Warum kann sich eine GmbH-Gründung verzögern?

aktualisiert am 26. August 2019 13 Minuten zu lesen
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Es gibt viele Ereignisse, wegen denen sich die Gründung einer GmbH oder UG verzögern kann: Eine verspätete Handelsregistereintragung oder eine lange Wartezeit auf die Steuernummer verschieben die Geschäftsaufnahme sind nur zwei Beispiele. Viele der typischen Verzögerungen können allerdings vermieden werden, wenn Sie die Ursachen kennen.

 

1. Gewünschter Firmenname wird abgelehnt

Bei jeder Handelsregisteranmeldung besteht die Möglichkeit, dass der Firmenname aus verschiedenen Gründen vom Amtsgericht abgelehnt wird. Jeder Firmenname muss den formalen Voraussetzungen genügen und sich ausreichend von bestehenden Namen unterscheiden. Eine solche Ablehnung verlängert nicht nur Ihre Gründungsphase, sondern verursacht außerdem zusätzliche Notargebühren, denn der Notar muss die Satzung ändern, beurkunden und die Anmeldung zum Handelsregister erneut einreichen. Deshalb ist ein kostenloser IHK-Check des Firmennamens unbedingt zu empfehlen. Obwohl eine positive IHK-Einschätzung keine absolute Garantie für eine Aufnahme ins Handelsregister gewährleistet, gibt sie dennoch Sicherheit.

 

2. Unternehmensgegenstand wird abgelehnt

Ist Ihr Unternehmensgegenstand nicht klar definiert, kann das Amtsgericht Ihre Anmeldung ablehnen. Formulieren Sie den Unternehmensgegenstand daher möglichst eindeutig, ansonsten muss ein weiterer Notartermin vereinbart werden, für den zusätzliche Gebühren anfallen.

 

3. Anmeldung enthält Formfehler

Grundsätzlich dürfen Sie die Anmeldung zum Handelsregister selbständig entwerfen, bevor der Notar sie beurkundet. Werden dabei formelle Vorgaben der Handelsregisteranmeldung nicht eingehalten, kann dies ebenfalls zu einer Ablehnung durch das Amtsgericht führen. Auch die Satzung kann Formfehler oder unzulässige Klauseln enthalten. Insofern sollte jede Satzung von einem Anwalt professionell erstellt und abschließend geprüft werden.

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4. IHK-Prüfung des Firmennamens verzögert sich

Unter Umständen kann es dazu kommen, dass die zuständige IHK überlastet ist und sie etwas länger auf die Einschätzung warten müssen. Trotzdem sollten Sie den freiwilligen IHK-Check nicht überspringen! Stuft die Industrie- und Handelskammer Ihren Wunschnamen als unbedenklich ein, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit deutlich, dass Amtsgericht diese Einschätzung teilen wird.

 

5. Fördermittelbewilligung steht noch aus

Manche Fördergelder werden nur für Unternehmen bewilligt, die noch nicht im Handelsregister eingetragen sind. Deshalb sollten Sie mit dem Notartermin und der Anmeldung zum Handelsregister unbedingt warten, bis ein solcher Fördermittelantrag final bearbeitet wurde. Ansonsten kann es sein, dass Sie sich durch die Handelsregistereintragung für den Förderzuschuss disqualifizieren.

6. Verzögerung des Notartermins

Viele Szenarien können dazu führen, dass sich Ihr Notartermin für die Beurkundung der Satzung und der Anmeldung zum Handelsregister verzögert. Es kann beispielsweise immer vorkommen, dass ein Termin wegen Krankheit etc. verschoben werden muss oder sich das gewünschte Notariat nicht zurückmeldet. Außerdem sind die Wartezeiten für verfügbare Notartermine stark von der Region abhängig. Ist die Dichte an Notaren in Ihrem Bezirk nur sehr gering, kann es sich lohnen, den Notartermin in der nächstgelegenen Großstadt zu vereinbaren.

