Fallstricke bei der Handelsregistereintragung

aktualisiert am 25. Februar 2019 36 Minuten zu lesen
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Welche Fallstricke gibt es beim HRG-Eintrag und wer muss sich eintragen lassen? Antworten auf diese Fragen finden Sie im firma.de Ratgeber.

 

Daten und Fakten zum Handelsregister

Die Gründung eines Unternehmens in Deutschland ist, abgesehen von einigen wenigen Ausnahmen, relativ einfach und schnell umsetzbar. Die Gewerbeordnung (GewO) §1 besagt: „Der Betrieb eines Gewerbes ist jedermann gestattet, soweit nicht durch das Gesetz Ausnahmen oder Beschränkungen vorgesehen oder zugelassen sind.“ Die Ausnahmen bilden sogenannte erlaubnispflichtige Gewerbe, die eine behördliche Zulassung erforderlich machen. Darunter zählen zum Beispiel verschiedene Handwerksgewerbe, Gastronomiebetriebe, das Glückspielgewerbe und einige andere.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen neu gegründet wurde oder sich im Aufbau befindet, gelten Gesetze und rechtliche Vorschriften, die vom Unternehmer beachtet und eingehalten werden müssen.

Achtung! Als Unternehmer sind Sie für die Einhaltung der vorgegebenen gesetzlichen Rahmenbedingungen verantwortlich.

Mein Tipp: Suchen Sie das Gespräch mit einem Unternehmensberater oder Rechtsanwalt! Damit reduzieren Sie Ihren administrativen Aufwand und vermeiden Schwierigkeiten, die zu einer zeitlichen Verzögerung oder zum Scheitern Ihres Vorhabens führen.

Gerade im Rahmen der Handelsregistereintragung kann es bei unzureichender Vorbereitung zu Problemen kommen, die den Geschäftsaufbau nachhaltig erschweren oder zumindest zeitlich stark verzögern. Eine Handelsregistereintragung kann dann plötzlich mehrere Monate dauern, da Firmierungen nachträglich geändert werden müssen. Neben dem zeitlichen Aufwand entstehen zudem weitere Kosten. Um einen Einblick in die Problematik zu erhalten, ist es erforderlich, zunächst einige Anmerkungen bezüglich des Handelsregisters zu machen.

Am Anfang stehen also die Fragen: „Was ist das Handelsregister?“ und „Wer muss sich im Handelsregister eintragen?

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird das Handelsregister auch als Verzeichnis aller Kaufleute bezeichnet. Es wird seit 2007 beim zuständigen Amtsgericht ausschließlich in elektronischer Form geführt und bietet jedem Interessierten Einblick. Das Handelsregister informiert über die im Amtsbezirk ansässigen Kaufleute. Zu den Informationen gehören:

  • Firmenbezeichnung
  • Sitz des Unternehmens
  • Inhaberverhältnisse
  • vorliegende Haftungsbeschränkungen
  • vertretungsberechtigte Personen
  • Löschungen und Ankündigungen über beabsichtigte Löschungen

 

Aufgrund der Tatsache, dass eine Handelsregistereintragung öffentlichen Glauben genießt, kann man sich auf die Richtigkeit der enthaltenen Informationen verlassen. Jede Eintragung muss daher über einen Notar laufen. Die Bekanntmachung der Handelsregistereintragungen erfolgt seit 2009 nur noch auf dem elektronischen Weg, dem sogenannten elektronischen Bundesanzeiger.

 

Eintragung in das Handelsregister

Eintragungspflichtig sind alle Kaufleute des entsprechenden Amtsbezirkes. Generell unterscheidet das Handelsgesetzbuch (HGB) §1 drei Arten von Kaufleuten:

  • Formkaufmann
  • Istkaufmann
  • Kannkaufmann

Der sogenannte Formkaufmann („Unternehmens-Formkaufmann“) ist aufgrund seiner Rechtsform, also GmbH, AG, UG, eintragungs-pflichtig. Mit der Eintragung in das Handelsregister wird der Formkaufmann rechtsfähig. Der Formkaufmann erlangt also erst mit der Eintragung die volle Rechtswirksamkeit, somit hat die Eintragung einen rechtserzeugenden Charakter.

Mein Tipp: Da die Wahl der Rechtsform einen entscheidenden Einfluss in Bezug auf die Eintragungspflicht und den damit verbundenen Rechtsfolgen hat, sollten diesbezüglich alle Alternativen geprüft werden.

