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Die Apostille: Definition
Mit der Apostille wird eine spezielle Beglaubigungsform im internationalen Beurkundungsverfahren bezeichnet. Sie wurde im Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation während der Haager Konferenz für internationales Privatrecht (HCCH) im Jahre 1961 beschlossen. Durch die Apostille wird die Echtheit eines öffentlichen Dokumentes, einer Unterschrift oder eines Stempels beglaubigt. Der Prozess zur Beglaubigung wird Apostillierung genannt. Seit der Einführung der Apostille als Beglaubigungsform hat sich der internationale Urkundenverkehr wesentlich vereinfacht und beschleunigt: Dokumente, die beispielsweise für eine Firmengründung im Ausland benötigt werden, müssen durch eine Apostillierung zusätzlich legitimiert werden, damit diese grenzübergreifende Gültigkeit erlangen.
Andreas Munck
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Wann kann die Haager Apostille verwendet werden?
Die Apostille kann nur zwischen Staaten angewandt werden, die Mitglieder des multilateralen Haager Übereinkommens sind. Alle Staaten, die an diesem Übereinkommen teilnehmen, können auf der Webseite des Auswärtigen Amtes eingesehen werden. Nach aktuellem Stand sind 89 Staaten und ein Staatenbund (EU) Mitglieder. Außerdem gibt es noch weitere 66 Vertragspartner des Apostilleübereinkommens (Stand: Januar 2022).
Wie sieht eine Apostille aus?
Die Apostille wird in Form eines 9×9 Zentimeter großen Stempels direkt auf das zu beglaubigende Dokument ausgestellt und muss immer mit dem Titel „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ überschrieben sein. Alles weitere kann jedoch in der jeweiligen Landessprache ausgefüllt werden.
In der Regel benötigen die Behörden in dem Land eine Übersetzung des Originals. In diesem Fall muss die Übersetzung beglaubigt werden anstelle des originalen Dokuments. Je nachdem um welche Art Urkunde oder Dokument es sich handelt, ist die Übersetzung durch einen beeidigter Übersetzer notwendig. Dieser Prozess wird beispielsweise notwendig, wenn Sie vorhaben, ein Unternehmen aus dem Ausland in Deutschland zu gründen.
Unterscheidung zwischen Apostille und Legalisation
Obwohl sich die Apostille und die Legalisation in vielen Punkten voneinander unterscheiden, teilen sie eine große Gemeinsamkeit: Bei beiden Begriffen handelt es sich um Überbeglaubigungen für öffentliche Dokumente, Unterschriften oder Stempel. Durch die Beglaubigungsverfahren sollen Dokumente auf ihre Echtheit geprüft werden. Darüber hinaus erlangt das Dokument durch die Überbeglaubigung den gleichen Beweiswert wie eine Urkunde aus dem Staat, in dem sie verwendet werden soll. Die Unterschiede liegen vor allem im Beglaubigungsverfahren und dem damit verbundenen zeitlichen Aufwand.
Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
| Apostille | Legalisation | |
| Nutzung | Verwendung nur zwischen Mitgliedern des Haager Übereinkommens möglich | Verwendung zwischen Staaten, bei denen einer oder beide keine Mitglieder des Haager Übereinkommens sind |
| Bürokratischer Aufwand | geringer
Beglaubigung nur durch das zuständige Amt im Ausstellungsland notwendig |
höher
Beglaubigung durch mehrere Behörden notwendig |
| Vorbeglaubigung | nicht notwendig | Vorbeglaubigung durch die Ausstellungsbehörde erforderlich |
| Beglaubigung durch konsularische Vertretung | nicht notwendig | erforderlich |
Bei der Apostille müssen Dokumente nur von einer zuständigen Behörde im Ausstellungsland beglaubigt werden. Die Legalisation verlangt hingegen die Beglaubigung des Dokuments durch mehrere Behörden. Hierbei muss zunächst eine Vorbeglaubigung durch die zuständige Behörde im Ausstellungsland ausgegeben werden. Anschließend muss eine Legalisation durch die konsularische Landesvertretung des Ziellandes erfolgen.
