Notarkosten bei der GmbH-Gründung

22. August 2017 16 Minuten zu lesen
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Der Besuch beim Notar ist einer der Meilensteine Ihrer GmbH-Gründung. Wenn Sie die Gründungskosten im Überblick behalten wollen, ist Preistransparenz essentiell. Wie hoch sind die Notarkosten beim Gründen einer GmbH? firma.de hat die Antworten, damit Sie nachhaltig planen können.

  1. Die 10 Stationen Ihrer Gründung: Checkliste

    1. Geschäftsidee entwickeln
    2. Beratung und Vorbereitung
    3. Rechtsform auswählen
    4. Namensprüfung durch IHK
    5. Beurkundung beim Notar     <<      Sie befinden sich in Schritt 5
    6. Eröffnung des Geschäftskontos
    7. Handelsregistereintragung
    8. Gewerbeanmeldung
    9. Anmeldung beim Finanzamt
    10. Erste Schritte als Unternehmer 

Wozu brauchen Sie einen Notar für die GmbH-Gründung?

Der bürokratische und rechtliche Teil der Existenzgründung wirft für viele Gründer Fragen auf, wie zum Beispiel: Ist es möglich, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung ohne Notar zu gründen? Die Antwort ist ein simples Nein. Der Weg zum Notar ist für Gründer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung verpflichtend und unumgänglich. Der Gesetzgeber verankert diese Pflicht im GmbH-Gesetz. Gleiches gilt für die so genannte “Mini-GmbH” bzw. Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) und Aktiengesellschaften. Alle Rechtsformen, die zu den Kapitalgesellschaften gehören, müssen in das Handelsregister des zuständigen Registergerichts eingetragen werden. Der Notar dient als Bindeglied zwischen dem Register und den selbständigen Kaufleuten.

 

Wofür bezahlen Gründer einer GmbH den Notar?

Der Notar betreut gleich mehrere Stationen Ihrer Gründungsphase. In der Regel berechnet ein Notar folgende Posten:

  • Beurkundung des Gesellschaftsvertrages
  • Gründungsbeschluss
  • Beurkundung der Geschäftsführerbestellung
  • Erzeugung und Versand der XML-Datei
  • Erstellung der Gesellschafterliste
  • Anmeldung zum Handelsregister
  • Weitere Auslagen

Klar ist, dass die Dienstleistungskosten des Notars abhängig von Ihren individuellen Wünschen sind. So kostet die Erstellung eines Gesellschaftsvertrags mehr als eine Gründung mit Musterprotokoll. Entscheiden Sie sich außerdem dazu, das erforderliche Mindeststammkapital von 25.000 Euro für die Gründung einer GmbH zu übersteigen, fallen ebenfalls Mehrkosten an.

 

Notarkosten GmbH: GmbH-Gründung mit Satzung

Eckdaten Ein-Personen-GmbH Mehr-Personen-GmbH
Stammkapital 25.000 € 25.000 €
Gründung
Beurkundungsverfahren

Gesellschaftervertrag und Geschäftsführerbestellung

375,00 € 384,00 €
Vollzugsgebühr (Gesellschafterliste) 96,00 € 96,00 €
Handelsregister-Anmeldung
Entwurf der Anmeldung zum Handelsregister 62,50 € 62,50 €
Betreuungstätigkeit 62,50 € 62,50 €
Erzeugung XML-Strukturdateien 37,50 € 37,50 €
Nebenkosten
Post- und Telekommunikationspauschalen¹ 30,00 € 30,00 €
Dokumentenpauschalen¹²

(Kopien, Ausdrucke, Scans, Dateien)

22,00 € 22,00 €
Notargebühren (netto) 685,50 €* 694,50 €*
Notargebühren (inkl. 19 % MwSt) 815, 75 €* 826,46 €*

Notarkosten GmbH: GmbH-Gründung mit Musterprotokoll

Eckdaten
Stammkapital 25.000 €
Gründung
Beurkundungsverfahren

Gesellschaftervertrag

115,00
Handelsregister-Anmeldung
Entwurf der Anmeldung zum Handelsregister 57,50 €
Betreuungstätigkeit 57,50 €
Erzeugung XML-Strukturdateien 34,50 €
Nebenkosten
Post- und Telekommunikationspauschalen¹ 25,00 €
Dokumentenpauschalen¹²

