Firmenwagen: Vorüberlegungen
Bevor Sie sich als Geschäftsführer dazu entscheiden, dass ein Firmenwagen angeschafft wird, sollten Sie einige Vorüberlegungen tätigen. So gilt es zum Beispiel zu bedenken, dass für einen Dienstwagen nicht nur der Kaufpreis anfällt, sondern auch Nebenkosten wie Kraftstoff, Instandhaltungskosten oder Ähnliches. Auch steuerliche Besonderheiten sollten gründlich überdacht werden, etwa ob Sie einen Neu- oder Gebrauchtwagen anschaffen wollen oder ob das Fahrzeug geleast werden soll. Je nachdem, in welchem Zustand sich der Wagen befindet und ob er gekauft oder geleast wird, ist der Geschäftswagen nämlich anders zu versteuern.
Arbeitnehmer sollten sich folgende Fragen stellen, bevor Sie einen Firmenwagen nutzen:
- Kann ich für den Firmenwagen auf mein bisheriges Auto verzichten?
- Wie viel kostet mein privates Auto monatlich und welche Kosten würden für einen Firmenwagen anfallen? (Leasing, Steuern, Versicherungen etc.)
- Zahlt mein Arbeitgeber den Kraftstoff für den Firmenwagen vollständig oder nur anteilig (beispielsweise mit Tank-Gutscheinen)?
- Wie viel ist es mir wert, ein privates Auto zur eigenen Nutzung zu haben?
Folgekosten im Blick behalten
Einen Firmenwagen anzuschaffen, ist nicht erledigt, indem Sie den Kaufpreis bezahlen, Faktoren wie der laufende Unterhalt (TÜV, Kraftstoff, Inspektionen, Reparaturen) und Versicherungen sollten immer mit eingerechnet werden, wenn Sie Ihre Anschaffung planen. Erstellen Sie eine Checkliste, in der Sie alle anfallenden Kosten auflisten.
Investitionsabzugsbetrag nutzen
Erfüllt Ihr Unternehmen die Voraussetzungen nach § 7g Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG), sind Sie dazu berechtigt, die Kosten geplanter Investitionen und Anschaffungen (innerhalb der nächsten drei Jahre) bereits im Jahr der Planung bis zu 40 Prozent vom Unternehmensgewinn abzuziehen. Den Investitionsabzugsbetrag können Sie allerdings nur in Anspruch nehmen, wenn der Firmenwagen zu mindestens 90 Prozent geschäftlich genutzt wird.
Arbeits- oder Dienstvertrag optimal anpassen
Bereits bei der Vertragserstellung für den Angestellten bzw. den Geschäftsführer sollte darauf geachtet werden, dass entsprechende Klauseln zum Firmenwagen eingebaut werden: Die erste Tätigkeitsstätte muss vertraglich klar definiert und eventuell bestehende, veraltete Musterklauseln überarbeitet werden. Nur mit einer eindeutigen vertraglichen Regelung können Konflikte mit und Forderungen vom Finanzamt von vornherein vermieden werden.
Firmenwagen und geldwerter Vorteil
Geldwerte Vorteile sind eine Vergütungsform, die über das Entgelt hinausgehen und nicht in Geld ausgezahlt werden. Die Leistungen, die Arbeitnehmer oder Selbständige über geldwerte Vorteile beziehen, erhalten Sie steuerbegünstigt oder sogar steuerfrei. Der Firmenwagen bzw. die Nutzung dessen zählt auch zu den geldwerten Vorteilen – diese entsprechen dem privaten Nutzwert des Firmenwagens. Hier gibt es zwei Möglichkeiten zur (monatlichen) Versteuerung: die 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch.
Firmenwagen: Wie am besten versteuern?
Bevor Sie (als Arbeitnehmer oder Selbständiger) mit der Nutzung des Firmenwagens beginnen, müssen Sie sich entscheiden, wie Sie Fahrten mit dem geschäftlichen Wagen versteuern möchten. Hierzu muss allerdings zunächst festgestellt werden, zu welchem Prozentsatz Sie den Firmenwagen betrieblich verwenden.
Fahrtenbuch
Bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent müssen Selbständige und Arbeitnehmer ein lückenloses Fahrtenbuch führen und somit die private und betriebliche Nutzung protokollieren.
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?
Sofern die betriebliche Firmenwagennutzung 50 Prozent übersteigt, können Selbständige und Arbeitnehmer wählen, ob sie die 1-Prozent-Regelung nutzen, bei der die Firmenwagennutzung pauschal versteuert wird oder tatsächliche Nutzung versteuern auf Basis des Fahrtenbuchs.
Für die Pauschalversteuerung wird 1 Prozent des Brutto-Neuwagen-Listenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt. Bei Elektro- und Hybridautos darf der Listenpreis gemindert werden. Wenn Sie im Laufe des Jahres merken, dass die jeweils andere Besteuerungsart für Sie sinnvoller gewesen wäre, können Sie zum Jahresbeginn oder bei einem neuen Fahrzeug wechseln. Ein unterjähriger Wechsel zwischen 1-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch ist nicht möglich.
Kurz: Beträgt die betriebliche Nutzung unter 50 Prozent, muss verpflichtend ein Fahrtenbuch geführt werden, bei einer betrieblichen Nutzung von über 50 Prozent dürfen die Fahrer zwischen Fahrtenbuch und der 1-Prozent-Regelung wählen.
Steuerbefreit sind die Monate, in denen Sie beispielsweise durch eine Erkrankung fahruntüchtig sind. Dies gilt auch, wenn Ihnen die Fahrerlaubnis entzogen wurde.
