Das Handelsregister: Grundlegende Infos im Überblick

23. Juli 2018 18 Minuten zu lesen
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Das Handelsregister ist ein öffentlich zugängliches Verzeichnis, in dem alle wichtigen Daten zu Firmen in Deutschland aufgelistet werden, um eine hohe Nachvollziehbarkeit der Geschäftsaktivitäten für Kunden und potenzielle Geschäftspartner zu gewährleisten.

  1. Die 10 Stationen Ihrer Gründung: Checkliste

    1. Geschäftsidee entwickeln
    2. Beratung und Vorbereitung
    3. Rechtsform auswählen
    4. Namensprüfung durch IHK
    5. Beurkundung beim Notar
    6. Eröffnung des Geschäftskontos
    7. Handelsregistereintragung     <<      Sie befinden sich hier!
    8. Gewerbeanmeldung
    9. Anmeldung beim Finanzamt
    10. Erste Schritte als Unternehmer 

Was ist das Handelsregister?

Beim Handelsregister handelt es sich um ein öffentliches bundesweites Verzeichnis, das von den lokalen Registergerichten geführt wird. Darin werden alle Kaufleute eingetragen. Erst mit dem Handelsregistereintrag gilt ein Unternehmen als Firma. Jedes Unternehmen, das im Handelsregister eingetragen ist, unterliegt den Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB). Unter anderem sind GmbHs zum Eintrag im Handelsregister verpflichtet, aber auch UGs und AGs stehen im Handelsregister.

Das Handelsregister ist nicht mit dem Unternehmensregister zu verwechseln. Zwar beinhaltet das Unternehmensregister neben der eigenen Publikationsplattform und Daten aus dem elektronischen Bundesanzeiger auch Daten aus dem Handelsregister, jedoch haben die Unternehmensdaten keine rechtliche Verbindlichkeit. Sie dienen allein der Information Dritter.

 

Wer braucht einen Eintrag im Handelsregister?

Der Registerzwang besteht für alle Kaufleute innerhalb des entsprechenden Amtsbezirkes. Als gesetzliche Grundlage dafür dienen §§ 388-389 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG). Ein Kaufmann oder eine Kauffrau ist laut § 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB) eine Person, die ein Handelsgewerbe betreibt. Dabei ist ausschlaggebend, ob ein “kaufmännisch geführter Geschäftsbetrieb” vorliegt. Um festzustellen, ob das der Fall ist, muss vom Finanzamt oft eine individuelle Beurteilung vorgenommen werden.

Diese Kriterien werden bei der Beurteilung im individuellen Fall herangezogen:

  • Art und Umfang der Geschäftstätigkeit
  • Unternehmen wird voraussichtlich einen branchenüblichen Jahresumsatz erzielen (generell mehrere 100.000 Euro).
  • Erforderlichkeit kaufmännisch geschulten Personals
  • Mehr als fünf Angestellte
  • Betriebsvermögen ab 100.000 Euro
  • Kredithöhe ab 50.000 Euro
  • Mehrere Niederlassungen

Wer vom Finanzamtes als kaufmännisch geführter Geschäftsbetrieb eingestuft wird, aber der Registrierungspflicht nicht nachkommt, wird durch ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro (§ 14 Handelsgesetzbuch) oder sogar über eine Zwangshaft zur Registrierung gezwungen. Dies ist im Handelsgesetzbuch (HGB), Aktiengesetz (AktG) und GmbH-Gesetz (GmbHG) begründet. Versäumnisse oder Fehler werden abgemahnt. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihr Betrieb als kaufmännisch geführt gilt, bitten Sie frühzeitig einen spezialisierten Anwalt oder Unternehmensberater um Rat.

 

Ist auch ein freiwilliger Handelsregistereintrag möglich?

Nicht immer muss ein Einzelunternehmen sich ins Handelsregister eintragen lassen. Grundsätzlich gelten Kleingewerbetreibende und Freiberufler nicht als Kaufleute. Durch einen freiwilligen Handelsregistereintrag besteht jedoch die Möglichkeit, den Status eines kaufmännischen Betriebs zu erhalten.

