Wie man seine Existenz durch gezieltes Controlling absichert

aktualisiert am 20. Oktober 2023 23 Minuten zu lesen
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Controllingberaterin Doris Andresen-Zöphel berichtet, wie man durch gezielte Unternehmenssteuerung seine Existenz nachhaltig absichern kann. Was muss man als Unternehmer beachten? Und inwiefern ist die persönliche Zielsetzung für ein erfolgreiches Controlling wichtig? Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!

Wie Sie Fehlentwicklungen rechtzeitig erkennen und Maßnahmen aktiv ergreifen

Aktive Unternehmenssteuerung bedeutet, sich als Unternehmer Ziele zu setzen, wie sich das Unternehmen in der Zukunft entwickeln soll, und Maßnahmen zu erarbeiten, wie die gesetzten Ziele erreicht werden können. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie es auch als Gründer oder junger Unternehmer vermeiden können, dass eine Krise oder Turbulenzen Sie zum Reagieren und Gegensteuern zwingen.

Erkennen Sie die Bedeutung der Unternehmenssteuerung vom Gründungstag an!

Tipp:

  • Machen Sie sich bewusst, dass Unternehmenssteuerung auch Gründer und junge Unternehmer betrifft.
  • Erkennen Sie, dass Ihr junges Unternehmen zum Rückgrat der deutschen Wirtschaft gehört.
  • Erfahren Sie, warum Unternehmenssteuerung vom Gründungstag an wichtig ist.

Was bedeutet Unternehmenssteuerung?

Unternehmenssteuerung ist die wesentliche betriebswirtschaftliche Aufgabe, um die Existenz eines Unternehmens nachhaltig abzusichern. In nahezu allen Unternehmen wird für „Unternehmenssteuerung“ synonym der Begriff „Controlling“ verwendet. Es gibt jedoch kaum einen betriebswirtschaftlichen Begriff , der in mittelständischen Unternehmen so oft falsch verstanden oder missverständlich verwendet wird. Controlling hat wenig mit Kontrolle, aber sehr viel mit Planung und Steuerung zu tun. Zugrunde liegt das englische Verb „to control“, welches „steuern“, „messen“ oder „regeln“ bedeutet. Aktive Unternehmenssteuerung heißt, sich als Unternehmer Ziele zu setzen, wie sich das Unternehmen in der Zukunft entwickeln soll, und Maßnahmen zu erarbeiten, wiendie gesetzten Ziele erreicht werden können.

Es geht nicht darum, sich passiv den Marktentwicklungen auszuliefern, sondern aktiv Risiken und Chancen zu gestalten. Alle Ressourcen sollen letztendlich gewinnbringend eingesetzt werden! Das betrifft auch Sie als Gründer und jungen Unternehmer!

Was sind ,,kleine mittelständische Unternehmen (KMU)?

Der Begriff „wirtschaftlicher Mittelstand“ ist nur in Deutschland gebräuchlich. In allen übrigen Ländern spricht man von „kleinen und mittleren Unternehmen“ und meint damit einen rein statistisch definierten Teil der Gesamtwirtschaft. Die EU-Definition beschränkt sich allein auf quantitative Merkmale.

Das Institut für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn hingegen verwendet eine andere Definition als die Europäische Union, weil der Begriff „Mittelstand“ eben nicht nur quantitative, sondern auch qualitative Aspekte berücksichtigt (z.B. die Einheit von Eigentum, Leitung, Haftung und Risiko). Auf dieser Basis definiert das IfM Bonn Unternehmen wie folgt:

Laut IfM Bonn gehörten im Jahr 2010 99,6% der Unternehmen in Deutschland zur Gruppe der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). 37,1% aller steuerbaren Umstätze durch Lieferungen und Leistungen wurden hier gemacht und 60,2% aller sozialversicherungspfl ichtigen Beschäftigten arbeiteten in KMU. (Quelle: http://www.ifm-bonn.org/statistiken/unternehmensbestand/ )

KMU sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft und Sie als Gründer und junge Unternehmer sind Teil dieser wichtigen Gruppe!