(Kopien, Ausdrucke, Scans, Dateien)

7,00 €
Notargebühren (netto) 296,50 €*
Notargebühren (inkl. 19 % MwSt) 352,84 €*

*Alle Preise sind Durchschnittskosten und können im individuellen Fall abweichen. Sie basieren zum einen auf den Gebührentabellen des Gerichts- und Notarkostengesetzes sowie eigenen Kalkulationen aus Notarrechnungen aus ganz Deutschland. Im Rechenbeispiel wird unterstellt, dass die GmbH nur einen Geschäftsführer und Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro hat. Weitere Geschäftsführer und ein größerer Gegenstandswert verändern die Multiplikatoren und Pauschalen, anhand derer die Gebühren berechnet werden.

¹ durchschnittliche Summe beider Pauschalen aus den Beurkundungen der Gründungsunterlagen und der Anmeldung zum Handelsregister

² Durchschnittswert, wird pro Seite abgerechnet

Quellen: IHK Berlin [PDF], eigene Statistik aus Notarrechnungen (Stand: Dezember 2018)

GmbH gründen: Wie setzen sich die Notarkosten zusammen?

Die Notarkosten sind nicht willkürlich. In Deutschland regelt das Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (oder GNotKG) die Höhe der anfallenden Kosten. Die aktuellen Preise sind seit 2013 gültig. Die Gebühren für die Anmeldung bei und die Eintragung in das Handelsregister sind ebenfalls deutschlandweit reguliert und werden vom Amtsgericht in Rechnung gestellt.

Vorsicht bei GmbH-Schnäppchen

Informationen zu zusätzlich anfallenden Kosten sollten im Angebot klar ersichtlich sein. Unter 500 Euro kann man aufgrund der Notargebühren keine GmbH gründen. Diese Minimalgrenze ist außerdem nur realistisch, wenn Sie die einfachste Form der GmbH-Gründung mit Mindesttammkapital, nur einem Gesellschafter und Musterprotokoll anstreben. Sobald Sie mit mehreren Gesellschaftern eine GmbH gründen, sind individuelle Regelungen üblich.

Auf den Euro genau lassen sich die Notarkosten in keinem Fall vorhersagen, da es neben den gesetzlich festgelegten Gebühren immer auch einige variable Rechnungsposten gibt. Lesen Sie also unbedingt das Kleingedruckte, wenn Ihnen GmbH-Gründungen zu einem verdächtig niedrigen Preis angeboten werden. Das Notariat und das Amtsgericht stellen die jeweiligen Gebühren selbst in Rechnung und sind in den gewerblichen GmbH-Angeboten nicht inkludiert.

 

Notargebühren: Gesellschafter- oder Geschäftsführerwechsel bei der GmbH

Eckdaten Gesellschafterwechsel Geschäftsführerwechsel
Handelsregisteranmeldung 62,50 € 62,50 €
Erzeugung XML-Datei 37,50 € 37,50 €
Beurkundung Gesellschaftervertrag 250,00 € 250,00 €
Vollzugsgebühr (Gesellschafterliste) 62,50 €
Pauschalen für Dokumente, Post-, und Telekommunikationkosten¹ 20,00 € 20,00 €
Notargebühren (netto) 432,50 €* 370,00 €*
Notargebühren (inkl. MwSt) 514,68 €* 440,30 €*

*Alle Preise sind Durchschnittskosten und können im individuellen Fall abweichen. Sie basieren zum einen auf den Gebührentabellen des Gerichts- und Notarkostengesetzes sowie eigenen Kalkulationen aus Notarrechnungen aus ganz Deutschland. Im Rechenbeispiel wird unterstellt, dass die GmbH nur einen Geschäftsführer und Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro hat. Weitere Geschäftsführer und ein größerer Gegenstandswert verändern die Multiplikatoren und Pauschalen, anhand derer die Gebühren berechnet werden.

¹ durchschnittliche Summe beider Pauschalen aus den Beurkundungen der Gründungsunterlagen und der Anmeldung zum Handelsregister

² Durchschnittswert, wird pro Seite abgerechnet

Quellen: IHK Berlin [PDF], eigene Statistik aus Notarrechnungen (Stand: Dezember 2018)

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Berechnungsgrundlage der Notarkosten

Der Gegenstandswert einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist abhängig von der Höhe des eingezahlten Stammkapitals. Als Grundlage für die Berechnung der Kosten wird ein Mindestwert von 30.000 Euro angesetzt, der Höchstwert liegt bei 10 Millionen Euro. Zusätzlich bestimmt die Anzahl der Gesellschafter noch einen Multiplikationsfaktor.