Vorteile eines freiwilligen Handelsregistereintrags

  • Möglichkeit zur Beschäftigung eines oder mehrerer Prokuristen
  • Schutz des Unternehmensnamens vor Nachahmern (Unterscheidungspflicht zu anderen Firmennamen, § 30 HGB)
  • Möglichkeit der Nutzung eines Fantasienamens als Firmenname (ohne Handelsregistereintrag muss der volle Name des Gewerbetreibenden oder Gesellschafters enthalten sein)
  • Vertrauensbonus für Kunden und potenzielle Geschäftspartner
  • Möglichkeit, selbständig agierende Zweigstellen an anderen Standorten zu eröffnen

 

Nachteile eines freiwilligen Handelsregistereintrags

  • Unternehmen unterliegt nicht mehr dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), sondern den strengeren Regelungen des HGB
  • Buchführungspflicht und Befolgung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
  • Bilanzierungspflicht
  • Verpflichtung zur lückenlosen Offenlegung aller Geschäftsvorfälle in der Buchführung
  • Zusätzliche Angaben auf Geschäftsbriefen werden nötig:
    • Firmenbezeichnung gemäß § 19 Abs. 1 Nr. 1 HGB
    • Ort des Firmensitzes
    • Registergericht
    • Nummer des Registergerichts

Wenn Sie über einen freiwilligen Handelsregistereintrag nachdenken, überlegen Sie sich gut, ob für Sie die Vor- oder Nachteile überwiegen.

 

Wozu dient der Handelsregistereintrag?

Fast alle Unternehmen in Deutschland benötigen einen Handelsregistereintrag. Diese Regelung dient dazu, alle rechtserheblichen Tatsachen zu einem Unternehmen zu dokumentieren. Dabei sollen nicht nur die Öffentlichkeit informiert, sondern auch Gläubiger geschützt werden. Es gilt also, die im Registereintrag dokumentierten Angaben, darunter der Firmenname, das Stammkapital und die vertretungsberechtigten Personen, korrekt und auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Außerdem dient das Handelsregister dazu, die Namen der eingetragenen Unternehmen zu schützen. Denn identisch oder ähnlich klingende Namen werden nicht im Register aufgenommen, um der Verwechslungsgefahr vorzubeugen. Dies ist im Prinzip der “Firmenausschließlichkeit” (§ 30 HGB) begründet. Das bedeutet, dass sich jede neue Firma von bestehenden Firmen innerhalb eines Amtsbezirks unterscheiden muss.

Warum ist der Handelsregistereintrag öffentlich?

Potenzielle Geschäftspartner und Kunden sollen die Möglichkeit erhalten, sich im Voraus über die Geschäftslage eines Unternehmens zu informieren. So können auch Dritte Ihren Handelsregistereintrag einsehen. Bereits das Vorhandensein des Eintrags suggeriert eine hohe Professionalität und bietet einen Vertrauensbonus, denn der Handelsregistereintrag ist mit strengen Regelungen verbunden. Gerade ausländischen Geschäftspartnern dient der Handelsregistereintrag als Existenzbeweis für Ihr Unternehmen. Umgekehrt können auch Sie das Handelsregister nutzen, um nach Einträgen Ihrer potenziellen Geschäftspartner zu suchen. Sie können überprüfen, ob bestimmte Firmen tatsächlich existieren und welches Stammkapital bei Kapitalgesellschaften hinterlegt ist.

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Welche Daten stehen im Handelsregister?