Als Istkaufmann werden alle Kaufleute bezeichnet, die einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb haben oder als OHG (offene Handelsgesellschaft) bzw. als KG (Kommanditgesellschaft) firmieren. Die Erfordernis einer kaufmännischen Organisation ist dabei unter anderem abhängig von:

  • Umsatz und Gewinn
  • Anwendung einer doppelten Buchführung
  • Höhe des Anlage- und Betriebskapitals
  • Anzahl der Mitarbeiter und deren Qualifizierung
  • Größe und Anzahl der Betriebsstätten
  • Höhe der Inanspruchnahme von Krediten
  • Umfang der Geschäftsbeziehungen
  • Vielfalt des Leistungsangebotes

 

Der Istkaufmann ist also Kaufmann, auch wenn er sich noch nicht in das Handelsregister eingetragen hat. Sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind, ist der Unternehmer per Gesetz ein Kaufmann und unterliegt damit den gesetzlichen Regelungen des HGB.

Mein Tipp: Eine regelmäßige Überprüfung der Rahmenbedingungen ist bei guter Geschäftsentwicklung sinnvoll, um festzustellen, ob eine kaufmännische Organisation für Ihre Firma erforderlich ist.

Für alle anderen Gewerbetreibenden, unabhängig von der Art des Gewerbes, gibt es die Möglichkeit, sich freiwillig in das Handelsregister eintragen zu lassen. Sobald ein Gewerbetreibender, für den keine Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister besteht, sich als Kaufmann eintragen lässt, wird er als Kannkaufmann („Kann – sich eintragen – Kaufmann“) bezeichnet. Für diesen Kaufmann besteht ein sogenanntes Löschungsantragsrecht, also ein „Rückfahrtschein“ in den Status quo. Mit seiner freiwilligen Eintragung wird der Kannkaufmann zum vollwertigen Kaufmann, für den dann die Regelungen des HGB (Handelsgesetzbuch) gelten.

Alle Gewerbetreibenden ohne Eintrag im Handelsregister bezeichnet man als „Nichtkaufleute“. Zum „Nichtkaufmann“ zählen auch Freiberufler, wissenschaftlich tätige Personen und Künstler.

Im Gegensatz zu den Kaufleuten gelten für die „Nichtkaufleute“ die Regelungen des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).

Achtung! Ein bisher kleingewerblich geführter Betrieb kann, z.B. aufgrund eines verstärkten Wachstums, zu einem Gewerbe mit erforderlicher kaufmännischer Organisation werden und damit der Eintragungspflicht unterliegen. Es gelten dann schlagartig die Regelungen des HGB – unabhängig davon, ob die Eintragung bereits stattgefunden hat.

 

Eintragungspflichtige Tatsachen

Die eintragungspflichtigen Tatsachen sind von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Aus diesem Grund unterscheidet das Handelsregister zwei Abteilungen. Die Abteilung A (HRA) enthält Informationen zu Einzelunternehmen und Personengesellschaften und die Abteilung B (HRB) zu Kapitalgesellschaften. Folgende Eintragungen dienen dem Schutz der eingetragenen Firma und können von jeder Person eingesehen werden.

HRA

  • Nummer der Eintragung
  • Firma, Ort der Niederlassung
  • Allgemeine Vertragsregelung, Inhaber, Vorstand, Geschäftsführer, persönlich haftender Gesellschafter
  • Höhe der Kommanditeinlage
  • Bestellung und Abbestellung von Prokuristen
  • Ein möglicher Haftungsausschluss bei Geschäftsübernahme
  • Beschreibung der Rechtsform, Rechtsverhältnisse
  • Tag der Eintragung und Unterschrift, Bemerkungen
  • Angaben zu Insolvenzverfahren (Eröffnung, Einstellung, Aufhebung)
  • Auflösung einer Gesellschaft, Erlöschen einer Firma

 

HRB

  • Gegenstand des Unternehmens
  • Höhe des Grundkapitals, Stammkapitals
  • Mitglieder des Vorstandes, Geschäftsführung

 

Kosten der Eintragung

Die im Rahmen der Handelsregistereintragung entstehenden Kosten setzen sich wie folgt zusammen:

  • Gebühren für das Handelsregister (Registergericht) gemäß der Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV)
  • Kosten des Notars gemäß Gerichts- und Notarkostengesetz
  • Ggf. anwaltliche Beratungskosten durch den Notar
  • Kosten für die öffentliche Bekanntmachung im elektronischen Bundesanzeiger

Die Eintragung eines Einzelkaufmanns kostet inklusive der öffentlichen Bekanntmachung ca. 150,00 €.

Da seit der Umstellung des Handelsregisters auf den elektronischen Bundesanzeiger eine öffentliche Bekanntmachung in den Printmedien nicht mehr erforderlich ist, liegen die Kosten für die öffentliche Bekanntmachung nur noch bei 1,00 €.

