OSS-Meldung.

Verkaufst du Waren an Privatkunden in anderen EU-Ländern, schuldest du ab einer gewissen Größe die Umsatzsteuer des Landes, in das die Ware geht. Ohne One-Stop-Shop (OSS) müsstest du dich dafür in jedem dieser Länder steuerlich registrieren und dort Erklärungen abgeben.

Mit dem OSS meldest du die ausländische Umsatzsteuer aller EU-Länder in einer Erklärung pro Quartal beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und zahlst sie in einer Summe an die Bundeskasse (§ 18j UStG). Das BZSt leitet Meldung und Geld an die einzelnen Länder weiter.

• Fernverkäufe: Waren, die du an Privatkunden in ein anderes EU-Land verschickst, etwa aus deinem Onlineshop oder über einen Marktplatz.
• Leistungen an Privatkunden: Dienstleistungen, die im Land des Kunden steuerpflichtig sind, zum Beispiel digitale Leistungen wie Downloads, Software-Abos oder Online-Kurse.

Das OSS ist ein Wahlrecht: Du kannst dich stattdessen auch in jedem Land einzeln registrieren. Wer das OSS nutzt, meldet darüber aber alle betroffenen Umsätze in allen EU-Ländern, nicht nur einen Teil.

Entscheidend ist die Lieferschwelle von 10.000 € (§ 3c UStG). Sie gilt für die ganze EU zusammen, nicht pro Land. Mitgezählt werden alle Fernverkäufe an Privatkunden im EU-Ausland und die digitalen Leistungen an Privatkunden dort, jeweils netto.

• Unter 10.000 € im Vorjahr und im laufenden Jahr: Du rechnest mit deutscher Umsatzsteuer ab, so wie bei Kunden in Deutschland.
• Über 10.000 € im Vorjahr: Ab dem 1. Januar gilt für jeden Verkauf ins EU-Ausland die Umsatzsteuer des Ziellands.
• Über 10.000 € im laufenden Jahr: Schon der Verkauf, mit dem du die Schwelle überschreitest, wird im Zielland versteuert, und alle danach auch.

Bleibst du unter der Schwelle, kannst du freiwillig auf sie verzichten und von Anfang an die Steuer des Ziellands abrechnen. An diese Wahl bist du zwei Jahre gebunden. Das lohnt sich vor allem, wenn du ohnehin bald über 10.000 € kommst oder die Sätze im Zielland niedriger sind.

Für das OSS registrierst du dich im BZStOnline-Portal (BOP) des Bundeszentralamts für Steuern. Die Anzeige muss vor Beginn des Quartals eingehen, ab dem du das Verfahren nutzen willst (§ 18j Abs. 1 UStG).

Überschreitest du die Lieferschwelle mitten im Quartal, gibt es eine Ausnahme: Meldest du dich bis zum 10. Tag des Monats nach dem ersten betroffenen Verkauf an, gilt das OSS schon ab diesem Verkauf. Verpasst du den Termin, musst du dich für die Zeit bis zum nächsten Quartal in den Zielländern selbst registrieren.

• Was du brauchst: deine USt-IdNr. und einen Zugang zum BZStOnline-Portal.
• Wenn du aufhörst: Die Abmeldung wirkt ebenfalls erst ab Beginn eines Quartals und muss vorher beim BZSt eingehen.

Die OSS-Meldung gibst du einmal pro Quartal ab, bis zum letzten Tag des Folgemonats. Bis zum selben Tag muss die Steuer bei der Bundeskasse sein (§ 18j Abs. 4 UStG).

Anders als bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung verschiebt sich die Frist nicht, wenn sie auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. Endet sie an einem Samstag, gibst du am Freitag ab. Eine Dauerfristverlängerung gibt es für die OSS-Meldung nicht.

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   Umsätze sammeln. Alle Verkäufe an Privatkunden im EU-Ausland aus dem Quartal, getrennt nach Zielland und Steuersatz.

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   In Euro umrechnen. Hast du in einer anderen Währung verkauft, rechnest du mit dem Kurs der Europäischen Zentralbank vom letzten Tag des Quartals um.

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   Meldung abgeben. Im BZStOnline-Portal trägst du pro Land die Umsätze und die Steuer ein oder lädst eine CSV-Datei hoch. Das Portal nennt danach den Gesamtbetrag und die Zahlungsreferenz.

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   Überweisen. Den Gesamtbetrag zahlst du mit der Referenz an die Bundeskasse, bis zum Ende der Frist.

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   Buchen und aufbewahren. Die Zahlung bucht man getrennt von der normalen Umsatzsteuer. Die Aufzeichnungen zu den OSS-Umsätzen bewahrst du zehn Jahre auf.

Vorsteuer kannst du über das OSS nicht abziehen: Deutsche Vorsteuer läuft wie immer über die Voranmeldung, ausländische über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren.

Nullmeldung

Bist du registriert, gibst du jedes Quartal eine Meldung ab, auch wenn du keine Verkäufe ins EU-Ausland hattest. Diese Nullmeldung wird leicht vergessen, ist aber genauso fällig.

Korrekturen

Eine abgegebene Meldung änderst du nicht nachträglich. Fehler korrigierst du in einer späteren OSS-Meldung und gibst dort das Quartal an, das du berichtigst (§ 18j Abs. 4 UStG). Das geht innerhalb von drei Jahren.

Verspätung und Ausschluss

Wer wiederholt zu spät meldet oder zahlt, wird vom Verfahren ausgeschlossen, in der Regel für zwei Jahre. Dann musst du dich in jedem Zielland selbst registrieren. Nach einer verpassten Frist erinnert das BZSt, die Zielländer können zusätzlich Säumniszuschläge verlangen.

• Verkäufe an Firmen: Kauft eine Firma mit gültiger USt-IdNr., ist das eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Sie steht in der Voranmeldung und der Zusammenfassenden Meldung.
• Ware aus einem Lager im Ausland: Liegt die Ware schon im Zielland, etwa in einem Amazon-Lager in Polen oder Tschechien, ist der Verkauf dort ein Inlandsumsatz. Dafür brauchst du eine Registrierung in diesem Land.
• Einfuhren aus Drittländern: Pakete bis 150 € aus Ländern außerhalb der EU laufen über das Import-OSS (IOSS), ein eigenes Verfahren.
• Verkäufe in Deutschland: Sie stehen wie immer in der Voranmeldung.

Für Einfuhren aus Drittländern brauchst du außerdem eine EORI-Nummer.

Die Partnerkanzlei für Buchhaltung im E-Commerce übernimmt Registrierung und Quartalsmeldungen für 60 € netto im Monat. Sie prüft die Lieferschwelle, trennt die Umsätze aus Shop und Marktplätzen nach Land und Steuersatz und gibt die Meldung pünktlich ab, auch als Nullmeldung.

In der firma.de-Buchhaltung rechnen wir die OSS-Meldung außerdem direkt aus deinen Buchungen: pro Quartal, nach Land und Steuersatz, mit Datei für das BZSt-Portal, Erinnerung vor der Frist und Abgleich der Zahlung. Die Funktion ist im Pilot und wird gerade für erste Firmen freigeschaltet.