Im Handelsregister werden folgende Daten eingetragen:

  • Name der Firma
  • Inländische Anschrift des Firmensitzes und ggf. der Zweigniederlassungen
  • Unternehmensgegenstand
  • Höhe des Stammkapitals (bei Kapitalgesellschaften)
  • Vertretungsregelungen (Geschäftsführung und Prokura)
  • Namen und Geburtsdaten der Geschäftsführer
  • Namen und Geburtsdaten der Prokuristen
  • Rechtsform, ggf. Haftungsbeschränkung
  • Tag der ersten Eintragung
  • Anzahl der Eintragungen
  • Sonstige Rechtsverhältnisse, z. B. vergangene Umfirmierungen und Insolvenzverfahren

 

Abteilungen des Handelsregisters

Die im Handelsregister eingetragenen Gewerbe werden in folgende zwei Gruppen unterteilt:

  • Abteilung A: Eingetragene Kaufleute (e. K.), Personengesellschaften (oHG, KG), rechtsfähige wirtschaftliche Vereine
  • Abteilung B: Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)

Die Abteilung, in der ein Gewerbe eingetragen wurde, spiegelt sich in der Handelsregister-Nummer wider: HRA für die Abteilung A, HRB für die Abteilung B.

Gibt es eine Möglichkeit, dass Gesellschafter/ Geschäftsführer nicht öffentlich im Handelsregister einsehbar sind?

Grundsätzlich müssen alle Daten zu den am Unternehmen Beteiligten im Handelsregister stehen. Das heißt, dass Sie in der Regel auch Gesellschafter/Geschäftsführer einer UG eintragen lassen müssen, ebenso wie bei der GmbH und AG. Es besteht jedoch die Option, einen Treuhandvertrag einzusetzen, um diese Regelung zu umgehen. Dabei überträgt der eigentliche Gesellschafter/Geschäftsführer einer dritten Person seine Rechte unter der Bedingung, dass der Treuhänder sie nicht zu seinem Vorteil nutzt. Der Treuhänder tritt in diesem Fall anstelle des Gesellschafters/Geschäftsführers in Erscheinung. Im Handelsregister ist das Treuhandverhältnis nicht sichtbar. Ist der Treuhänder jedoch zu mehr als 25 Prozent an der Gesellschaft beteiligt, muss er im Transparenzregister eingetragen werden.  Dieses Register ist allerdings nicht öffentlich einsehbar.

Sind stille Gesellschafter im Handelsregister sichtbar?

Sogenannte “stille Gesellschafter”, die sich zwar finanziell an einer Gesellschaft beteiligen, aber nicht nach außen in Erscheinung treten, werden nicht im Handelsregister aufgelistet. Denn in einem solchen Fall liegt eine “Innengesellschaft” vor, also eine Gesellschaft, in der der Gesellschafter im Außenverhältnis nicht in Erscheinung tritt. Weil stille Gesellschafter sich nur am Gesellschaftsvermögen beteiligen, aber nicht die Haftung für das Unternehmen übernehmen, sind sie für Außenstehende nicht als Gesellschafter erkennbar. Ausgenommen sind stille Gesellschafter von AGs: Sie müssen auch dann ins Handelsregister eingetragen werden, wenn mehrere gleich ausgestaltete stille Beteiligungen im Zuge eines öffentlichen Angebots vorliegen.

 

So erhalten Sie Ihren Handelsregistereintrag

Um einen Handelsregistereintrag zu erhalten, müssen Sie sich bei einem Notar anmelden. Dieser übernimmt für Sie die notwendigen Formalitäten. Dieser Schritt bedeutet für Kapitalgesellschaften auch, dass erst dann der Geschäftsführer seine Funktion voll wahrnehmen kann.