Beispielrechnung (Angaben ca.) Einzelhandelskaufmann:

70,00 € – Gebühren Handelsregister

79,00 € – Notarkosten inklusive Umsatzsteuer und Auslagen

1,00 € – öffentl. Bekanntmachung im elektr. Bundesanzeiger

__________________________________________

150,00 € Gesamtkosten

 

In Abhängigkeit von der Rechtsform, der Anzahl der Gesellschafter, dem Stammkapital, den Sacheinlagen und der Gestaltung des Gesellschaftervertrages entstehen weitere Kosten. Zudem ist jede Veränderung (z.B. Kapitalerhöhung, Bestellung eines neuen Prokuristen) in das Handelsregister einzutragen. Die jeweiligen Kosten für die Eintragung sind dabei vom Umfang der einzutragenden Tatsachen abhängig. Eine Aufstellung der Gebühren für das Handelsregisterverfahren finden Sie auf der Internetseite der IHK Berlin unter der Dokumentennummer 78725. Durch die Verwendung eines sogenannten Musterprotokolls können die Kosten der Handelsregistereintragung bei der Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) niedrig gehalten werden. Das Musterprotokoll enthält den Gesellschaftsvertrag, die Geschäftsführerbestellung und die Gesellschafterliste. Die Verwendung eines Musterprotokolls ist jedoch nur dann möglich, wenn die Gesellschaft maximal drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer hat.

Die Notarkosten für die Gründung einer GmbH oder UG (Unternehmergesellschaft) können durch die Anwendung eines sogenannten Musterprotokolls reduziert werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Gründung einer GmbH oder UG unter Verwendung des Musterprotokolls nur als Bargründung möglich ist. Das bedeutet, dass die Einlage bei der Gründung nicht in Form von Sachkapital (Fahrzeug, Grundstück) erfolgen kann. Die Verwendung des Musterprotokolls ist zudem beschränkt auf Gesellschaften mit höchstens drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer. Eine Abweichung von den Vorgaben des Musterprotokolls (individuelle Regelungen, mehr Gesellschafter) ist nicht möglich.

Mein Tipp: Für die Gründung und Eintragung einer „Ein-Mann“ GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) ist die Verwendung eines Musterprotokolls zu empfehlen, da die genormten Inhalte völlig ausreichend sind und die Notarkosten damit reduziert werden. Bei einer Gründung mit mehreren Gesellschaftern ist das Musterprotokoll häufig nicht sinnvoll, da individuelle Regelungen (z.B. zustimmungspflichtige Geschäfte) nicht verwendet werden können.

Fazit: Überprüfen Sie zunächst inwieweit für Sie die Pflicht besteht, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen, da nicht jeder Gewerbetreibende und Unternehmer sich eintragen lassen muss.

  1. Üben Sie eine gewerbliche Tätigkeit aus?
  2. Liegt ein Handelsgewerbe nach §1 Abs. 2 HGB vor?
  3. Benötigen Sie eine kaufmännische Organisation um den Betrieb zu führen?
  4. Hat Ihre Firma die Rechtsform einer GmbH, UG, AG, OHG, KG oder eine Mischform aus diesen?

Als Kriterien für die Pflichteintragung gelten einerseits die Rechtsformen – Punkt 4 – und andererseits die Betriebsgröße, die einer kaufmännischen Organisation bedarf – Punkt 3.

Die Eintragung in das Handelsregister bewirkt, dass die „strengeren“ Regelungen des HGB Anwendung finden. Bei der Gründung und Eintragung einer GmbH oder UG können die Kosten durch die Verwendung eines Musterprotokolls reduziert werden. Die Eintragungen im Handelsregister sind allen interessierten Personen zugänglich und bieten eine hohe Sicherheit in Bezug auf die Richtigkeit der eingetragenen Informationen.

Die Handelsregistereintragung und Ihre Folgen

Rechtsfolgen der Eintragung

Mit der Eintragung in das Handelsregister wird der Unternehmer Kraft des Gesetzes zum Kaufmann. Damit unterliegen alle vom Kaufmann getätigten Handelsgeschäfte von da an den Sondervorschriften des HGB. Die Regelungen des HGB sind denen des BGB in einigen Punkten vorgestellt, d.h. generell gilt für Kaufleute das BGB, im speziellen aber das HGB. Der Grund für die speziellen Regelungen im HGB liegt darin begründet, dass der Gesetzgeber dem Kaufmann ein hohes Maß an Selbstverantwortung zutraut. Es wird vorausgesetzt, dass der Kaufmann die Risiken der von ihm getätigten Geschäfte abschätzen kann und daher weniger Schutz durch den Gesetzgeber benötigt. Nach BGB können zum Beispiel Bürgschaften, Schuldanerkenntnisse oder Schuldversprechen ausschließlich schriftlich eingegangen werden. Im Gegensatz dazu kann der Kaufmann diese Erklärungen auch mündlich abgeben. Viele weitere Regelungen des HGB beziehen sich dabei auf sogenannte zweiseitige Handelsgeschäfte, also Handelsgeschäfte von Kaufleuten untereinander. Diese Regelungen sind den Bedürfnissen des Handelsverkehrs angepasst und dienen hauptsächlich der Vereinfachung von Geschäftsbeziehungen und -abläufen. Je nach Betrachtungsweise ergeben sich damit Vorteile oder auch Nachteile für den Kaufmann.

