E-Rechnung öffnen, lesen und prüfen
Zieh eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-PDF in das Feld: Du siehst Absender, Positionen, Summen und Bankverbindung lesbar, dazu die Anhänge und das Ergebnis der offiziellen Prüfregeln von KoSIT und CEN.
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oder
XRechnung als XML, ZUGFeRD oder Factur-X als PDF, auch mit der Endung .dat oder .bin. Bis 20 MB.
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Kurz gesagt
Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931: eine XRechnung (reines XML) oder eine ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF mit eingebettetem XML. Eine normale PDF ist keine. Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht. Ausstellen müssen sie für Leistungen ab 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 alle; Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen. Maßgeblich ist immer das XML: Heb es acht Jahre unverändert auf, ein Ausdruck reicht nicht.
Was eine E-Rechnung ist XRechnung, ZUGFeRD und was nicht dazu zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, etwa EDI. Entscheidend sind die Daten, nicht das Aussehen: Eine PDF, die wie eine Rechnung aussieht, ist ohne eingebettetes XML keine E-Rechnung.
| Format | Wie es ankommt | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| XRechnung (UBL oder CII) | XML-Datei, oft .xml, manchmal .dat oder .bin | Ja |
| ZUGFeRD / Factur-X EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG | PDF mit eingebettetem XML | Ja |
| ZUGFeRD / Factur-X BASIC | PDF mit eingebettetem XML | Ja (nach dem Wortlaut des BMF) |
| Peppol BIS Billing 3.0 | XML-Datei | Ja |
| ZUGFeRD / Factur-X MINIMUM und BASIC WL | PDF mit eingebettetem XML ohne Positionen | Nein, nur eine Buchungshilfe |
| ZUGFeRD 1.0 | PDF mit eingebettetem XML | Nein, kein EN-16931-Format (Auffassung der Finanzverwaltung) |
| PDF ohne XML, Scan, Papier | PDF, Bild | Nein, sonstige Rechnung |
Die aktuelle Fassung von XRechnung ist 3.0 (Bündel 3.0.2); Version 4.0 wird für Frühjahr 2027 erwartet. Bei ZUGFeRD ist 2.5.2 aktuell, inhaltsgleich mit Factur-X 1.09.2. Die Version steht nicht in der Datei, nur das Profil.
So öffnest du eine E-Rechnung
Eine XRechnung ist reines XML: lesbar für Programme, nicht für Menschen. Ein PDF-Programm öffnet sie nicht, der Browser zeigt nur den Quelltext. Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung ist dagegen eine PDF, in der zusätzlich das XML steckt; sie sieht aus wie jede andere PDF.
- Datei hineinziehen Zieh die Datei in das Feld oben oder wähl sie aus. Das Tool erkennt das Format am Inhalt, nicht an der Endung.
- .dat oder .bin Manche Mailprogramme hängen XML-Dateien mit diesen Endungen an. Du musst sie nicht umbenennen.
- Text statt Datei Hast du nur den XML-Text, etwa aus einem Portal, füg ihn mit „XML einfügen“ ein.
- PDF ohne XML Findet das Tool kein XML in der PDF, ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Bei einer ZUGFeRD-PDF gilt das XML, nicht das Bild der Seite: Weichen beide voneinander ab, gehen die Daten im XML vor, und den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem XML. Deshalb zeigt das Tool das XML. Weicht das Bild deutlich ab, frag beim Absender nach; eine abweichende PDF kann als zweite Rechnung gelten.
Die Finanzverwaltung bietet selbst einen kostenlosen Viewer unter e-rechnung.elster.de an. Buchhaltungsprogramme lesen E-Rechnungen ebenfalls; dort landen sie ohnehin, wenn du sie buchst.
Das Prüfergebnis verstehen Formatfehler, Geschäftsregel, Inhalt
Das Tool prüft auf zwei Arten. Die Plausibilitätsprüfung rechnet die Summen nach, sucht die wichtigsten Angaben und prüft die IBAN. Die Prüfung mit den offiziellen Prüfregeln nutzt dieselben Regeln wie der Validator der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards: das XML-Schema, die Regeln der EN 16931 von CEN und die Regeln von XRechnung (3.0.2, Validator-Konfiguration vom 31.08.2026). Beides läuft in deinem Browser.