Für die Eintragung beurkundet der Notar alle notwendigen Dokumente. Beim Handelsregister wird folgendes eingereicht (§ 12 Abs. 1 HGB n.F.):

  • Gründung
  • Notariell beurkundeter Gesellschaftsvertrag inkl. Beschluss über die Bestellung der Geschäftsführer
  • Gesellschafterliste
  • Alternativ zu Gesellschaftsvertrag und Gesellschafterliste: Musterprotokoll (für UG und GmbH)
  • Behördliche Genehmigungen, soweit erforderlich
  • Einzahlungsbeleg und Kontoauszug zum Nachweis einer Bareinlage
  • Bei Sachgründung: weitere Unterlagen
  • Bestellung Geschäftsführer
  • Notariell beglaubigtes Protokoll der Gesellschafterversammlung über die Bestellung des Geschäftsführers
  • Abberufung Geschäftsführer
  • Urschrift oder notariell beglaubigte Abschrift des Abberufungsbeschlusses
  • Aus- oder Eintritt eines Gesellschafters
  • Neue, vollständige Gesellschafterliste
  • Änderung, Neufassung Satzung
  • Neue Fassung Gesellschaftsvertrag
  • Zweigniederlassung wird errichtet, aufgehoben oder verlegt
  • Aktueller Gesellschaftsvertrag
  • Gesellschafterliste

Die Daten für den Eintrag werden in der Regel vom Notar in Form einer XML-Datei ans Handelsregister übertragen.

Was kostet ein Handelsregistereintrag?

Die Grundlage für die Kosten des Handelsregistereintrags bildet das Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Je nach Rechtsform sind sie unterschiedlich:

  • Einzelkaufmann: 70 Euro
  • KG: 100 Euro
  • GmbH: 150 Euro (ohne Sacheinlage), 240 Euro (mit Sacheinlage)
  • UG: 150 Euro
  • AG: 300 Euro (ohne Sacheinlage), 360 Euro (mit Sacheinlage)

Sie erhalten die Rechnung per Post an die von Ihnen angegebene Geschäftsadresse. Nachdem Sie den Rechnungsbetrag bezahlt haben, erfolgt die Veröffentlichung Ihres Eintrags.

Achtung: In der Zeit zwischen dem Notartermin und dem tatsächlichen Handelsregistereintrag können Betrugsschreiben bei Ihnen ankommen! Oft fordern die Absender der Betrugsschreiben nicht nur höhere Beiträge als üblich, sondern auch die Überweisung innerhalb eines sehr knappen Zeitfensters. Bei ausbleibender Zahlung werden Ihnen schwere Konsequenzen angedroht. Bitte gehen Sie nicht auf diese Zahlungsaufforderungen ein! Beachten Sie, dass der Absender einer echten Handelsregisterrechnung immer das für Sie zuständige Amtsgericht ist, niemals eine Privatperson oder ein Unternehmen.

Der Eintrag in das Handelsregister zählt zu den Gründungskosten und kann mit dem ersten Jahresabschluss verbucht werden.

Sie sind sich unsicher, ob Ihre Handelsregisterrechnung echt ist? Wir helfen gerne!
Unsere Gründungsexperten freuen sich auf Ihren Anruf unter +49 (0) 611 17207-0.

Wann wird ein Handelsregistereintrag veröffentlicht?

Nach der Übermittlung der notwendigen Daten wird der Handelsregistereintrag zunächst auf seine Rechtmäßigkeit und Vollständigkeit überprüft. Die Bearbeitungsdauer unterscheidet sich je nach zuständigem Amtsgericht. In manchen Fällen ist der Eintrag nach wenigen Tagen veröffentlicht, in anderen nach einigen Wochen.

 

So bekommen Sie einen Auszug Ihres Handelsregistereintrags

Da das Handelsregister der Öffentlichkeit im elektronischen Bundesanzeiger zur Verfügung steht, können Sie jederzeit Ihren eigenen Handelsregistereintrag unter handelsregister.de kostenlos einsehen:

  • Unternehmensträgerdaten (UT): Grundlegende Auskunft zu Ihrer Firma, z. B. Höhe des Stammkapitals, Gründungsdatum usw.
  • Veröffentlichungen (VÖ): Registerbekanntmachungen zu Änderungen Ihres Eintrags, z. B. bei Wechsel des Geschäftsführers

Für die restlichen Daten müssen Sie eine geringe Gebühr zahlen. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, beim lokalen Amtsgericht eine kostenlose Einsicht vor Ort zu erhalten. Bevor Sie sich jedoch die Ausdrucke ansehen können, müssen Sie sich registrieren.

