E-Rechnung kostenlos erstellen – XRechnung und ZUGFeRD

Nein. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG), in der Regel nach der europäischen Norm EN 16931. Dazu gehören die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Eine PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten, ein Foto oder ein Brief sind „sonstige Rechnungen“. Eine ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine normale PDF, trägt die Rechnungsdaten aber als XML in sich; maßgeblich ist dann das XML. Dieser Generator schreibt ZUGFeRD 2.5.2 im Profil EN 16931 und XRechnung 3.0.

Beide sind E-Rechnungen nach EN 16931 und enthalten dieselben Daten. Die ZUGFeRD-PDF ist für Menschen wie eine normale PDF lesbar und für Buchhaltungsprogramme maschinenlesbar, deshalb ist sie für Geschäftskunden meist die bequemere Wahl. Die XRechnung ist reines XML; Behörden und viele große Unternehmen verlangen sie, Behörden zusätzlich mit Leitweg-ID. Welches Format ihr nutzt, vereinbarst du mit deinem Kunden. Verlangt er nichts Bestimmtes, nimm ZUGFeRD; schreibt er XRechnung vor oder ist er eine Behörde, nimm XRechnung.

Empfangen können muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen schon seit dem 01.01.2025, ein E-Mail-Postfach genügt. Beim Ausstellen zählt, wann die Leistung erbracht wurde (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Leistungen aus 2025 und 2026 darfst du noch eine sonstige Rechnung schreiben, also Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, eine PDF, aber nur, wenn du sie bis zum 31.12.2026 ausstellst. Für Leistungen aus 2027 ist die E-Rechnung Pflicht, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag; darunter geht eine sonstige Rechnung noch, wenn du sie bis zum 31.12.2027 ausstellst. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Rechnest du eine Leistung aus Dezember 2026 erst im Januar 2027 ab, fällt sie unter keine Übergangsregel: Dann ist eine E-Rechnung nötig, auch bei höchstens 800.000 € Umsatz. Rechne Leistungen aus 2026 deshalb noch 2026 ab.

Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer sonstige Rechnungen sein (§ 34a UStDV), auch ab 2028: Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, eine PDF (stillschweigend genügt). Eine E-Rechnung darfst du freiwillig schicken, an Unternehmen in Deutschland auch ohne deren Zustimmung. Im Generator wählst du dafür den Steuerfall Kleinunternehmer: Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus und trägt den Hinweis auf § 19 UStG. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber auch als Kleinunternehmer. Kleinunternehmer bist du mit höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.

Nein. Die Pflicht gilt nur, wenn du an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen leistest und ihr beide in Deutschland ansässig seid, also Sitz, Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte hier habt. Privatkunden bekommen weiter Papier oder, wenn sie zustimmen, eine PDF oder eine E-Rechnung. Für Kunden im Ausland gibt es keine deutsche E-Rechnungspflicht, auch nicht bei Reverse Charge oder Lieferungen in andere EU-Länder. Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Heilbehandlungen oder Wohnungsmieten, brauchen ebenfalls keine.

Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen, etwa 04011000-1234512345-06: Ziffern, oft ein Zusatz, am Ende zwei Prüfziffern. Du bekommst sie von der Behörde, meist mit dem Auftrag. Sie steht in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10), und Behörden des Bundes verlangen sie (§ 5 ERechV), viele Länder und Kommunen ebenfalls. Der Generator prüft Aufbau und Prüfziffern, nicht ob es die Leitweg-ID gibt. An Unternehmen brauchst du keine; dort steht in dem Feld die Bestellnummer deines Kunden oder ein Platzhalter.

Zwischen Unternehmen in Deutschland nicht, auch nicht in der Übergangszeit bis 2027: Der Kunde darf eine E-Rechnung nicht ablehnen. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern darfst du ohne Zustimmung als E-Rechnung schicken. Zustimmen muss der Kunde, wenn du einem Privatkunden oder einem Kunden im Ausland eine E-Rechnung schicken willst, und immer dann, wenn du statt einer E-Rechnung eine PDF schickst (Übergangszeit, Kleinbetrag, Kleinunternehmer, Privatkunden). Die Zustimmung braucht keine Form; es genügt, wenn der Kunde die Rechnungen widerspruchslos annimmt.

Rechnungen bis 250 € brutto sind Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV). Sie dürfen immer auf Papier kommen oder, wenn der Kunde zustimmt, als PDF; eine E-Rechnung darfst du trotzdem schicken, auch ohne Zustimmung. Das gilt nicht für Reverse Charge nach § 13b UStG, innergemeinschaftliche Lieferungen und Fernverkäufe: Hier gibt es keine Kleinbetragsrechnung, und bei Reverse Charge unter inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung auch unter 250 € Pflicht. Für einfache Belege bis 250 € gibt es den Quittungs-Generator.