Beispiel: Angenommen, der Gegenstandswert Ihres Unternehmens liegt bei 30.000 Euro. Für den Mindestgegenstandswert fällt eine Gebühr von 125 Euro an. Als Ein-Personen-GmbH berechnet der Notar für einen Teil des Beurkundungsverfahren der Gründung eine einfache Gebühr von 125 Euro. Als Mehr-Personen-GmbH werden die Gebühren mit dem Multiplikationsfaktor 2 versehen. Die Gebühren liegen in diesem Beispiel also bei 250 Euro.

Für fast alle Kostenpunkte gibt es Grundgebühren und Berechnungssätze abhängig von der Anzahl der Gesellschafter, Geschäftsführer und des Stammkapitals. Für Ihren konkreten Fall können Sie die Notarkosten mithilfe des Kostenverzeichnisses und der Gebührentabelle B des Gerichts- und Notarkostengesetzes errechnen.

Grundsätzlich gilt: Je höher das Stammkapital, desto größer der Gegenstandswert. Je höher der Gegenstandswert, desto teurer wird die Gründung.

 

Welche Notarkosten bei der GmbH-Gründung sind variabel?

Sachgründungsbericht

Wenn Sie anstelle einer Bareinlage Sachwerte als Einlage einbringen möchten. Der Sachgründungsbericht beinhaltet eine Auflistung und Darstellung (Beschaffenheit, Alter, Wert) und die Bewertungsmethoden Ihrer Sacheinlagen. Der Bericht muss von allen Gesellschaftern unterzeichnet werden.

Betreuungsgebühr

Ihr Notar überwacht die Einzahlung Ihres Stammkapitals und betreut die Weitergabe Ihres Einzahlungsbelegs von der Bank an das Registergericht. Dieser zusätzliche Kostenpunkt wird häufig auch als “Betreuungsgebühr” veranschlagt.

Erstellung der Gesellschafterliste

Diese Liste muss erstellt und beurkundet werden, wenn Sie mit einer individuellen Satzung gründen.  Gründen Sie eine GmbH mit Musterprotokoll, wird keine Gesellschafterliste benötigt.

Beurkundung der Geschäftsführerbestellung

Dieser betrifft Ihre GmbH-Gründung nur, wenn Sie eine individuelle Satzung erstellen. Gründen Sie eine GmbH mit Musterprotokoll, fallen diese Kosten weg..

Sonstige Auslagen des Notars

Unter diese Überschrift fallen Kosten für Porto, Telefonate, Schreibwaren, Ausdrucke, Kopien, Fax zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Welchen Betrag der Notar Ihnen für die zusätzlichen Auslagen in Rechnung stellt, ist nicht festgelegt. Meist wird eine Pauschale berechnet, die sämtliche Kommunikationskosten abdeckt.

Tipp: Der Kostenrechner der Bundesnotarkammer ist eine Möglichkeit, vorab eine möglichst genaue Kostenkalkulation vorzunehmen. Das Excel-basierte Programm ist kostenlos auf der Website der Bundesnotarkammer zum Download verfügbar.

 

Kosten sparen: Welche Rechnungsposten können Sie einsparen?

GmbH gründen mit Musterprotokoll

Die Frage, ob die Kostenersparnis durch die Verwendung des Musterprotokolls lohnt, ist nicht pauschal zu beantworten. Entspricht Ihr Unternehmen den Voraussetzungen für die Verwendung des Musterprotokolls? Wollen Sie mit mehr als drei Gesellschaftern oder mehr als einem Geschäftsführer gründen, fällt die Variante der GmbH-Gründung mit Musterprotokoll ohnehin weg. Wollen Sie außerdem individuelle Gestaltungsmöglichkeiten für die Nachfolge, Übernahme, Vertretungsbefugnis oder im Falle des Ausscheidens eines Gesellschafters, müssen Sie zwangsläufig eine eigene Satzung erstellen lassen. Fragen Sie sich also lieber, welche Regelungen vertraglich festgehalten werden müssen und sollten. Deckt ein Musterprotokoll diese Szenarien oder Bereiche nicht ab, sparen Sie am falschen Ende.