Warum ist Unternehmenssteuerung vom Gründungstag an wichtig?

Unternehmenssteuerung ist eine wesentliche betriebswirtschaftliche Aufgabe, die völlig unabhängig von der Unternehmensgröße besteht. Ziele zu setzen und Maßnahmen zu erarbeiten, um die gewünschten Ziele zu erreichen, sind die eigentlichen Führungsaufgaben jedes Unternehmers. Die Existenz des Unternehmens zu sichern ist Kernaufgabe der Geschäftsführung.

Voll auf „Risiko“ setzen – das ist im Spiel erlaubt, doch Unternehmer dürfen es nicht. Der Gesetzgeber verlangt nämlich nicht nur von Aktiengesellschaften, dass sie Risiken frühzeitig erkennen und alles tun, um den Erhalt des Unternehmens zu sichern. Gegen Risiken, die sich aus dem politischen oder finanzwirtschaftlichen Umfeld einer sich verändernden Marktsituation, der technologischen Entwicklung oder anderen externen Faktoren ergeben können, sollten sich alle Unternehmen absichern – und sie sind sogar gesetzlich zur „Risikofrüherkennung“ verpflichtet. Insolvenzverschleppung ist kein Kavaliersdelikt! Nur durch ein professionelles Controlling als Bestandteil eines umfassenden Risikomanagements kann die Geschäftsführung die geforderte ständige Überwachung der Zahlungsfähigkeit nachweisen und dem persönlichen Haftungsrisiko begegnen.

Die notwendigen und sinnvollen Controlling-Instrumente und -Systeme sind für Gründer und junge Unternehmer grundsätzlich die gleichen wie für Großunternehmen!

Klären Sie die Ausgangsbasis für Ihre Unternehmenssteuerung!

Tipp:

  • Machen Sie sich die Ausgangssituation klar, die Sie mit allen anderen Unternehmern verbindet.
  • Erkennen Sie die große und gleichzeitig trügerische Bedeutung der Buchhaltung.

Welche Ausgangssituation ist typisch?

,,Controlling ist nur etwas für große Unternehmen!“ ,,Wir haben in unserem Unternehmen an vielen Stellen und in allen Bereichen Kontrollmaschinen!“ ,,Das erledigt der Steuerberater für uns!“ ,,Wir haben eine Finanzbuchhaltungssoftware!“

Diese oder ähnliche Aussagen sind immer wieder von Unternehmern zu hören. Sie verlassen sich dann in den meisten Fällen ganz auf die Daten und Informationen aus der Buchhaltung, die oft vom Steuerberater in Form der „Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)“ und der „Summen- und Saldenliste (Susa)“ geliefert werden. Dabei handelt es sich jedoch um Vergangenheitsdaten, die nicht mehr geändert und gesteuert werden können.

Unternehmenssteuerung ist aber zukunftsorientiert. Wie in der Seefahrt geht es darum, den Zielhafen fest zu legen, den Kurs abzustecken, die notwendigen Ressourcen zu Ubunkern und an Bord zu holen, den Kurs und die Abweichungen vom Kurs ständig im Auge zu behalten, externe und interne Veränderungen (z.B. Windrichtung und Windstärke) zu bewerten, notfalls den Kurs oder sogar den Zielhafen zu ändern.Als Unternehmer sind Sie persönlich gefordert, die Lage Ihres Unternehmens kontinuierlich zu beobachten und die weitere Entwicklung zeitnah und eigenhändig zu steuern! Geben Sie diese Aufgabe nicht aus der Hand!

Was bietet die Buchhaltung (nicht)?

In der monatlichen Finanzbuchhaltung werden schwerpunktmäßig alle umsatz- und lohnsteuerpflichtigen sowie sozialversicherungsrelevanten Vorgänge erfasst. Ziel ist es, sowohl den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung als auch einer sach- und termingerechten Steuerzahlung zu genügen.