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG, § 147 AO), für deine Ausgangsrechnungen wie für empfangene. Aufbewahren musst du die Datei so, wie sie verschickt wurde: das XML der XRechnung oder die ZUGFeRD-PDF mit dem XML darin, unverändert und maschinenlesbar. Ein Ausdruck oder ein Bild der Rechnung reicht nicht. firma.de speichert keine Rechnung; heb die heruntergeladene Datei deshalb selbst auf, am besten in deiner Buchhaltung oder einem Archiv, das Änderungen ausschließt.

Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, berichtigst du die Rechnung mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV); war die E-Rechnung Pflicht, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein. Dieser Generator erstellt Rechnungen (Rechnungsart 380), keine Rechnungskorrekturen, Stornos oder Gutschriften. Für Skonto, Rabatte nach der Rechnung oder einen Zahlungsausfall brauchst du keine neue Rechnung; die Umsatzsteuer korrigierst du dann in der Buchhaltung (§ 17 UStG).

Er prüft deine Rechnung, während du tippst: Pflichtfelder, Prüfziffern von IBAN und Leitweg-ID, das Format der USt-IdNr., Summen und ob der Steuerfall zum Kunden passt. Ob deine Angaben inhaltlich stimmen, prüft er nicht. Das Format selbst haben wir mit dem KoSIT-Validator (Prüfregeln für XRechnung 3.0 in Version 3.0.2) und Mustang 2.26.0 mit veraPDF getestet, für jeden Steuerfall und beide Formate: Der Generator schreibt das XML nach EN 16931 in der Syntax UN/CEFACT CII, als XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD 2.5.2 im Profil EN 16931, und die PDF als PDF/A-3b. Eine empfangene oder diese Rechnung kannst du unter E-Rechnung öffnen lesbar anzeigen und prüfen lassen.

Ja. Der Generator kostet nichts, braucht keine Anmeldung, hat kein Limit und setzt kein Wasserzeichen. XML und PDF entstehen in deinem Browser; dein Entwurf bleibt in diesem Browser, bis du ihn löschst. Er ist für einzelne Rechnungen gedacht, mit bis zu 50 Positionen, einem Steuerfall je Rechnung und Zahlung per Überweisung. Wer regelmäßig viele Rechnungen schreibt, ist mit einem Rechnungsprogramm besser bedient; wer die Buchhaltung nicht selbst machen will, kann sie auslagern.

Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ein Browser oder PDF-Programm nicht lesbar anzeigt; manchmal kommt sie auch als .dat oder .bin an. Unter E-Rechnung öffnen ziehst du die Datei ins Fenster und siehst die Rechnung lesbar, mit Positionen, Steuer und Bankverbindung. Die Datei wird dabei nicht hochgeladen. Eine ZUGFeRD-PDF öffnest du wie jede PDF; die Rechnungsdaten darin zeigt dieselbe Seite.

Ja. Unter firma.de/api/e-rechnung/ erstellt derselbe Generator E-Rechnungen für KI-Assistenten und Programme, kostenlos und ohne Schlüssel: Ein POST mit dem Rechnungsentwurf als JSON liefert Hinweise, Summen und das XML, mit ?format=xml nur das XML, mit ?format=pdf die PDF (bei ZUGFeRD die PDF/A-3 mit dem XML, bei XRechnung eine lesbare Kopie). Ohne Parameter erklärt die Adresse alle Felder; die Beschreibung für Werkzeuge steht unter firma.de/api/e-rechnung/openapi.json. Anders als der Generator auf dieser Seite rechnet die API auf unserem Server; sie speichert nichts.

Ja. Das Umsatzsteuergesetz schreibt keine Sprache vor; das Finanzamt kann aber eine Übersetzung verlangen (§ 87 Abs. 2 AO). Die Angaben im XML stehen in festen Feldern und Codes, die Software in jeder Sprache lesen kann. Dieser Generator schreibt die Texte der Rechnung auf Deutsch; die Beschreibungen der Positionen und die Bemerkung kannst du in jeder Sprache eingeben.

Du beschreibst die Rechnung in ein paar Sätzen oder fügst den Text einer alten Rechnung ein. Die KI ordnet die Angaben den Feldern des Formulars zu, also Kunde, Positionen, Preise, Steuerfall, Datum und Zahlungsziel, und sagt dir, was sie eingetragen hat. Den Text der Rechnung schreibt sie nicht: Steuerhinweise, Zahlungsbedingungen und Summen bildet der Generator selbst, und die Hinweise neben der Rechnung gelten genauso. Prüf die Felder danach. Dein Text geht dafür zusammen mit dem, was schon im Formular steht, über das Vercel AI Gateway an ein KI-Modell; Namen, Straßen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Steuernummer und USt-IdNr., die du schon eingetragen hast, sieht es dabei nicht, was in deinem Text steht, aber schon. firma.de speichert weder den Text noch die Rechnung. XML und PDF entstehen danach wie immer in deinem Browser.