Das Legalisationsverfahren wurde durch das Haager Abkommen (Apostille) größtenteils abgelöst. Für alle Mitgliedsstaaten des Haager Abkommens ist eine Apostillierung der entsprechenden Dokumente ausreichend, was eine enorme Vereinfachung und Beschleunigung im internationalen Urkundenverkehr darstellt. Alle anderen Staaten, die nicht Mitglieder des Haager Übereinkommens sind, müssen weiterhin die Dokumente durch das Legalisationsverfahren beglaubigen lassen.
Apostille beantragen
Die Beantragung der Apostille muss durch den Urkundeninhaber im Ausstellungsland des Dokuments erfolgen. Jeder Mitgliedsstaat des Haager Abkommens legt selbst fest, welche Behörden für die Ausstellung der Apostille zuständig sind. In welchem Land welche Behörden hierfür zuständig sind, können Sie auf der offiziellen Webseite der Haager Konferenz einsehen. Auch die Gebühren für die Ausstellung der Apostille sind abhängig von dem jeweiligen Land. In Deutschland belaufen sich die Gebühren je nach Bundesland pro Dokument auf etwa 15 bis 35 Euro. Mehr zu Beantragung einer Haager Apostille und nationalen Sonderregelungen lesen Sie hier.
Häufig verlangen die Länder, in denen ein Dokument anerkannt werden soll, eine Übersetzung des originalen fremdsprachigen Dokuments. In diesem Fall muss die Apostille auf die übersetzte Urkunde ausgestellt werden, nicht auf das Original. Ob eine Übersetzung des Dokuments notwendig ist, sollte also bereits im Voraus geprüft werden, um Verzögerungen bei der Anerkennung der Urkunde zu vermeiden. Eventuell müssen Sie einen beeidigten Übersetzer einsetzen.
Achtung: Auch wenn zwei Staaten Mitglieder des Haager Abkommens sind, muss das nicht zwangsläufig bedeuten, dass der Staat, in dem das Dokument verwendet werden soll, die Apostille anerkennt. Denn ein Staat hat die Möglichkeit, Bedenken gegenüber eines anderen Staates anzumelden. Zum Beispiel sind sowohl Indien als auch Deutschland Mitglieder des Haager Übereinkommens, jedoch erkennt Deutschland apostillierte Dokumente aus Indien nicht an. In diesem Fall muss das Legalisierungsverfahren angewandt werden.
Wo bekomme ich eine Apostille in Deutschland?
In Deutschland sind unterschiedliche Behörden für die Apostillierung von Dokumenten zuständig. Hierbei ist die Art der Urkunde ausschlaggebend:
- Urkunden des Bundes werden vom Bundesverwaltungsamt apostilliert.
- Dokumente des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patentamtes werden durch den Präsidenten des Deutschen Patents beglaubigt.
- Die Zuständigkeit für die Apostillierung von Urkunden der Bundesländer ist nicht einheitlich geregelt. In der Regel kann der Aussteller der Urkunde aber Auskunft darüber geben, welches Amt für die Beglaubigung verantwortlich ist. In den meisten Fällen ist die Zuständigkeit wie folgt geregelt:
- Urkunden der Verwaltungsbehörden (außer Justizverwaltungsbehörden) werden durch die Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres, den Regierungspräsidenten, den Präsidenten des Verwaltungsbezirks oder der Bezirksregierung apostilliert.
- Berlin: Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten
- Niedersachsen: Polizeidirektionen
- Rheinland-Pfalz: Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Kaiserslautern
- Sachsen: Landesdirektionen in Chemnitz, Dresden und Leipzig
- Sachsen-Anhalt: Landesverwaltungsamt in Magdeburg
- Thüringen: Landesverwaltungsamt in Weimar
- Urkunden der Justizverwaltungsbehörden, der ordentlichen Gerichte (Zivil- und Strafgerichte) und der Notare: Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz; Land- oder Amtsgerichtspräsidenten.
- Urkunden anderer Gerichte (ausschließlich der ordentlichen Gerichte): Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres, die Regierungspräsidenten, der Präsident des Verwaltungsbezirks, die Bezirksregierung, die Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz oder die Land- oder Amtsgerichtspräsidenten
Allgemein gilt, dass Dokumente, die apostilliert oder legalisiert werden sollen, nicht älter als sechs Monate sein dürfen. In einigen wenigen Ausnahmefällen kann die Frist sogar nur drei Monate betragen.