Die Finanzbuchhaltung folgt deshalb grundsätzlich nicht betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten, sondern den rechtlichen Erfordernissen für die ordnungsgemäße Rechnungslegung nach Steuerrecht und Handelsrecht.

Insofern sind die Daten aus der Finanzbuchhaltung aus betriebswirtschaftlicher Sicht und für die Unternehmenssteuerung zunächst einmal ohne Aussagekraft und oft unvollständig. Das unmittelbare Ableiten von Schlüssen und Entscheidungen aus dem Buchhaltungsergebnis ist unter Umständen sogar existenzbedrohend.

Nicht selten fehlen in der monatlichen „Betriebswirtschaftlichen Auswertung“ nämlich wesentliche Aufwendungen und Erlöse mit Ergebnisauswirkung, wie z.B. Bestandsveränderungen oder Abschreibungen. Das kann zu großen Fehleinschätzungen der tatsächlichen Lage des Unternehmens führen.

Im folgenden Beispiel einer „Kurzfristigen Erfolgsrechnung“ ergibt sich ohne unterjährige Buchung der Bestandsveränderungen von € 70.000 ein Gewinn von + € 49.486,99, mit unterjähriger Buchung der Bestandsveränderungen ein Verlust von – € 20.513,01.

Beispiel I

Beispiel II

 

Was die BWA grundsätzlich nicht liefert, sind die folgenden für die betriebswirtschaftliche Unternehmenssteuerung maßgeblichen Informationen:

  • Liquiditätsstand und -entwicklung (Darlehen, Kontokorrente, Eigenkapitalentwicklung)
  • Prognosedaten (zum Gewinn, zur Zahlungsfähigkeit)
  • Bereichsergebnisse (Profitcenter, rentable/unrentable Geschäftsfelder, Renner/Penner im Handel)

Was die BWA aber immer bieten muss, sind verlässliche Daten für die Unternehmenssteuerung. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre BWA alle notwenigen Informationen zur Vergangenheitsentwicklung zeitnah, vollständig und richtig ausweist.
Nutzen Sie Controlling-Instrumente zur Unternehmenssteuerung!

Tipp:

  • Erfahren Sie, welche Controlling-Instrumene für Ihre Unternehmenssteuerung sinnvoll sind.
  • Erkennen Sie, mit Hilfe welcher Reports Sie Ihr Unternehmen steuern können.

Welche Controlling-Instrumente sind für Ihre Unternehmenssteuerung sinnvoll?

Sie wollen ausgehend von der bisherigen Entwicklung Ihres Unternehmens nach vorn schauen und steuern! Aus der Menge vorhandener Informationen wollen Sie die richtigen Daten (aussagefähig) zum richtigen Zeitpunkt (zeitnah und rechtzeitig) in der richtigen Form (klar und übersichtlich) gewinnen, die Auskunft geben über die wichtigen Erfolgsfaktoren des Unternehmens oder bevorstehende Krisen.

Erfassen Sie in  Schritt 1 die tatsächliche Ausgangslage und IST-Situation Ihres Unternehmens. Stellen Sie die bisher vorliegenden Jahresergebnisse nebeneinander dar und analysieren Sie die bisherige Entwicklung.

Instrument 1: IST-Analyse

Gehen Sie in Schritt 2 zur Zukunftsbetrachtung. Setzen Sie auf der Basis der Vergangenheitsentwicklung und Ihrer aktuellen Erkenntnisse über die intern und extern zu erwartenden Veränderungen Ihre Gewinn- und Liquiditätsziele fest und planen Sie die dafür notwendigen Maßnahmen und Auswirkungen auf Erträge und Kosten bzw. Einzahlungen und Auszahlungen im Detail.

