Notarkosten bei der GmbH-Gründung

Inhaltsverzeichnis

Wozu brauchen Sie einen Notar für die GmbH-Gründung?

Ist es möglich, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung auch ohne Notar zu gründen? Die Antwort ist ein simples Nein. Der Weg zum Notar ist für Gründer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung verpflichtend und unumgänglich. Der Gesetzgeber verankert diese Pflicht im GmbH-Gesetz. Gleiches gilt für UG (haftungsbeschränkt) und AG. Alle Rechtsformen, die zu den Kapitalgesellschaften gehören, müssen in das Handelsregister des zuständigen Registergerichts eingetragen werden. Der Notar dient als Bindeglied zwischen dem Register und den selbständigen Kaufleuten.

Welche Leistungen berechnet der Notar?

Der Notar betreut gleich mehrere Stationen Ihrer Gründungsphase. In der Regel berechnet ein Notar folgende Leistungen:

• Beurkundungen von Unterlagen
  • Gesellschaftsvertrag
  • Gründungsbeschluss
  • Geschäftsführerbestellung
• Erstellung der Gesellschafterliste
• Erzeugung und Versand der XML-Datei
• Anmeldung zum Handelsregister
• Weitere Auslagen

Klar ist, dass die Dienstleistungskosten des Notars abhängig von Ihren individuellen Wünschen sind. So kostet die Erstellung und Beurkundung eines Gesellschaftsvertrags mehr als eine Gründung mit Musterprotokoll. Entscheiden Sie sich außerdem dazu, das erforderliche Mindeststammkapital von 25.000 Euro für die Gründung einer GmbH zu übersteigen, fallen ebenfalls Mehrkosten an.

Notarkosten GmbH: GmbH-Gründung mit Satzung

Überblick der Gründungskosten mit Satzung

Nach der Beurkundung beim Notar kommen noch weitere Kostenpunkte auf Gründer zu. Hier eine kurze Zusammenfassung:

Notarkosten GmbH: GmbH-Gründung mit Musterprotokoll

Überblick der Gründungskosten mit Musterprotokoll

Nach der Beurkundung beim Notar kommen noch weitere Kostenpunkte auf Gründer zu. Hier eine kurze Zusammenfassung:

Quellen: IHK Berlin [PDF], eigene Statistik aus Notarrechnungen (Stand: 2023)

*Alle Preise sind Durchschnittskosten und können im individuellen Fall abweichen. Sie basieren zum einen auf den Gebührentabellen des Gerichts- und Notarkostengesetzes sowie eigenen Kalkulationen aus Notarrechnungen aus ganz Deutschland. Im Rechenbeispiel wird unterstellt, dass die GmbH nur einen Geschäftsführer und Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro hat. Weitere Geschäftsführer und ein größerer Gegenstandswert verändern die Multiplikatoren und Pauschalen, anhand derer die Gebühren berechnet werden.

¹ durchschnittliche Summe beider Pauschalen aus den Beurkundungen der Gründungsunterlagen und der Anmeldung zum Handelsregister
² Durchschnittswert, wird pro Seite abgerechnet
³ Durchschnittswert, jede Gemeinde legt die Gebühr für eine Gewerbeanzeige eigenständig fest

Verdächtig niedrige GmbH-Notarkosten

Die Notarkosten sind nicht willkürlich. In Deutschland regelt das Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (oder GNotKG) die Höhe der anfallenden Kosten. Die aktuellen Preise sind seit 2013 gültig. Die Gebühren für die Anmeldung bei und die Eintragung in das Handelsregister sind ebenfalls deutschlandweit reguliert und werden vom Amtsgericht in Rechnung gestellt.

Vorsicht bei GmbH-Schnäppchen

Informationen zu zusätzlich anfallenden Kosten sollten im Angebot klar ersichtlich sein. Unter 500 Euro kann man aufgrund der Notargebühren keine GmbH in Deutschland gründen! Diese Minimalgrenze ist außerdem nur realistisch, wenn Sie die einfachste Form der GmbH-Gründung mit Mindeststammkapital, nur einem Gesellschafter und Musterprotokoll anstreben. Sobald Sie mit mehreren Gesellschaftern eine GmbH gründen, sind individuelle Regelungen üblich. Lesen Sie also unbedingt das Kleingedruckte, wenn Ihnen GmbH-Gründungen zu einem verdächtig niedrigen Preis angeboten werden. Das Notariat und das Amtsgericht stellen die jeweiligen Gebühren selbst in Rechnung und sind in gewerblichen GmbH-Angeboten nicht enthalten.

Planen Sie nicht zu knapp

Auf den Euro genau lassen sich die Notarkosten in keinem Fall vorhersagen, da es neben den gesetzlich festgelegten Gebühren immer auch einige variable Rechnungsposten gibt.

Notargebühren: Gesellschafter- oder Geschäftsführerwechsel bei der GmbH

Quellen: IHK Berlin [PDF], eigene Statistik aus Notarrechnungen (Stand: 2023)

*Alle Preise sind Durchschnittskosten und können im individuellen Fall abweichen. Sie basieren zum einen auf den Gebührentabellen des Gerichts- und Notarkostengesetzes sowie eigenen Kalkulationen aus Notarrechnungen aus ganz Deutschland. Im Rechenbeispiel wird unterstellt, dass die GmbH nur einen Geschäftsführer und Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro hat. Weitere Geschäftsführer und ein größerer Gegenstandswert verändern die Multiplikatoren und Pauschalen, anhand derer die Gebühren berechnet werden.