Vorteile einer Eintragung

Die Entscheidung, eine Eintragung in das Handelsregister freiwillig vorzunehmen oder nicht, orientiert sich an den mit der Eintragung verbundenen Vor- bzw. Nachteilen sowie den damit entstehenden rechtlichen Vorgaben, Einschränkungen bzw. Änderungen. Als Vorteil einer Eintragung sind die nachfolgenden Punkte besonders hervorzuheben.

1. Professioneller Auftritt nach Außen

Mit der Eintragung zeigt der Unternehmer nach außen, dass er sich den kaufmännischen Regelungen und Gebräuchen unterwirft. Der Unternehmer unterstreicht damit seine Professionalität und erhält zudem einen gewissen Vertrauensbonus von Seiten der Geschäftspartner.

2. Vorteile bei der Geschäftsanbahnung

Für die Anbahnung und Aufnahme von geschäftlichen Beziehungen im In- und Ausland bietet der Handelsregistereintrag für beide Geschäftspartner ein hohes Maß an Sicherheit.

3. Nachweis der Existenz

Ein aktueller Handelsregisterauszug bietet zudem eine gute und einfache Möglichkeit, die eigene Existenz gegenüber Geschäfts-partnern nachzuweisen.

4. Schutz des Firmennamens

Als Firma bezeichnet das HGB den Namen, unter dem der Kaufmann seine Geschäfte betreibt, die Unterschrift abgibt sowie klagt und verklagt werden kann. Die Firmenausschließlichkeit (§30 HGB) besagt, dass sich jede neu einzutragende Firma von den bereits bestehenden Firmen im selben Amtsgerichtsbezirk deutlich unterscheiden muss. Im Klartext bedeutet dies einen umfassenden Namensschutz.

5. Erteilung von Prokura

Die Möglichkeit, anderen Personen Prokura, also umfassende Handlungsvollmacht, zu erteilen oder selbstständige Zweigniederlassungen zu errichten, ist nur Kaufleuten des HGB gestattet.

6. Einfache Vertragsgestaltung

Für Kaufleute gelten vereinfachte gesetzliche Regelungen für die Vertragsgestaltung. Die Formfreiheit von Kaufverträgen, Bürgschaften, Schuldversprechen oder Schuldanerkenntnisse bietet eine schnelle und unkomplizierte Abwicklung der geschäftlichen Interessen. Vertragsangebote können daher durch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben und sogar durch Schweigen, d.h. keine Reaktion auf zugesendete Ware, angenommen werden.

7. Abweichung vom gesetzlichen Gerichtsstand

Bei zweiseitigen Handelsgeschäften, also unter Kaufleuten, kann vertraglich der gesetzliche Gerichtsstand geändert werden.

 

Nachteile einer Eintragung

Die Gültigkeit des HGB hat für den Kaufmann auch nachteilige Auswirkungen, die darin begründet sind, dass handelsrechtliche Gesetze in einigen Fällen vor dem BGB stehen. Die nachfolgend aufgelisteten Nachteile erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern dienen lediglich zur Verdeutlichung der Problematik.

1. Strenge Regelungen bei Gewährleistungsansprüchen

Für die Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen unter Kaufleuten gelten die Regelungen des § 377 HGB. Die Pflicht des Kaufmanns ist es, die Ware unverzüglich nach Erhalt auf Mängel zu überprüfen. Wird ein Mangel erkannt, muss dieser sofort gerügt werden. Bei Nichteinhaltung verliert der Kaufmann jegliche Rechtsansprüche, da die Ware als genehmigt gilt.

2. Anforderungen an das Geschäftspapier

Auf den Geschäftspapieren eines Kaufmanns müssen in Abhängigkeit von der Rechtsform diverse Pflichtangaben enthalten sein. Folgende Pflichtangaben sind erforderlich und müssen je nach Rechtsform zusätzlich ergänzt werden.

