GmbH & UG – Handelsregister: Von der Anmeldung bis zur Löschung

Inhaltsverzeichnis

Grundlegendes zum Handelsregister

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis aller Kaufleute im Bereich eines Registergerichts. Die darin veröffentlichten Informationen können dabei von jedermann eingesehen werden.

Das Handelsregister wird von den Amtsgerichten Deutschlands geführt. Das Handelsregister dient in erster Linie der Information der Öffentlichkeit und dem Gläubigerschutz. Das bedeutet, die Pflichtangaben müssen korrekt, vollständig und aktuell sein. Nur so kann das Handelsregister seiner Beweis- und Kontrollfunktion nachkommen.

Gleichzeitig dient das Handelsregister dem Namensschutz der eingetragenen Unternehmen. Im Zuständigkeitsbereich eines Registergerichts darf keine Verwechslungsgefahr zwischen zwei Handelsregistereinträgen bestehen. Ähnlich lautende Firmennamen werden abgelehnt und nicht aufgenommen.

Handelsregistereintragung bei der GmbH/UG-Gründung

Die Anmeldung und anschließende Eintragung im Handelsregister ist ein Meilenstein auf dem Weg zu jeder Kapitalgesellschaft GmbH. So läuft die Handelsregisteranmeldung einer GmbH und auch einer UG im Regelfall ab:

1. Der Notar beurkundet alle notwendigen Dokumente:
   • Gründungsurkunde
   • Legitimation des Geschäftsführers
   • Gesellschafterliste
   • Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll
   • Nachweis über den Wert der eingebrachten Sacheinlagen, die auf das Geschäftskonto eingezahlt wurden
2. Die Daten werden in eine XML-Datei umgewandelt und vom Notar elektronisch übermittelt.
   Die Prüfung und Eintragung der GmbH oder UG in das Handelsregister kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Je nach Amtsgericht variiert die Bearbeitungsdauer zwischen einigen Werktagen und wenigen Wochen – vorausgesetzt, die eingereichten Unterlagen sind vollständig.
3. Die Gründer erhalten eine Rechnung von der Landesjustizkasse in Höhe von 150 Euro per Post an die angegebene Geschäftsadresse. Nachdem der Rechnungsbetrag beglichen und bei Ihrem zuständigen Amtsgericht eingegangen ist, wird der neue Eintrag veröffentlicht. In manchen Fällen findet eine vorläufige Veröffentlichung auch schon vor der Rechnungsstellung statt.
4. Ihre GmbH oder UG ist nun offiziell im Handelsregister eingetragen und der bürokratische Teil Ihrer Gründung ist damit abgeschlossen. Die Handelsregisternummer und das Registergericht müssen unbedingt im Impressum Ihrer Unternehmens-Website, in die Fußzeile Ihrer Geschäftspost und in die Signatur geschäftlicher E-Mails eingefügt werden.

Achtung: Die Haftungsbeschränkung von GmbH und UG greift erst, nachdem das Unternehmen im Handelsregister eingetragen wurde. Relevant ist der Tag der Eintragung, den das Amtsgericht Ihnen schriftlich mitteilt.

Tipps rund um die Handelsregisteranmeldung

• Zwischen dem Notartermin zur GmbH/UG-Gründung und der Eintragung ins Handelsregister befindet sich die Gesellschaft „in Gründung” (i. G.). Diese Information muss für Dritte ersichtlich sein. Das heißt, dass für den geschäftlichen Schriftverkehr, auf Rechnungen und im Impressum der Firmenname um das Kürzel „i. G.” ergänzt werden muss.
• Stellen Sie sicher, dass Sie den Briefkasten an Ihrer Geschäftsadresse rechtzeitig mit Ihrem Firmennamen beschriften, damit der Postbote die Rechnung zustellen kann. Ansonsten könnte das Schreiben zurück an den Absender gehen. In diesem Fall wird sich die Eintragung und somit die Haftungsbeschränkung unnötig verzögern.
• Vorsicht vor Trickbetrügern! Seit einigen Jahren haben sich Betrüger auf gefälschte Rechnungen von Handelsregistereinträgen spezialisiert. Die Schreiben sehen dem Original zum Verwechseln ähnlich. Prüfen Sie genau, wer der Rechnungssteller ist und ob der Rechnungsbetrag von den 150 Euro abweicht. Verschaffen Sie sich Klarheit, bevor Sie überweisen. Rufen Sie im Zweifelsfall Ihr örtliches Amtsgericht oder die firma.de Gründungsexperten unter 0611 17207-0. an.