Idealerweise machen sich Gründer daher schon möglichst früh darüber Gedanken, einen gemeinsamen Notartermin zu finden, bei dem alle Gesellschafter inklusive Geschäftsführer vor Ort sein können. Ist es Gründern aufgrund von räumlicher Distanz nicht möglich, einen Notartermin gemeinsam wahrzunehmen, können auch mehrere Notartermine in verschiedenen Städten mit den jeweiligen Gründern vor Ort vereinbart werden. Das Originaldokument der Satzung wird in einem solchen Fall jeweils an den nächsten Notar weitergeschickt und erst am Ende beglaubigt. Ein solcher Prozess kann eine Gründung erheblich verlängern, insbesondere wenn Komplikationen bei der Zustellung eintreten. Alternativ können die Gesellschafter Vertreter bevollmächtigen, so dass nur der Geschäftsführer beim Notartermin anwesend sein muss.

 

7. Dokumente für den Notartermin liegen nicht vor

Liegendem Notar zum vereinbarten Termin nicht alle notwendigen Dokumente vor, kann die Beglaubigung der Satzung nicht stattfinden. Hierbei sollten Sie außerdem Ausstellungsdatum der Dokumente zu achten, denn teilweise dürfen sie nicht älter als sechs Wochen sein. Besonders zeitraubend sind Unterlagen, die vorab für Unterschriften ins Ausland geschickt werden oder dort ausgestellt und beglaubigt werden müssen wie z. B.  Apostillen oder Legalisationen.

Zum Notartermin sollte unbedingt vorliegen bzw. ist vorab beim Notar einzureichen:

  • Von einem Anwalt geprüfter Satzungsentwurf oder Musterprotokoll, jeweils inklusive eines von der IHK geprüften Firmennamens sowie klar formulierter Unternehmensgegenstand
  • Ausweisdokumente aller Gesellschafter und Geschäftsführer
  • Bei Vertretung von Gesellschaftern: Notariell beglaubigte Vollmachten
  • Bei Beteiligung ausländischer Gesellschaften: Zusätzliche Unterlagen  (je nach Land kann die Ausstellung dieser Unterlagen sehr lange dauern, daher sollten diese frühzeitig beantragt werden)
  • Ggf. Apostille/Legalisation von im Ausland erstellen Dokumenten wie Vollmachten (informieren Sie sich im Vorfeld genau, welche Regelung aktuell für das jeweilige Land besteht)

Weitere Infos rund um den Notartermin finden Sie hier.

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8. Notar lehnt Beglaubigung ab

Ein Notar kann die Beurkundung einer Satzung während des Notartermins ablehnen, wenn gewisse Formalitäten oder sonstige Vorgaben nicht erfüllt werden:

  • Gründungs-Dokumente liegen nicht im Original vor
  • Nicht alle Geschäftsführer sind anwesend
  • Mindestens einer der Gründer spricht nicht verhandlungssicher deutsch und es ist kein beeidigter Dolmetscher anwesend
  • Notar lehnt anwesenden Dolmetscher ab
    • weil dieser nicht beeidigt ist
    • weil er mit einem Gründer verwandt oder wirtschaftlich am Unternehmen beteiligt ist
  • Firmenname oder Unternehmensgegenstand hat laut Einschätzung des Notars keine Aussicht auf Eintragung ins Handelsregister
  • Satzung ist nicht rechtskonform, weil sie z. B. ohne anwaltliche Beratung erstellt oder kurzfristig verändert wurde

 

9. Post an das Unternehmen ist unzustellbar

Nach der erfolgreichen Beurkundung beim Notar existiert Ihre GmbH als Unternehmen “in Gründung”. Das bedeutet, dass Ihre Firmenanschrift ab diesem Zeitpunkt postalisch erreichbar sein sollte. Wer seinen Briefkasten an der Firmenadresse ab diesem Zeitpunkt nicht entsprechend kennzeichnet, kann als Firma keine Post erhalten: die Rechnung der Justizkasse für die Handelsregistereintragung, Unterlagen des Notars oder die Steuernummer können nicht zugestellt werden. Damit verzögert sich nicht nur die Gründungsphase, sondern kann im schlimmsten Fall auch zur Löschung aus dem Handelsregister führen.

 

10. Fehlende Unterlagen beim Banktermin

Zur Geschäftskontoeröffnung sind zahlreiche Unterlagen erforderlich, die Sie unbedingt zum Banktermin mitbringen müssen. Wenn Sie kein deutscher Staatsbürger sind und ein Geschäftskonto eröffnen möchten, finden Sie hier die wichtigsten Infos im Überblick.