  1. Firmenbezeichnung
  2. Zusatz der Kaufmannseigenschaft
  3. Ort der Hauptniederlassung
  4. Zuständiges Registergericht
  5. Handelsregisternummer

Zusätzlich bei Kapitalgesellschaften:

6.Vor- und Zuname aller Geschäftsführer und des Aufsichtsratsvorsitzenden
7.Rechtsformzusatz, z.B. GmbH

3. Haftungsregelungen müssen klar geregelt werden

Wird die Firma eines Kaufmanns verkauft, ist es sinnvoll, den Haftungsausschluss für „Alt- Verbindlichkeiten“ im Handelsregister eintragen zu lassen, damit dieser gegenüber Dritten wirksam wird. Erfolgt dieser Eintrag nicht, haftet der Erwerber bzw. Erbe nach § 25 Abs. 1 „… für alle im Betrieb des Geschäfts begründeten Verbindlichkeiten des früheren Inhabers.

4. Kaufmännische Buchführung als Pflicht

Alle Kaufleute sind zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet. Die einfache Einnahmenüberschussrechnung reicht nicht mehr aus. Jeder Kaufmann muss daher am Ende eines Geschäftsjahres eine Inventur durchführen und eine Bilanz nach den Vorgaben des HGB erstellen. Hinzu kommen die Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen, die für empfangene sowie versandte Handelsbriefe sechs Jahre und für Handelsbücher, Inventuren und Bilanzen zehn Jahre beträgt.

5. Publizitätswirkung des Handelsregisters

Als Kaufmann sind Sie verpflichtet, alle Handelsregistereintragungen auf dem neuesten Stand zu halten. Ist eine Tatsache, z.B. Löschung einer Prokura, in das Handelsregister eingetragen, darf sich der Kaufmann nach Ablauf von 15 Tagen darauf berufen. Ist die Tatsache (noch) nicht eingetragen, so hat sie gegenüber gutgläubigen Dritten keine Wirkung.

6. Höherer Grundbeitrag für die IHK

Die Handelsregistereintragung bewirkt einen höheren Grundbeitrag bei der IHK. Alle in das Handelsregister eingetragene Firmen zahlen je nach Gewerbeertrag einen Grundbeitrag zwischen 150,00 € und 300,00 € und zusätzlich eine Umlage von 0,15% auf den Gewerbeertrag.

Mein Tipp: Die freiwillige Eintragung in das Handelsregister birgt für den Kannkaufmann einige rechtliche und organisatorische Nachteile. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Anforderungen nur dann erfüllt werden können, wenn Ihre Firma eine tatsächliche kaufmännische Organisation hat, auch wenn dies für den „freiwilligen Kaufmann“ zunächst keine Voraussetzung darstellt.

Fazit: Die exemplarisch ausgewählten Vor- und Nachteile zeigen sehr deutlich, dass eine klare Empfehlung bezüglich einer freiwilligen Handelsregistereintragung nicht ausgesprochen werden kann. Als Hilfestellung sollten Sie sich alle für Sie relevanten Vor- und Nachteile aufschreiben und gewichten. Eine Gewichtung kann erfolgen, indem Sie Punkte von 1 (weniger wichtig) bis 5 (sehr wichtig) vergeben und anschließend die vergebenen Punkte zusammenrechnen. Sollten Sie mehr Vorteilspunkte als Nachteilspunkte haben, ist eine Eintragung für Sie sinnvoll.

Die Frage der Eintragung ergibt sich für die Istkaufleute oder Formkaufleute nicht, da diese Kraft des Gesetzes eintragungspflichtig sind. Dennoch bietet die Auflistung der Vor- und Nachteile eine Entscheidungsgrundlage bezüglich der auszuwählenden Rechtsform eines Unternehmens, vor allem für Existenzgründer.

 

Fallstricke der Handelsregistereintragung

Im Folgenden sind die wichtigsten Besonderheiten und Fallstricke dargestellt, die vor, während und nach der Eintragung in das Handelsregister entstehen können – unabhängig davon, ob die Eintragung freiwillig erfolgte.

Die Firma, also der Name mit dem der Kaufmann seine Geschäfte betreibt und seine Unterschrift abgibt, spielt bei der Eintragung ins Handelsregister eine sehr entscheidende Rolle. Das Prinzip der Handelsregistereintragung kann wie folgt zusammengefasst werden: „Wer zuerst kommt mahlt zuerst.“ Diese simple Tatsache ist leider den meisten Unternehmern nicht bewusst. Es gibt in Bezug auf den Firmennamen drei wichtige Regelungen, die beachtet werden müssen:

  1. Firmeneignung Die Firmeneignung besagt, dass die Firma (Firmenname) zur Kennzeichnung des Kaufmanns geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen muss. Die Bezeichnung „Fabrik“ wäre für einen Handwerksbetrieb nicht geeignet.
  2. Firmenklarheit Irreführende Angaben über geschäftliche Verhältnisse dürfen nicht gemacht werden. Ein kleiner Friseurladen darf sich daher nicht Haarfabrik nennen, da der Umfang des Geschäftes irreführend wäre.
  3. Firmenausschließlichkeit (Firmenmonopol) Wird eine Firma neu in das Handelsregister eingetragen, so muss eine deutliche Unterscheidung von den bereits im Handelsregister eingetragenen Firmen am selben Ort oder in derselben Gemeinde (Amtsgericht) existieren.

