Umsatzsteuervoranmeldung: Alle Infos für Unternehmer

Inhaltsverzeichnis

Was genau ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ist eine von Unternehmern selbst erstellte Abrechnung für die in einer bestimmten Periode bezahlten und eingenommenen Umsatzsteuern. Sie enthält die Summe der an Lieferanten bezahlten Vorsteuer und die Summe der von Kunden erhaltenen Umsatzsteuer. Der Differenzbetrag aus beiden Beträgen ergibt die sogenannte Umsatzsteuerzahllast.

Eine solche Zahllast kann positiv oder negativ ausfallen. Bei positiver Zahllast ist die Summe der erhaltenen Umsatzsteuer größer als die Summe der selbst bezahlten Vorsteuer. Dann muss die Differenz an das Finanzamt abgeführt werden. Ist die Zahllast negativ, erstattet das Finanzamt die Differenz. Die UStVA ist jeweils zu bestimmten Terminen beim zuständigen Finanzamt einzureichen.

Welchen Zweck hat die Umsatzsteuervoranmeldung?

Umsatzsteuern sind eine wichtige Einnahmequelle des Staates. Die unterjährigen Zahlungen dienen dazu, die Einnahmen über das Jahr zu verteilen. Zudem schützt sich der Staat auf diese Weise vor Zahlungsausfällen, beispielsweise wenn ein Unternehmen vor Ende der Jahresfrist Insolvenz anmeldet. Für Unternehmer sind die kleinen Teilbeträge ebenfalls von Vorteil. So kann vermieden werden, dass diese durch eine hohe Steuerzahlung zum Jahresende in Zahlungsschwierigkeiten geraten. Ein weiterer Vorteil ist, dass Unternehmen Vorsteuern zeitnah erstattet bekommen.

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Unternehmen, Selbständige und bis auf wenige Ausnahmen auch Freiberufler sind ab dem ersten Tag ihrer Tätigkeit umsatzsteuerpflichtig (§ 1 Abs. 1 UStG). Dies gilt für alle entgeltlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen. Betroffen sind:

• Kapitalgesellschaften
• Personengesellschaften
• Einzelunternehmer
• Freiberufler (bitte Ausnahmen wie z. B. Heilberufe beachten, siehe unten)

Alle genannten Rechtsformen müssen die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und regelmäßig eine Voranmeldung beim Finanzamt einreichen. Von dieser grundsätzlichen Regelung gibt es nur wenige Ausnahmen.

Wer muss keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Beträgt die Steuerschuld weniger als 1.000 Euro im Vorjahr ist keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einzureichen. Manche Freiberufler (z. B. Heilberufe wie Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten und Heilpraktiker) müssen auf ihren Rechnungen generell keine Umsatzsteuer ausweisen, auch keine Umsatzsteuervoranmeldung. Eine weitere Ausnahme betrifft Kleinunternehmer.

Umsatzsteuervoranmeldung: Ist- oder Soll-Versteuerung?

Der Unterschied zwischen Ist-Versteuerung und Soll-Versteuerung liegt im Stichtag, an dem Sie Ihre Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen.

Bei der Soll-Versteuerung, dem gesetzlichen Regelfall, wird die Umsatzsteuer zum Ablauf des Voranmeldezeitraums fällig, in dem die Leistung für den Kunden erbracht wurde.  Als Richtdatum gilt das Rechnungsdatum.

Wenn Sie die Ist-Versteuerung gewählt haben, muss die Steuer erst mit Ablauf des Voranmeldezeitraums erfolgen, in dem der Kunde tatsächlich gezahlt hat.

Mehr zu Ist- und Soll-Versteuerung erfahren Sie hier.

Umsatzsteuervoranmeldung für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer gilt, wer im Vorjahr einen Umsatz von weniger als 22.000 Euro und im aktuellen Jahr weniger als 50.000 Euro erwirtschaftet. In diesem Fall ist eine Befreiung von der Pflicht zur Ausweisung der Umsatzsteuer in Rechnungen beim Finanzamt zu beantragen. Bei erfolgter Befreiung muss keine Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden.

Kleinunternehmer müssen in der Umsatzsteuerjahreserklärung nur ihre gesamten Umsätze des Vorjahres und des aktuellen Jahres angeben. Zu beachten ist hierbei, dass auf Rechnungen von Kleinunternehmern ausdrücklich auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG hingewiesen werden muss. Wurde keine Befreiung beantragt, muss die Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen und eine Voranmeldung abgegeben werden.

Mehr zur Kleinunternehmerregelung erfahren Sie hier.

Welche Frist muss bei der Umsatzsteuervoranmeldung beachtet werden?