 

11. Fehlendes Kapital zum Banktermin

Für die Eröffnung des Geschäftskontos muss das Stammkapital zu mindestens 50% einbezahlt werden. Gleichzeitig muss jeder Gesellschafter mindestens 25% seiner Stammeinlage leisten. Ohne den Nachweis dieser Einzahlung kann der Gründungsvorgang nicht final abgeschlossen werden.

 

12. Nachweis über Stammkapitaleinzahlung wird nicht anerkannt

Nach der Einzahlung des Stammkapitals auf das Geschäftskonto müssen Sie einen Beleg als Nachweis beim Notar einreichen. Achten Sie unbedingt darauf, dass es sich bei diesem Beleg um eine Eingangsbestätigung oder einen Kontoauszug handelt. Die Bestätigung einer Überweisung reicht nicht aus. Außerdem müssen darauf alle relevanten Daten enthalten sein:

  • Kontoinhaber
  • Einbezahlte Summe an Stammkapital ohne Vorbelastung
  • Saldo

Erst wenn dem Notar ein solcher Beleg vorliegt, kann er die Anmeldung zum Handelsregister einreichen.

 

13. Handelsregisterrechnung wird nicht beglichen

Nach Eingang Ihrer Handelsregisteranmeldung erhalten Sie eine Rechnung vom Amt. Wird diese nicht zeitnah beglichen, verzögert sich dadurch unter Umständen Ihre Eintragung ins Handelsregister. Dies kann beispielsweise passieren, wenn die Rechnung nicht zugestellt werden kann (siehe Punkt 7). Es kommt auch immer wieder vor, dass die Rechnung zwar beglichen, bei der Überweisung jedoch kein eindeutiger Verwendungszweck angegeben wurde.

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Achtung: Bevor Sie übereilt eine vermeintliche Rechnung des Handelsregisters begleichen, sollten Sie unbedingt prüfen, ob es sich um ein Betrugsschreiben handelt.

 

14. Handelsregister-Mitarbeiter/in im Urlaub oder überlastet

Auch beim zuständigen Amtsgericht kann es vorkommen, dass die Bearbeitung einer Anmeldung länger dauert als erwartet, weil Mitarbeiter sich im Urlaub befinden oder sehr viele Anmeldungen gleichzeitig vorliegen.

 

15. Amtsgericht fordert (erneute) IHK-Prüfung des Firmennamens an

Je nach zuständigem Amtsgericht kann es vorkommen, dass das Gericht nach dem Einreichen der Anmeldung eine IHK-Einschätzung zum Firmennamen anfordert. Teilweise wird dies trotz bereits vorliegender Stellungnahme praktiziert.

 

16. Unterlagen für die Gewerbeanmeldung unvollständig

Um Ihre GmbH als Gewerbe anzumelden, sind verschiedene Dokuemte erforderlich: Neben der Eintragungsmitteilung vom Amtsgericht sind beispielsweise eine Gewerbeerlaubnis für zulassungspflichtige Gewerbe oder eine Aufenthaltsgenehmigung typische Unterlagen, die die Behörde benötigt. Überprüfen Sie daher im Vorfeld, welche Dokumente in Ihrem Fall für eine Anmeldung notwendig sind. Je nach Branche können Sie diese bei BaFin, Handwerkskammer, Berufskammer etc. erfragen. Mehr Infos rund um Ihre Gewerbeanmeldung finden Sie hier.

 

17. Verzögerung des Termins beim Steuerberater

Ohne Steuernummer kann Ihre GmbH keine Rechnungen ausstellen, daher ist die Anmeldung Ihrer Gesellschaft ein Meilenstein. Bevor Sie Ihre GmbH bei der Finanzbehörde anmelden mithilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung, sollten Sie alle relevanten Daten mit Ihrem Steuerberater besprechen. Dieser erstellt außerdem Ihre Eröffnungsbilanz, die Sie nach Einreichen des Fragebogens elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Häufig kalkulieren Gründer nicht mit ein, dass ein Steuerberatertermin meist mehrere Wochen Vorlaufzeit benötigt.

 

18. Bearbeitung durch Finanzamt verzögert sich

Wenn das Finanzamt überlastet ist oder Ihre Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gemacht uneindeutig sind, kann sich die Zustellung Ihrer Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-ID verzögern.

Diese Liste zeigt einige der Hauptursachen für die Verzögerung einer Gründung auf und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ist Ihre Firmengründung erfolgreich verlaufen, finden Sie hier Tipps zu Ihren ersten Schritten als Unternehmer.

 

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