Die dargestellten Firmengrundsätze sind der Grund dafür, dass häufig Firmennamen seitens der Amtsgerichte abgelehnt werden.

1. Ein „falscher“ Name und seine Folgen

Die jeweils vor Ort zuständige IHK hat den gesetzlichen Auftrag, die Registergerichte dahingehend zu unterstützen, dass keine falschen oder irreführenden Eintragungen in das Handelsregister erfolgen. Gerade in Bezug auf die Firmierung gibt die IHK auf Anfrage des Registergerichtes gutachterliche Stellungsnahmen ab. Die erste Anlaufstelle für die gewünschte Firmierung und den angestrebten Unternehmensgegenstand sollte daher immer die örtliche IHK sein, um frühzeitig Probleme zu erkennen und Beanstandungen des Registergerichtes zu vermeiden.

Praxisbeispiel:

Als Beispiel für die Problematik möchte ich Ihnen einen Fall aus meiner Beratungspraxis darlegen. Ein eher kleines aber erfolgreiches hessisches Unternehmen aus der Abfallwirtschaft (Abriss und Demontage) wollte aufgrund gestiegener Auftragseingänge und gesetzlicher Auflagen für die Auftragsdurchführung die Rechtsform ändern. Nach diversen Überlegungen entschied sich der Inhaber des Einzelunternehmens für die Umwandlung in eine GmbH. Trotz Markeneintragung des Namens wurde die Eintragung der GmbH in das Handelsregister abgewiesen.

Wie konnte das passieren, obwohl der Name als Marke eingetragen wurde?

Um den Sachverhalt zu erklären, ist es erforderlich die Vorgeschichte des Einzelunternehmers darzulegen. Das Einzelunternehmen wurde anfänglich von der Lebensgefährtin des Unternehmers unter Ihrem Namen gegründet. Die Vision des Unternehmerpaares war es, das Einzelunternehmen als Marke aufzubauen, daher wurde der Nachname der Lebensgefährtin als Marke eingetragen. Das Unternehmerpaar, insbesondere der Unternehmer, legte bereits damals sehr viel Wert auf die Außenwirkung (Internet, Presse usw.) des Unternehmens. Wie das Leben so spielt, trennten sich beide und der Unternehmer führte das Geschäft unter dem Markennamen weiter. Als dann der Rechtsformwechsel anstand und eine Vorabprüfung unterlassen wurde – der Notar kannte sich offenbar mit dieser Materie nicht aus – , wurde der Eintrag durch das zuständige Amtsgericht abgelehnt. Die Problematik bestand darin, dass der Markenname nicht als Firma eingetragen werden konnte. Das Gebot der Firmenklarheit war nicht gegeben, da die Verwendung der Namensbezeichnung der Lebensgefährtin eine Irreführung darstellt und gegen den Grundsatz der Firmenklarheit verstößt. Hätte der Unternehmer den gleichen Familiennamen z.B. durch Heirat angenommen, wäre eine Eintragung, eventuell mit Zusatz des Unternehmensgegenstandes möglich gewesen. Die unprofessionelle Arbeit des Notars und die daraus folgende Unterlassung der Vorabprüfung durch die IHK verursachte unnötige Kosten, da ein neuer Antrag mit geänderten Namen gestellt werden musste.

Mein Tipp: Vor der Eintragung Ihrer Firma in das Handelsregister empfehle ich Ihnen, die Firmenbezeichnung und den Unternehmensgegenstand mit der ortsansässigen Industrie- und Handelskammer abzustimmen. Sie vermeiden dadurch Verzögerungen beim Eintragungsverfahren und unnötige Kosten.

Fazit: Berücksichtigen Sie bei der Namensgebung Ihres Unternehmens stets die Möglichkeit einer späteren Eintragung in das Handelsregister. Der geschützte Markenname ist nicht ohne weiteres auch für die Eintragung in das Handelsregister zulässig. Generell ist es möglich, sowohl Personen-, Sach- als auch Phantasienamen oder Kombinationen als Firmierung zu wählen. Die Beachtung der Firmengrundsätze steht jedoch im Vordergrund und wird seitens der IHK im Einzelfall geprüft. Allgemeine Bezeichnungen wie „Firma“, „Fabrik“, „Bau“ usw. sind ohne ergänzende Zusätze nicht möglich. Die Firmierung hat daher eine zentrale Bedeutung für

  • Handelsregister
  • Markenschutz
  • Internetdomain

 

Mein Tipp: Die Handelsregistereintragung bewirkt, dass die Firma im Registerbezirk gegenüber anderen, also gleich- oder ähnlich lautenden Firmierungen, geschützt wird. Bitte beachten Sie, dass sich die Schutzwirkung nur auf ein regional begrenztes Gebiet bezieht. Ein zusätzlicher Markenschutz der Firma ist daher sinnvoll.