Instrument 2: Planung von Rentabilität und Liquidität

Sichern Sie in Schritt 3 die jederzeitige Zahlungsfähigkeit mit einer regelmäßigen und strukturierten Planung und Kontrolle der Einzahlungen und Auszahlungen ab. Durch eine kontinuierlich aktualisierte Liquiditätsvorschau erkennen Sie rechtzeitig, ob es eng wird und wann Sie handeln müssen, um zahlungsfähig zu bleiben.

Instrument 3: Liquiditätsvorschau

Ermöglichen Sie sich durch Schritt 4, die Einführung einer Kostenrechnung, die Analyse der Gewinn- und Verlustbringer im Unternehmen. Nur so können Sie verlustbringende Aktivitäten erkennen und z.B. Sortimentsentscheidungen treffen.

Instrument 4: Profit-Center-Rechnung

Sorgen Sie in Schritt 5 dafür, dass Sie zeitnahe und übersichtliche Informationen zur aktuellen Entwicklung des Unternehmens durch Abweichungsanalysen erhalten. So können Sie rechtzeitig und vorausschauend agieren. Plan-Ist-Abweichungen geben Auskunft über Ihre ursprünglichen Zielsetzungen und die tatsächlichen Entwicklungen.

Instrument 5: Plan-Ist-Abweichungen

Mit welchen Reports können Sie Ihr Unternehmen steuern?

Controlling-Instrumente liefern Ihnen immer nur die Informationen, für die sie angelegt und mit Daten gepflegt sind. Insofern sollten Sie vorab klären, über welche Entwicklungen im Unternehmen Sie rechtzeitig und aussagekräftig informiert sein wollen und müssen.

Basis des regelmäßigen Reportings ist die Jahresplanung von Rentabilität und Liquidität.Monatlich oder mindestens quartalsweise sollten Sie darüber hinaus die folgenden Berichte erarbeiten (lassen) und persönlich analysieren:

Einen Überblick über die monatliche Ist-Entwicklung des laufenden Geschäftsjahres und des Vorjahres

  • Einen Überblick über die kumulierten Abweichungen zwischen Ist und Plan des laufenden Geschäftsjahres
  • Eine Rentabilitätsvorschau mit der bisherigen Ist-Entwicklung und aktualisierter Rentabilitätsplanung
  • Eine Liquiditätsvorschau mit aktualisierter Liquiditätsplanung auf Basis des letzten Stands der betrieblichen Konten

 

Ergreifen Sie Maßnahmen zur Unternehmenssteuerung!

Tipp:

  • Erfahren Sie, welche Informationen Ihnen die Controlling-Berichte liefern können.
  • Machen Sie sich bewusst, dass Zahlen und Informationen wertvolle Hinweise auf notwendige Maßnahmen bieten

Welche Informationen liefern Ihnen die Controlling-Berichte?

Controlling-Instrumente liefern Ihnen immer nur die Informationen, für die sie angelegt und mit Daten gepflegt sind. Klären Sie vorab, über welche Entwicklungen im Unternehmen Sie rechtzeitig und aussagekräftig informiert sein wollen und müssen. Klären Sie auch, woher Sie die Daten für die Berichte bekommen können.

Einen besonderen Stellenwert haben „Kennzahlen“. Wie das Cockpit in einem Flugzeug – so funktionieren auch betriebswirtschaftliche Kennzahlensysteme. Ähnlich wie der Pilot die Instrumente, so überprüfen auch Management und Geschäftsführung eines Unternehmens eine Reihe von Unternehmenskennzahlen, um verdichtete Informationen über den Zustand ihres Unternehmens zu erhalten. Wenn ein steuernder Eingriff nötig ist – z.B. weil ein Ziel nicht in der erwarteten Zeit erreichbar ist, sich eine Produktentwicklung verzögert oder weil sich die Situation am Markt verändert hat –, dann kann der Kurs rechtzeitig korrigiert werden.