Generell kann ein neuer Gesellschaftervertrag an die Stelle des Musterprotokolls treten, dafür fallen aber zusätzliche Notarkosten an. Eine Ersparnis bei der Gründung mit Musterprotokoll wird also durch spätere Gebühren wieder ausgeglichen.

firma.de rät: Lassen Sie sich von einem Notar beraten. Bei Mehr-Personen-Gesellschaften wird man Ihnen vermutlich zu einer individuellen Satzung raten. Die Bundesnotarkammer ist bei der Notarsuche ein wichtiger Ansprechpartner.

 

Gründungskosten: Welche Prozesse können Sie outsourcen?

Die Erstellung der Gesellschafterliste und die Abstimmung mit der IHK zur Firmierung der Gesellschaft ist in einem Posten enthalten. Die Gesellschafterliste können Sie in jedem Fall selbst anfertigen. Eine negative Rückmeldung der IHK würde Ihre Gründung allerdings verzögern.

Beide Prozesse können Sie mit dem nötigem Know-how selbst erledigen. So besteht allerdings das Risiko einer gravierenden Verzögerung. Alternativ können Sie die notariellen Dienstleistungen kostengünstig outsourcen. So läuft der GmbH-Gründungsprozess möglichst schnell, reibungslos und wird von Experten betreut.

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Notarkosten beim Anteilskauf und Anteilsverkauf einer GmbH

Wenn Sie Anteile einer GmbH verkaufen wollen, werden die Notarkosten basierend auf Vorgaben des Notarkostengesetzes und Handelsgesetzbuches (§54 GNotKG und § 266 Absatz 3 HGB) berechnet. Die Höhe der Notarkosten hängen vom Verkaufswert der Anteile und der Anzahl der beurkundeten Geschäfte ab.

Ein weiterer Faktor der Kalkulation ist die Höhe des Eigenkapitals. Der Notar nutzt die letzte Bilanz als Berechnungsbasis.

Angenommen, Sie wollen Ihren Gesellschaftsanteil an die anderen Gesellschafter verkaufen. Hier gibt es eine Möglichkeit, Notarkosten einzusparen. Wofür entstehen Kosten?

  • Beurkundung der Übertragung der Gesellschaftsanteile
  • Beurkundung der Zustimmung des Verkaufs durch die Gesellschafter
  • Beurkundung von Dokumenten in mehrsprachiger Ausführung

Der Beurkundung der Zustimmung zum Verkauf ist in vielen GmbH-Gesellschaftsverträgen verankert. Prinzipiell ist es korrekt, dass die Gesellschafter dem Anteilsverkauf einer GmbH zustimmen müssen. Wenn Sie aber selbst Käufer sind, beurkundet der Notar dasselbe Geschäft mit demselben Geschäftswert zweimal. Für beide Beurkundungen fallen Notarkosten an.

So sparen Sie: Es besteht keine rechtliche Notwendigkeit, beide Beschlüsse notariell zu beurkunden. Die einfache Protokollierung des Beschlusses zur Verkaufszustimmung ist ausreichend.³

Zum dritten Kostenfaktor: Sind nicht alle Parteien Muttersprachler, muss häufig auf eine Verkehrssprache ausgewichen werden. Verträge und Beschlüsse können von Notaren auch in einer Fremdsprache beurkundet werden. Für eine doppelte Ausführung fallen natürlich doppelte Kosten an. Für fremdsprachige Beurkundungen wird zudem ein Aufschlag auf die übliche Gebühren berechnet.

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So sparen Sie: Umgehen Sie den Aufschlag und die Kosten für die doppelte Beurkundung, indem Sie ein zweisprachiges Dokument anfertigen (z. B. Deutsch und Verkehrssprache im Wechsel oder zweispaltig). Voraussetzung für die einfache Beurkundung ist, dass die Übersetzung nicht vom Notar durchgeführt wird und Sie die deutsche Fassung für bindend erklären.³

Mit diesen zwei einfachen Kniffen können Sie beim Anteilsverkauf und beim Anteilskauf der GmbH Notarkosten einsparen.

³ http://www.fgvw.de/neues/archiv-2014/notargebuehren-gestiegen-richtige-gestaltung-spart-geld (zuletzt besucht: 21.08.2017)

 

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