2. Schweigen ist nicht immer Gold

Generell kommt ein Vertrag immer dann zustande, wenn beide Vertragsparteien übereinstimmende Willenserklärungen abgeben. Probleme tauchen immer dann auf, wenn ein Kaufmann auf ein Vertragsangebot im Rahmen seines Gewerbebetriebes nicht reagiert. Das Schweigen kann dann in bestimmten Fällen als Annahme gewertet werden. Diese Regelung dient der Vereinfachung im Geschäftsverkehr, birgt aber gerade für frischgebackene Kaufleute nach HGB große Gefahren. Gerade bei bestehenden Geschäftsbeziehungen mit anderen kann es dazu kommen, dass ein Händler davon ausgeht, der Kunde möchte die Ware unbedingt haben und eine übliche Menge der Ware versendet. Reagiert der Kaufmann darauf nicht, geht der Händler davon aus, dass die Ware verlangt wurde. Der Kaufvertrag kommt durch das Nichtreagieren zustande. Mein Tipp: Als eingetragene Firma sind Sie dazu verpflichtet, einem Vertrags-angebot, das Sie nicht annehmen möchten, zu widersprechen. Auf der sicheren Seite stehen Sie immer, wenn unverlangten Angeboten widersprochen wird. Das macht vielleicht etwas Arbeit, erspart Ihnen aber viel Ärger.

3. Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser

Viele Kaufleute schließen Verträge untereinander mündlich, per Handschlag oder telefonisch ab. Häufig werden vertragsspezifische Details und Konditionen besprochen und durch eine Vertragsseite im Anschluss schriftlich bestätigt. Diese Vorgehensweise ist üblich und für die Vermeidung von Fehlern sinnvoll. Zu beachten ist dabei allerdings, dass auf ein Bestätigungsschreiben reagiert werden muss. Erfolgt keine Reaktion, ist davon auszugehen, dass die schriftlich fixierten Bedingungen genehmigt sind. Auch in diesem Fall ist ein Widerspruch erforderlich, falls die mündlich getroffenen Vereinbarungen nicht im Bestätigungsschreiben enthalten sind.

Mein Tipp: Ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben sollte stets geprüft, kontrolliert und bestätigt werden um unerwünschte Vertrags-konditionen zu vermeiden. Sind an einem Projekt mehrere Personen beteiligt gilt immer das Vier-Augen Prinzip, denn Kontrolle ist besser!

4. Zinsfallen vermeiden

Sind Kaufleute untereinander im Zahlungsverzug, kann der Gläubiger bereits ab dem ersten Tag der Fälligkeit Zinsen verlangen. Der Anspruch auf Zinsen besteht unabhängig davon, ob eine Mahnung oder ein Verschulden vorliegt. Die Höhe der Verzugszinsen berechnet sich bei Kaufleuten mit 8% über dem aktuellen Basiszins der Europäischen Zentralbank. Für die Praxis bedeutet dies die Zahlungsziele regelmäßig zu überprüfen, um unnötige Verzugszinsen zu vermeiden. Die Mentalität, die erste Mahnung abzuwarten, kann durchaus teuer werden.

5. Achtung Mängel

Das HGB regelt die Untersuchungs- und Rügepflichten für Kaufleute sehr streng. Der Kaufmann muss die Ware unverzüglich auf Mängel bzw. Fehllieferungen untersuchen und bei Bedarf rügen. Wird die Prüfung nicht oder zu spät durchgeführt verliert der Kaufmann jegliche Gewährleistungsansprüche. Folgende Mängeluntersuchungen sind durchzuführen:

  • Untersuchung auf offene Mängel
    • Sichtkontrolle bei der Warenannahme
    • Stichprobenkontrolle bei größeren Lieferungen
    • Funktionskontrolle
  • Untersuchung auf verdeckte Mängel
    • Funktionskontrolle von Maschinen, Werkzeugen, Geräten und Fahrzeugen bei voller Leistung
    • Durchführung einer Probeverarbeitung von Rohmaterial und Werkstücken