Wichtig ist dabei, verschiedene Kennzahlen zusammen zu führen, die u.U. gegenseitig voneinander abhängig sind oder sich ergänzen. Nur wenn Kennzahlen über die Ergebnisentwicklung mit Kennzahlen zur Liquidität und ihrer zukünftigen Entwicklung zusammen geführt werden, lässt sich z.B. eine drohende Zahlungsunfähigkeit rechtzeitig erkennen.

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Welche Maßnahmen lassen sich aus Controlling-Berichten ableiten?

Controlling-Reports sind ohne Wert, wenn Sie nicht regelmäßig damit arbeiten. Mindestens einmal im Monat sollten Sie dieser wichtigen Management-Aufgabe Raum und Zeit geben.

Sofern Sie Kennzahlen definiert haben, die Sie vorrangig im Auge behalten wollen, überprüfen Sie zunächst deren Entwicklung im Vergleich zum Vorjahr und zum Plan. Häufig ergeben sich aus Abweichungen tiefer gehende Fragen und Recherchen.

Im Folgenden sehen Sie anhand eines vereinfachten Beispiels einer Abweichungsanalyse, dass sich aufgrund weniger Zahlen sehr interessante Fragen und für die Unternehmenssteuerung wichtige Überlegungen ergeben können.

Abweichungsanalyse per Juni

 

Umsatz

Die Abweichung von + 15.000,00 ist zunächst positiv zu sehen, kann aber auch bedeuten, dass bereits Umsätze verbucht wurden, die eigentlich für spätere Monate des laufenden Geschäftsjahres geplant waren und insofern später fehlen werden.

Personalkosten

Die Abweichung von – 2.000,00 ist eine positive Kostenentwicklung, es sei denn dahinter verbergen sich Personalprobleme (Kündigung eines wichtigen Mitarbeiters, Schwierigkeiten, das passende Personal zu gewinnen).

Kfz- und Reisekosten

Die Abweichung von – 2.000,00 ist eine positive Kostenentwicklung, es sei denn geringere Reisekosten beruhen auf einer vernachlässigten Vertriebsarbeit, die sich zukünftig in einer schwächeren Auftragslage negativ bemerkbar machen wird.

Werbekosten

Die Abweichung von + 900,00 ist zunächst negativ zu sehen, kann aber auch bedeuten, dass es sich um eine wichtige werbliche Aktion handelt, die zwar nicht geplant war, aber den Kontakt zu potentiellen neuen Kunden hergestellt hat.

Auch die Liquiditätsvorschau bietet Ihnen wichtige Informationen zur Steuerung. Anhand eines vereinfachten Beispiels sehen Sie im Folgenden, welche Maßnahmen die Geschäftsführung aufgrund der zu erwartenden Entwicklung ergreifen kann bzw. sollte.

Tabelle Ein- und Auszahlung

Die Vorschau zeigt in der letzten Zeile, dass die Zahlungsfähigkeit nicht gewährleistet ist, wenn die Entwicklung so verläuft wie geplant.

Bei einem Anfangsbestand auf dem laufenden Konto von + T€ 2,0 lässt sich die geplante Investition von T€ 15,0 nicht aus dem laufenden Geschäft finanzieren.

Mögliche Maßnahmen können bei den Sachverhalten nahezu jeder einzelnen Zeile ansetzen:

Sie könnten die Einzahlungen aus Umsätzen steigern, indem Sie Forderungen eintreiben oder Anzahlungen vertraglich vereinbaren.

  • Sie könnten Privateinlagen tätigen.
  • Sie könnten kurzfristig ein Darlehen aufnehmen.
  • Sie könnten das eingekaufte Material später zahlen und damit Lieferantenkredite in Anspruch nehmen.
  • Sie könnten auf Privatentnahmen verzichten.
  • Sie könnten die Investition vertagen.
  • Sie könnten eine Ausweitung des Dispositionsrahmens beantragen.