¹ durchschnittliche Summe beider Pauschalen aus den Beurkundungen der Gründungsunterlagen und der Anmeldung zum Handelsregister
² Durchschnittswert, wird pro Seite abgerechnet.

Berechnungsgrundlage der Notarkosten

Der Gegenstandswert einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist abhängig von der Höhe des eingezahlten Stammkapitals. Als Grundlage für die Berechnung der Kosten wird ein Mindestwert von 30.000 Euro angesetzt, der Höchstwert liegt bei 10 Millionen Euro. Zusätzlich bestimmt die Anzahl der Gesellschafter noch einen Multiplikationsfaktor.

Für fast alle Kostenpunkte gibt es Grundgebühren und Berechnungssätze abhängig von der Anzahl der Gesellschafter, Geschäftsführer und des Stammkapitals. Für Ihren konkreten Fall können Sie die Notarkosten mithilfe des Kostenverzeichnisses und der Gebührentabelle B des Gerichts- und Notarkostengesetzes errechnen.

Grundsätzlich gilt: Je höher das Stammkapital, desto größer der Gegenstandswert. Je höher der Gegenstandswert, desto teurer wird die Gründung.

Beispielrechnung

Angenommen, der Gegenstandswert Ihres Unternehmens liegt bei 30.000 Euro. Für den Mindestgegenstandswert fällt eine Gebühr von 125 Euro an. Als Ein-Personen-GmbH berechnet der Notar für einen Teil des Beurkundungsverfahren der Gründung eine einfache Gebühr von 125 Euro. Als Mehr-Personen-GmbH werden die Gebühren mit dem Multiplikationsfaktor 2 versehen. Die Gebühren liegen in diesem Beispiel also bei 250 Euro.

Variable Notarkosten bei der GmbH-Gründung

Erstellung der Gesellschafterliste

Diese Liste muss erstellt und beurkundet werden, wenn Sie mit einer individuellen Satzung gründen.  Gründen Sie eine GmbH mit Musterprotokoll, wird keine Gesellschafterliste benötigt.

Beurkundung der Geschäftsführerbestellung

Dieser betrifft Ihre GmbH-Gründung nur, wenn Sie eine individuelle Satzung erstellen. Gründen Sie eine GmbH mit Musterprotokoll, fallen diese Kosten weg.

Sonstige Auslagen des Notars

Unter diese Überschrift fallen Kosten für Porto, Telefonate, Schreibwaren, Ausdrucke, Kopien, Fax zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Welchen Betrag der Notar Ihnen für die zusätzlichen Auslagen in Rechnung stellt, ist nicht festgelegt. Meist wird eine Pauschale berechnet, die sämtliche Kommunikationskosten abdeckt.

Tipp: Der Kostenrechner der Bundesnotarkammer ist eine Möglichkeit, vorab eine möglichst genaue Kostenkalkulation vorzunehmen.

Sachgründungsbericht

Wenn Sie Sachwerte als Einlage einbringen möchten, hat das Einfluss auf die Gründungskosten. Der Sachgründungsbericht beinhaltet eine Auflistung und Darstellung (Beschaffenheit, Alter, Wert) und die Bewertungsmethoden Ihrer Sacheinlagen. Der Bericht muss von allen Gesellschaftern unterzeichnet und anschließend notariell beurkundet werden. Wenn Sie nur Bareinlagen einzahlen, fallen diese Kosten nicht an.

Notarkosten einsparen

Kosten sparen mit Musterprotokoll?

Die Frage, ob die Kostenersparnis durch die Verwendung des Musterprotokolls lohnt, muss jedes Gründerteam für sich selbst beantworten. Im ersten Schritt sollten Sie überlegen, ob die geplante GmbH alle Voraussetzungen für die Verwendung des Musterprotokolls erfüllt. Wenn das Gründerteam zum Beispiel aus mehr als drei Gesellschaftern besteht, fällt die Variante der GmbH-Gründung weg. Wollen Sie außerdem individuelle Gestaltungsmöglichkeiten, z. B. für Nachfolge, Übernahme, Vertretungsbefugnis, brauchen Sie zwangsläufig eine eigene Satzung. Fragen Sie sich also lieber, welche Regelungen Sie vereinbaren wollen. Deckt ein Musterprotokoll diese Szenarien oder Bereiche nicht ab, sparen Sie am falschen Ende. Generell können Gründer das Musterprotokoll später durch eine neue Satzung austauschen. Dafür fallen aber zusätzliche Notarkosten an. Eine Ersparnis bei der Gründung mit Musterprotokoll wird beim Austausch gegen eine Satzung voraussichtlich ausgeglichen.

Übersetzung in einem Dokument

Umgehen Sie einen Aufschlag und die Kosten für die doppelte Beurkundung, indem Sie ein zweisprachiges Dokument anfertigen (z. B. Deutsch und Verkehrssprache im Wechsel oder zweispaltig). Voraussetzung für die einfache Beurkundung ist, dass die Übersetzung nicht vom Notar durchgeführt wird und Sie die deutsche Fassung für bindend erklären.³

³ http://www.fgvw.de/neues/archiv-2014/notargebuehren-gestiegen-richtige-gestaltung-spart-geld (zuletzt besucht: 27.7.2021)

Aufgaben selbst übernehmen oder outsourcen

Die Gesellschafterliste können Sie selbst anfertigen. Auch die Abstimmung des Firmennamens mit der IHK können Gründer selbst erledigen. Eine negative Rückmeldung der IHK würde Ihre Gründung allerdings verzögern. Alternativ können Sie die notariellen Dienstleistungen kostengünstig outsourcen.