?

Grundsätzlich sind Ausgaben, die der wirtschaftlichen Tätigkeit dienen, vorsteuerabzugsfähig. Aber jede Regel hat ihre Ausnahmen: Die so genannten “nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben” sind auf der Grundlage des Einkommensteuergesetzes vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Die betroffenen Betriebsausgaben sind grob in drei Bereiche gegliedert:

  1. Vergünstigungen für Personen, die nicht im Unternehmen angestellt sind
  2. Private Vergünstigungen der Unternehmenseigentümer
  3. Ausgaben, die in Zusammenhang mit ordnungs- oder gesetzeswidrigem Verhalten stehen
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Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

  • Geschenke im Wert von über insgesamt 35 Euro pro Wirtschaftsjahr, die nicht für Mitarbeiter des Betriebs bestimmt sind
  • Bewirtungsaufwendungen für Geschäftsessen, soweit sie 70 % der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind
  • Ausgaben für Gästehäuser (z. B. Hotels, Casinos etc.) im Besitz des Unternehmens, die nicht für die eigenen Mitarbeiter bestimmt sind
  • Ausgaben für Jagd, Fischerei, Segel- und Motorjachten und damit zusammenhängende Bewirtungen
  • Verpflegungsmehraufwendungen, welche die gesetzlichen Pauschalen überschreiten
  • Fahrtkosten zwischen Betriebsstätte und Zuhause, die die gesetzlichen Pauschalen überschreiten
  • Ausgaben für das Home Office, vorausgesetzt das Heimbüro macht nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit aus
  • Aufwendungen, die die „persönliche Lebensführung” berühren (z. B. Mietkosten der Privatwohnung, Kleidung, Hygieneartikel, Zeitungsabo etc.)
  • Ausgleichszahlungen an externe Anteilseigner
  • Ordnungs- oder Bußgelder
  • Hinterziehungszinsen für nicht gezahlte Steuern
  • Bestechungsgelder
  • Zuschläge für nicht aufgezeichnete Geschäftsvorfälle (§ 162 Abs. 4 AO)

 

Häufige Fehler beim Vorsteuerabzug

Aller Anfang ist schwer, vor allem beim Thema Steuer und Buchhaltung. Frisch gebackene Gründer können einige Pannen vermeiden, die der Vorsteuerabzug bereit hält.

Rechnungen genügen Voraussetzungen nicht

Viele Bestellbestätigungen, Quittungen oder Tickets, die Sie als Unternehmer erhalten, erfüllen nicht die gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung. Gerade bei Bestellungen aus dem Ausland oder Abos reichen die Angaben häufig nicht aus. Bei vielen Unternehmen können Sie jedoch nachträglich eine vollständige Rechnung anfordern. Typische Käufe, bei denen eine nachträgliche ausführliche Rechnung zusätzlich erforderlich ist:

  • Flugtickets
  • Lieferquittungen
  • Monatliche Lizenzen für Tools und Software

 

Büromiete nicht absetzbar

Der eigentliche Mietvertrag ist keine Rechnung, daher sind die Ausgaben für Laden- oder Büromiete nicht für den Vorsteuerabzug geeignet. Um das zu ändern, muss Ihr Vermieter Ihnen eine Mietdauerrechnung ausstellen.

Rechnungsempfänger falsch

So mancher Gründer vergisst, Verträge, die er oder sie vor der Gründung auf den eigenen Namen abgeschlossen hat, auf das Unternehmen umzuschreiben. Der Klassiker ist das eigene Firmenhandy, das noch auf den Gesellschafter läuft. Diese Rechnungen sind nicht vorsteuerabzugsfähig, sondern gelten als private Auslage des Gründers. Die Lösung ist ein kleiner bürokratischer Aufwand: entsprechende Verträge müssen einfach auf das Unternehmen umgeschrieben werden. Entgegen vieler Annahmen ist auch eine Briefkastenfirma als Rechnungssteller legitim. Wichtig: Sie dürfen keine Verträge auf das Unternehmen als Vertragspartei umschreiben, die nicht im Zusammenhang mit Ihrem Geschäft stehen!

Lesbarkeit eingeschränkt

Rechnungen, die auf Thermopapier ausgestellt werden, sind oftmals schlecht oder gar nicht lesbar. Ein zusätzlicher Scan der Rechnung wird nötig, damit die Rechnung als Beleg dient.

Leistungsbeschreibung unklar

Schwammige Beschreibungen der Leistungen oder Artikel in Rechnungen können dazu führen, dass die Finanzbehörde den Vorsteuerabzug ablehnt. Formulieren Sie die Leistungen, die Sie erbringen klar und eindeutig, damit Sie diesem Problem zuvorkommen.

Steuernummer und Umsatzsteuer-ID vergessen

Rechnungen über 250 Euro müssen mindestens die Steuernummer, häufig sogar die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers enthalten. Wenn der Aussteller der Rechnung ein im Ausland ansässiges Unternehmen ist, muss die USt-ID zwingend enthalten sein, damit sie sich für den Vorsteuerabzug eignet. Prüfen Sie deshalb immer alle Rechnungen auf Vollständigkeit und fordern Sie falls nötig eine Korrekturversion an.

Vorsteuer falsch gebucht

Nicht oder falsch gebuchte Geschäftsvorfälle verhindern, dass Ihr Vorsteuerabzug reibungslos funktioniert. Nutzen Sie für die Buchung von Eingangsrechnungen immer das Vorsteuer-Konto (Forderungskonto), nicht aber das USt-Konto (Verbindlichkeitskonto)!

Bei allen Fragen zu Anmeldung und Abzug der Vorsteuer hilft Ihnen der Steuerberater Ihres Vertrauens.

 

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