Was steht im Handelsregistereintrag einer GmbH oder UG?

Anders als Kaufleute müssen Kapitalgesellschaften zusätzliche Angaben der Öffentlichkeit verfügbar machen. Standardmäßig sind folgende Daten für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) im Handelsregister hinterlegt:

• Firmenname
• Inländische Anschrift des Geschäftssitzes und evtl. Niederlassungen, Zweigniederlassungen
• Unternehmensgegenstand
• Höhe des Stammkapitals
• Vertretungsregelungen (Geschäftsführung und Prokura)
• Namen und Geburtsdaten der Geschäftsführer
• Namen und Geburtsdaten der Prokuristen
• Rechtsform
• Tag der ersten Eintragung, Anzahl der Eintragungen
• Sonstige Rechtsverhältnisse (z. B. Insolvenzverfahren oder Umfirmierung)

Die rechtlichen Vorgaben für das Handelsregister sind in der Handelsregisterverordnung (HRV) enthalten.

Anhang des Handelsregistereintrags

Im Anhang des Handelsregisters finden sich weitere Dokumente, die gegen eine Gebühr eingesehen werden können:

• Gesellschafterliste der GmbH/UG: In ihr sind alle Gesellschafter und anteilseignende Unternehmen aufgelistet. Kommt es zu Veränderungen in der Zusammensetzung der Eigentümer, muss die Gesellschafterliste aktualisiert und dem Handelsregister übermittelt werden. Ein Muster für die Gesellschafterliste einer GmbH oder UG finden Sie hier.
• GmbH-Satzung oder Musterprotokoll: Der Gesellschaftsvertrag einer GmbH bzw. UG ist ebenfalls Teil des HRG-Anhangs. Auch für Veränderungen der Satzung gibt es eine Mitteilungspflicht.

Jedes eingetragene Unternehmen hat einen so genannten Registerordner. Neben dem Eintrag werden alle Anhänge als einzelne Registerblätter dem Registerordner hinzugefügt und nach Dokumentart und Eingangsdatum sortiert.

Aktualisierungen des Handelsregistereintrags

Nach der Anmeldung gibt es im Lebenszyklus von Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Unternehmergesellschaften Ereignisse, die eine Aktualisierung der Eintragung im Handelsregister erforderlich machen. Als so genannte eintragungspflichtige Tatsachen gelten unter anderem:

• Erteilung oder Löschung einer Prokura
• Satzungsänderungen
• Gesellschafterwechsel
• Geschäftsführerwechsel
• Änderung der Geschäftsanschrift
• Erhöhung oder Herabsetzung des Stammkapitals
• Anmeldung von Liquidatoren
• Einstellung und Aufhebung von Insolvenzverfahren
• Auflösung der GmbH/UG

Details zu den jeweiligen Ereignissen und deren Mitteilungspflicht sind im GmbH-Gesetz (§§ 7-67 GmbHG) festgehalten. Die rechtliche Verantwortung für eine rechtzeitige, korrekte Übermittlung liegt bei der Geschäftsführung der GmbH bzw. UG.

