Die Legalisation: Überbeglaubigung für die Auslandsgründung

aktualisiert am 26. Oktober 2018 5 Minuten zu lesen
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Kann ein ausländischer Gesellschafter oder Geschäftsführer nicht am Notartermin zur Unternehmensgründung teilnehmen, besteht die Möglichkeit eine Vollmacht für eine Vertretungsperson ausstellen zu lassen. Diese muss jedoch durch ein amtliches Verfahren Gültigkeit für den deutschen Rechtsraum erlangen. Je nach Land ist dafür die sogenannte Haager Apostille oder die Legalisation nötig. In diesem Artikel erfahren Sie alles zur Legalisation.

 

Was ist die Legalisation?

Die Legalisation ist quasi die „letzte“ Möglichkeit, wenn eine Vollmacht zur Unternehmensgründung nicht durch eine Apostille für den deutschen Rechtsraum Gültigkeit erlangen kann. Bei einer Legalisation wird durch eine deutsche Botschaft oder ein deutsches Konsulat die Echtheit der Vollmacht bestätigt. Zur Legalisation muss unbedingt das Original vorliegen, Kopien – beglaubigt oder nicht – reichen nicht aus. In den meisten Staaten kann nur dann eine Legalisation durchgeführt werden, wenn die jeweilige Urkunde zuerst durch eine Behörde des ausstellenden Staates beglaubigt worden ist. Sollte es keine deutsche Botschaft innerhalb eines Staates geben, wird der jeweilige Staat in der Regel durch eine deutsche Botschaft im Nachbarstaat betreut. Taiwan bildet eine Sonderposition: Deutschland unterhält hier keine diplomatischen Beziehungen, es gibt aber eine inoffizielle Vertretung, das Deutsche Institut Taipeh. Die dort ansässigen Beamten können eine Legalisation durchführen.

Eine vereinfachte Form der Legalisation ist die Haager Apostille, diese kommt vor allem Unternehmern aus dem Ausland zugute, diein Deutschland ein Unternehmen gründen möchten, ohne persönlich vor Ort zu sein.

 

Kosten und Dauer des Verfahrens

Die Legalisation ist gebührenpflichtig. Pro zu legalisierender Urkunde werden Gebühren und Auslagen nach Auslandskostengesetz fällig – je nach Land umgerechnet zwischen 20 Euro und 80 Euro (Stand 2013). Sollte die Urkunde nicht legalisiert werden können, z.B. aufgrund fehlender Angaben oder eines Formfehlers, fällt eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 75 % der regulären Kosten an. Da die Legalisation ein oft langfristiges Verfahren ist, sollte die Vollmacht schon frühzeitig vor der geplanten Unternehmensgründung fertiggestellt werden. Beachten Sie, dass für die reine Erstellung der Vollmacht ebenso Notarkosten anfallen.

 

Für Vollmachten aus welchen Staaten wird eine Legalisation benötigt?

Vollmachten aus allen Staaten, die nicht Teil des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation sind, müssen vor der Verwendung in Deutschland legalisiert und ggf. von einem vereidigten Übersetzer in die deutsche Sprache übertragen werden. Eine Liste mit den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens finden Sie in unserem Artikel über die Haager Apostille. Ist Ihr Land hier nicht aufgeführt, muss Ihre Vollmacht legalisiert werden.

 

Entwicklung der Existenzgründungen von gewerblichen Einzelunternehmen 2004 bis 2013 in Deutschland, Deutsche und Ausländer – Index 2004=100
Quelle: IfM Bonn

 

Keine Legalisation wird durchgeführt in:

  • Afghanistan**
  • Äquatorialguinea**
  • Aserbaidschan
  • Äthiopien
  • Bangladesch
  • Benin
  • Burundi
  • Côte d’Ivoire (Elfenbeinküste)
  • Dominikanische Republik
  • Dschibuti**
  • Eritrea**
  • Gabun**
  • Gambia
  • Ghana
  • Guinea
  • Guinea-Bissau
  • Haiti
  • Indien
  • Irak**
  • Kambodscha
  • Kamerun
  • Kenia
  • Kirgisistan
  • Kongo (Demokratische Republik)
  • Kongo (Republik)
  • Kosovo*
  • Laos
  • Liberia**
  • Libyen*
  • Madagaskar
  • Mali
  • Marokko*
  • Mongolei
  • Myanmar
  • Nepal
  • Niger**
  • Nigeria
  • Pakistan
  • Philippinen
  • Sierra Leone**
  • Somalia**
  • Sri Lanka
  • Sudan
  • Südsudan**
  • Syrien*
  • Tadschikistan
  • Togo
  • Tschad**
  • Tunesien*
  • Turkmenistan**
  • Uganda
  • Usbekistan
  • Zentralafrikanische Republik**

* Hier sind nur bestimmte Urkundenarten betroffen. Weitere Details finden Sie auf den Seiten der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung.

** In diesen Fällen ist aktuell keine Urkundenüberprüfung durch die deutschen Auslandsveretretungen möglich.

Die deutschen Auslandsvertretungen in den betroffenen Ländern können jedoch teilweise gutachtlich prüfen, ob der in einer Urkunde bescheinigte Sachverhalt zutrifft und so den deutschen Behörden eine Entscheidungshilfe geben. Dies ist jedoch aufgrund der oft schwierigen Prüfungslage ein zeitaufwendiges Verfahren, bei dem in der Regel mehrere Monate Bearbeitungsdauer auf den Gründer zukommen.

Planen Sie die zeitliche Verzögerung und die zusätzlich anfallenden Kosten bei einer Apostille oder Legalisation bei Ihrer Gründung mit ein. Klären Sie frühzeitig, ob eine Apostille bzw. die Legalisation überhaupt notwendig sind und vor allem: Ziehen Sie einen Experten wie die firma.de-Berater hinzu, um Stolperfallen bei der Gründung aus dem Ausland heraus zu vermeiden. Rufen Sie an, wir beraten Sie gerne: +49 (0) 611 1720 70.

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