| Art | Was das ist | Folge |
|---|---|---|
| Formatfehler | Die Datei entspricht nicht dem XML-Schema, ist nicht wohlgeformt oder lässt sich nicht auslesen. | Nach Auffassung der Finanzverwaltung keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Neue Datei anfordern. |
| Geschäftsregel verletzt | Eine Regel der EN 16931 (BR-…) oder von XRechnung (BR-DE-…) ist nicht eingehalten, etwa eine fehlende Käuferreferenz. | Bleibt eine E-Rechnung. Für die Umsatzsteuer zählt der Fehler nur, wenn er eine Pflichtangabe betrifft. |
| Inhaltsfehler | Eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG fehlt oder ist falsch, etwa der Steuersatz. Kann auch in einer Datei stecken, die alle Regeln einhält. | Vorsteuerabzug in Gefahr; bitte den Absender um eine Berichtigung. |
Nach Auffassung der Finanzverwaltung (UStAE 14.5 Abs. 1) darfst du dich auf das Ergebnis eines geeigneten Validators verlassen, wenn du sorgfältig vorgehst. Die Finanzverwaltung nennt keinen bestimmten Validator; dieses Tool nutzt dieselben Regeln wie der KoSIT-Validator. Den Inhalt musst du trotzdem selbst prüfen: Stimmen Leistung, Menge, Preis und Steuersatz? Für Peppol, ZUGFeRD BASIC, EXTENDED und ältere Profile gibt es keine offiziellen KoSIT-Regeln; dort prüft das Tool nur die Plausibilität.
Fehlt nur die Käuferreferenz (BR-DE-15), ist das zwischen Unternehmen für die Umsatzsteuer unbeachtlich; nach den FAQ des BMF genügt ein Platzhalter wie „-“. Behörden brauchen dagegen ihre Leitweg-ID, damit die Rechnung zugestellt werden kann.
Empfangen und aufbewahren
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht; ein Portal oder eine Software ist nicht vorgeschrieben. Lehnst du eine E-Rechnung ab, hast du keinen Anspruch auf Papier oder PDF.
- Acht Jahre Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b UStG, § 147 AO).
- Das Original Aufzubewahren ist mindestens das XML, unverändert und maschinell lesbar. Ein Ausdruck oder eine PDF der Ansicht genügt nicht.
- ZUGFeRD Die PDF-Seite brauchst du nur, wenn sie zusätzliche steuerlich wichtige Angaben trägt, etwa Buchungsvermerke. Am einfachsten behältst du die ganze Datei.
- Ort Elektronisch in Deutschland oder in der EU, solange das Finanzamt darauf zugreifen kann.
Wenn weiter PDF-Rechnungen kommen
Ob ein Lieferant dir noch eine PDF schicken darf, hängt davon ab, wann er geleistet hat. Für Leistungen bis Ende 2026 darf er bis zum 31.12.2026 eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen, die PDF nur mit deiner Zustimmung. Für Leistungen im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn sein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug und er die Rechnung bis zum 31.12.2027 ausstellt. Ab 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr.
Dauerhaft ohne E-Rechnung geht es bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (außer bei Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Lieferungen und Fernverkäufen), bei Rechnungen von Kleinunternehmern, bei Fahrausweisen, bei steuerfreien Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (etwa Wohnungsmiete, Versicherungen, Heilbehandlungen), an Privatleute und an Kunden im Ausland. War eine E-Rechnung Pflicht und du bekommst nur eine PDF, kann der Vorsteuerabzug fehlen. Bitte den Lieferanten dann um eine E-Rechnung, die sich auf die PDF bezieht; sie wirkt auf das Datum der PDF zurück.
Quellen und Stand
- Gesetz § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG.
- BMF Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320), vom 15.10.2025 und vom 15.10.2026, dazu die FAQ des BMF zur E-Rechnung.
- Formate XRechnung bei der KoSIT, ZUGFeRD beim FeRD.
- Prüfregeln EN-16931-Regeln von CEN (1.3.16), XRechnung-Regeln der KoSIT (2.6.0), Validator-Konfiguration vom 31.08.2026; die Lizenzen nennt der Hinweis bei der Prüfung.
Stand 04.11.2026. Erläuterungen für typische Fälle, keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen zum Öffnen von E-Rechnungen
Wie öffne ich eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Ein PDF-Programm zeigt sie nicht an, der Browser nur als Quelltext; manche Mailprogramme hängen sie sogar als .dat- oder .bin-Datei an. Zieh die Datei in das Feld oben auf dieser Seite oder wähl sie aus: Du siehst Absender, Positionen, Summen und Bankverbindung lesbar, dazu die Anhänge und das Ergebnis der offiziellen Prüfregeln. Die Endung spielt keine Rolle, das Tool erkennt das Format am Inhalt. Eine zweite Möglichkeit ist der kostenlose Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.
Wie lese ich die Daten einer ZUGFeRD-Rechnung aus?
Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung sieht aus wie eine normale PDF, die Rechnungsdaten stecken aber zusätzlich als XML-Datei darin. Für die Umsatzsteuer zählt das XML, nicht das Bild: Weichen beide voneinander ab, gehen die Daten im XML vor. Öffnest du die PDF hier, holt das Tool das eingebettete XML heraus, zeigt dessen Inhalt und bietet es als Original-XML zum Herunterladen an. Steckt kein XML in der PDF, sagt es dir das.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können? Reicht ein E-Mail-Postfach?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer, Vermieter und Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür; ein gesondertes Postfach, ein Portal oder eine Software ist nicht vorgeschrieben. Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann, hat keinen Anspruch auf eine Rechnung auf Papier oder als PDF. Ausstellen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen dagegen nie.
Wird meine Rechnung hochgeladen oder gespeichert?
Nein. Die Datei wird in deinem Browser gelesen und geprüft und nicht an firma.de oder einen anderen Server geschickt. Auch die offiziellen Prüfregeln laufen im Browser: Geladen werden dafür nur die Regeln selbst, nicht deine Rechnung. Das Tool speichert die Datei nicht; mit dem Neuladen der Seite ist sie weg. Für die Statistik zählen wir nur, welches Format geöffnet wurde und ob die Prüfung Fehler fand, nie Namen, Nummern, Beträge oder Dateinamen.
Reicht es, die E-Rechnung als PDF auszudrucken oder abzuspeichern?
Nein. Aufbewahren musst du die E-Rechnung so, wie du sie bekommen hast: mindestens das XML unverändert und maschinell lesbar, acht Jahre lang ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurde. Ein Ausdruck oder eine PDF der Ansicht ersetzt das nicht. Lad dir deshalb das Original-XML herunter (bei einer ZUGFeRD-PDF behältst du am besten die ganze PDF) und leg es in deiner Buchhaltung ab. Die Ansicht hier kannst du zusätzlich drucken, etwa für die Freigabe im Team.
Was bedeutet ein Prüffehler: Ist die Rechnung dann ungültig?
Das kommt auf den Fehler an. Ein Formatfehler, etwa wenn die Datei nicht dem XML-Schema entspricht, macht sie nach Auffassung der Finanzverwaltung zu einer sonstigen Rechnung statt einer E-Rechnung. Eine verletzte Geschäftsregel, etwa eine fehlende Käuferreferenz oder ein fehlender Ansprechpartner, ändert daran nichts; für die Umsatzsteuer zählt sie nur, wenn eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG fehlt oder falsch ist. Ein Inhaltsfehler wie ein falscher Steuersatz kann auch in einer Datei stecken, die alle Regeln einhält. Für den Vorsteuerabzug brauchst du eine Rechnung mit korrekten Pflichtangaben; findest du einen Fehler, bitte den Absender um eine Korrektur. Das Tool formuliert dir dafür eine Rückfrage.
Was mache ich, wenn mein Lieferant mir weiter PDF-Rechnungen schickt?
Das ist noch erlaubt, aber nicht mehr lange. Für Leistungen bis Ende 2026 darf ein Unternehmen statt einer E-Rechnung eine Papier- oder PDF-Rechnung schicken, wenn es sie bis zum 31.12.2026 ausstellt; eine PDF nur, wenn du zustimmst. Für Leistungen im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und wenn es die Rechnung bis zum 31.12.2027 ausstellt, ab 2028 für niemanden mehr. Dauerhaft ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (außer bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen), Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise. Bekommst du eine PDF, obwohl eine E-Rechnung Pflicht war, kann der Vorsteuerabzug fehlen; frag dann nach einer E-Rechnung.
Kann ich eine XRechnung in Excel öffnen?
Excel kann XML-Dateien öffnen, zeigt eine E-Rechnung aber als unübersichtliche Tabelle ohne Bezeichnungen. Vorsicht beim Speichern: Wird die Datei dabei verändert, ist das Original weg, und genau das musst du aufbewahren. Öffne die Rechnung lieber hier oder in deiner Buchhaltungssoftware, und heb die Datei so auf, wie du sie bekommen hast.
Für wen ist das Tool gedacht?
Zum Öffnen und Prüfen einzelner Rechnungen. Wer jeden Monat viele E-Rechnungen bekommt, liest sie besser direkt in ein Buchhaltungsprogramm ein. Wer die Buchhaltung nicht selbst machen will, kann sie an eine Steuerkanzlei abgeben. Eine eigene E-Rechnung schreibst du mit dem E-Rechnungs-Generator.