Löschung: UG oder GmbH wird aus Handelsregister entfernt

Auf Antrag werden GmbHs oder UGs aus dem Handelsregister entfernt. Eine Löschung des Eintrags folgt in der Regel einer formalen Gesellschaftsauflösung. Die Auflösung kann verschiedene Ursachen haben wie zum Beispiel:

• Eröffnung des Insolvenzverfahrens
• Ablauf des Eintragungszeitraums
• Gesellschafterbeschluss zur Geschäftsaufgabe
• Gerichtsbeschluss

Löschung der GmbH/UG von Amts wegen

Eine GmbH und auch eine UG kann auf Antrag einer Finanzbehörde, Kammer oder einer anderen berufsständischen Körperschaft von Amts wegen gelöscht werden. Üblicherweise tritt dieser Fall nach Abschluss eines Insolvenzverfahrens ein, wenn die Kapitalgesellschaft kein Gesellschaftsvermögen (mehr) besitzt und eine Fortführung des Geschäftsbetriebes unwahrscheinlich ist. Im Zuge der Löschung von Amts wegen wird auch die Abmeldung beim Gewerbeamt nötig.

UG und GmbH: Handelsregisterauszug und Auskunft

Seit 2007 wird das Handelsregister vollständig elektronisch geführt. Die Einsichtnahme ist grundsätzlich jedem gestattet. Die Online-Einsicht ist im Registerportal der Länder unter handelsregister.de gegen eine kleine Gebühr möglich. Mithilfe der Suchfunktion ist eine Recherche der allgemeinen Informationen eingetragener Unternehmen (Firmenname, Geschäftssitz und -anschrift, Registergericht und Registernummer) möglich. Das jeweilige Amtsgericht bietet außerdem eine kostenlose Einsicht vor Ort.

Das Gemeinsame Registerportal der Länder bietet verschiedene Arten von Handelsregisterauszügen:

• Aktueller Ausdruck (AD) –  beinhaltet nur aktuelle Informationen
• Chronologischer Ausdruck (CD) – beinhaltet aktuelle und besonders gekennzeichnete, erledigte Eintragungen
• Historischer Ausdruck (HD) – beinhaltet Scans alter Registerblätter, die bis zur Einführung der elektronischen Version des Handelsregisters gültig waren
• Strukturierter Registerinhalt (SI)

Vor der Einsicht der Ausdrucke ist eine Registrierung erforderlich!

Der Abruf folgender Daten ist kostenlos:

• Unternehmensträgerdaten (UT)
• Veröffentlichungen (VO)

Tipp: Überprüfen Sie den Handelsregistereintrag von Zeit zu Zeit und nach allen Aktualisierungen. Nur so stellen Sie sicher, dass Auskünfte und Abrufe zu jedem Zeitpunkt korrekt sind.

Verspätete, unterlassene Eintragungen in das Handelsregister

Wie bereits erwähnt, besteht in Deutschland ein Registerzwang. Wird die Eintragungspflicht vernachlässigt, können Zwangsgelder gemäß § 14 des Handelsgesetzbuches von bis zu 5.000 Euro erhoben werden. Auch Versäumnisse oder Fehler können abgemahnt werden.

Übermittlung der Daten an das Handelsregister

Die Übermittlung der Dokumente erfolgt in elektronischer Form. Die Technik basiert auf E-Justice Systemen wie dem Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP).

Abgrenzung zum Unternehmensregister

Das Handelsregister und das Unternehmensregister des Bundesministeriums der Justiz sind nicht identisch. Das Unternehmensregister ist Teil des elektronischen Bundesanzeigers. Anders als das Online-Portal des Handelsregisters, bietet das Unternehmensregister viele zusätzliche Auskünfte:

• Rechnungslegung/Finanzberichte
• Gesellschaftsbekanntmachungen
• Kapitalmarktinformationen
• Registerinformationen
• Fondsinformationen
• Insolvenzen

Mit der Suchfunktion können Sie aber auch hier die Registerbekanntmachungen einer GmbH/UG – d. h. Änderungen des Eintrags – einsehen.