Alle Maßnahmen erfordern jedoch eine Vorlaufzeit und sind nicht von einem Monat auf den anderen umzusetzen. Aktualisieren Sie Ihre Liquiditätsvorschau daher monatlich und nicht erst, wenn größere Ausgaben geplant sind oder es bereits spürbar eng wird!

Erkennen Sie die Fallstricke bei der Unternehmenssteuerung!

Tipp:

  • Erfahren Sie, welche Fallstricke bei der Unternehmenssteuerung zu beachten sind.
  • Lernen Sie aus einem Praxisbeispiel für Ihre eigene Unternehmenssteuerung

Welche Fallstricke sollten Sie bei der Unternehmenssteuerung beachten?

Nicht selten konzentrieren sich Gründer und junge Unternehmer zunächst auf ihre Kernkompetenzen und ihre Gründungsidee. Das Zahlenwerk ist unattraktiv und schon immer lästig gewesen. Schnell ist das operative Geschäft so zeit- und nervenaufwändig, dass Ruhe und Raum für grundsätzliche Analysen und Überlegungen fehlen.

Lassen Sie es gar nicht erst soweit kommen, dass eine Krise oder Turbulenzen Sie zum Reagieren und Gegensteuern zwingen!

  • Unternehmenssteuerung ist Chefsache!
  • Delegieren Sie höchstens die Aufbereitung des Reportings an Mitarbeiter.
  • Analysieren Sie die Inhalte des Reportings grundsätzlich selbst!
  • Verlassen Sie sich nicht auf die Finanzbuchhaltung oder Ihren Steuerberater!
  • Glauben Sie nicht, dass Sie auf Dauer „alles im Kopf haben“ oder „aus dem Bauch heraus steuern können“!
  • Vernachlässigen Sie das Controlling nicht, wenn es gut läuft. Probleme kündigen sich oft unterschwellig an und müssen rechtzeitig erkannt werden!
  • Controlling-Reports sind ohne Wert, wenn Sie nicht regelmäßig und kontinuierlich damit arbeiten. Mindestens einmal im Monat sollten Sie dieser wichtigen Management-Aufgabe Raum und Zeit geben.
  • Warten Sie nicht erst auf den nächsten Jahresabschluss! Der kommt oft mit 1 1⁄2 Jahren Verspätung.
  • Vernachlässigen Sie die Themen Steuern und Privatentnahmen nicht!
  • Oft scheitern Unternehmer an zu hohen Privatentnahmen oder fehlenden Rückstellungen für nachträgliche Steuerzahlungen.
  • Setzen Sie notwendige Maßnahmen sofort um, damit latente Schwachstellen gar nicht erst zu akuten Schwierigkeiten führen!

 

Wie können Sie aus dem folgenden Praxisbeispiel lernen?

Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Logistikbereich hat eine professionelle Controlling-Software eingeführt und die eigene Finanzbuchhalterin in der Anwendung des Programms schulen lassen. Da die Mitarbeiterin halbtags beschäftigt ist, bleibt ihr selten oder nie die zeitliche Kapazität, um sich mit dem Programm vertraut zu machen und im laufenden Betrieb Know-how zu erwerben. Das Controlling wurde bislang vernachlässigt, Berichte an die Geschäftsleitung nur aus den Vergangenheitsdaten der Finanzbuchhaltung erstellt. Aufgrund einer Branchenkrise brechen zunehmend Aufträge weg, so dass es zu Umsatzrückgängen um 30 % kommt. Das Unternehmen gerät in Liquiditätsschwierigkeiten und sieht sich mit der Forderung seiner Banken konfrontiert, nicht nur Ist-Daten aus der Finanzbuchhaltung, sondern auch Berichte und Plandaten für die kommenden Jahre aus dem Controlling zu liefern. Die Berichte sollen den Banken kurzfristig präsentiert werden. Es geht um die weitere Versorgung des Unternehmens mit Kapital und daher um die Existenz! Lassen Sie es nicht soweit kommen, dass Sie nur noch reagieren können anstatt rechtzeitig zu agieren!

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