Sie können folgende Arten von Handelsregisterauszügen einsehen:

  • Aktueller Ausdruck (AD): Aktuelle Informationen zu Ihrer Firma
  • Chronologischer Ausdruck (CD): Aktuelle und besonders gekennzeichnete, erledigte Eintragungen
  • Historischer Ausdruck (HD): Scans alter Registerblätter, die aus der Zeit vor der Einführung des elektronischen Handelsregisters gültig waren
  • Strukturierter Registerinhalt (SI): XML-Datei mit Daten des aktuellen und des chronologischen Abdrucks zur schnellen Weiterverarbeitung

Diese Auszüge kosten in der Online-Ansicht jeweils 4,50 Euro.

Beachten Sie bitte, dass die Online-Ansicht in einigen Bundesländern wegen Sicherungsmaßnahmen zu bestimmten Uhrzeiten nicht möglich ist. Die Ausfallzeiten sind folgende:

  • Berlin: täglich zwischen 02:00 Uhr und 06:00 Uhr
  • Mecklenburg-Vorpommern: täglich zwischen 03:10 Uhr und 06:00 Uhr
  • Sachsen: täglich zwischen 23:30 Uhr und 01:40 Uhr

 

So ändern bzw. löschen Sie Ihren Handelsregistereintrag

Bestimmte Fälle machen Änderungen im Handelsregister erforderlich. Dazu gehören:

  • Wechsel in der Geschäftsführung
  • Erteilung/Widerruf von Prokura
  • Änderung der Firma
  • Änderung des Unternehmenssitzes
  • Einrichtung von Zweigniederlassungen
  • Änderung der Gesellschafter (oHG, KG)
  • Änderung des Gesellschaftsvertrages bzw. Satzung (Kapitalgesellschaften)

Jede Änderung muss vom Notar beglaubigt und beim Handelsregister eingereicht werden, damit das Register Ihren Eintrag neu bearbeiten kann. Wie bei der ursprünglichen Eintragung übernimmt der Notar die Formalitäten. Dafür bringen Sie Ihre veränderte Satzung zusammen mit dem Gesellschafterbeschluss zum Notar. Die Änderung tritt erst in Kraft, nachdem der Beschluss vom Notar beglaubigt wurde. Achten Sie darauf, dass der Beschluss vor der Beglaubigung von allen Gesellschaftern unterzeichnet werden muss. Ansonsten kann die Änderung nicht vorgenommen werden.

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Auch für die Löschung eines Handelsregistereintrages müssen Sie sich an Ihren Notar wenden (§ 2 Satz 3 HGB). Sie stellen einen schriftlichen Antrag und lassen ihn beglaubigen (§ 31 Abs. 2 HGB). Die Auflösung der Gesellschaft allein reicht nicht aus, um sie als Firma zu löschen.

Eine Löschung eines Eintrags ist in einem der folgenden Fälle erforderlich:

  • Das Handelsgewerbe wird in ein freiberufliches Unternehmen umgewandelt.
  • Das Handelsgewerbe wird auf einen nicht-kaufmännischen Geschäftsbetrieb herabgestuft.
  • Das Geschäft wird aufgegeben.
  • Die Auseinandersetzung ist beendet (bei Personengesellschaften).

Kann die Löschung nicht gemäß § 14 HGB herbeigeführt werden, muss das zuständige Amtsgericht das Erlöschen von Amts wegen erwirken (§ 31 Abs. 2 HGB). Wird eine Liquidation einer GmbH, UG oder anderen Gesellschaft durchgeführt, finden die Vorschriften in §§ 157 und 161 Abs. 2 HGB Anwendung. Dann melden die zuständigen Liquidatoren die Löschung der Firma beim Notar an, der die Anmeldung ans Handelsregister weiterleitet.

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