Wird im Rahmen einer Kontrolle ein Mangel erkannt, dann muss direkt anschließend gerügt werden. Bereits geringe, bei ordnungs-gemäßem Geschäftsgang vermeidbare, Nachlässigkeit macht die Rüge verspätet. In Branchen, die leicht verderbliche Ware verarbeiten, sollten die Untersuchung und eine erforderliche Mängelrüge noch am Tag der Anlieferung stattfinden. Bei verdeckten Mängeln ist darauf zu achten, dass eine unverzügliche Rüge ebenfalls stattfinden muss und zwar sobald der Mangel entdeckt wurde. Die Beweispflicht, gerade in Bezug auf die Entdeckung des Mangels, liegt beim Käufer. Es ist daher ratsam, den Ablauf von der Entdeckung bis zur Mängelrüge zu dokumentieren, damit die Gewährleistungsansprüche ohne Probleme durchgesetzt werden können. Im Rahmen der Dokumentation ist zudem auf die genaue Bezeichnung des Mangels zu achten, also Angaben über die Fehlerart und deren Umfang, damit später nicht andere Mängel „hinzugedichtet “ werden können. Sollte eine erste Nachbesserung fehlschlagen, ist eine erneute Rüge erforderlich.

Mein Tipp: Nachlässigkeit sowohl in der Warenannahme als auch der Dokumentation der Mängeluntersuchung kann unter gewissen Umständen zu erhöhten Folgekosten führen und sich letztlich auf den Gewinn des Unternehmens auswirken. Optimieren Sie diesen Prozessablauf und reduzieren Sie so unnötige Kosten aus einer nachlässigen Mängeluntersuchung.

6. Vorsicht Falle

Sowohl bei der Gewerbeanmeldung als auch der Handelsregister-eintragung erhalten die Unternehmer und frisch gebackenen Kaufleute diverse Schreiben und Rechnungen der öffentlichen Verwaltung. Gerade in Bezug auf das Handelsregister gibt es immer wieder Versuche von betrügerischen Unternehmen, die Unwissenheit vieler Unternehmer auszunutzen. Es werden Rechnungen verschickt, die den Rechnungen für die Eintragung in das Handelsregister zum Verwechseln ähnlich sehen. Es handelt sich jedoch um privatrechtliche Angebote für die Registrierung oder Eintragung in allgemeine Firmenregister bzw. Internetportale. Die besagten Rechnungen wirken nicht nur inhaltlich durch „Behördensprache“ und „Behördenformulierungen“ wie ein amtlicher Brief, sondern sehen diesen auch optisch, mit einem leicht gräulich gefärbten Papier, zum Verwechseln ähnlich. Nach der Eintragung oder einer Änderung im Handelsregister sollten Sie immer auf diese Schreiben achten. Das als Rechnung getarnte „Angebot“ dieser Unternehmen ist häufig erst auf den zweiten Blick zu erkennen. Daher ist bei allen Schreiben, die nach einer Eintragung bzw. Änderung im Handelsregister eingehen, Vorsicht geboten. Die Öffentlichkeit des Handelsregisters wird hier schamlos ausgenutzt.

Fazit: Fallstricke im Rahmen der Handelsregistereintragung ergeben sich vor allem durch die speziellen gesetzlichen Vorschriften des HGB. Unabhängig davon, ob die Eintragung in das Handelsregister für Sie wie bei einem Istkaufmann bzw. Formkaufmann verpflichtend ist oder freiwillig erfolgt, gelten spätestens ab diesem Zeitpunkt die Rechte und Pflichten eines Kaufmanns nach HGB. Die Namensgebung der Firma spielt im Rahmen der Antragstellung eine zentrale Rolle. Das Praxisbeispiel zur Firmierung zeigt deutlich, dass der erste Schritt für eine erfolgreiche Eintragung über die zuständige IHK vor Ort gehen sollte. Die Vorabprüfung der gewünschten Firmierung verhindert Probleme bei der Antragstellung. Weitere Fallstricke ergeben sich hauptsächlich aus der Stellung des Kaufmanns im Handelsrecht. Der Gesetzgeber erwartet vom Kaufmann, dass dieser die Risiken seiner Entscheidungen überschauen kann. Der Ablauf für die Handelsregistereintragung sieht folgendermaßen aus:

  1. Beratungstermin mit der IHK vereinbaren
  2. benötigte Unterlagen beim Notar anfragen
  3. erforderliche Unterlagen zusammenstellen
  4. Notartermin mit der geprüften Firmierung vereinbaren
  5. Unterlagen beim Notar einreichen
  6. Notar prüft und beglaubigt die Unterlagen und reicht diese elektronisch an das Registergericht weiter
  7. Registergericht überprüft die eingereichten Unterlagen
  8. Registergericht hat keine Einwände
  9. Inhalte werden in das Handelsregister eingetragen

 

Autor: Gerome Graf

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