Privatnutzung des Dienstwagens untersagen
Wird im Anstellungs- bzw. Arbeitsvertrag eine Privatnutzung des Firmenwagens untersagt, kann das Finanzamt nach aktueller Rechtslage Firmenwagennutzern nicht länger eine arbeitsrechtswidrige Privatnutzung unterstellen. Der Arbeitgeber bzw. das Unternehmen sind somit auch von der Kontrollpflicht enthoben. Wenn im Vertrag ein Privatnutzungsverbot festgelegt wurde, können alle Pkw-Kosten vom Unternehmen abgesetzt werden. Da keine Privatnutzung zugelassen ist, müssen Arbeitnehmer oder Geschäftsführer auch keine zusätzliche Lohnsteuer zahlen, die durch einen geldwerten Vorteil entstanden wäre.
Achtung: Sind Sie Gesellschafter-Geschäftsführer und in Ihrem Vertrag wurde kein Privatnutzungsverbot für den Firmenwagen festgehalten, kann (und wird in den meisten Fällen) das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung vermuten. Wird das Fahrzeug über Jahre hinweg genutzt, kann sich so eine erhebliche Steuernachzahlung ergeben.
Firmenwagen für Selbständige
Zuordnung zum Betriebs- oder Privatvermögen
Selbständige müssen bei der Anschaffung eines Dienstwagens darauf achten, ob dieser dem Privat- oder dem Betriebsvermögen zugeordnet wird. Hier gilt folgende Regel: Wird der Wagen mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, muss er dem Betriebsvermögen zugeordnet werden. Liegt die betriebliche Nutzung jedoch bei unter zehn Prozent, erfolgt eine Zuordnung zum Privatvermögen; das Fahrzeug wird somit nicht als Dienstwagen anerkannt. Wenn Sie den Wagen zwischen zehn und 50 Prozent dienstlich nutzen, können Sie selbst entscheiden, ob Sie ihn dem Betriebs- oder dem Privatvermögen zuordnen. Beide Möglichkeiten haben steuerliche Vor- und Nachteile. Die Zuordnung zum Betriebsvermögen ist allerdings die oft gewählte und auch steuerlich günstigere Variante.
Firmenwagen abschreiben
Ein Firmenwagen wird in der Regel über sechs Jahre hinweg abgeschrieben. Ist die Jahresfahrleistung hoch, kann der Abschreibungszeitraum unter Umständen verkürzt werden. Bei der Anschaffung eines Gebrauchtwagens als Dienstwagen erfolgt die Abschreibung auf die voraussichtliche Restnutzungsdauer.
Während des laufenden Geschäftsjahres können Selbständige alle getätigten Ausgaben für den Dienstwagen sammeln und als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Zu den absetzbaren Kosten zählen zum Beispiel Versicherungen und Benzinkosten – dies gilt sogar für Kraftstoffkosten, die während einer Urlaubsreise anfallen. Für die Privatnutzung eines Dienstwagens müssen Selbständige zudem einen Privatanteil ansetzen. Hierbei gilt keine private Mindestnutzung; auch bei einer geringen Privatnutzung muss ein Privatanteil versteuert werden. Der Privatanteil, der versteuert wird, erhöht den betrieblichen Gewinn und sollte deshalb möglichst gering ausfallen. Selbständige können ihren Privatanteil am Firmenwagen entweder durch die bereits erwähnte 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch ermitteln.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie mehrere Dienstwagen nicht nur geschäftlich, sondern auch privat nutzen, müssen Sie Ihren Privatanteil für jedes Fahrzeug einzeln ansetzen, selbst dann, wenn Sie diese Fahrzeuge allein nutzen und offensichtlich ist, dass Sie die Firmenwagen nicht gleichzeitig nutzen können. Damit Sie eine Doppelsteuerung vermeiden können, ist das Führen von Fahrtenbüchern zu empfehlen.
Falls Sie den Wagen nach der vollständigen Abschreibung weiter als Dienstfahrzeug nutzen, müssen Sie dies durch einen sogenannten Erinnerungswert von 1 Euro in Ihrer Buchhaltung markieren – dies ist nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) erforderlich, da alle Vermögensgegenstände von der Buchführung erfasst werden müssen.
Sonderabschreibung nutzen
Sofern Sie Ihren Firmenwagen im Geschäftsjahr der Anschaffung und dem Folgejahr zu mindestens 90 Prozent betrieblich nutzen, können Sie unter bestimmten Umständen von der 20-prozentigen Sonderabschreibung profitieren: Wenn Sie bilanzieren, können Sie die Sonderabschreibung bei einem Wert des Betriebsvermögens im Jahr der Anschaffung bis maximal 235.000 Euro in Anspruch nehmen. Nutzen Sie die Einnahmenüberschussrechnung, profitieren Sie von der Sonderabschreibung, wenn Ihr Jahresgewinn im Jahr vor der Anschaffung unter 100.000 Euro lag. Damit Sie von der Sonderabschreibung Gebrauch machen können, müssen Sie den betrieblichen Gebrauch während der ersten zwei Jahre nachweisen. Deshalb sind Sie während dieses Zeitraums zur Führung eines Fahrtenbuchs verpflichtet.
Steuerliche Regelungen
Für Selbständige gelten dieselben steuerlichen Regelungen zum geldwerten Vorteil wie für Arbeitnehmer. Wird ein Dienstwagen dem Betriebsvermögen zugeordnet, etwa weil die private Nutzung 30 Prozent beträgt, können sich Selbständige sich zwischen der Führung eines Fahrtenbuchs oder der 1-Prozent-Regelung entscheiden, um die Nutzung des Firmenwagens zu versteuern.