Die Anmeldung muss immer spätestens am 10. des auf den Voranmeldezeitraum folgenden Monats beim zuständigen Finanzamt eingereicht werden (§ 18 UStG). Fällt der 10. des Folgemonats auf ein Wochenende oder einen Feiertag, kann die Voranmeldung am nächsten Werktag eingereicht werden. Ob die Voranmeldung monatlich oder vierteljährlich abgegeben werden muss, richtet sich nach der Steuerschuld des vorangegangenen Kalenderjahres.

Vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung

Beträgt die Steuerschuld im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 1.000 Euro, aber weniger als 7.500 Euro, ist eine vierteljährliche oder quartalsweise Abgabe der Voranmeldung möglich (beispielsweise für die Monate Mai, Juni und Juli könnte die Abgabe zum 10. August erfolgen).

Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

War die Steuerschuld im vorangegangenen Kalenderjahr höher als 7.500 Euro, muss eine monatliche Voranmeldung der Umsatzsteuer erfolgen.

Umsatzsteuerjahreserklärung

Jedes Unternehmen muss nach Ablauf des Kalenderjahres eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben. Diese Jahreserklärung enthält die Gesamtsummen der im Abrechnungsjahr erhaltenen Umsatzsteuern und bezahlten Vorsteuern und muss auch bei einer Befreiung von der Voranmeldung abgegeben werden. Gegebenenfalls handelt es sich um eine 0-Meldung.

Wie reicht man die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt ein?

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss auf elektronischem Wege abgegeben werden. Eine Abgabe in Papierform ist nur noch in Härtefällen und auf Antrag möglich. Diese erfolgt über ElsterOnline. ELSTER ist die Abkürzung für ELektronische SteuerERklärung und eine Plattform der Finanzämter der Länder und des Bundes.

ELSTER-Zertifikat für die Umsatzsteuervoranmeldung

Damit sie ihre Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER elektronisch abgeben können, benötigen Sie das sogenannte ELSTER Zertifikat, eine Art elektronische Unterschrift. Ein solches ist erforderlich, damit das Finanzamt die Voranmeldung dem Steuerschuldner zweifelsfrei zuordnen kann. Um es zu erhalten, müssen Sie sich zunächst bei ELSTERonline registrieren. Sie erhalten dann eine Bestätigungsmail und nach etwa 10 bis 14 Tagen einen Code per Post, um sich bei ElsterOnline anzumelden. Das Zertifikat wird dann in einer mit Passwort geschützten Datei auf Ihrem Computer gespeichert.

Für die erste elektronische Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER benötigen Sie die folgenden Daten:

• Steuernummer
• Adresse des für Sie zuständigen Finanzamts
• Adresse Ihres Unternehmens
• Anmeldezeitraum
• Vorsteuer- und Umsatzsteuerbeträge

Komfortabler ist die Abgabe der UStVA mithilfe einer Buchhaltungssoftware, die über eigene ELSTER-Schnittstelle verfügt. Die in der Abrechnungsperiode eingegebenen Rechnungsdaten werden automatisch summiert und die Voranmeldung an das Finanzamt geschickt.

Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung

Wer die Umsatzsteuervoranmeldung nicht pünktlich zum 10. des Folgemonats einreicht, kann eine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt beantragen (vgl. UStDV). War jemand bereits im vorangegangenen Jahr umsatzsteuerpflichtig tätig und hat monatlich eine Voranmeldung abgegeben, ist die Dauerfristverlängerung spätestens bis zum 10. Februar zu beantragen. Mehr zur Dauerfristverlängerung erfahren Sie hier.

Wurde die Voranmeldung vierteljährlich abgegeben, muss der Antrag bis spätestens zum 10. April erfolgen. Wenn die Dauerfristverlängerung genehmigt wird, kann die Umsatzsteuervoranmeldung jeweils einen Monat später noch fristgerecht abgesendet werden. Sollte das Finanzamt die Dauerfristverlängerung nicht widerrufen, gilt die Genehmigung ohne neue Beantragung auch für die Folgejahre.

Zusätzlich ist eine Sondervorauszahlung zu leisten. Diese ist ebenfalls bis zum 10. Februar an das Finanzamt zu überweisen. Die Höhe der Auszahlung beträgt 1/11 der Umsatzsteuerzahllast des vergangenen Jahres. Erfolgt eine Voranmeldung quartalsweise, ist anstatt der Sondervorauszahlung eine sogenannte 0-Meldung beim Finanzamt einzureichen. Mehr zur Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung erfahren Sie hier.

Folgen bei nicht fristgerechter Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung

Bei einer verspäteten Abgabe oder bei Nichtabgabe der Voranmeldung ist mit einem Verspätungszuschlag in Höhe von bis zu 10 % der Zahllast, höchstens aber 25.000 Euro zu rechnen. Wird der Zahlbetrag nicht rechtzeitig an das Finanzamt überwiesen, kann das Finanzamt für jeden verstrichenen Monat vor dem verspäteten Zahlungseingang 1 % des Zahlbetrags berechnen. Diese Strafgebühr wird auch Säumniszuschlag genannt.